3. РАБОТА С ПРОГРАММОЙ 3.1. Порядок работы с программой
На этапе освоения программы рекомендуется работать с демонстрационной базой данных и исследовать на ее примере все этапы работы с программой. Это позволит Вам в дальнейшем лучше ориентироваться в программе, а также избежать ошибок ввода данных.
После ознакомления с демонстрационной базой данных Вы создаете новую (чистую) базу данных и ведете работу по тому алгоритму, который указан ниже.
Этапы работы с программой:
Создание новой (чистой) базы данных (см. 4.1. Создать новую базу данных);
Заполнение данных о медицинской организации (учреждении), для этого:
Нажмите в меню Справочники\Учреждение или кнопку  (Учреждение) на стандартной панели инструментов.
Откроется окно, в котором необходимо ввести данные: полное наименование медицинской организации, наименование организации, которое будет использоваться в документах «Листки нетрудоспособности» (поле Наименование для ЛН), адрес медицинской организации, который будет использоваться в документах «Листки нетрудоспособности» (поле Адрес для ЛН), ОГРН. Остальные поля являются необязательными для заполнения.
При нажатии кнопки ОK введенные данные сохраняются.
Пример заполнения данных об учреждении.
При необходимости отредактируйте заполненные справочники: «Коды» (см. 3.3.2.1. Коды), «Должности врачей» (см. 3.3.2.2. Должности врачей);
Заполнение справочников: «Участки» (см. 3.3.2.3. Участки), «Врачи» (см. 3.3.2.4. Врачи);
Заполнение данных о пациентах через справочник «Пациенты» (см. 3.3.2.5. Пациенты);
Формирование документов «Листки нетрудоспособности» (см. 3.4.2.1. Листки нетрудоспособности);
Печать документов «Листки нетрудоспособности»;
Формирование и печать документов «Акты об уничтожении испорченных бланков» (см. 3.4.2.2. Акты об уничтожении испорченных бланков);
Работа с отчетами: «Книга учета испорченных, утерянных, похищенных бланков» (см. 3.5.1.1. Книга учета испорченных, утерянных, похищенных бланков), «Журнал учета листков нетрудоспособности» (см. 3.5.1.2. Журнал учета листков нетрудоспособности);
Распечатка справочников, документов (см. 3.2.3. Печать справочников и документов);
Создание архивных копий базы данных (см. 4. Работа с базой данных).
3.2. Работа со справочниками, документами
Данный раздел содержит сведения о том, как выполнить действия с элементами справочника. Здесь рассматривается, как добавить, изменить, скопировать, удалить строку справочника.
Все действия со справочниками выполняются с помощью панели инструментов окна справочника 
Добавить строку:
щелкните кнопке  (Новая строка);
откроется окно диалога, в котором необходимо заполнить все имеющиеся поля. В данном окне могут быть поля следующих типов:
 – текстовое поле: в это поле необходимо ввести текст или число с клавиатуры, щелкните внутрь поля и введите текст. Если поле больше по высоте, то оно многострочное, переход на следующую строку Enter.
 – поле со списком: содержимое этого поля выбирается из списка. Для открытия списка необходимо нажать кнопку:  , в раскрывшемся списке щелкнуть по нужной строке;
 – дата: может быть введена с помощью цифр на клавиатуре, либо выбрана из календаря. Для открытия календаря щелкните по кнопке  , в открывшемся календаре выберите нужную дату;
 – флажок. Установленный флажок – это «Да» или «Истина», нет флажка – «Нет» или «Ложь»;
для сохранения результатов нажмите OK.
Переход от заполнения одного реквизита к заполнению другого в справочниках осуществляется нажатием клавиши Enter. Исключение составляют многострочные текстовые поля, для перехода нажмите Tab.
В документе «Листки нетрудоспособности» переход по реквизитам осуществляется только клавишей Tab.
Примечание 1: Если Вы отказываетесь от добавления строки – закройте окно или щелкните по кнопке Отмена, на вопрос «Сохранить изменения?» выберите ответ: «Нет».
Примечание 2: Если Вы не заполните реквизиты в окне, которые являются обязательными, либо ввели некорректные данные, программа сообщит Вам об этом и не позволит добавить строку без этих реквизитов.
Примечание 3: Если Вы пытаетесь добавить строку, а содержимое ключевого реквизита совпадает с содержимым уже имеющейся строки, то программа не позволит сохранить новую строку. Например, если Вы пытаетесь добавить должность врача с таким же наименованием.
Пример добавления строки.
Изменить строку:
выделите нужную строку с помощью щелчка мыши или с помощью клавиатуры (клавиш со стрелками);
выполните двойной щелчок по нужной строке или нажмите Enter (или кнопку  (Изменить, открыть));
в появившемся окне измените нужные поля;
щелкните OK для сохранения изменений или Отмена для того, чтобы оставить строку без изменений.
Скопировать строку:
выделите строку, которую необходимо скопировать с помощью щелчка мыши или с помощью клавиш на клавиатуре;
щелкните по кнопке  (Копировать строку) или нажмите F9;
в появившемся окне проверьте или измените реквизиты;
щелкните OK для сохранения новой строки или Отмена для того, чтобы отказаться от добавления новой строки.
Удалить строку:
выделите строку, которую необходимо удалить с помощью щелчка мыши или с помощью клавиатуры;
щелкните по кнопке  (Удалить строку) или нажмите Delete,
выберите Да.
Примечание 1: Если Вы отказываетесь от удаления строки, выберите Нет.
Примечание 2: Если Вы пытаетесь удалить строку, содержимое которой используется в других справочниках, то программа не позволит вам этого сделать. Вы можете только изменить ее содержимое.
Примечание 3. Можно удалить сразу несколько строк, для этого сначала необходимо выделить нужные строки (см. 3.3.1. Выделение строк в таблицах).
Примечание 4: Отмена последних действий при работе со справочниками не предусмотрена. Будьте осторожны при удалении строк. Вернуть их невозможно. Можно только создать заново.
В справочниках можно выделять некоторые строки, например, для вывода их на печать (см. 3.3.1. Выделение строк в таблицах).
Имеется возможность сортировать справочник по содержимому любой графы (см. 3.3.3. Сортировка таблиц), щелкая мышью по заголовкам граф.
3.2.1. Выделение строк в таблицах
Таблицы в программе используются для отображения содержимого справочников.
Некоторые операции в списках можно выполнять сразу с несколькими строками, например, удаление, печать. Для этого нужные строки необходимо выделить.
Выделить одну строку:
1 вариант: выберите строку с помощью мышки;
2 вариант: с помощью клавиш-стрелок на клавиатуре выберите нужную строку.
Выделенная строка будет обозначена более интенсивным цветом, чем другие.
Выделить несколько последовательных строк:
1 вариант: щелкните мышью по первой необходимой строке, удерживая Shift, щелкните по последней строке;
2 вариант: выберите первую нужную строку, удерживая Shift, нажимайте клавиши-стрелки на клавиатуре.
Примечание: В справочниках «Абитуриенты» имеются две таблицы, выделение нескольких строк возможно только в нижней таблице.
3. Выделить несколько непоследовательных строк:
1 вариант: щелкните мышью по первой необходимой строке, удерживая Ctrl, щелкайте по другим необходимым строкам;
2 вариант: выберите первую нужную строку, удерживая Ctrl, клавишами-стрелками вверх или вниз выберите следующую строку и нажмите Пробел и так далее.
Примечание: В справочниках «Абитуриенты» имеются две таблицы, выделение нескольких непоследовательных строк возможно только в нижней таблице.
3.2.2. Печать справочников и документов
Печатная форма справочников и отчетов выполняется с помощью программы Microsoft Excel. То есть информация из программы «Медицина: Больничные листы» передается в программу Microsoft Excel и далее пользователь может использовать все возможности последней программы для форматирования печатной формы, ее редактирования и оформления.
Функция печати предусмотрена во всех справочниках, журналах, документах и отчетах данной программы.
Для печати справочника или журнала документов:
Откройте нужный справочник или журнал документов;
Нажмите кнопку  (Печать справочника) на панели инструментов «Стандартная» или Файл/Печать…;
Выберите графы для печати и нажмите ОК;
Далее открывается программа Microsoft Excel, в которой автоматически открывается нужный шаблон и формируется печатная форма.
Печатная форма справочника «Должности врачей».
По завершении процесса на экран выводится сообщение «Печатная форма выполнена и сохранена в файле (имя файла)», нажмите OK и активным станет окно программы Microsoft Excel, в котором Вы можете редактировать рабочую книгу и распечатать на бумаге, нажав (в окне Excel) кнопку (Печать).
Печатная форма автоматически сохраняется. Сохраненные файлы располагаются в подпапке Документы, находящейся в папке программы (C:\Program Files\Медицина Больничные листы\Документы). Тип всех файлов – рабочая книга Excel (расширение файла *.xls).
Имена файлов разным типам отчетов присваиваются разные, но постоянные, их можно изменить только пересохранив файл вручную. Если один и тот же справочник был распечатан дважды (или более), то каждая копия сохраняется в своем файле, для этого после названия файла в скобках подставляется цифра. Например: Журнал учета листков нетрудоспособности (1).xls.
Примечание: Распечатать программа не позволяет только справочник «Учреждение». В справочнике «Пациенты» при выделении строки в верхней или нижней таблице печатается весь справочник.
3.2.3. Работа с шаблонами
При формировании печатных форм используются шаблоны Excel (расширение файлов xlt), которые находятся в подпапке Шаблоны, находящейся в папке программы. Пользователь может менять формы шаблонов по своему усмотрению – тогда и печатные формы будут выглядеть точно так же. Однако при внесении изменений в шаблоны нельзя забывать, что программа «Медицина: Больничные листы» при выведении информации в таблицу Excel ориентируется на ячейки с определенными адресами, поэтому структура шаблона должна оставаться неизменной, а можно менять только формат ячеек.
Для редактирования шаблона откройте С:\Program Files\ Медицина Больничные листы \Шаблоны, выберите нужный шаблон и щелкните по нему правой кнопкой мыши, выберите команду Открыть. После редактирования сохраните шаблон, проверьте печать отчета.
В шаблонах Word (расширение файлов dot) печатных форм документов для вывода информации используются закладки с именами вида <имя_закладки>. Программа просматривает весь документ с начала и при нахождении определенной закладки вставляет необходимую информацию. Данные шаблоны можно редактировать и при нежелании выводить какую-либо информацию можно удалить или переименовать закладки, соответствующие данной информации.
Если при формировании отчета шаблон по каким-либо причинам отсутствует, то печать может быть выполнена без шаблона, но тогда в полученном документе не будет необходимых элементов оформления, а также не будет постоянного текста, например, заголовков граф справочника.
3.2.4. Импорт данных
В программе есть возможность автоматического импорта информации в справочники из таблиц Microsoft Excel (формата *.xls).
Импортировать данные программа позволяет во все справочники кроме справочника «Учреждение».
При импорте всей информации необходимо соблюдать последовательность заполнения справочников (порядок такой же, как и при вводе вручную):
Для импорта выполните следующее:
откройте нужный справочник,
нажмите кнопку  (Импорт),
выберите нужный файл, из которого будет взята информация,
нажмите кнопку Открыть.
Окно диалога «Импорт данных» в справочник «Пациенты».
В появившемся окне «Импорт данных» проверьте, насколько полно информация была взята из файла. Здесь же указано количество найденных строк.
Нажмите кнопку Проверка, при этом будут исключены строки, в обязательных графах которых информации не представлено, либо она не уникальна. Например, при импорте в справочник пациентов, графы «№ истории болезни», «Фамилия», «Имя», «Пол», «Дата рождения» и «Участок» обязательно должны быть заполнены, кроме того, все номера историй болезни должны быть уникальны.
Нажмите OK – информация будет записана в справочник.
При импорте из рабочей книги Excel программа «Медицина: Больничные листы» ищет названия граф справочника, которые должны обязательно содержаться в таблице Excel в шапке таблицы. Импорт данных начинается со следующей строки после строки заголовков граф (заголовки должны располагаться на одной строке). Названия граф должны быть теми же, что и при распечатке содержимого справочников. Иными словами, если распечатать все справочники, удалить в них всю информацию, то затем ее можно в полном объеме импортировать из распечатанных ранее файлов.
|
