Пример проводок по бухгалтерскому учету командировочных расходов
ОАО «Янтарь» направило своего работника Иванова А.В. в служебную командировку на 12 дней. Сотруднику было выдано под отчет 27 700 руб. На предприятии установлена норма суточных в размере 700 руб. в день. За весь период командировки Иванову должны быть выплачены суточные на общую сумму 8400 руб. (12 дней по 700 руб.). По возвращении из командировки Иванов составил авансовый отчет, к которому приложил:
1. авиабилет до места назначения и обратно стоимостью 8260 руб., в том числе НДС – 1260 руб., который выделен в билете отдельной строкой;
2. счет гостиницы по форме № 3-Г на сумму 10 620 руб., в том числе НДС – 1620 руб. (выделен отдельной строкой).
После утверждения авансового отчета сотрудник вернул в кассу остаток неиспользованных средств в сумме 420 руб. (27 700 руб. – 8400 руб. – 8260 руб. – 10 620 руб.).
Бухгалтер «Янтаря» отразил операции в учете следующим образом:
№
|
Содержания хозяйственных операций
|
Дебет
|
Кредит
|
Сумма, руб.
|
1
|
выданы под отчет денежные средства Иванову А.В.
|
71
«Расчеты с подотчётностями лицами»
|
50
«Касса»
|
27700
|
после утверждения авансового отчета
|
2
|
стоимость авиабилета включена в расходы;
|
26
«Общехозяйственные расходы»
|
70
«Расчеты с персоналом по оплате труда»
|
7000
|
3
|
учтен НДС со стоимости проезда
|
19
«Налог на добавленную стоимость по приобретённым ценностям»
|
71
«Расчеты с подотчётностями лицами»
|
1260
|
4
|
отнесена на затраты стоимость гостиничных услуг;
|
26
«Общехозяйственные расходы»
|
71
«Расчеты с подотчётностями лицами»
|
9000
|
5
|
учтен НДС по услугам гостиницы
|
19
«Налог на добавленную стоимость по приобретённым ценностям»
|
71
«Расчеты с подотчётностями лицами»
|
1620
|
6
|
принят к вычету НДС на основании авиабилета и счета гостиницы;
|
68
«Расчеты по налогам и сборам»
|
19
«Налог на добавленную стоимость по приобретённым ценностям»
|
2880
|
7
|
включены в расходы суточные
|
26
«Общехозяйственные расходы»
|
71
«Расчеты с подотчётностями лицами»
|
8400
|
8
|
возвращен в кассу неиспользованный остаток подотчетных сумм.
|
50
«Касса»
|
71
«Расчеты с подотчётностями лицами»
|
420
|
Документальное оформление и бухгалтерский учет внешних командировок
Командированным за границу работникам возмещаются следующие расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:
железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
воздушным транспортом - в салоне экономического класса, а также по билету I класса, в каждом отдельном случае с разрешения руководителя организации при представлении проездных документов;
автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).
Кроме указанных расходов командированный работник имеет право на возмещение:
расходов на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;
расходов на провоз не более 80 килограммов багажа (независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым следует работник);
расходов в связи с наймом жилого помещения в случае вынужденной задержки в пути следования (по установленным нормам).
Указанные расходы возмещаются только при условии представления подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов и др.) .
Электронные авиабилеты
В настоящее время все чаще авиакомпании отказываются от выдачи бумажных билетов и переходят на систему продажи электронных билетов. Для того, чтобы пройти регистрацию на рейс, авиапассажиру необходимо иметь всего лишь документ, удостоверяющий личность (загранпаспорт), и знать номер кода своего электронного билета. В этом случае возникает вопрос, как документально подтвердить расходы на проезд командированного сотрудника за рубеж, поскольку билет как таковой пассажиру на руки не выдается. Перелет на рейсе авиакомпании, применяющей виртуальные билеты, организация может подтвердить распечаткой такого билета и посадочным талоном на самолет. Распечатку электронного билета можно сделать только до вылета самолета. После того, как пассажир воспользовался услугами авиакомпании, организации по запросу предоставят только письменную информацию о том, что конкретный пассажир летел на том или ином рейсе.
Списание затрат на проезд работника при расчете налога на прибыль в такой ситуации представляет налоговые риски. Необходимо заранее предупредить о необходимости получения электронного билета в бумажном виде или попросить работника перед отлетом обратиться в представительство иностранного перевозчика. Как правило, оно есть в аэропорту, из которого авиакомпания выполняет свои рейсы. К дополнительным расходам, подлежащим возмещению относятся также:
расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
заказ и возврат билетов,
взимаемый при покупке билета сервисный сбор.
При следовании к месту командировки и обратно расходы на проезд в такси из аэропорта в город или гостиницу как внутри страны, так и за ее пределами возможно учесть для целей налогообложения при наличии подтверждающих чеков ККТ (в настоящее время не утверждены бланки строгой отчетности), а также учитывая плотный командировочный график, поздний отъезд (прибытие), отсутствие общественного транспорта в месте командировки.
Командировочные расходы, выдаваемые в иностранной валю те, учитываются одновременно в валюте и в валюте, пересчитан ной в рубли по курсу ЦБ РФ на день совершения операции.
Организации вправе без ограничений и специальных разре шений ЦБ РФ покупать иностранную валюту за рубли на внут реннем валютном рынке Российской Федерации для командиро вочных расходов с обязательным зачислением купленной валю ты на текущий валютный счет.
Приобретение наличной иностранной валюты для команди ровочных расходов не допускается.
Для получения иностранной валюты с валютного счета орга низация не ранее чем за десять банковских дней до убытия ра ботников в зарубежную командировку представляет в банк за явление, в котором указывает номера и даты приказов по орга низации о командировании работников за границу. Командиру емые за границу работники получают валюту под отчет в кассе организации. При возвращении из командировки остаток неис пользованной валюты работник должен вернуть в кассу орга низации в валюте. Не израсходованная во время командировки за границей иностранная валюта, возвращенная работником в кассу, сдается в банк на текущий валютный счет и не подлежит обязательной продаже на внутреннем валютном рынке Россий ской Федерации. В случае превышения суммы использованной валюты над суммой валюты, полученной работником от орга низации, перерасход валюты на командировку возмещается ор ганизацией работнику в валюте или в рублях, полученных пу тем перерасчета валюты по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета.
Поступление денег в кассу с валютного счета и выдача их из кассы в качестве аванса командируемому работнику осуществляются в разные дни. При этом курс иностранной валюты по отношению к рублю меняется. В таком случае возникают курсовые разницы. Эти разницы образуются и при возврате части неизрасходованной суммы аванса в иностранной валюте, если курс на дату возврата отличен от курса на дату выдачи аванса. В бухгалтерском учете курсовые разницы будут отражены в составе прочих доходов или прочих расходов организации. Отрицательная курсовая разница в бухгалтерском учете будет отражаться по Дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 2 «Прочие расходы», Кредит счета 50 «Касса». Положительная курсовая разница отразится по Дебету счета 50 «Касса» и Кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие доходы».
Согласно п. 3 ПБУ 3/2006 датой совершения операции в иностранной валюте является день возникновения у организации права в соответствии с законодательством РФ или договором принять к бухгалтерскому учету активы и обязательства, которые являются результатом этой операции.
Для расходов организации в иностранной валюте, связанных со служебными командировками за пределы территории РФ, такой датой будет день утверждения авансового отчета (приложение к ПБУ 3/2006). Расходы, выраженные в иностранной валюте, для расходов на командировки это дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Затраты в иностранной валюте на заграничные командиров ки учитываются аналогично затратам по командировкам на тер ритории Российской Федерации. Нормы на командировочные расходы по заграничным командировкам регламентируются Пра вительством РФ.
Суточные выплачиваются при проезде по территории Россий ской Федерации, включая день пересечения границы при въезде в Российскую Федерацию, в российской валюте; при проезде, включая день пересечения границы при выезде из Российской Федерации, и за время пребывания на иностранной территории — в иностранной валюте.
Работникам, направляемым в служебную командировку за границу, суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. При направлении работника в загранкомандиров ку в две или более страны за день перемещения из страны в страну суточные выплачиваются в размере 100% по нормам и в валюте той страны, куда направляется командированный.
Рассмотрим пример выдачи подотчетному лицу денежных средств в валюте.
ООО «Стрела» направило своего работника в зарубежную командировку. 8 февраля 2016 г. с валютного счета была снята сумма в размере 1 000 евро. 12 февраля деньги были выданы работнику, командированному за границу. 19 февраля работник, вернувшийся из командировки, представил авансовый отчет на сумму 850 евро и сдал неизрасходованную сумму в размере 150 евро.
Курс евро к рублю, установленный ЦБ РФ, составил:
– 08.02.2016 – 78,0917 руб./евро;
– 12.02.2016– 77,8033 руб./евро;
– 19.02.2016 – 77,5894 руб./евро.
В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:
Содержание хозяйственной операции
|
Дебет
|
Кредит
|
Сумма, руб.
|
08.02.2016
|
|
|
|
Получены в банке валютные средства для выдачи под отчет
(1 000 евро х 78,0917 руб./евро)
|
50
«Касса»
|
52
«Валютный счет»
|
78 091,7
|
12.02.2016
|
|
|
|
Выдана валюта командированному работнику под отчет
(1 000 евро х 77,8033 руб./евро)
|
71
«Расчеты с подотчетными лицами»
|
50
«Касса»
|
77 803,3
|
Отражена отрицательная курсовая разница от пересчета валюты
(1 000 евро х (77,8033 – 78,0917) руб./евро)
|
91-2
«Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие расходы»
|
50
«Касса»
|
288,4
|
19.07.2011
|
|
|
|
Отражена сумма командировочных расходов
(850 евро х 77,5894 руб./евро)
|
26
«Общехозяйственные расходы»
|
71
«Расчеты с подотчетными лицами»
|
65 950,99
|
Возвращена в кассу неизрасходованная сумма подотчетным лицом
(150 евро х 77,5894 руб./евро)
|
50
«Касса»
|
71
«Расчеты с подотчетными лицами»
|
11 638,41
|
Отражена отрицательная курсовая разница от пересчета валюты
(1 000 евро х (77,5894 - 77,8033) руб./евро)
|
91-2
«Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие расходы»
|
71
«Расчеты с подотчетными лицами»
|
216,9
|
Заключение
При создании данной работы была поставлена цель – раскрыть информацию о расчетах с подотчетными лицами во время командировок, и иных расчетах с подотчетными лицами.
Особое внимание уделено вопросам проверки расчетов с подотчетными лицами, при этом учтены последние нормативные акты. В работе приведены практические рекомендации, бухгалтерские проводки, которые помогут правильно отразить в учете административно-хозяйственные, командировочные, представительские и прочие расходы, оформить бухгалтерские документы.
Была рассмотрена организация учета расчетов с подотчетными лицами, а также общая теория учета данных расчетов. Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны.
Так же были освещены такие вопросы как:
понятие подотчетных сумм;
выдача и возврат подотчетных сумм;
право и порядок получения денег под отчет при закупке товаров, продукции у физических и юридических лиц, при направлении подотчетных лиц в служебные зарубежные командировки и командировки по России, расходы на представительские цели;
документальное оформление соответствующих операций;
отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете;
Список литературы
1. О бухгалтерском учете: федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.
2. Трудовой кодекс Российской Федерации. - М.: Проспект, 2010.
3. Налоговый кодекс Российской Федерации. Части первая и вторая. - М.: Проспект, 2010. - 735 с.
4. Гражданский кодекс Российской Федерации. - М.: Проспект, 2010.
5. Кислов Д.В. Расчеты с подотчетными лицами. - М.: Вершина, 2008.
6. Толмачев И.А. Командировочные расходы: особенности оформления, учета и налогообложения. - (2-е издание, переработанное и дополненное). - М.: ГроссМедиа: РОСБУХ, 2008 г. - 332 с.
7. Шишкоедова Н.Н. Учет расчетов с персоналом: Расчеты с подотчетными лицами и расчеты по прочим операциям. - М.: Вершина, 2009.
8. Программа "Консультант Плюс"
|
