Инструкция по делопроизводству в администрации города
Скачать 1.02 Mb.
|
Срок подготовки протокола не должен превышать 5 дней. Конкретную дату готовности протокола может назначить руководитель, который вел организационное мероприятие, или председатель коллегиального органа. Срок оформления протокола также может быть установлен в регламенте работы коллегиального органа. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам секретарем (лицом, ведущим протокол) в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса, и предоставляет его секретарю (лицу, ведущему протокол) до начала организационного мероприятия. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов. 3.3.2. Требования к оформлению протокола Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги шрифтом размера № 14 и имеют следующие реквизиты: 3.3.2.1. Наименование организации (печатается прописными буквами от границы верхнего поля и выравнивается по центру): - для протоколов заседаний, совещаний и т.д. при Главе города, межведомственных коллегиальных органов, коллегиальных органов при Главе города указывается наименование муниципального образования: слова «Муниципальное образование городской округ город Сургут»; - для протоколов заседаний, совещаний и т.д. при высших должностных лицах Администрации города, коллегиальных органов Администрации города указывается наименование муниципального образования, наименование органа местного самоуправления – слова «Администрация города»; - для протоколов заседаний, совещаний и т.д., проводимых в структурных подразделениях Администрации города указывается наименование органа местного самоуправления, наименование структурного подразделения. 3.3.2.2. Наименование документа – слово «ПРОТОКОЛ» печатается через один межстрочный интервал от реквизита «Наименование организации» прописными буквами и выравнивается по центру, под словом «ПРОТОКОЛ» указывается вид организационного мероприятия (заседание, совещание, собрание и т.д.) и наименование коллегиального органа в родительном падеже, выравнивается по центру. 3.3.2.3. Дата документа – оформляется цифровым способом, печатается от границы левого поля через два межстрочных интервала от предыдущего реквизита. 3.3.2.4. Регистрационный номер документа – номер протокола печатается арабскими цифрами, состоит из знака № и порядкового номера протокола, располагается на уровне реквизита «дата документа» и выравнивается по границе правового поля. 3.3.2.4. Время и место проведения организационного мероприятия (время проведения под реквизитом «Дата документа»; место проведения под рекви-зитом «Регистрационный номер документа»). 3.3.2.5. Текст документа – текст протокола отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами. 3.3.2.6. Подпись документа – подпись отделяется от текста двумя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, его личной подписи и расшифровки подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от границы левого поля, допускается центрирование относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. Протоколы организационных мероприятий коллегиальных органов подписываются председателем (председательствующим) и секретарем (лицом, ведущим протокол). Подписи указанных лиц отделяются друг от друга одним межстрочным интервалом. Образец оформления протокола приведен в приложении 24 к настоящей Инструкции, выписки из протокола – в приложении 25 к настоящей Инструкции. 3.4. Подготовка и оформление иных видов документов 3.4.1. Докладная записка составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения. Докладные записки могут носить и чисто информационный характер. Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнения каких-либо работ. Отчетные докладные записки сообщают о выполнении каких-либо заданий, планов, указаний, работ. Направляются докладные записки от ниже-стоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу. В зависимости от адресата докладные записки могут быть: - внутренними, направляемыми руководителю структурного подразделения, - внешними, адресуемыми в вышестоящие инстанции. Внутренние докладные записки составляются на общем бланке структурного подразделения со следующими реквизитами (приложение 26 к настоящей Инструкции): - наименование структурного подразделения; - наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА); - дата; - заголовок к тексту; - текст; - адресат; - подпись составителя (с указанием должности). В тексте докладной записки выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй – излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Текст докладной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей – выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять по мнению составителя. Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном варианте или их сочетании. Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи. Внешняя докладная записка оформляется на бланке письма структурного подразделения и подписывается руководителем (приложение 27 к настоящей Инструкции). 3.4.2. Служебная записка – документ, обеспечивающий коммуникацию подразделений организации на горизонтальном уровне, составляется руководителем подразделения или работником на имя руководителя или спе-циалиста другого подразделения. Служебная записка направляется от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса. Служебные записки составляются и оформляются в соответствии с требованиями, указанными в пункте 3.4.1 настоящей Инструкции: - от руководителя другому руководителю – как внешние докладные записки; - от работника другому работнику – как внутренние докладные записки. Реквизит «Наименование вида документа» – СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА. 3.4.3. Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы: - документы, как правило, сопровождающие основной документ и поясня-ющие содержание отдельных положений документа (может оформляться с реквизитом «Наименование вида документа» – ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА); - объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Объяснительные записки, относящиеся к первой группе (пояснительные записки), оформляются на общем бланке структурного подразделения или на стандартном листе бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов. Объяснительные записки второй группы имеют следующую специфику: текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Оформляются они на чистых листах бумаги с воспро-изведением реквизитов, указанных в пункте 3.4.1 настоящей Инструкции. 3.4.4. Доверенность – письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Доверенность должна оформляться на бланке Администрации города. На доверенности должна стоять подпись руководителя, а также печать Администрации города. В документе обязательно должна быть указана дата выдачи. Если срок действия доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года с даты выдачи. В доверенности следует писать наименование того лица, которое ее выдало, и лица, которому ее выдали. Если одна из сторон является юридическим лицом, то необходимо указать не только его наименование, но и представителя, который действует от его имени. Для физического лица нужно дополнительно указывать паспортные данные. При необходимости следует писать, куда именно выдается доверенность (название учреждения, организации и т.д.). В случае, когда для осуществления переданных полномочий потребуется подпись доверенного лица, в доверенности удостоверяется образец подписи. Если в доверенности не указано иного, то она может быть передоверена другому лицу. 3.4.5. Акт – документ, подтверждающий факты, события. Необходимые реквизиты: - наименование структурного подразделения; - наименование вида документа (АКТ); - дата, номер; - заголовок; - текст; - отметка о наличии приложений; - подписи. Акт состоит из двух частей: - основание, фамилии членов комиссии в алфавитном порядке, председатель; - цели, задачи, суть проведенной работы. 3.4.6. Справка – документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов, событий. В зависимости от целей составления справки могут быть: - аналитические; - отчетные; - информационные. Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй – анализ ситуации, в третьей – выводы и предложения. Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения. Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел. Они составляются по запросу и представляются в установленное время. Справки, в зависимости от адресата, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки оформляются на бланке, подписываются руководителем и содержат те же реквизиты, что и докладные записки. Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке и подписываются руководителем структурного подразделения и/или специалистом-составителем. При подготовке проекта справки необходимо тщательно отредактировать ее содержание с точки зрения: - полноты и достоверности фактов и сведений; - правильности оформления средств обратной связи (адрес, телефон); - точности датирования; - соблюдения уровня подписания. Подписывают справку лица, ее составившие и несущие ответственность за представленные данные. Справки финансового характера подписываются Главой города или лицом, исполняющим обязанности главы Администрации города в период отсутствия Главы города и главным бухгалтером, а в структурных подразделениях – руководителем и главным бухгалтером. 3.4.7. Телеграмма оформляется на обычном листе бумаги. Печатают телеграмму в двух экземплярах на одной стороне листа, через два интервала, прописными буквами. Первый экземпляр отправляется на телеграф, второй – передается в бухгалтерию. Информация, не подлежащая передаче (почтовый адрес отправителя, подпись должностного лица, дата), печатается строчными буквами (кроме заглавных) после черты, отделяющей эти реквизиты от текста, который подлежит передаче. Текст телеграммы составляется без союзов, предлогов, знаков препинания (если при этом не искажается содержание), без переноса слов. Текст не должен заканчиваться цифрами. Знаки препинания обозначаются условными сокращениями: точка – ТЧК, запятая – ЗПТ, двоеточие – ДВТ, кавычки – КВЧ, условно обозначается слово «номер» – НР. Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем и заверяется печатью. Исправления, внесенные при подписании, заверяются исполнителем под чертой телеграфного бланка. Телеграммы, направленные в несколько адресов, подписываются в одном экземпляре. На экземпляре, остающемся в Администрации города или структурном подразделении, указываются все адреса и прилагается список адресатов. 3.4.8. Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер, место составления, адресат, текст, подпись, отметка о времени передачи и приема и указание должностей, фамилий и инициалов, принявших и передавших телефонограмму. Телефонограмма составляется в одном экземпляре, подписывается руководителем или непосредственным исполнителем. Текст телефонограммы не должен включать более 50 слов. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то прилагается список учреждений адресатов и номеров телефонов. Образец телефонограммы приведен в приложении 28 к настоящей Инструкции. 3.5. При оформлении документов, в том числе указанных в пунктах 3.1, 3.2, 3.3, 3.4.1, 3.4.2, 3.4.3, 3.4.5, 3.4.6 настоящей Инструкции, более чем на двух страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами шрифтом размером № 10. 4. Организация документооборота и исполнения документов 4.1. Организация документооборота 4.1.1. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи на хранение образуют документооборот. 4.1.2. Порядок прохождения документов и операции регламентируются Инструкцией, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями их работников. 4.2. Организация доставки документов 4.2.1. Доставка документов в Администрацию города и ее структурные подразделения осуществляется средствами почтовой, курьерской (в том числе фельдъегерской) и электронной связи, а также посредством приема документов от граждан. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых, заказных писем, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы. 4.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов 4.3.1. Документы, поступающие в Администрацию города на бумажных носителях, проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передаются на рассмотрение руководству и направляются исполнителям. Прием и первичная обработка документов осуществляется специалистами, ответственными за ведение делопроизводства. При приемке и первичной обработке документов производится проверка правильности адресования, оформления и доставки, целостности упаковки, наличие указанных приложений к документам, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации. Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку «Лично», вскрываются. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы не регистрируются, пересылаются по назначению или возвращаются отправителю, почтовому оператору. Конверты, в которых поступили документы, не уничтожаются в случае, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов, если они содержат документы, которые поступили из судов, следственных органов либо договоры, претензии, документы, связанные с осуществлением закупок товаров, работ, услуг для муниципальных нужд. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или повреждение документов, составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам. На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка «Документ получен в поврежденном виде». Полученный документ регистрируется специалистами, ответственными за ведение делопроизводства, в ЭИС. В карточку для регистрации вновь поступившего документа вносятся все необходимые реквизиты документа, обязательными из которых являются: индекс номенклатуры дел, отправитель, адресат, краткое содержание документа, исходящий номер и дата документа. После регистрации документа к нему распечатывается этикетка с универ-сальным штрих-кодом системы электронного делопроизводства, наименованием организации, регистрационным номером и датой регистрации документа и наклеивается в соответствии с пунктом 2.2.24 настоящей Инструкции. Затем производится сканирование документа и помещение его электронной копии в хранилище текстово-графической информации. Приложения к документу отдельно не регистрируются. При поступлении повторных документов по одному и тому же вопросу в электронной регистрационной карточке первичного документа заполняется закладка «Повтор», в регистрационном номере автоматически добавляется порядковая цифра в скобках. При получении ответов на первичный документ заполняется закладка «Ответ», к регистрационному номеру автоматически добавляется через дефис порядковая цифра. При регистрации документа, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в регистрационной карточке делается соответствующая ссылка. Документы подлежат регистрации в день получения ежедневно в часы работы Администрации города, кроме выходных, праздничных и нерабочих дней. Документы, полученные после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни регистрируются в первый рабочий день, следующий за днем поступления документа. 4.3.2. Документы в электронном виде, поступающие в Администрацию города и ее структурные подразделения посредством электронной почты, проходят прием, перевод на бумажный носитель, первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и отправляются исполнителям в соответствии с пунктом 4.3.1 настоящей Инструкции. 4.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение. 4.3.4. Текст поступившей телефонограммы записывается получателем и оперативно передается руководителю, которому она адресована. 4.3.5. При передаче документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: - ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения; - факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму; - запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»; - подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки; - поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам в день их приема, срочные – немедленно; - поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель; - факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями. 4.3.6. Прием, регистрация, предварительное рассмотрение, передача на рассмотрение руководству и направление исполнителям обращений граждан осуществляются специалистами, ответственными за организацию и ведение делопроизводства по обращениям граждан в Администрации города, в порядке, установленном муниципальным правовым актом. 4.3.7. Документы, полученные работниками Администрации города от должностных лиц других организаций в адрес Главы города, высших должностных лиц Администрации города, подлежат обязательной передаче для регистрации специалистам, ответственными за ведение делопроизводства. 4.3.8. Документы, адресатом в которых значится Администрация города без указания конкретного лица или структурного подразделения, направляются на рассмотрение Главе города или лицу, исполняющему обязанности главы Администрации города, после предварительного рассмотрения в управлении общего обеспечения деятельности Администрации города. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. Рассмотренные документы возвращаются специалистам, ответственным за ведение делопроизводства, которыми в регистрационную карточку вносится содержание резолюции, осуществляется сканирование листа документа с резолюцией для помещения его в хранилище текстово-графической инфор-мации, затем документ по ЭИС отправляется на исполнение. Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель. 4.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов Исходящий документ Администрации города регистрируется специалистами, ответственными за ведение делопроизводства, в ЭИС. В карточку для регистрации документа вносятся все необходимые реквизиты документа. После регистрации документа к нему распечатывается этикетка с универсальным штрих-кодом системы электронного делопроизводства, наименованием организации, регистрационным номером и датой регистрации документа и наклеивается на бланк под реквизит «Справочные данные об организации». Затем производится сканирование документа и помещение его электронной копии в хранилище текстово-графической информации. Документы подлежат регистрации в день подписания или утверждения. Документы, отправляемые Администрацией города, передаются почтовой, электрической и курьерской связью. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Документы, предназначенные для отправки почтовой связью, принимаются специалистами, ответственными за отправку, полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными с отметкой о категории почтового отправления. Конверты, уведомления оформляются структурными подразделениями. При отправке свыше 5 документов составляется реестр. Отправка документов по электронной почте осуществляется специалистами структурных подразделений Администрации города – исполнителями. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя управления общего обеспечения деятельности Администрации города. 4.5. Порядок прохождения внутренних документов 4.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе их исполнения – поступающих документов. 4.5.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными лицами передаются в отдел по подготовке и оформлению распорядительных документов управления общего обеспечения деятельности Администрации города, который осуществляет контроль за правильностью их оформления. Оформленные документы передаются на подпись руководству в соот-ветствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются. 4.5.3. Размноженные экземпляры подписанных руководителем и зарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядке передаются в структурные подразделения в соответствии с перечнем рассылки, указанной в проекте документа. 4.5.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется по ЭИС, а также через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном структурном подразделении. Документы передаются с соответствующей отметкой в электронной регистрационной карточке и журнале рассылки документов. 4.6. Работа исполнителей с документами 4.6.1. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством Администрации города или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование лицам, ответственным за ведение делопроизводства. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку. 4.6.2. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: - о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю); - о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.); - о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах. 5. Контроль исполнения документов 5.1. Порядок контроля и сроки исполнения документов в Администрации города и ее структурных подразделениях определяются Регламентом Администрации города. 5.2. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль в ЭИС, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода результатов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов. 5.3. При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» или словом (штампом) «Контроль». 5.4. Контроль исполнения документов обеспечивается управлением общего обеспечения деятельности Администрации города. Оперативный контроль исполнения структурными подразделениями и должностными лицами Администрации города поручений Главы города, высших должностных лиц Администрации города осуществляется советниками, помощниками и консультантами Главы города и помощниками заместителей главы Администрации города в соответствии с возложенными на них обязанностями. Организация контроля исполнения документов, поступающих в структурные подразделения Администрации города, возлагается на руководителя структурного подразделения Администрации города. Обеспечение контроля в структурных подразделениях осуществляется специалистами, ответственными за данную работу в соответствии с должностной инструкцией. 5.5. Управление общего обеспечения деятельности Администрации города еженедельно представляет заместителю главы Администрации города, курирующему деятельность управления общего обеспечения деятельности Администрации города, информацию о находящихся на контроле документах. В структурных подразделениях специалисты, отвечающие за обеспечение контроля исполнения документов, представляют аналогичную информацию руководителю. Информация об исполнении или невозможности исполнения документа направляется в управление общего обеспечения деятельности Администрации города, которое ежемесячно в срок до 25 числа представляет на рассмотрение Главе города служебные записки о соблюдении требований исполнительской дисциплины. 5.6. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов. 5.7. Срок исполнения документа указывается в самом документе или поручении (резолюции). Отсутствие конкретного срока исполнения означает, что документ должен быть исполнен в течение месяца со дня его регистрации. Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, это поручение подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. 5.8. Если информация представлена позже указанного срока исполнения поручения, такое поручение считается просроченным, что является основанием для применения к исполнителю дисциплинарного взыскания. 5.9. При необходимости продления срока исполнения поручения испол-нитель (ответственный исполнитель) не позднее, чем за три дня до истечения срока исполнения представляет на имя заместителя главы Администрации города, курирующего управление общего обеспечения деятельности Администрации города, письменное ходатайство о продлении срока исполнения с указанием причин невозможности исполнения поручения в установленные сроки, а также предложениями по новому сроку исполнения и/или составу соисполнителей, согласованное высшим должностным лицом Администрации города, курирующим структурное подразделение-исполнителя (ответственного исполнителя) поручения. При необходимости продления срока исполнения документов из органов государственной власти со сроком исполнения документа 1 – 3 дня вышеуказанные действия проводятся незамедлительно после согласования продления срока с исполнителем документа. 5.10. Об изменении срока исполнения документов исполнитель ставит в известность специалиста управления общего обеспечения деятельности Администрации города, ответственного за контроль. Эти данные в обяза-тельном порядке вносятся в учетные формы. 5.11. В случае временного отсутствия (отпуск, командировка, болезнь) работник, ответственный за исполнение документа или поручения, обязан уведомить своего непосредственного руководителя обо всех имеющихся у него документах и поручениях, передать их по согласованию с непосредственным руководителем другому работнику. 5.12. Если поручение дано нескольким должностным лицам, ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в поручении первым или против фамилии которого стоит пометка «отв.», «свод», «созыв». Ответственный исполнитель несет ответственность за точное и своевре-менное исполнение данного поручения, организует и координирует работу по его исполнению, а также определяет порядок подготовки и согласования материалов. Если в поручении (резолюции) Главы города указаны высшие должностные лица Администрации города и руководители структурных подразделений Администрации города, соисполнители-структурные подразделения направляют информацию для подготовки сводной информации об исполнении поручения (ответа на документ, поставленный на контроль) в адрес первого структурного подразделения, указанного в поручении, или (при наличии) первого структурного подразделения, указанного в резолюции первого высшего должностного лица Администрации города согласно резолюции Главы города. Сводная информация об исполнении поручения должна быть согласована высшими должностными лицами Администрации города, указанными в поручении. При подготовке ответа в адрес органов прокуратуры информация должна быть согласована юридической службой Администрации города. При подготовке ответа в адрес Думы города информация должна быть согласована консультантом Главы города. 5.13. Соисполнители поручения представляют письменный ответ на запрос, в том числе устный или направленный по электронной почте, ответственного исполнителя не позднее, чем за пять дней до даты истечения срока исполнения поручения. Ответственный исполнитель предоставляет информацию об исполнении поручения (ответ на документ, поставленный на контроль) на подпись руководителю, давшему поручение, не менее чем за три рабочих дня до окон-чания срока его исполнения. При сроке исполнения документа менее пяти дней соисполнители предоставляют письменный ответ в адрес ответственного исполнителя не позднее срока исполнения, указанного в запросе, но с учетом времени, необходимого для подписания руководителем. В подобных случаях допускается направление ответа ответственному исполнителю по электронной почте для сокращения срока подготовки ответа на документ, поставленный на контроль. 5.14. Ответственность за качество оформления документов, предоставляемых на подпись Главе города и высшим должностным лицам Администрации города на предмет их соответствия правилам и нормам русского языка с учетом функционально стилистических особенностей официально-делового стиля, требованиям настоящей Инструкции несет исполнитель документа и руко-водитель структурного подразделения Администрации города. 5.15. Поручение снимается с контроля на основании резолюции руково-дителя, давшего поручение. Информация о снятии поручения с контроля доводится до исполнителя специалистом управления общего обеспечения деятельности Администрации города, ответственным за контроль. 6. Организация работы с документами 6.1. Составление номенклатуры дел 6.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве Администрации города и ее структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. 6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Администрации города и ее структурных подразделениях, их виды, состав и содержание. 6.1.3. Номенклатура дел структурного подразделения Администрации города составляется специалистом, ответственным за делопроизводство в данном подразделении, согласовывается с архивным отделом Администрации города (далее – архивный отдел) и утверждается руководителем структурного подразделения (приложение 29 к настоящей Инструкции). Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения. 6.1.4. Номенклатура дел Администрации города составляется управлением общего обеспечения деятельности Администрации города на основе номенклатур дел отдельных структурных подразделений при методической помощи архивного отдела. 6.1.5. Номенклатура дел Администрации города подписывается начальником управления общего обеспечения деятельности Администрации города, согласовывается экспертно-проверочной методической комиссией Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – Служба по делам архивов автономного округа) и утверждается (не позднее конца текущего года) Главой города. Согласовывается номенклатура дел со Службой по делам архивов автономного округа не реже одного раза в пять лет, если не было значительных изменений в функциях и структуре Администрации города. 6.1.6. После утверждения номенклатуры дел Администрации города подразделения, включенные в нее, получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. 6.1.7. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения. Второй экземпляр используется в структурном подразделении в качестве рабочего. Третий – применяется в архивном отделе. Четвертый – в Службе по делам архивов автономного округа, с которым согласовывалась номенклатура дел. 6.1.8. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года. 6.1.9. Названиями разделов номенклатуры дел Администрации города являются названия структурных подразделений. 6.1.10. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Администрации города. 6.1.11. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 – обозначение структурного подразделения, 05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме, отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращений наименований структурных подразделений. Заголовок состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида документа употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.) В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на который составлены планы (отчеты). Например: Годовые планы финансовых мероприятий. Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела. Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный со Службой по делам архивов автономного округа срок хранения. В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению. 6.1.12. Если в течение года в Администрации города и ее структурных подразделениях возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные номенклатурой дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. 6.1.13. По окончании года в конце номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел. 6.2. Формирование и оформление дел 6.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела. 6.2.2. Дела формируются в структурных подразделениях Администрации города. 6.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы в течение 10 рабочих дней должны быть переданы специалистом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении Администрации города, документы которого включены в номенклатуру дел Администрации города, в управление общего обеспечения деятельности Администрации города для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или испол-нитель в соответствии с номенклатурой дел. Контроль за правильным формированием и оформлением дел осуществляется управлением общего обеспечения деятельности Администрации города. 6.2.4. При формировании дел следует соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, дублетные (повторные) экземпляры, черновики, копии документов; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д. 6.2.5. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. 6.3. Организация оперативного хранения документов 6.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и специалисты, ответственные за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Завершенные делопроизводством дела постоянного и долговременного сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение пяти лет, а затем сдаются в архивный отдел. 7. Порядок передачи документов на хранение в архив Документы Администрации города и ее структурных подразделений являются собственностью Администрации города и после проведения экспертизы ценности по истечению срока хранения на месте подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в архив. Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает работу управления общего обеспечения деятельности Администрации города и лиц, ответственных за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел. 7.1. Экспертиза ценности документов 7.1.1. Экспертиза ценности документов – изучение документа на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда. 7.1.2. Экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив. 7.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия Администрации города (далее – ЭК) и экспертные комиссии в структурных подразделениях. 7.1.4. Функции и права экспертной комиссии, а также организации их работы определяются положением, которое утверждается руководителем структурного подразделения. 7.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Администрации города непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства под методическим руководством архивного отдела. 7.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного срока хранения для передачи в архив; отбор дел с временным сроком хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. 7.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. 7.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи отдельно: на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу (приложение 30 к настоящей Инструкции), а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 31 к настоящей Инструкции). 7.1.9. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме и представляются в архивный отдел не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. 7.1.10. Описательная часть описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части) по номенклатуре дел; заголовок дела (тома, части); даты дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела. 7.1.11. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи – валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.д. 7.1.12. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров). 7.1.13. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения. 7.1.14. Опись дел составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного документа в структурном подразделении. 7.1.15. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. 7.2. Подготовка и передача документов в архив 7.2.1. В архив передаются дела постоянного срока хранения в упорядоченном состоянии согласно описям не позднее чем через пять лет после завершения их делопроизводством. 7.2.2. Дела временного хранения передаче в архив не подлежат, как правило, они хранятся в структурном подразделении. 7.2.3. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет их и передает в архив. Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре дел. Приложение 1 к Инструкции по делопроизводству в Администрации города Форма журнала ознакомления работников с Инструкцией по делопроизводству в Администрации города
Приложение 2 к Инструкции по делопроизводству в Администрации города 3 мм от верхнего края листа до герба  |
Похожие:
 | Управление по кадрам и делопроизводству администрации города осуществляет деятельность, направленную на эффективное функционирование... | | Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую... |
 | Признать утратившим силу Постановление Администрации мо «Канинский сельсовет» нао от 07. 04. 2010 №8 «Об утверждении инструкции по... | | Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством |
| Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... | | Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... |
| Образец бланка распоряжения Администрации 30 Образец бланка письма Администрации 31 | | Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного... |
| Атнарского сельского поселения Красночетайского района Чувашской Республики «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации... | | Инструкция по кадровому делопроизводству в зао «Альфа» (далее – Инструкция) регламентирует организацию единого порядка кадрового... |