Справочники
Справочники содержат информацию об однородных объектах, используемых программой «Диплом-стандарт ФГОС ВПО». Для правильной работы программы необходимо полно и тщательно заполнить все имеющиеся справочники.
Чтобы открыть любой справочник, необходимо:
1 вариант: открыть меню Справочники, далее выбрать нужный пункт.
2 вариант: нажать нужную кнопку в панели инструментов.
Панель инструментов
Справочники рекомендуется заполнять в определенной последовательности: раньше заполняются те справочники, информация которых используется при заполнении других справочников.
Сначала заполняются справочники:
затем справочники:
Направления подготовки (специальности);
Группы выпускников (квалификации);
и в завершении
При необходимости есть возможность дополнить справочники:
Типографии;
Оценки;
Страны;
Документы;
Пользователи.
Работа со справочниками
Данный раздел содержит сведения о том, как выполнить действия с элементами справочника. Здесь рассматривается, как добавить, изменить, скопировать, удалить строку справочника.
Все действия со справочниками выполняются с помощью:
панели инструментов окна справочника  , ,  ,  ,  ;
клавиш и комбинаций клавиш на клавиатуре.
Добавить строку:
щелкните кнопке - Новая строка или нажмите на клавиатуре клавишу Insert;
откроется окно диалога, в котором необходимо заполнить все имеющиеся поля. В данном окне могут быть поля следующих типов:
 – текстовое поле: в это поле необходимо ввести текст или число с клавиатуры, щелкните внутрь поля и введите текст. Если поле больше по высоте, то оно многострочное, переход на следующую строку Enter.
 – поле со списком: содержимое этого поля выбирается из списка. Для открытия списка необходимо нажать кнопку:  , в раскрывшемся списке щелкнуть по нужной строке.
Например, Вы можете выбрать из списка год, в котором был получен предыдущий документ об образовании (это годы за последние 20 лет), формы обучения (очная, очно-заочная, заочная, экстернат), квалификацию (бакалавр, специалист, магистр, аспирант, адъюнктур).
Примечание: перечисленные выше списки «Год, в котором был получен предыдущий документ об образовании, «Формы обучения», «Квалификация» «Нормативные сроки» заполняются автоматически и являются непополняемыми документами.
 – флажок. Установленный флажок – это «Да» или «Истина», нет флажка – «Нет» или «Ложь»;
для сохранения результатов нажмите «OК».
Переход от заполнения одного реквизита к заполнению другого осуществляется нажатием клавиши Enter. Исключение составляют многострочные текстовые поля, для перехода нажмите Tab.
Примечание 1: если Вы отказываетесь от добавления строки – закройте окно или щелкните по кнопке Отмена, на вопрос «Сохранить изменения?» выберите ответ: «Нет».
Примечание 2: если Вы не заполните реквизиты в окне, которые являются обязательными, программа сообщит Вам об этом и не позволит добавить строку без этих реквизитов.
Примечание 3: если Вы пытаетесь добавить строку, а содержимое ключевого реквизита совпадает с содержимым уже имеющейся строки, то программа не позволит сохранить новую строку.
Изменить строку:
выделите нужную строку с помощью щелчка мыши или с помощью клавиатуры (клавиш со стрелками);
выполните двойной щелчок по нужной строке или нажмите Enter (или кнопку - Редактировать);
в появившемся окне измените нужные поля;
щелкните «OК» для сохранения изменений или «Отмена» для того, чтобы оставить строку без изменений.
Скопировать строку:
выделите строку, которую необходимо скопировать с помощью щелчка мыши или с помощью клавиш на клавиатуре;
щелкните по кнопке - Копировать или нажмите F9;
в появившемся окне проверьте или измените реквизиты;
щелкните «OК» для сохранения новой строки или «Отмена» для того, чтобы отказаться от добавления новой строки.
Удалить строку:
выделите строку, которую необходимо удалить с помощью щелчка мыши или с помощью клавиатуры;
щелкните по кнопке -Удалить или нажмите Delete, выберите «Да».
Примечание 1: если Вы отказываетесь от удаления строки, выберите «Нет».
Примечание 2: если Вы пытаетесь удалить строку, содержимое которой используется в других справочниках, то программа не позволит вам этого сделать. Вы можете только изменить ее содержимое.
Примечание 3: можно удалить сразу несколько строк, для этого сначала необходимо выделить нужные строки, подробнее см. «Выделение строк в таблицах».
Примечание 4: отмена последних действий при работе со справочниками не предусмотрена. Будьте осторожны при удалении строк. Вернуть их невозможно. Можно только создать заново.
В справочниках можно выделять некоторые строки, например, для вывода их на печать (см. «Выделение строк в таблицах»).
Имеется возможность сортировать справочник по содержимому любой графы (см. «Сортировка таблиц»), щелкая мышью по заголовкам граф.
Выделение строк в таблицах
Таблицы в программе используются для отображения содержимого справочников.
Некоторые операции в списках можно выполнять сразу с несколькими строками, например, удаление, печать. Для этого нужные строки необходимо выделить.
Выделить одну строку:
1 вариант: выберите строку с помощью мышки;
2 вариант: с помощью клавиш-стрелок на клавиатуре выберите нужную строку.
Выделенная строка будет обозначена более интенсивным цветом, чем другие.
Выделить несколько последовательных строк:
1 вариант: щелкните мышью по первой необходимой строке, удерживая Shift, щелкните по последней строке;
2 вариант: выберите первую нужную строку, удерживая Shift, нажимайте клавиши-стрелки на клавиатуре.
Выделить несколько непоследовательных строк:
1 вариант: щелкните мышью по первой необходимой строке, удерживая Ctrl, щелкайте по другим необходимым строкам;
2 вариант: выберите первую нужную строку, удерживая Ctrl, клавишами-стрелками вверх или вниз выберите следующую строку и нажмите Пробел и так далее.
Примечание: не все таблицы поддерживают выделение нескольких строк, а только те, в которых предусмотрены групповые операции.
Сортировка таблиц
Для сортировки таблицы по какой-либо графе необходимо щелкнуть на заголовке этой графы. Повторный щелчок сортирует таблицу по данной графе, но в обратном порядке.
Например, чтобы сортировать список учащихся по фамилиям, щелкните по заголовку графы «Фамилия».
Все таблицы при их заполнении уже отсортированы соответствующим образом, возможно даже по содержимому нескольких граф, чаще по алфавиту основного элемента.
Печать справочников
Печатная форма справочников выполняется с помощью программы Microsoft Excel. То есть информация из программы «Диплом-стандарт ФГОС ВПО» передается в программу Microsoft Excel и далее пользователь может использовать все возможности последней программы для форматирования печатной формы, ее редактирования и оформления.
Примечание: данный пункт не относится к печати диплома и приложения. Речь идет о возможности распечатать введенную информацию в том виде, в котором она выводится в окне справочника.
Для печати справочника необходимо:
если печатать не все строки, то выделите нужные (см. «Выделение строк в таблицах»);
нажмите кнопку  - Печать справочника или Файл/Печать справочника или Ctrl+P;
открывается окно для выбора граф, которые необходимо включить в печатную форму. Поставьте флажки (галочки) напротив нужных граф, нажмите «OК». Это позволяет получить несколько разных печатных документов для одного справочника.
Окно выбора граф печати
справочника.
Далее открывается программа Microsoft Excel, в которой автоматически открывается нужный шаблон и формируется печатная форма.
Окно распечатки справочника в Excel.
По завершении процесса на экран выводится сообщение «Печатная форма выполнена и сохранена в файле (имя файла)», нажмите «OК» и активным станет окно программы Microsoft Excel, в котором Вы можете редактировать рабочую книгу и распечатать на бумаге, нажав (в окне Excel) кнопку - Печать.
Печатная форма автоматически сохраняется. Сохраненные файлы располагаются в подпапке Документы, находящейся в папке программы. Тип всех файлов – рабочая книга Excel (расширение файла *.xls) .
Имена файлов разным типам отчетов присваиваются разные, но постоянные, их можно изменить только пересохранив файл вручную. Если один и тот же справочник был распечатан дважды (или более), то каждая копия сохраняется в своем файле, для этого после названия файла в скобках подставляется цифра.
Работа с шаблонами таблиц справочников в Excel
При формировании печатных форм используются шаблоны Excel (расширение файлов *.xlt), которые находятся в подпапке Шаблоны, находящейся в папке программы. Пользователь может менять формы шаблонов по своему усмотрению – тогда и печатные формы будут выглядеть точно так же. Однако, при внесении изменений в шаблоны нельзя забывать, что программа «Диплом-стандарт ФГОС ВПО» при выведении информации в таблицу Excel ориентируется на ячейки с определенными адресами, поэтому структура шаблона должна оставаться неизменной, а можно менять только формат ячеек.
Для редактирования шаблона откройте С:\Program Files\Диплом-стандарт ФГОС ВПО\Шаблоны (либо С:\ Диплом-стандарт ФГОС ВПО\Шаблоны), выберите нужный шаблон и щелкните по нему правой кнопкой мыши, выберите команду «Открыть». После редактирования сохраните шаблон, проверьте печать отчета.
Если при формировании отчета шаблон по каким-либо причинам отсутствует, то печать может быть выполнена без шаблона, но тогда в полученном документе не будет необходимых элементов оформления, а также не будет постоянного текста, например, заголовков граф справочника.
Импорт данных
В программе есть возможность автоматического импорта информации в справочники из таблиц Microsoft Excel (формата *.xls) .
При импорте всей информации необходимо соблюдать последовательность заполнения справочников (порядок такой же, как и при вводе вручную).
Для импорта выполните следующее:
откройте нужный справочник;
нажмите кнопку - Импорт;
выберите нужный файл, из которого будет взята информация,
нажмите кнопку «Открыть».
Окно диалога «Импорт данных».
В появившемся окне «Импорт данных» проверьте, насколько полно информация была взята из файла. Здесь же указано количество найденных строк.
Нажмите кнопку «Проверка», при этом будут исключены строки, в обязательных графах которых информации не представлено, либо она не уникальна.
Нажмите «OК» – информация будет записана в справочник.
При импорте из рабочей книги Excel программа «Диплом-стандарт ФГОС ВПО» ищет названия граф справочника, которые должны обязательно содержаться в таблице Excel в шапке таблицы. Импорт данных начинается со следующей строки после строки заголовков граф (заголовки должны располагаться на одной строке). Названия граф должны быть теми же, что и при распечатке содержимого справочников. Иными словами, если распечатать все справочники, удалить в них всю информацию, то затем ее можно в полном объеме импортировать из распечатанных ранее файлов.
|
