если предписываемые действия не нуждаются в разъяснениях, то констатирующая часть может отсутствовать;
- констатирующая и постановляющая части проекта документа разделяются двоеточием, текст постановляющей части начинается с новой строки. Констатирующая и постановляющая части не разделяются в случае, если постановляющая часть состоит из одного пункта;
- постановляющая часть может состоять из пунктов, подпунктов. Каждый пункт начинается с предписываемого действия в повелительной форме (утвердить, создать и др.), затем указывается исполнитель, сроки исполнения и предоставления информации, должностные лица и органы, на которых возложен контроль;
- каждый пункт текста должен содержать законченную информацию и включать, как правило, одно предписываемое действие. Несколько предписываемых действий объединяют в один пункт, если они взаимосвязаны. Пункт может разбиваться на подпункты, однако не следует помещать в одном пункте большое количество подпунктов. Пункты размещаются по их значимости от наиболее существенных к второстепенным или в последова-тельности развития вопроса. Возможна группировка пунктов по исполнителям, срокам исполнения;
- пункты и подпункты постановляющей части нумеруются арабскими цифрами, номер подпункта состоит из порядкового номера пункта и поряд-кового номера подпункта (1.1., 1.2., 1.3., и т.д.). Каждый пункт или подпункт заканчивается точкой;
- пункты постановляющей части проекта документа должны строиться по следующей схеме: указывается исполнитель – предписываемое действие – срок исполнения (при необходимости) («Департаменту финансов разработать… в срок до 15.01.2015»). Если исполнителем является структурное подразделение Администрации города – фамилия и инициалы руководителя не указываются. Пункт постановляющей части начинается с указания действия в случае, если оно не связано с определенным исполнителем («Утвердить состав…»);
- предписания формулируются в категоричной форме и выражаются глаголом в неопределенной форме (подготовить, установить, обеспечить, обязать и т.д.). Не допускается использование неконкретных расплывчатых выражений, проверка исполнения которых затруднена;
- в случае если предписываемые действия требуют финансового или материального обеспечения в постановляющей части муниципального правового акта Администрации города указываются источники такого обеспечения;
- при необходимости в проекте документа указываются: дата введения в действие документа; указание о признании утратившими силу распорядительных документов или их отдельных пунктов; указание об отмене распорядительных документов или отдельных пунктов; поручение о контроле за выполнением данного распорядительного документа («Контроль за выпол-нением распоряжения возложить на заместителя главы Администрации города…»);
- при утверждении состава комиссии фамилия, имя, отчество ее членов указываются полностью, члены комиссии перечисляются в алфавитном порядке с учетом статуса замещаемой должности.
При подготовке проекта постановления или распоряжения о внесении изменений в заголовке указываются дата, номер, название документа, в который вносятся изменения. В наименовании указанных проектов используется слово «изменение» в соответствующем числе («О внесении изменения…», «О внесении изменений…»). Если в документ уже вносились изменения ранее, они указываются в первом пункте постановляющей части, например:
«1. Внести в распоряжение Администрации города от 18.04.2008 № 1099 «О Регламенте работы с предложениями и информационными сообщениями населения, поступившими через стационарные ящики «Ваше мнение» (с изменениями от 20.04.2010 № 1089, 05.05.2011 № 1141, 27.01.2014 № 133) следующие изменения: …».
Изменения вносятся только в основной правовой акт. Изложение всего документа в новой редакции в целом не допускается.
3.1.4. Пояснительная записка к проекту документа оформляется в соот-ветствии с образцом согласно приложению 21 к настоящей Инструкции, составляется в произвольной форме, печатается шрифтом размером № 14 на стандартном листе бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:
- наименование вида документа – «ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА» печатается прописными буквами, в следующей строке указывается название проекта документа, к которому составляется записка, все слова выравниваются по центру;
- текст документа;
- подпись руководителя структурного подразделения, готовившего проект документа;
- дата подписания пояснительной записки;
- отметка об исполнителе.
Пояснительная записка может содержать:
- обоснование необходимости рассмотрения и принятия правового акта; характеристику целей (задач); правовое обоснование; финансово-экономи-ческое обоснование (в случае, когда его реализация потребует материальных и других затрат);
- ссылки на статьи (положения) правовых актов, подтверждающих, что принятие проекта относится к полномочиям Главы города, высшего должностного лица Администрации города;
- перечень правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, разработке в связи с принятием правового акта;
- информацию о содержании в проекте правового акта сведений, содержащих государственную и иную охраняемую законом тайну, сведений для служебного пользования, а также сведений, содержащих персональные данные;
- иные сведения, необходимость которых предусматривается законодательством Российской Федерации или автономного округа.
3.1.5. Согласование проектов муниципальных правовых актов осуществляется в порядке и в сроки, установленные Регламентом Администрации города.
К каждому проекту муниципального правового акта Администрации города исполнитель оформляет лист согласования, который печатается на оборотной стороне последнего листа документа и содержит:
- список должностных лиц для согласования проекта;
- место для подписи и указания с замечаниями согласован данный проект или нет;
- дату согласования проекта (дату получения, дату отправки);
- список рассылки документа после его подписания;
- данные об исполнителе, подготовившем проект (Ф.И.О. полностью, номер телефона), а также подпись исполнителя.
Проект муниципального правового акта согласовывается в следующей последовательности:
- руководитель структурного подразделения, подготовившего проект;
- курирующий заместитель главы Администрации города для подтверждения необходимости и целесообразности принятия данного муниципального правового акта;
- юридическая служба Администрации города;
- высшее должностное лицо Администрации города, руководитель структурного подразделения Администрации города или лицо, его замещающее, которому в проекте акта предусматриваются поручения или зада-ния, либо если к его компетенции относится совместное с инициатором проекта решение вопросов, содержащихся в проекте правового акта (при внесении их в список согласующих юридической службой);
- руководитель финансового органа Администрации города, если проект правового акта требует финансового обеспечения, или заместитель главы Администрации города, курирующий финансовую сферу деятельности;
- заместитель главы Администрации города, курирующий управление общего обеспечения деятельности Администрации города, в случаях, установленных Регламентом Администрации города, для подтверждения соблюдения указанного Регламента.
При этом расположение высших должностных лиц и должностных лиц в листе согласования должно осуществляться в порядке, указанном в образце согласно приложению 22 к настоящей Инструкции.
В случае наличия замечаний у согласующего в листе согласования делается отметка «Прилагаются замечания». Все поступившие замечания, разногласия и предложения фиксируются на отдельном листе и датируются. В случае краткого замечания допускается его изложение в листе согласования.
Исполнитель проекта документа обязан рассмотреть замечания и с учетом их обоснованности доработать текст проекта документа и вновь представить должностному лицу, внесшему замечания, для повторного визирования и отметки «Замечания сняты». После согласования проекта юридической службой он направляется согласующим лицам и возвращается исполнителю для доработки и снятия замечаний после прохождения всего списка согласующих лиц, кроме заместителя главы Администрации города, курирующего управление общего обеспечения деятельности Администрации города или другого последнего согласующего лица.
Если в процессе согласования были внесены изменения принципиального характера, либо большое количество поправок, проект перепечатывается и издается в новой редакции. Он подлежит повторному согласованию с заместителем главы Администрации города, курирующим структурное подразделение, подготовившее проект, и юридической службой Администрации города.
В правом верхнем углу указывается, что данный проект подготовлен в новой редакции и указывается дата новой редакции, например:
Проект (новая редакция от 12.12.2012)
подготовлен департаментом
по экономической политике
При этом к проекту муниципального правового акта в новой редакции в обязательном порядке прилагаются все предыдущие редакции проекта.
Если замечания не принимаются, то исполнитель готовит пояснительную записку по замечаниям, которая составляется в произвольной форме, подписывается руководителем структурного подразделения, подготовившим проект и датируется.
При необходимости продления сроков согласования проекта муниципального правового акта руководитель структурного подразделения Администрации города, готовившего документ, представляет заместителю главы Администрации города, курирующему управление общего обеспечения деятельности Администрации города, аргументированную записку, согласованную высшим должностным лицом Администрации города, курирующим данное структурное подразделение, в которой указываются наименование проекта, конкретные причины невозможности согласования документа в установленный срок.
При необходимости снятия проекта муниципального правового акта с согласования руководитель структурного подразделения Администрации города, готовившего документ, делает отметку об этом в листе согласования.
3.2. Подготовка и оформление деловых (служебных) писем
3.2.1. Деловые (служебные) письма Администрации города
Деловые (служебные) письма Администрации города (далее – письма) подразделяются на:
- ответы на запросы, просьбы, обращения, предложения, требования органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, государственных органов, Думы города, депутатов Думы города, Контрольно-счетной палаты города, организаций, частных лиц;
- инициативные письма – запросы, просьбы, предложения;
- сопроводительные письма, информирующие адресата о направлении прилагаемых к письму документов.
3.2.2. Требования к составлению текста письма
При составлении текстов писем используется деловой стиль, включающий в себя нейтральный тон изложения, точность и ясность изложения текста, лаконичность текста.
Текст письма должен излагаться в повествовательной манере, при прямом порядке слов в предложении с включением сложносокращенных слов и аббревиатур.
В текстах деловых писем употребляются отглагольные существительные, отыменные предлоги (на основании, в отношении, в соответствии с, в силу, в целях, за счет и др.), сложные союзы (вследствие того, что; ввиду того, что; в связи с тем, что; в силу того, что и т.п.), словосочетания-связки, служащие для соединения частей сложного предложения (на случай, если..; таким образом, что..; то обстоятельство, что…; тот факт, что… и др.).
В письме не следует употреблять слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы). Использование новых слов и заимствований должно быть оправданным.
Рекомендуется начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом с восклицательным знаком в конце обращения, и отделять его от основного текста одним межстрочным интервалом, например:
Уважаемый Иван Иванович!
Письма, имеющие несколько адресатов, оформляются без обращения.
Текст письма излагается:
- за подписью Главы города – от первого лица единственного числа («прошу предоставить», «сообщаю следующее», «направляю»);
- за подписью высших должностных лиц Администрации города – от первого лица единственного числа, от третьего лица единственного числа («Администрация города не возражает»);
- за подписью руководителей структурных подразделений Администрации города – от первого лица единственного числа, от первого лица множествен-ного числа («просим представить», «направляем в Ваш адрес»), от третьего лица единственного числа («департамент финансов считает необходимым»).
При составлении писем не следует начинать текст фразой «На Ваше письмо от 00.00.0000 № 00 сообщаем, что…» или «На Ваш запрос от 00.00.0000 № 00 сообщаем, что…», так как в бланк письма включен реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», где и нужно указывать дату и номер поступившего документа.
Образец оформления письма приведен в приложении 23 к настоящей Инструкции.
3.3. Подготовка и оформление протокола
3.3.1. Требования к составлению протокола
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов, выступлений, справок, проектов решений и т.д.
Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Текст полного протокола состоит, как правило, из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются (от границы левого поля):
- председатель (председательствующий) и секретарь (при наличии) – фамилия, инициалы, замещаемая должность, выполняемая функция в рамках организационного мероприятия;
- присутствовали (подчеркивается) – список присутствующих (фамилия, инициалы, замещаемая должность) или отсылка к прилагаемому списку присутствующих, если их количество превышает 15 человек. Списочный состав присутствующих указывается в алфавитном порядке с учетом статуса должности, замещаемой присутствующим лицом.
Вводная часть заканчивается повесткой дня – перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), который печатается от границы левого поля.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
Слушали – Выступили – Постановили (Решили).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае делается сноска «Текст выступления (доклада) прилагается». При изложении текста доклада (выступления) употребляются глагольные формы третьего лица единственного числа в прошедшем времени.
Постановление (решение) в тексте печатается полностью, при необхо-димости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются присутствующие лица и повестка дня. В основной части – принятые решения по вопросам повестки дня.
Датой протокола является дата организационного мероприятия.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов.
Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
|
