Программа для автоматизации печати титулов и приложений к дипломам

РАБОТА С БАЗОЙ ДАННЫХ

Вся информация, с которой работает программа «Диплом-стандарт ФГОС ВПО» сохраняется в файле базы данных формата Microsoft Access 2000/XP/2003/2007/2010 c расширение файла *.mdb (OpenOffice.org Base с расширением файла *.odb) .

В одном файле базы данных хранится содержимое всех справочников, а также итоговые отметки.
Примечание: часть своих настроек программа хранит в реестре Windows.
Для выполнения стандартных операций с файлом базы данных: создание, открытие, сохранение в другом файле имеются стандартные команды в меню Файл.


Меню «Файл».

Создать новую базу данных

Если Вы только что зарегистрировали программу, и нет файла dsvf.mdb, то он создается автоматически, и в нем заполняются справочники «Оценки», «Страны», «Документы», «Типографии» и «Пользователи». Остальные справочники будут пусты.

Чтобы создать новую (чистую) базу данных выполните:

Файл/Создать базу данных или Ctrl+N далее необходимо указать имя создаваемого файла и нажать кнопку Сохранить.


Ввод имени файла базы данных.
На вопрос «Заполнить справочники демонстрационными данными?» ответьте «Нет», если хотите создать чистую базу данных, ответьте «Да», если хотите получить базу данных, заполненную демонстрационными данными для ознакомления с программой. Вне зависимости от Вашего ответа в базе данных будут заполнены справочники «Оценки», «Страны», «Документы», «Типографии» и «Пользователи», поскольку данные из этих справочников будут в любом случае Вам необходимы – файл базы данных будет создан.

Открыть базу данных

В меню Файл/Открыть базу данных или Ctrl+O далее необходимо выбрать файл (или вписать его имя) и нажать кнопку Открыть.
Примечание: Программа запоминает файл, с которым она работает.
Эту команду не нужно выполнять каждый раз при открытии программы! Она выполняется только после установки программы на другой компьютер, либо для последующей работы с другой базой данных.

Сохранить базу данных в другом файле

В меню Файл/Сохранить базу данных как, далее необходимо указать новое имя файла, отличающееся от предыдущего и нажать кнопку Сохранить.

После этого программа работает с новым файлом, являющимся полной копией старого. Старый файл также хранится на диске.
Внимание: во время работы с программой данные сохраняются автоматически и нет необходимости в периодическом сохранении информации.
Примечание: если возникает необходимость в резервном копировании, то выполните команду Сервис/Архивировать базу данных. (см. «Архивирование и рекомендации по защите информации»).

Сжатие и восстановление базы данных

Для эффективной и быстрой работы программы необходимо постоянно следить за файлом базы данных. Эта особенность продиктована форматом файла Microsoft Access (OpenOffice.org Base). Формируемые запросы к базе данных, массовое добавление или удаление записей увеличивают объем файла, из-за чего программа постепенно начинает работать медленнее, а, кроме того, могут случиться серьезные сбои в работе и потеря информации (причем сразу всей, т.к. вся информация хранится в одном файле).

Эта проблема во многом решена. Каждый день при первом запуске программы автоматически проводится восстановление и сжатие базы данных. Чтобы эта операция была наиболее безопасной, сначала формируется копия файла базы данных, имя файла которой *_backup.mdb, далее эта копия сжимается в файл *_compact.mdb и перезаписывается на место исходного файла.

Сжатие и восстановление базы данных позволяет уменьшить размер базы данных, а значит, повысить скорость работы программы, ее устойчивость против сбоев.

Сжатие и восстановление текущего файла базы данных можно выполнить вручную с помощью: Сервис/Сжать базу данных.

Архивирование и рекомендации по защите информации

Не секрет, что компьютерная техника не всегда бывает надежной. Может выйти из строя жесткий диск, и тогда вся информация, наработанная за долгий период, будет потеряна, а могут возникнуть ошибки на диске, не устраненные вовремя. Тогда, поскольку размещение информации на диске будет неверным, может возникнуть потеря части файла базы данных или его порча, причем безвозвратная.

Чтобы этого не произошло, необходимо периодически создавать резервную копию файла базы данных. Для создания резервной копии текущего файла базы данных в программе предусмотрена команда: Сервис/Архивировать базу данных. При ее выполнении сначала производится сжатие и восстановление текущего файла базы данных, а затем его архивирование в подпапку Архив.

Для более надежной защиты, рекомендуется выполнять резервное копирование файла базы данных на другой жесткий диск, дискету или флешь. Это удвоит надежность. Помните, что при потере файла базы данных станет не только невозможной дальнейшая работа с наработанными данными, но и может быть задержан выпуск специалистов.

Копирование базы данных на съемный диск (флешь)

Флешь.
Для резервного копирования данных, а также для сотрудников, которые работают с программой на разных компьютерах, например, на работе и дома, есть удобная возможность копировать базу данных на съемный диск, то есть флешь, а, перейдя на другой компьютер, восстанавливать информацию с флешь и продолжать работу.

Для записи базы данных на флешь выполните: Файл/Скопировать на съемный диск/Да.

Если к Вашему компьютеру подключено несколько съемных дисков, то будет выдано окно для выбора нужного диска. Выберите диск и нажмите «OК».
Примечание 1: перед записью база данных сжимается, затем копируется с жесткого диска на флеш, имя файла сохраняется тем же. Если на флешь уже был записан файл с таким именем – он будет заменен (без предупреждения).
Примечание 2: вместе с файлом базы данных, на флешь записывается файл dsvf.txt, внутри которого указывается имя файла базы данных. Это позволит в дальнейшем автоматизировать восстановление базы данных.
Примечание 3: при выполнении данной команды программа продолжает работать с прежним файлом базы данных, а при выполнении команды Файл/Сохранить базу данных как – программа работает с созданной копией.
Примечание 4: в Windows 95/98 требуются специальные драйверы, которые входят в комплект поставки флешь, а более современные Windows Me, 2000, XP, Vista, 7, 8 работают с любыми флешь автоматически.

Восстановление базы данных со съемного диска (флешь)

Если база данных была предварительно записана на съемный диск (см. «Копирование базы данных на съемный диск (флешь)»), то можно удобно восстанавливать информацию путем копирования со съемного диска (флеш) на жесткий диск.

Для восстановления выполните: Файл/Восстановить со съемного диска/Да.

Если к Вашему компьютеру подключено несколько съемных дисков, то будет выдано окно для выбора нужного диска. Выберите диск и нажмите Ok.

Если база данных была скопирована на флеш не с помощью специального режима копирования (см. «Копирование базы данных на съемный диск (флеш)»), а вручную, используя Проводник или любой файловый менеджер, либо на съемном диске был удален файл dsvf.txt, то будет выдано окно диалога для выбора файла базы данных. Выберите файл и нажмите кнопку «Открыть».
Примечание 1: при выполнении данной команды программа сначала копирует файл, а затем работает с его копией. При выполнении команды Файл/Открыть – программа работает с выбранным файлом базы данных без его копирования.
Примечание 2: если на жестком диске уже имеется файл с тем же именем, что и восстанавливаемый, то он будет переименован в файл
«Имя (1).mdb». Таким образом, при частом использовании данного режима на жестком диске будут накапливаться файлы с возрастающими номерами в скобках. Но при наличии современного компьютера расход места на жестком диске будет не значительным, а данная операция практически заменит резервное копирование базы данных.
Примечание 3: восстанавливаемый файл копируется в ту же папку и на тот же диск, где был предыдущий файл базы, с которым работала программа. При восстановлении файла со съемного диска на съемный диск будет выдано предупреждение и рекомендуется ответить «Да», чтобы скопировать файл на жесткий диск в папку, где размещается программа.

Переход на новую базу данных

Для того чтобы убрать в архив данные выпускников прошлого года в программе предусмотрена возможность перехода на новую базу данных.

Для перехода на новую базу данных в монопольном режиме программы «Диплом-стандарт ФГОС ВПО» откройте Сервис/Переход на новую базу данных.

Программа выдаст следующее сообщение:

Для создания копии базы данных или для отмены операции перехода на новую базу данных нажмите НЕТ.

Для осуществления перехода на новую базу нажмите Да. При этом создается копия базы данных и файл сохраняется с именем *_0.mdb (в следующем году имя файла будет *_1.mdb) в корневую папку программы «Диплом-стандарт ФГОС ВПО», а в текущей базе данных очищается справочник «Выпускники». Информация в справочниках «ВУЗ», «Направления подготовки», «Группы» остается.

Спасибо за использование программы
«Диплом-стандарт ФГОС ВПО»

С вопросами, за консультациями и по вопросам приобретения обращайтесь:

Отдел продаж: 8-800-707-41-80 (звонок бесплатный), 8 (8332) 47-31-47, 8 (8332) 62-81-41 (тел./факс/автоотв.), 8-912-827-31-47 (МТС), 8-909-141-00-89 (Билайн). E-mail: sales@pbprog.ru	Техническая поддержка: 8-800-505-31-47 (звонок бесплатный), 8-922-915-09-40 (Мегафон-Урал), 8 (8332) 62-81-43, 8 (8332) 62-81-40. E-mail: help@pbprog.ru
Автор и разработчик, правообладатель: Батищев Павел Сергеевич Адрес: Россия, 610000, Кировская обл., г.Киров, Главпочтамт, а/я 19. http://ПрограммныйЦентр.РФ http://pbprog.ru