Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области Общие положения
Скачать 1.44 Mb.
|
Частные письма полуофициального характера пишутся на обычной почтовой бумаге (в пол-листа), иногда на бланке. Оборотная сторона листа не используется. Обращение в таком письме обычно бывает следующим: Уважаемый господин Министр! Уважаемый господин Директор! Уважаемый господин Сенатор! Заключительный комплимент в письме обязателен и он зависит от служебного или общественного положения адресата и характера отношений автора с адресатом. Наименование должности и полная фамилия адресата пишутся только на конверте. К каждому письму зарубежному адресату прилагается сопроводительное письмо в Исполнительный секретариат Министерства иностранных дел Российской Федерации. Необходимо выбрать подходящий для конкретного случая вид письма исходя при этом из содержания. Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены. Оформление документов, направляемых по линиям факсимильной связи, производится на чистом листе бумаги без использования бланка. Текст печатается прописными буквами на русском языке либо языке адресата. Заголовок к тексту не составляется. При ответе на документ, поступивший от зарубежного партнера, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ, например: «На Ваше письмо от ... числа». При регистрации документа, отправляемого за рубеж, действует общепринятый порядок работы с корреспонденцией. Одновременно с документом исполнитель готовит конверт для отправки данного документа с указанием данных адресата и адреса отправителя. При этом адрес может быть написан как на английском языке, так и на языке страны-адресата. Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки) или кратким (США), но обязательно должно быть официально принятым (нельзя вместо «Федеративная Республика Германия» или «ФРГ» писать «Германия»). 8.3. Телеграмма. 8.3.1. Телеграммы подразделяются на следующие категории: правительственные; срочные; обыкновенные. 8.3.2. Телеграммы на отправку принимаются работниками отдела делопроизводства заблаговременно, правильно оформленными, подписанными, с отметкой об их категории, с указанием номера (индекса) отделения связи, обслуживающего адресата (приложения № 21, № 22). Текст телеграммы должен быть сжатым, без переноса слов, союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание). Знаки препинания следует писать только словами, полностью. Правительственные телеграммы не направляются адресатам, место работы которых находится в здании Правительства Ростовской области. 8.3.3. Телеграммы печатаются в двух экземплярах, один из которых (после подписания) передается на телеграф, второй экземпляр телеграммы (с визами) остается в деле. При направлении телеграмм с одним и тем же текстом более чем в четыре адреса исполнитель составляет список адресатов (в двух экземплярах) с указанием почтовых или телеграфных адресов (приложение № 23). При рассылке телеграмм в десять и более адресов, прилагается информация об адресатах на электронном носителе. При рассылке телеграмм с одним и тем же текстом всем без исключения главам администраций муниципальных образований Ростовской области указатель рассылки (список адресатов) не требуется. В этом случае применяется «схема 63» (приложение № 24). При необходимости отправки телеграммы после 18.00 час. отправка осуществляется дежурным ситуационно-аналитического центра Правительства Ростовской области. 8.4. Телефонограмма. Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем). Регистрируется и оформляется телефонограмма в установленном порядке в том структурном подразделении, руководителем которого она подписана. 8.5. Положение, правила, инструкция. Положения, правила и инструкции могут применяться как самостоятельные документы, которые подписываются руководителем, утверждаться в форме грифа утверждения или распорядительным документом. Текст положения, правил, инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается». Заголовок к тексту положения, правил, инструкции отвечает на вопрос «о чем?». Констатирующей частью положений, правил, инструкций служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки документа, основное назначение и сфера его распространения. Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на разделы (главы), пункты и подпункты. Разделы (главы) имеют названия, нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами через точку. 8.6. План. Составляющими пунктами планов являются: наименование (содержание) работы или мероприятия; исполнитель; срок исполнения; отметка об исполнении. Планы работ или мероприятий подписываются должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению. Правительство Ростовской области в своей деятельности руководствуется утвержденными планами работы Правительства Ростовской области на год, а также планами мероприятий Правительства Ростовской области на квартал, месяц и неделю (приложение № 27). 8.7. Акт. Текст акта состоит из двух частей – вводной и констатирующей. Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в соответствующем падеже), его номер и дату. Дата и место составления, проставляемые в реквизитах акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Заголовок акта начинается с предлога «О» и формулируется с помощью отглагольного существительного, например: «О приеме-передаче материальных ценностей». Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы. В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Акты подписываются всеми членами комиссии. При необходимости акты подлежат утверждению. 8.8. Докладная, объяснительная и служебная записки. Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу. В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер. Текст докладной, служебной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами. Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций (объяснительные записки), могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4. 8.9. Стенограмма (звукозапись). 8.9.1. Стенограмма конференции, совещания, собрания или заседания коллегиального органа ведется в том случае, когда на обсуждение выносятся важные и сложные вопросы, которые могут вызывать прения. Окончательный текст стенограммы составляется на основании произведенных на конференции, совещании, собрании или заседании коллегиального органа стенографических или звуковых записей и представленных материалов (докладов, справок, проектов решений и т.п.). 8.9.2. Текст стенограммы должен состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, разделы нумеруются арабскими цифрами. Инициалы и фамилия докладчика печатаются в именительном падеже. 8.9.3. Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствовать дню проведения совещания, собрания или заседания коллегиального органа. 8.9.4. Звукозапись мероприятий в Правительстве Ростовской области обеспечивает социально-хозяйственный отдел Правительства Ростовской области (далее – социально-хозяйственный отдел). Необходимость звукозаписи совещания определяет ответственный за организацию совещания по согласованию с начальником социально-хозяйственного отдела. 8.10. Отчет. Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке. Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования. 8.11. Материалы к выступлению Губернатора Ростовской области. Текст выступления Губернатора Ростовской области оформляется шрифтом 16 пт, обычным начертанием (нежирным), с межстрочным интервалом «точно 20», на бумаге формата А5. Текст выступления может быть оформлен в виде тезисов, информационной справки, приветственного и вступительного слова. Тезисы выступления Губернатора Ростовской области должны содержать: вступительную часть (важность и актуальность темы, цели выступления, задачи совещания); основную часть (анализ существа проблем; оценка эффективности принятых ранее управленческих решений и мероприятий по их реализации; выявленные недостатки и их причины; предложения, направленные на улучшение положения дел в соответствующей сфере; прогноз результата их реализации); заключительную часть (выводы; прогноз о том, какую пользу принесет предлагаемое решение; первоочередные задачи, которые необходимо выполнить). Информационные справки для подготовки выступления Губернатора Ростовской области должны содержать: точное наименование темы совещания, его цели и задачи; фактологическую (справочную, статистическую, графическую) информацию по существу вопроса, намеченного к рассмотрению; сравнительный анализ по каждому вопросу, намеченному к рассмотрению; перечень проблемных вопросов, негативные примеры; существующие варианты решения проблемных вопросов, позитивные примеры; предлагаемые варианты решения проблемных вопросов. Текст приветственного слова для подготовки выступления Губернатора Ростовской области должен содержать: вступительную часть (приветствие участникам мероприятия, его полное название, актуальность); основную часть (историю вопроса, фактологическую информацию по теме мероприятия, проблемные и (или) позитивные примеры); заключительную часть (обращение к участникам мероприятия, указание значимости мероприятия для его участников, пожелания). Текст вступительного слова для подготовки выступления Губернатора Ростовской области должен содержать: важность и актуальность темы; краткую характеристику проблем (достижений); краткий перечень задач, которые будут поставлены; обращение к участникам совещания о необходимости реализации первоочередных задач. 9. Применение, изготовление и хранение печатей и штампов 9.1. Порядок применения печатей и штампов. 9.1.1. На документах, требующих особого удостоверения подлинности, ставится печать. 9.1.2. Применение гербовых печатей. В Правительстве Ростовской области применяются следующие гербовые печати: «Губернатор Ростовской области» – ставится на документах, подписанных Губернатором Ростовской области, хранится у начальника отдела нормативных документов и архивной работы; «Правительство Ростовской области» – ставится на банковских документах, договорах, соглашениях и других документах, подписанных первыми заместителями Губернатора Ростовской области, заместителями Губернатора Ростовской области, хранится у начальника отдела нормативных документов и архивной работы; «Правительство Ростовской области. Для финансовых документов» – ставится на финансовых и банковских документах, подписанных должностными лицами Правительства Ростовской области, имеющими право подписи на финансовых и банковских документах, хранится у начальника управления бухгалтерского учета и отчетности; гербовые печати ставятся: «Губернатор Ростовской области» (размер 30 мм) – на служебных удостоверениях, подписываемых Губернатором Ростовской области; «Правительство Ростовской области» (размер 30 мм) – на иных служебных удостоверениях Правительства Ростовской области, хранятся у начальника отдела по работе с персоналом управления по кадровой работе; гербовые печати ставятся: «Губернатор Ростовской области» (размер 25 мм) – на удостоверениях к наградам Ростовской области и к наградам Губернатора Ростовской области; «Губернатор Ростовской области» (размер 35 мм) – на наградных листах к государственным наградам Российской Федерации, бланках Почетной грамоты, Благодарности, Благодарственного письма и Приветственного адреса Губернатора Ростовской области, хранятся у начальника отдела наград управления по кадровой работе; гербовая печать Правительства Ростовской области ставится на копиях договоров, соглашений, доверенностей и иных актов Правительства Ростовской области, содержащих оригинальную печать, в целях свидетельствования верности копий документов для представления в судебные и иные органы. Оттиск печати проставляется на документах в соответствии с подпунктом 4.3.20 Инструкции. 9.1.3. Применение негербовых печатей. Негербовые печати Правительства Ростовской области ставятся: «Отдел по работе с персоналом» – на справках и в трудовых книжках; «Управление документационного обеспечения» – на указах и распоряжениях Губернатора Ростовской области, постановлениях и распоряжениях Правительства Ростовской области, а также на документах, подписываемых начальником управления документационного обеспечения; «Отдел по мобилизационной работе» – на документах, регламентирующих работу отдела; «Социально-хозяйственный отдел» – на командировочных удостоверениях (о прибытии, убытии) и документах, подписываемых начальником социально-хозяйственного отдела; «Отдел по обеспечению деятельности Правительства Ростовской области» – на копиях протоколов заседаний Правительства Ростовской области; «Отдел наград» – на справках, подтверждающих факт награждения государственными наградами Российской Федерации, Ростовской области, наградами и поощрениями Губернатора Ростовской области; «Отдел делопроизводства» – на телеграммах, описях отправляемых телеграмм, описях писем, отправляемых за рубеж; «Сектор организации пропускного режима отдела безопасности» – на постоянных, временных и разовых пропусках; «Отдел безопасности» – на документах, регламентирующих работу отдела; «Отдел безопасности. Для пакетов № 1» – на пакетах, реестрах, описях, разносных книгах, на получаемой и отправляемой секретной и правительственной корреспонденции; «Отдел безопасности. Для пакетов № 2» – на реестрах, описях на корреспонденцию, получаемую дежурным ситуационно-аналитического центра Правительства Ростовской области; «Правительство Ростовской области. Для документов IV» – для заверения входящих телеграмм, копий исходящих телеграмм, обрабатываемых службой специальной документальной связи; «Правительство Ростовской области. Для пакетов IV» – для опечатывания пакетов (упаковок) с документами службы специальной документальной связи. |
Похожие:
 | Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства... |  | Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области |
| Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством | | Воронежской области от 11. 11. 2013 416-у «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных... |
| Разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в области трудового права и нормативными актами в... | | Общие положения и руководство организацией судебного делопроизводства |
| Российской Федерации от 21. 01. 2011 n 15н "Об утверждении Типового положения о территориальном фонде обязательного медицинского... | | Разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в области трудового права и нормативными актами в... |
| Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее – Инструкция) разработана в целях установления... | | Во исполнение постановления Администрации Ростовской области от 21. 03. 2006 года №90 «О мерах по реализации административной реформы... |