Профсоюзная деятельность это не только отстаивание, порой действительно героическое, прав и интересов работников. Это еще и рутинная повседневная работа. И в

Делопроизводство Профсоюзная деятельность — это не только отстаивание, порой действительно героическое, прав и интересов работников. Это еще и рутинная повседневная работа. И в этой рутине необходимо соблюдать определенные скучные правила, в том числе и в делопроизводстве. Попробуем привести некоторые аргументы в пользу того, что правильное оформление бумаг и организация работы с ними — не пустая бюрократическая формальность, не бюрократическое "искусство ради искусства. Прежде всего напомним, что профсоюзной организации неизбежно приходится общаться с различными внешними организациями, начиная от администрации своего предприятия и кончая высшими законодательными, исполнительными и судебными органами страны. А в переписке с ними формы делопроизводства – та самая одежка, по которой встречают... Согласитесь, что обидно будет, когда предвзятое отношение к документу, поступившему от профсоюзной организации будет создано уже несоблюдением формальных требований к его оформлению. На первых порах, пока профсоюз еще небольшой и документации у него немного, можно просто запоминать, где какая бумага лежит, не занимаясь особо их приведением в порядок. Но что будет, когда вы существуете уже два года, бумаг все больше и они все разнообразнее? Не утонете ли вы в них? Ну и, наконец, помните о необходимости преемственности в работе профсоюзной организации. Придет новый председатель, и сможет ли он понять, какими проблемами надо заняться в первую очередь? На какие ваши достижения он сможет опереться в своей работе? Упорядоченный архив, хорошо налаженный документооборот значительно облегчат ему начало работы. Документы выполняют ряд важных функций: 1. информационную: являются носителем и источником информации; 2. управленческую: позволяют организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы; 3. правовую: служат юридической основой производственной деятельности, подтверждают факты, удостоверяют сведения и показатели; 4. коммуникативную: помогают организовывать обмен информацией и общение между различными объектами; 5. учетную: накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности; 6. социальную: отражают социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы деятельности организации; 7. историческую: являются источником знаний о событиях и деятелях в различное время, раскрывают конкретные события, подтверждают и дополняют факты. Информация может быть бездокументной (устной) и документированной, то есть зафиксированной на каком-либо носителе информации (бумажном, магнитном и др.). При этом важно подчеркнуть, что запись информации на различных носителях (документирование) должна осуществляться по установленным правилам. Таким образом, документ или документированная информация - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ). Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, называется официальным документом. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют служебным документом. Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения. Система документации - это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Немалое место в деятельности профсоюзных организаций и их выборных органов занимает подготовка различного вида докумен­тов: - подготовка материалов к профсоюзным собраниям, кон­ференциям, заседаниям профсоюзного комитета, его президиума; - оформление протоколов, постановлений; - организация контроля за их исполнением; - правильное составление служебных документов; - ответы на предложения, заявления, жалобы граждан и т. д. Уме­ние правильно и четко организовать документирование и оператив­ное исполнение полученной информации позволит в значительной степени повысить эффективность работы в профсоюзной органи­зации. Настоящие рекомендации подготовлены в целях оказания прак­тической помощи профсоюзным лидерам в работе с документами и ведении делопроизводства в первичных профсоюзных организа­циях. Организация делопроизводства Делопроизводство в профсоюзных организациях ведется самостоятельно, отдельно от делопроизводства предприятия, учреждения, организации и включает в себя: — регистрацию входящей и исходящей корреспонденции; — контроль за исполнением документов; — ведение протоколов; — формирование документов в дела; — обеспечение их сохранности до передачи на хранение или до уничтожения в соответствии с установленным порядком. Порядок оформления номенклатуры дел, отбора документов на хранение и уничтожение определяется ведомственными инструк­циями, применяемыми на предприятии, в учреждении, организа­ции, где действует первичная профсоюзная организация. Документирование деятельности профорганизации Состав документов профсоюзной организации определяется ее компетенцией, кругом функций, коллегиальным порядком решения вопросов, объемом решаемых вопросов, характером взаимосвязи между профорганизацией и администрацией, трудовым коллективом предприятия, вышестоящими профсоюзными. Основным организационным документом, определяющим деятельность профсоюзной организации, является ее УСТАВ. Результаты рассмотрения вопросов и принятие решений (постановлений) профсоюзной организации или ее органов фиксируется в ПРОТОКОЛЕ. Наиболее важные РЕШЕНИЯ могут оформляться в виде самостоятельных документов. К организационным документам, издаваемым в пределах компетенции профсоюзной организации, могут относиться также ИНСТРУКЦИИ, ДОГОВОРЫ, ПЛАНЫ и ОТЧЕТЫ О РАБОТЕ, ПРАВИЛА, ПОЛОЖЕНИЯ. К составу информационно-справочных документов профорганизации относятся ДОКЛАДНЫЕ ЗАПИСКИ, СПРАВКИ, АКТЫ, ПИСЬМА, ТЕЛЕГРАММЫ, ТЕЛЕФОНОГРАММЫ, ТЕЛЕФАКСЫ и др. Особую группу документов составляют финансовые и учетные документы: БУХГАЛТЕРСКИЕ ОТЧЕТЫ, БАЛАНСЫ, СМЕТЫ, ВЕДОМОСТИ, КНИГИ, КАРТОЧКИ, ЖУРНАЛЫ УЧЕТА. Правила составления и оформления организационно-распорядительных документов профсоюзной организации Для изготовления документов используются два формата бумаги - А4 (210.297мм) и А5 (148.210 мм). Отдельные виды документов - таблицы, графики, планы - можно изготовлять на бумаге формата А3 (297.420 мм). При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие их нормативную силу. Каждый документ должен иметь установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения. Полный комплекс реквизитов документа определен ГОСТ 6.38-90. Обязательными реквизитами являются: • наименование организации, от которой исходит документ (для профсоюзной организации указывается в соответствии с ее уставом); • наименование вида документа (протокол, распоряжение, приказ и т.п.); • дата; • индекс; • текст; • визы; • подпись; • отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Организационно-распорядительные документы целесообразно оформлять на бланках (стандартных листах бумаги с воспроизведенной на них постоянной информацией документа и местом, оставленным для переменной). Профсоюзная организация, являющаяся самостоятельным юридическим лицом, вправе изготовить собственные бланки двух видов (общий — для внутренних документов — и бланк для писем). Бланки печатают на белой бумаге красками насыщенного цвета. Расположение реквизитов на бланках обоих видов может быть угловым (как на образце общего бланка) или продольным (как на образце бланка для письма). Образец общего бланка: Образец бланка для письма: Документы должны иметь поля: левое - 20 мм, верхнее - не менее 10 мм, правое и нижнее - не менее 8 мм Правила подготовки и оформления основных документов профсоюзной организации Оформление документов приема в профсоюз В соответствии с Федеральным законом «О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности» и уставом Общероссийского профсоюза работников автомобильного транспорта и дорожного хозяйства членом профсоюза может быть гражданин, до­стигшей возраста 14 лет, — работник, временно не работающий, пенсионер, состоящий в первичной профсоюзной организации и признающий устав профсоюза. Прием в профсоюз осуществляется в индивиду­альном порядке. Работник лично пишет заявления о вступлении в профсоюз. Перечисление профсоюзных взносов производится через бухгалтерию на основании личного заявления члена профсоюза. Это обязанность администрации предприятия закреплена в п. 3 ст. 28 ФЗ «О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности». Поэтому, при принятии работника в члены профсоюза вместе с заявление о вступлении в профсоюз предложите ему подписать заявление об удержании профвзносов. Лучше, если сами заявления останутся у Вас, а у администрации будут либо копии, либо списки членов профсоюза. Если бухгалтерию такой вариант не устраивает, то передайте подлинники заявлений, но обязательно оставьте копии заявлений себе - с отметкой о получении. Прием в Профсоюз осуществляется на собрании первичной профсоюзной организации либо на заседании профсоюзного комитета, на котором выносится решение о приеме работника в члены профсоюза. Членство в Профсоюзе исчисляется со дня принятия профкомом этого решения. Работнику выдается Профсоюзный билет, который удостоверяет членство в Профсоюзе. Профсоюзный билет хранится у члена Профсоюза. Образец заявления о вступлении в профсоюз: Образец заявления о перечислении профсоюзных взносов: Учет членов профсоюза Персональный учет членов Профсоюза осуществляется профсоюзным комитетом первичной профсоюзной организации. На каждого члена профсоюза заводится учетная карточка. В учетной карточке должны быть отражены: - дата постановки на учет в первичную профсоюзную организацию; - место основной работы и должность, выполняемая профсоюзная работа; - отметки о поощрении и взыскании. Меры взыскания, которые могут быть применены к членам профсоюза. За невыполнение уставных обязанностей, действия, направлен­ные на раскол профсоюзной организации, неуплату без уважи­тельных причин членских профсоюзных взносов к члену профсою­за могут быть применены следующие меры взыскания: предупреж­дение, выговор и, как крайняя мера, исключение из профсоюза. Меры поощрения, которыми могут отмечаться члены профсоюза. За активное участие в деятельности профсоюза члены проф­союза могут награждаться: Почетными грамотами обкома профсоюза, Федерации профсоюзов Орловской области, ЦК и Федерации независимых профсоюзов России, знаком ФНПР «За активную работу в профсоюзах» и др. При этом награды Общероссийского профсоюза работников автомобильного транспорта и дорожного хозяйства, ФНПР дают право на получение звания «Ветеран труда». Учет общей численности членов Профсоюза ведется территориальным и Центральным комитетами на основании статистической отчетности. Планирование работы Работа профсоюзной организации строится в соответствии с планами (годовым и квартальным). Предложения к планам готовят председатели комиссий профсоюзного органа; ответственные за направление деятельности профорганизации, профгруппорги, если в составе организации выделяются группы. При формировании предложений к проекту плана определяют перечень планируемых мероприятий, срок их проведения, ответственных за подготовку. На основе этих предложений председатель профсоюзной организации формирует проект плана работы профсоюзной организации, который утверждается на заседании руководящего органа профорганизации. Утвержденный план оформляется на общем бланке профсоюзной организации. Текст плана удобнее представлять в форме таблицы. Аналогично готовятся и оформляются квартальные планы работы профорганизации. Мы прекрасно понимаем, что само упоминание слов "План работы профорганизации" может вызвать отвращение, напоминая о формализме и казенщине "старого" профсоюза. Да и не все в работе профсоюзной организации может быть заранее предвидимо и запланировано. И тем не менее есть вещи, которые есть смысл планировать, не относясь, разумеется, к составленному нами же плану как к догме. Примерный вариант текущего плана работы профсоюзного комитета Исходя из общего плана, можно разработать планы работ комиссий профсоюзной организации, хотя все это можно предусмотреть и в общем плане (что практически и делается), так как ответственными за каждое мероприятие являются председатели той или иной комиссии профкома. План работы профсоюзной организации обязательно рассматривается и утверждается на заседании профсоюзных органов, размножается и раздается в подразделения, вывешивается на стенде. Подготовка и проведение собраний (конференций) профорганизации Собрания профорганизации и заседания ее органов проводятся как правило в соответствии с утвержденным планом работы, но не реже одного раза в год. В случае необходимости председатель профорганизации может назначить внеочередное собрание профорганизации (заседание ее руководящего органа). При подготовке заседаний профорганизации составляются и согласуются: • повестка дня; • список участников заседания и приглашенных; • справки по рассматриваемым вопросам; • тексты или тезисы предполагаемых докладов; • проекты решений (постановлений), которые предполагается принять в результате обсуждения. О проекте повестки дня, дате и месте проведения собрания (конференции) объявляется не менее чем за 15 дней до установленного срока. Комиссию (рабочую группу) по подготовке основных вопросов повестки дня как правило, возглавляет член профкома. К работе в составе комиссии могут быть привлечен актив профсоюзных организаций и рядовые члены профсоюза, что не только создает хорошие возможности для реализации членами профсоюза уставного права на участие в выработке решений, принимаемых профсоюзной орга­низацией, но является одной из наиболее эффективных форм ра­боты по подготовке резерва профсоюзного актива. Общее собрание считается правомочным при участии в нем более половины членов профсоюза первичной профсоюзной организации. Конференция считается правомочной при участии не менее две трети избранных делегатов. Определяя вопросы для включения в повестку дня, прежде всего учитывают план работы профорганизации. Кроме того, могут быть внесены текущие вопросы по предложению членов профорганизации. Вопросы в повестке дня располагают в порядке их важности, сложности и предполагаемого времени обсуждения. Наименование вопроса начинается с предлога "О". По каждому вопросу готовится список приглашенных на заседание с указанием фамилий, имен, отчеств, должностей и наименования организаций. Справка по рассматриваемому вопросу должна обеспечить информацией по его обсуждению участников заседания для принятия решения. Справки готовятся ответственными за подготовку вопроса для рассмотрения на заседании профорганизации. Своевременное составление и рассылка повестки дня, списков, справок обеспечивает оперативную работу заседания профорганизации.

Похожие:

	Рынок литературы, посвященной вопросам поиска работы, карьере, профессиональному... Да, возможно им это сделают, но это будут вакансии, имеющиеся в наличии в настоящий момент. А вот будет ли это работа, которая принесет...		«Нет смысла преувеличивать ни вчерашние обиды ни прошлые заслуги,... Непорядок. За спиной шумит еще не опавшей листвой осенний парк. Осень она и в Париже осень. Однако это не Париж. Это лучше чем Париж....
	«Нет смысла преувеличивать ни вчерашние обиды ни прошлые заслуги,... Непорядок. За спиной шумит еще не опавшей листвой осенний парк. Осень она и в Париже осень. Однако это не Париж. Это лучше чем Париж....		Областной педагогический отряд секреты вожатского мастерства Действительно, а что еще дороже может быть у вожатого? Наверное, это те методические знания, с помощью которых каждый во­жатый делает...
	Защита прав и достоинств ребёнка в законодательных актах Жестокое обращение с детьми – это не только побои, нанесение ран, сексуальные домогательства и другие способы, которыми взрослые...		Труда педагогических работников Педагогическая деятельность это деятельность по обучению и воспитанию граждан, которая осуществляется педагогическими работниками...
	Выгодно ли болеть? Было бы правильнее спросить: насколько накладно в наше время болеть? То, что лекарства очень дороги и порой даже недоступны, и не...		Только ту информацию, которую Вы действительно можете подтвердить.... Резюме – это краткая автобиография, создающая Ваш образ как профессионала, в выгодном для Вас свете
	Вида документа (приказ) Я только на две минуты захожу в департамент, с тем чтобы сказать: "Это вот так! Это вот так!" А там уж чиновник для письма, этакая...		Шпаргалка руководителю турфирмы к проверке прокуратуры готовимся правильно В сферу прокурорского надзора подпадает полностью вся деятельность юридического лица. Это могут быть проверки соблюдения законодательства...