6 Текст документа
6.1 Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или на государственном языке субъекта Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации.
6.2 В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа, наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.
6.3 Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.
6.4 В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).
В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия … постановляет», «собрание … решило»).
Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).
В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:
- от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение …»);
- от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»).
- от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.
В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.
В деловых (служебных) письмах могут использоваться:
- вступительное обращение:
Уважаемый господин Председатель!
Уважаемый господин Губернатор!
Уважаемый господин Прохоров!
Уважаемая госпожа Захарова!
Уважаемый Николай Петрович!
Уважаемая Ольга Николаевна!
В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.
- заключительная этикетная фраза (заключительный комплемент):
С уважением, …
7 Бланки документов
7.1 Для изготовления бланков документов используется бумага форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов А5 (148 x 210 мм), А6 (105 х 148).
Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
7.2 Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов исполнительной власти, иных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются только полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции) и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов и порядку их расположения.
Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Электронные шаблоны бланков должны иметь неизменяемую форму.
7.3 Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
7.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков - угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).
7.5 Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 по середине зоны, занятой этим реквизитом.
Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05.
Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:
- центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
7.6 Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа.
Нормативными правовыми актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделениях, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).
Образцы бланков документов приведены в Приложении Б.
7.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 17.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица – реквизит 07.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица – реквизит 07.
7.8 В органах власти и организациях субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком государственный язык субъекта Российской Федерации, используются бланки документов на двух языках: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке – слева, на государственном языке субъекта Российской Федерации – справа) или продольные (все реквизиты бланка на русском языке – сверху, ниже – все реквизиты бланка на государственном языке субъекта Российской Федерации).
Для переписки с иностранными корреспондентами, используют бланки на двух языках – русском и английском (приложение Б.8).
8 Общие требования к изготовлению документов
8.1 Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.
8.2 При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляются по середине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Допускается изготовление документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем изготовлении документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
8.3 Предпочтительными шрифтами для оформления реквизитов и текста документа являются шрифты:
Times New Roman № 13, 14;
Arial № 12, 13;
Verdana № 12, 13;
Calibri № 14 и приближенные к ним.
При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.
8.4 Абзацный отступ текста документа – 1,25 см.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.
Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала.
Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через интервал 2.
Интервал между буквами в словах – обычный.
Интервал между словами – 1 пробел.
8.5 Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).
Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.
Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.
8.6 Нормативными актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.
8.7 Локальные нормативные акты, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. Титульный лист документа оформляется в соответствии с Приложением В.
Приложение А
(справочное)
Схемы расположения реквизитов документов
Рисунок А.1 Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка
Рисунок А.2 Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка
Приложение Б
(справочное)
Образцы бланков документов
Росархив
«Федеральное бюджетное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела»
(ВНИИДАД)
________________ № ____________
Москва
|
Рис. Б.1 Образец общего бланка организации
Росархив
Федеральное бюджетное учреждение
«Всероссийский научно-исследовательский
институт
документоведения и архивного дела»
(ВНИИДАД)
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
Тел./факс (495) 718-78-74
e-mail: mail@vniidad.ru
http://www.vniidad.ru
ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795,
ИНН/КПП 7708033140/771001001
________________ № _____________
На № ___________ от _____________
|
|
Рис. Б.2 Образец углового бланка письма организации
Росархив
Федеральное бюджетное учреждение
«Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела»
(ВНИИДАД)
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
Тел./факс (495) 718-78-74, e-mail: mail@vniidad.ru, http://www.vniidad.ru
ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7708033140/771001001
_______________ № ______________
На № ___________ от _____________
|
|
|
|
|
Рисунок Б.3 Образец продольного бланка письма организации
Росархив
Федеральное бюджетное учреждение
«Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела»
(ВНИИДАД)
ДИРЕКТОР
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
Тел./факс (495) 718-78-74, e-mail: mail@vniidad.ru, http://www.vniidad.ru
ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7708033140/771001001
_______________ № ______________
На № ___________ от _____________
|
|
|
|
|
Рисунок Б.4 Образец продольного бланка письма должностного лица
Росархив
Федеральное бюджетное учреждение
«Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела»
(ВНИИДАД)
ОТРАСЛЕВОЙ ЦЕНТР ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
Тел./факс (495) 718-78-74, e-mail: mail@vniidad.ru, http://www.vniidad.ru
Тел./факс (495) 718-79-38, e-mail: ocpk@vniidad.ru
ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7708033140/771001001
_______________ № ______________
На № ___________ от _____________
|
|
|
|
|
|
|
Рисунок Б.5 Образец продольного бланка письма структурного подразделения
Росархив
Федеральное бюджетное учреждение
«Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела»
(ВНИИДАД)
ПРИКАЗ
_______________ № _____________
Москва
|
Рисунок Б.6 Образец бланка конкретного вида документа организации
Росархив
Федеральное бюджетное учреждение
«Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела»
(ВНИИДАД)
ДИРЕКТОР
РАСПОРЯЖЕНИЕ
_______________ № _____________
Москва
|
|
Рисунок Б.7 Образец бланка конкретного вида документа должностного лица
Росархив
Федеральное бюджетное учреждение
«Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»
(ВНИИДАД)
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
Тел./факс (495) 718-78-74, e-mail: mail@vniidad.ru, http://www.vniidad.ru
ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7708033140/771001001
Rosarchiv
The Federal Budget Institution
«The All-Russian Scientific and Research Institute for Archives and Records Management»
(VNIIDAD)
Profsoiuznaia ul., 82, Moscow, 117393
Tel./Fax (495) 718-78-74, e-mail: mail@vniidad.ru, http://www.vniidad.ru
_________________ № _______________
На № _____________ от ______________
|
|
Рисунок Б.8 Образец продольного бланка письма организации на двух языках
Приложение В
(справочное)
Расположение реквизитов на титульном листе документа
Наименование организации
Гриф согласования документа
|
Гриф утверждения документа
|
Наименование вида документа
Заголовок к тексту
Место составления (издания) документа
Дата документа
|
|
