Рисунок 1- Схема данных
5 Заполните таблицы данными по 5 записей
6 Создайте формы на таблицы Дисциплины, Группы, Студенты, Сессия.
7 Сконструируйте простой запрос на базе таблицы.
8 Сконструируйте запрос с параметром, например для просмотра групп специальности ТМ
9 Создайте отчет на любой запрос, или таблицу.
Контрольные вопросы:
1 Что такое таблица, запрос, отчет?
2 Что такое форма?
3 Цели создания форм.
4 Схема данных.
5 Виды связей в таблицах.
Лабораторная работа 5
«Создание таблиц, запросов, форм, отчетов в Microsoft Office Access»
Цель работы: Научиться создавать БД и выполнять операции с таблицами, запросами, формами, отчетами в БД.
Образовательные результаты, заявленные во ФГОС третьего поколения:
Студент должен
уметь:
- вести процесс обработки информации на ЭВМ;
- выполнять ввод информации в ЭВМ с носителей данных, каналов связи и вывод ее из машины;
- подготавливать носители данных на устройствах подготовки данных, выполнять запись, считывания, копирование и перезапись информации с одного вида носителей на другой;
- устанавливать причины сбоев в работе ЭВМ в процессе обработки информации;
- оформлять результаты выполняемых работ;
- соблюдать требования безопасности труда и пожарной безопасности.
знать:
- состав ЭВМ, функциональные узлы ЭВМ, их назначение и принципы работы,
- операционные системы, применяемые в ЭВМ,
- правила технической эксплуатации ЭВМ,
- периферийные устройства, применяемые в ЭВМ,
- виды и причины отказов в работе ЭВМ,
- нормы и правила труда и пожарной безопасности.
иметь практический опыт:
- ввода и обработки информации на электронно-вычислительных машинах;
- подготовки к работе вычислительной техники и периферийных устройств
Краткие теоретические и учебно-методические материалы по теме практической работы:
MS Access – это система управления базами данных. Под системой понимается программа, которая не только позволяет хранить большие массивы данных, но и обрабатывать их, представляя в удобном для пользователя виде. Используя MS Access можно создавать удобные формы для ввода и просмотра данных, выполнять необходимые вычисления, составлять различной сложности отчеты. В СУБД MS Access обладает мощным набором сервисных средств, облегчающих работу пользователя. Мастера помогают создавать таблицы, запросы, формы, отчеты из имеющихся заготовок, выполнив всю черновую работу. Макросы позволяют автоматизировать многие процессы без использования традиционных средств программирования. Более опытные пользователи могут воспользоваться встроенным языком программирования VBA (Visual Basic for Application) , позволяющим создавать сложные приложения. Мощность и простота использования делают MS Access одной из лучших программ для управления базами данных.
Таблица - основной источник данных для других объектов БД. Создается таблица обычно в два этапа. На первом этапе создается структура таблицы: определяется состав полей, их имена, тип данных и размер каждого поля, ключи и другие свойства таблицы, а на втором - таблица загружается данными
Для создания новой таблицы необходимо в окне БД выбрать объект Таблицы и нажать кнопку Создать. В открывшемся окне Новая таблица выбрать один из режимов создания таблиц
Режим таблицы - создание таблицы в ходе ее заполнении
Конструктор - основной способ создания таблицы, позволяющий самостоятельно задавать поля и их параметры.
Мастер таблиц - создание таблицы с помощью мастера, при этом автоматически задаются характеристики полей, ключевые поля,связи.
Импорт таблиц - из внешнего файла (например созданного в Excel) или из другой БД.
Связь с таблицами - присоединение внешнего файла или таблицы другой БД.
СУБД - система управления базами данных . (DBMS - database management system). СУБД представляет полный контроль над процессом определения данных, их обработкой и совместным использованием.
База данных (БД) – файл, в котором обычно хранятся данные для одной конкретной прикладной задачи (расширение .mdb).
Таблица – основной объект БД, хранилище информации. Каждая таблица включает информацию об объектах определенного типа ,например о товарах, поставщиках , клиентах и т.д. Таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк).
Каждое поле имеет свое имя и содержит отдельный элемент информации. Например поле АДРЕС в таблице КЛИЕНТЫ содержит адрес клиента, поле ФАМИЛИЯ содержит фамилию и т.д. Для каждого поля необходимо указывать его имя, тип данных, размер. От типа и размера поля зависит скорость доступа к БД и объем файла.
Запись в таблице - строка, содержащая в себе полный набор данных об описываемом объекте. Каждая запись таблицы КЛИЕНТЫ содержит полный набор сведений о клиентах: название фирмы, контактную персону, адрес, телефон и т.д.
Ключевое поле -поле, значение которого служит для однозначного определения записи в таблице.
Ключ - одно или несколько ключевых полей, позволяющих идентифицировать записи таблицы или организовывать связи между таблицами.
Форма — являются основным средством организации интерфейса пользователя в приложениях Microsoft Access Вы можете создавать их с различными целями:
Вывод и редактирование данных
Управление ходом выполнения приложения
Ввод данных
Вывод сообщений
Печать информации
Виды форм:
-Многостраничные формы
Используется в том случае, когда вам нужно вывести на экран записи, каждая из которых содержит большой объем информации. ( Примером является форма - frmAutors из базы данных Microsoft Press Books)
- Ленточные формы. В такой форме отформатированные записи выводятся на экран одна за другой, как в таблице. (Пример: frmBookSummary)
-Подчиненные формы. Используется для вывода записей из связной таблицы.
- Всплывающие формы. Формы, выводимые во всплывающих окнах.(Пример: frmAbout)
- Модальные формы. При разработке приложения вы столкнетесь с ситуациями, когда приложению потребуется получить некоторые данные от пользователя ли передать ему важную информацию прежде, чем продолжить работу. Этот тип формы требует от пользователя ответа как непременного условия дальнейшей работы приложения. (Пример: frmBookSearch).
Отчет— используются для того, чтобы выбрать данные из нескольких таблиц, произвести над ними вычисления, подвести итоги и вывести их на экран или печать. Отчеты представляют собой наилучшее средство для представления информации из базы данных в виде печатного документа.
В отчете каждая группа данных и итоги по ней могут быть представлены отдельно. Вы имеете следующие возможности:
Для обеспечения иерархического представления данных можно определить до 10 условий группировки.
Для каждой из групп можно задать отдельные заголовки и примечания.
Вы можете производить сложные вычисления не только внутри некоторой группы или набора строк, но и по нескольким группам одновременно.
В дополнение к верхнему и нижнему колонтитулу можно задать заголовок и примечание для всего отчета в целом.
Также как в форме, вы можете вставлять в любой раздел отчета рисунки или диаграммы. В отчеты можно внедрять подчиненные отчеты или подчиненные формы.
Схема данных
Для того чтобы было удобно просматривать, создавать, удалять и модифицировать связи между таблицами, в Microsoft Access используется схема данных (Relationships)
Реляционная база данных состоит из нормализованных таблиц, связанных одно-многозначными отношениями. В такой базе данных обеспечивается отсутствие дублирования данных, однократный ввод, поддержание целостности данных средствами системы. В процессе загрузки и корректировки базы данных для получения информации по запросам и вывода отчетов, а также для решения большинства задач осуществляется объединение данных из взаимосвязанных таблиц.
Связи между таблицами определяются и запоминаются в схеме данных Access. Схема данных является не только средством графического отображения логической структуры базы данных, она активно используется системой в процессе обработки данных. Система при необходимости обработки данных двух взаимосвязанных таблиц автоматически использует связи, определенные в схеме данных. Таким образом, у разработчика нет необходимости специально сообщать системе о наличии той или иной связи. Однажды указанные в схеме данных связи используются системой автоматически.
Создание схемы данных позволяет упростить конструирование многотабличных форм, запросов, отчетов и страниц доступа к данным, а также обеспечить поддержание целостности взаимосвязанных данных при корректировке таблиц.
Задания для практического занятия:
1. Создать запрос на выборку записей о пожарах между 01.01.2003 и 06.01.2003, на основе запроса создать форму и отчет. Создать запрос с параметром к таблице «Данные о пожарах» с условием выбора номера записи. Создать форму с круговой диаграммой для вывода суммы материального ущерба в зависимости от вида объекта, на котором происходит пожар.
Чтобы запустить Microsoft Access, щелкните по ярлыку на рабочем столе или нажмите на кнопку Пуск на панели задач и выберите команду Программы→Microsoft Access. Когда Access начнет работу, появится окно диалога. Для создания новой базы данных необходимо выбрать команду Новая база данных. Далее требуется указать папку, в которой будет расположена создаваемая база данных, и ввести имя файла базы данных. После чего нажать кнопку Создать. В результате на экране должно появиться окно, изображенное на рис 1. В левой части этого окна расположены наименования основных объектов, из которых состоит база данных.
Рис.1 Окно базы данных
Разрабатывается структура таблиц базы данных, определяются наименования полей (столбцов), тип данных, сохраняемых в полях таблицы и их свойства. Для хранения данных необходимо создать 3 таблицы (табл. 1 - 2).
Таблица 2
Данные о пожарах
Имя поля
|
Тип данных
|
Свойства поля
|
1
|
2
|
3
|
Номер записи
|
Числовой
|
Размер поля - длинное целое. Формат поля - основной. Индексированное поле - Да (совпадения не допускаются)
|
Адрес
|
Текстовый
|
Размер поля - 100. Обязательное поле - Да. Индексированное поле - Да (допускаются совпадения)
|
Дата
|
Дата/Время
|
Формат поля — краткий формат даты. Обязательное поле - Да. Индексированное поле - Да (допускаются совпадения)
|
Время
|
Дата/Время
|
Формат поля - краткий формат времени. Обязательное поле - Да. Индексированное поле - Да (допускаются совпадения)
|
Причина пожара
|
Текстовый
|
Вкладка Общие: Размер поля - 70. Обязательное поле -Да. Индексированное поле
- Да (допускаются совпадения). Вкладка Подстановка'. Тип элемента
управления - список. Тип источника строк
- список значений. Источник строк - "неосторожное обращение с огнем", "нарушение правил эксплуатации электрооборудования", "установленный поджог", "неисправность производственного оборудования", "самовозгорание веществ и материалов"
|
Площадь пожара
|
Числовой
|
Размер поля - о динарное с плавающей точкой. Формат поля - основной. Число десятичных знаков - 1. Обязательное поле - Нет. Индексированное поле - Нет
|
Количество травмированных
|
Числовой
|
Размер поля - целое. Формат поля - основной. Число десятичных знаков - 0. Обязательное поле - Нет. Индексированное поле - Нет
|
Количество погибших
|
Числовой
|
Размер поля - целое. Формат поля - основной. Число десятичных знаков - 0. Обязательное поле - Нет. Индексированное поле - Нет
|
Материальный ущерб
|
Денежный
|
Формат поля - денежный. Число десятичных знаков - авто. Обязательное поле - Нет. Индексированное поле - Нет
|
Таблица 2
Ликвидация пожаров
Имя поля
|
Тип данных
|
Свойства поля
|
1
|
2
|
3
|
Номер записи
|
Числовой
|
Размер поля - длинное целое. Формат поля - основной. Индексированное поле - Да (совпадения не допускаются)
|
Время прибытия*
|
Числовой
|
Размер поля - одинарное с плавающей точкой. Формат поля - основной. Число десятичных знаков 1 Обязательное поле - Нет. Индексированное поле - Нет
|
Время тушения
|
Числовой
|
Размер поля - одинарное с плавающей точкой. Формат поля — основной. Число десятичных знаков - 1. Обязательное поле - Нет. Индексированное поле - Нет
|
Количество личного состава
|
Числовой
|
Размер поля - целое. Формат поля - основной. Число десятичных знаков - 0. Обязательное поле - Нет. Индексированное поле - Нет
|
Количество единиц пожарной техники
|
Числовой
|
Размер поля - целое. Формат поля - основной. Число десятичных знаков - 0. Обязательное поле - Нет. Индексированное поле - Нет
|
Руководитель тушения пожара
|
Текстовый
|
Размер поля - 50. Обязательное поле - Да. Индексированное поле - Да (допускаются совпадения)
|
*- время, за которое первое пожарное подразделение прибыло к месту пожара (в минутах)
Таблица 3
Виды объектов
Имя поля
|
Тип данных
|
Свойства поля
|
Номер записи
|
Числовой
|
Размер поля - длинное целое, Формат поля - основной, Индексированное поле - Да (совпадения не допускаются)
|
Вид объекта
|
Текстовый
|
Вкладка Общие'. Размер поля - 50. Обязательное поле -Да. Индексированное поле - Да (допускаются совпадения).
Вкладка Подстановка: Тип элемента управления - список. Тип источника строк - список значений. Источник строк - "жилое здание", "здание производственного нашачения", "торговое помещение", образовательное учреждение", "лечебно-профилактическое учреждение"
|
Описание
|
Поле МЕМО
|
Обязательное поле - Нет, Индексированное поле - Нет
|
Чтобы создать таблицу в режиме конструктора, выполните следующую процедуру:
1. Нажмите на кнопку Таблииы в окне базы данных
2. Дважды щелкните на строке создание таблицы в режиме конструктора. Откроется окно конструктора таблиц с незаполненным бланком.
3. Добавьте поля и задайте их свойства (рис. 2)
4. Определите поле Номер записи как ключевое, для этого необходимо выделить это поле и нажать на кнопку Ключевое поле на панели инструментов
5. Закройте окно конструктора. В ответ на вопрос Сохранить изменения? Нажмите Да и введите название новой таблицы.
Рис. 2. Проектирование таблицы Данные о пожарах в режиме конструктора
В каждую таблицу базы данных в режиме просмотра введите 10 произвольных записей.
Для определения связи между таблицами выполните следующую процедуру:
Выберите из меню Сервис команду Схема данных.
В диалоговом окне Добавление таблицы по очереди выберите все 3 таблицы
Нажми кнопку мыши на поле связи (Номер записи) таблицы Данные о пожарах и перетащите его на поле связи в таблицу Виды объектов.
В диалоговом окне Изменение связей нажмите кнопку Создать, чтобы установить связь между таблицами Данные о пожарах и Виды объектов.
Аналогичным образом свяжите таблицы Данные о пожарах и Ликвидация пожара (рис. 2.3).
Рис. 2.3. Схема связей между таблицами
Для создания запроса на выборку в режиме конструктора выполните следующую процедуру:
Нажмите на кнопку Запросы в окне базы данных.
Дважды щелкните на строке Создание запроса в режиме конструктора. Откроется пустой бланк запроса.
В диалоговом окне Добавление таблицы выберите таблицу Данные о пожарах.
Добавьте поля в бланк запроса, для этого в строке Поле щелкните у правой границы столбца и выберите поле Номер записи в раскрывающемся списке полей. Подобным образом выберите поля Адрес и Дama.
В строке Условие отбора для поля Дата введите значение Between 01.01.2003 and 06.01.2003. После этого окно запроса должно выглядеть так, как на рис. 4.
Закройте окно конструктора. В ответ на вопрос Сохранить изменения? нажмите на кнопку Да и введите название запроса.
Рис. 4. Запрос на выборку для таблицы Данные о пожарах в режиме конструктора
На базе полученного запроса строится форма с помощью мастера форм. Для этого необходимо выполнить следующую процедуру:
Нажмите на кнопку Формы в окне базы данных.
Дважды щелкните на строке Создание формы с помощью мастера. На экране появится диалоговое окно Создание форм.
В раскрывающемся списке Таблицы и запросы выберите название созданного запроса.
Щелкните на кнопке со значком >>, чтобы добавить в форму все поля из запроса. Щелкните на кнопке Далее.
Выберите переключатель В один столбец и щелкните Далее.
В следующем окне определите стиль формы и щелкните на кнопке Далее.
Задайте имя формы и щелкните на кнопке Готово. Результат показан на рис 2.5.
Рис. 5. Форма на базе запроса на выборку для таблицы Данные о пожарах
На базе запроса строится автоотчет. Для этого необходимо выполнить следующую процедуру:
Нажмите кнопку Отчеты в окне базы данных.
Щелкните на кнопке Создать. Откроется диалоговое окно Новый отчет.
В раскрывающемся списке в качестве источника выберите название запроса.
Щелкните дважды на пункте Автоотчет: в столбец.
Когда закроется окно отчета, в ответ на предложение сохранить изменения щелкните на кнопке Да и задайте имя отчета.
Для создания запроса с параметром к таблице Данные о пожарах с условием выбора Номера записи выполните пункты 1-4 для создания предыдущего запроса (см. стр. 15). В строке Условие отбора для поля Номер записи введите запись [Введите номер записи:] (рис. 6).
Рис. 6. Запрос с параметром на основе таблицы Данные о пожарах
Для создания формы с круговой диаграммой предварительно, для связи данных из таблиц Данные о пожарах и Виды объектов, создается запрос с помощью конструктора. В диалоговом окне Добавление таблицы выберите таблицы Данные о пожарах и Виды объектов. B бланк запроса добавьте поля Вид объекта и Материальный ущерб (рис. 7).
После того как создан базовый запрос с необходимыми полями, приступайте к созданию диаграммы.
В окне базы данных нажмите на кнопку Формы, а затем на кнопку Создать.
В раскрывающемся списке выберите созданный запрос и щелкните дважды на пункте Диаграмма.
Рис. 7. Запрос на основе таблиц Виды объектов и Данные о пожарах
Щелкните на кнопке со значком >>, чтобы добавить оба поля из запроса и нажмите на кнопку Далее.
Выберите тип диаграммы Круговая щелчком на соответствующей кнопке и нажмите на кнопку Далее.
Определяется способ отображения данных в диаграмме. Программа автоматически определяет поле Вид объекта в качестве поля категорий для сегментов, а величина каждого сегмента определена суммой значений поля Материальный ущерб (рис. 8).
Рис. 8. Диалоговая форма Создание диаграмм
Введите название диаграммы, которое впоследствии появится в ее заголовке, и щелкните на кнопке Готово. В режиме конструктора отредактируйте диаграмму. Окончательный результат показан на рис. 9.
Рис.9. Круговая диаграмма
Создание инструкции разработчика состоит в описании действий, которые предпринимаются для поэтапного проектирования всей базы данных. Для этого необходимо описать последовательность действий при создании каждого объекта базы данных (таблицы, запроса, формы, отчета).
Подробное описание последовательности всех действий по созданию базы данных будет являться документом - инструкцией разработчика.
Контрольные вопросы:
1 Что такое СУБД?
2 Что такое таблица?
3 Что такое БД?
4 Какие существуют типы данных?
5 Что такое ключ? Виды ключей.
6 Способы создания таблицы.
Лабораторная работа 6
«Создание макросов в Microsoft Office Access»
Цель работы: Научиться создавать макросы по средствам MICROSOFT ACCESS
Образовательные результаты, заявленные во ФГОС третьего поколения:
Студент должен
уметь:
- вести процесс обработки информации на ЭВМ;
- выполнять ввод информации в ЭВМ с носителей данных, каналов связи и вывод ее из машины;
- подготавливать носители данных на устройствах подготовки данных, выполнять запись, считывания, копирование и перезапись информации с одного вида носителей на другой;
- устанавливать причины сбоев в работе ЭВМ в процессе обработки информации;
- оформлять результаты выполняемых работ;
- соблюдать требования безопасности труда и пожарной безопасности.
знать:
- состав ЭВМ, функциональные узлы ЭВМ, их назначение и принципы работы,
- операционные системы, применяемые в ЭВМ,
- правила технической эксплуатации ЭВМ,
- периферийные устройства, применяемые в ЭВМ,
- виды и причины отказов в работе ЭВМ,
- нормы и правила труда и пожарной безопасности.
иметь практический опыт:
- ввода и обработки информации на электронно-вычислительных машинах;
- подготовки к работе вычислительной техники и периферийных устройств
Краткие теоретические и учебно-методические материалы по теме практической работы:
Макрос — это средство для автоматизации задач и добавления функциональных возможностей в формы, отчеты и элементы управления. Например, при добавлении командной кнопки в форму событие кнопки OnClick связывается с макросом, который содержит команды, выполняемые при каждом нажатии кнопки.
В приложении Access макросы можно рассматривать как упрощенный язык программирования, на котором программа записывается в виде списка макрокоманд для выполнения. При создании макроса каждая макрокоманда выбирается из раскрывающегося списка, после чего к ней добавляется необходимая информация. Макросы позволяют добавлять функциональные возможности в формы, отчеты и элементы управления без необходимости написания кода в модуле Visual Basic для приложений (VBA). Макросы обеспечивают выполнение части команд, доступных в VBA, и для большинства пользователей создание макроса оказывается проще, нежели написание кода VBA.
В Microsoft Access существует специальное средство для создания макросов – Конструктор макросов (Macro Design). Рассмотрим процесс создания макроса с помощью Конструктора.
Окно Конструктора макросов построено аналогично окну Конструктора таблиц, т. е. разделено по горизонтали на две части: панель описаний и панель аргумен- тов.
Верхняя часть окна Конструктора – панель описаний – состоит из нескольких столбцов. По умолчанию на этой панели выводится два столбца: "Макрокоманда" (Action) и "Примечание" (Comments). Панель описаний позволяет определить последователь- ность макрокоманд, из которых состоит макрос.
Открыть окно Конструктор макросов (Macro Design) для создания нового макроса можно двумя способами:
Раскройте список макросов в окне База данных (Database), щелкнув левой кнопкой мыши по ярлыку Макросы (Macros), и нажмите кнопку Создать (New) в верхней части окна (рис. 1).
Щелкните по стрелке вниз на кнопке Новый объект (New Object) на панели инструментов База данных (Database) и выберите элемент Макрос (Macro).
Строка в столбце "Макрокоманда" (Action) представляет собой поле со списком, в котором можно выбрать нужную макрокоманду.
Строка в столбце "Примечание" (Comments) – это обычное текстовое поле, в которое можно ввести комментарий, описывающий выполняемое действие.
Когда поле "Макрокоманда" (Action) заполнено, в нижней части окна Конструктора макросов появляется панель аргументов, предназначенная для ввода значений аргументов соответствующей макрокоманды. Список полей на этой панели зависит от выбранной макрокоманды и может отсутствовать, если макрокоманда не имеет аргументов. Таким образом, при создании макросов не нужно запоминать список аргументов для каждой макрокоманды.
На рис. 1 проиллюстрирован выбор макрокоманды Применить Фильтр (ApplyFilter). На панели аргументов имеются два поля, которые позволяют задать имя фильтра и условие отбора записей. Для того чтобы задать условие отбора записей, можно воспользоваться Построителем выражений.
Рис. 1. Конструктор макросов и панель аргументов
Такой макрос можно использовать в форме или отчете для того, чтобы ограничить число отображаемых записей.
Замечание
Для быстрого переключения между панелями описаний и аргументов, так же как при работе с таблицами и запросами в режиме Конструктора, можно использовать клавишу F6.
Существует еще один очень простой способ ввода макрокоманды. Допустим, нужно создать макрос, который должен открывать форму "Клиенты" (Customers) в приложении "Борей" (Northwind). Для этого в окне База данных (Database) необходимо щелкнуть по ярлыку Формы (Forms), затем, используя панель инструментов (способ 2), открыть окно Конструктор макросов (Macro Design) и перетащить с помощью мыши форму "Клиенты" (Customers) в поле "Макрокоманда" (Action) окна Конструктора макросов.
Совет
Для удобства перетаскивания объектов из окна База данных (Database) в форму выберите команду Окно → Слева направо (Window → Tile Vertically), чтобы расположить окна на экране рядом.
Тогда в поле "Макрокоманда" (Action) автоматически появится макрокоманда ОткрытьФорму (OpenForm) (рис. 11.2), а на панели аргументов автоматически заполнятся поля: в поле "Имя формы" (Form Name) появится имя формы "Клиенты" (Customers), в поле "Режим" (View) – значение по умолчанию Форма (Form), в поле "Режим окна" (Window Mode) – значение Обычное (Normal). Остальные поля останутся пустыми. Мы можем в этой же макрокоманде задать фильтр для отбора записей. Для этого введем в поле "Имя фильтра" (Filter Name) имя какого-нибудь фильтра, например "Менеджеры по продажам", который мы строили при изучении запросов.
Кроме того, можно сделать записи в этой форме недоступными для изменений, для чего в поле Режим данных (Data Mode) необходимо ввести значение Только чтение (Read Only).
|
