6.2. Формирование дел и их текущее хранение
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Дела формируются в министерстве, как правило, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях.
Исполненные и законченные делопроизводством документы должны сдаваться исполнителем, в ОГСК или лицам ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
Контроль за правильным формированием дел осуществляется Службой делопроизводства.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать документы постоянного и временных сроков хранения; помещать ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики, по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом деле с добавление «т.1», «т.2» и т.д.
Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологическом, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии в зависимости от вида документов, формируются копии принятых республиканских законов, актов Президента Республики Саха (Якутия), актов Правительства Республики Саха (Якутия) и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Республики Саха (Якутия).
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов Президента Республики Саха (Якутия) или Правительства Республики Саха (Якутия), находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки с соответствующим адресатом за текущий год.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы, распоряжения группируются отдельно.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления по разделам.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы министерства и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Дела министерства подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками ОГСК и соответствующих ответственных лиц в структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 14); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (Приложение N 15); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение N 16); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование министерства (фондообразователя); наименование структурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела: архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование министерства указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел министерства; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел министерства, согласованной с ЭПК министерства; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.
Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности министерства, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве министерства черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК министерства (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования республиканского архива, в который будут передаваться дела, кодов республиканского архива и министерства по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.
Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
6.3. Подготовка документов и дел к передаче
на архивное хранение
С момента заведения и до передачи в архив министерства дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив министерства.
Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:
экспертизу ценности документов;
оформление дел;
составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в министерстве создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии в структурных подразделениях (далее - ЭК), действующие на основании положений, утверждаемых, соответственно, руководителем министерства или руководителем структурного подразделения.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях министерства работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК) под методическим руководством архива.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив министерства; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли;
отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел министерства.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению;
по завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела министерства подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение;
оформление дел проводится работниками Службы делопроизводства;
полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) подлежат частичному оформлению;
полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела; составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Выдача дел, находящихся в архиве министерства, другим подразделениям производится с разрешения руководителя ОГСК. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя министерства или его заместителей, по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя министерства с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
6.4. Уничтожение документов и дел с истекшими
сроками хранения
Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за тот же период.
Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению (приложение N 17).
Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2008 г.);
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего министерства (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).
Согласованные ЦЭК (ЭК) министерства акты утверждаются руководителем министерства только после утверждения ЭПК Департамента по архивному делу Республики Саха (Якутия) описей дел постоянного хранения;
После утверждения руководителем министерства актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел министерства проставляется отметка «Уничтожено. См. акт от... N...» с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.
6.5. Передача дел на архивное хранение
В архив министерства передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу.
Передача документов в архив министерства производится по утвержденным описям дел.
Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив министерства не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.
Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив министерства, как правило, не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке).
Передача дел в архив министерства осуществляется по графику, составленному Службой делопроизводства и согласованному с руководителями структурных подразделений.
Прием дел производится ОГСК в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника ОГСК и лица, передавшего дела).
Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив сотрудниками структурных подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов и сдачу их в архив несет структурное подразделение, передающее документы).
В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения министерства, лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив министерства, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
6.6. Особенности работы с электронными документами
В данном разделе Инструкции по делопроизводству устанавливается порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения ведомственной системы электронного документооборота, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений.
Прием электронных документов из других органов власти и организаций и отправка электронных документов осуществляются уполномоченным сотрудником.
Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота министерства. Документы, создаваемые в министерстве и поступающие в министерство на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его верификации (сравнения электронного образа документа с подлинником документа).
Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота министерства, в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству. Система электронного документооборота министерства должна предусматривать регистрацию (учет) и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе межведомственного электронного документооборота.
При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота министерства реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.
Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Республики Саха (Якутия).
При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и др.), создаваемых в электронной форме, в системе электронного документооборота министерства могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Такие правила могут быть установлены при условии, что программные средства, используемые в Министерстве, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ.
В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота министерства в соответствии с Правилами делопроизводства в министерстве используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку в соответствии с приведенной таблицей.
Наименование сведений о документе
|
Характеристика информации, включаемой в
регистрационно-контрольную карточку
|
Адресант
|
Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка
документа или в соответствии с данными,
указанными в обращении гражданина)
|
Адресат
|
Полное официальное и сокращенное наименование
организации или фамилия, инициалы лица -
получателя документа (в соответствии с
реквизитом "Адресат")
|
Должность, фамилия и
инициалы лица,
подписавшего документ
|
В соответствии с реквизитом "Подпись"
|
Вид документа
|
В соответствии с указанием вида документа на
бланке документа или на основании оценки
содержания документа
|
Дата документа
|
В соответствии с датой, обозначенной в документе
автором или на основании почтового штемпеля на
конверте, если в документе дата отсутствует
|
Номер документа
|
В соответствии с номером, присвоенным документу
автором
|
Дата поступления
документа
|
Дата, указанная в отметке о поступлении
(входящем штампе)
|
Входящий номер
документа
|
Номер, проставленный в отметке о поступлении
(входящем штампе)
|
Ссылка на исходящий
номер и дату документа
|
В соответствии со сведениями, указанными в
соответствующем реквизите
|
Наименование текста
|
Краткое содержание документа (заголовок к
тексту)
|
Индекс дела
|
Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на
место хранения документа
|
Сведения о
переадресации документа
|
На основании резолюции на документе (реквизит
"Указания по исполнению")
|
Количество листов
основного документа
|
Количество листов основного документа
|
Количество
приложений
|
Количество приложений
|
Общее количество
листов приложений
|
Общее количество листов приложений
|
Указания по
исполнению документа
|
Резолюция, или поручение руководителя,
определяющее характер исполнения документа и
срок исполнения
|
Должность, фамилия и
инициалы исполнителя
|
Должность, фамилия и инициалы исполнителя
|
Отметка о
конфиденциальности
|
В соответствии с реквизитом "Гриф ограничения
доступа к документу" ("Для служебного
пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая
тайна" и др.)
|
В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.
Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота министерства. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.
После отправки электронного документа, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации", заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.
Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел министерства. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание "Электронные документы",
например:
Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы
Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.
Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в министерстве программно-технических средств и нормативных и методических документов Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия).
Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем министерства, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
Поступившие из структурных подразделений в архив министерства электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.
6.7. Работа исполнителя с документами
Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта исходящего документа (письма, телеграммы) или внутреннего документа (приказа, распоряжения), его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководству министерства, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.
При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
Поручения, содержащиеся в приказах, распоряжениях министерства и протоколах, доводятся до исполнителей путем направления им копии приказа, распоряжения, протокола (выписок из этих документов).
Подлинник подлежащего исполнению документа с поручением руководителя министерства направляется заместителю руководителя министерства, указанному в поручении (резолюции) первым, который организует работу по исполнению данного документа (поручения).
Подлинник документа с поручением (резолюцией) после рассмотрения заместителем руководителя министерства направляется ответственному исполнителю.
В случае если поручение (резолюция) руководителя министерства адресовано только заместителям, то заместитель руководителя министерства, указанный в поручении (резолюции) первым, определяет ответственного исполнителя данного документа (поручения).
Если поручение дано заместителем руководителя министерства, то подлинник документа с его поручением направляется ответственному исполнителю.
Если поручение (резолюция) руководителя министерства или его заместителей адресовано руководителям структурных подразделений, то подлинник подлежащего исполнению документа с этим поручением (резолюцией) направляется непосредственно ответственному исполнителю - руководителю структурного подразделения, указанному в поручении (резолюции) первым, либо против фамилии которого стоит отметка «отв.». «свод» и т.п.
Другие исполнители, указанные в поручении (резолюции), являются соисполнителями документа (поручения) и осуществляют подготовку соответствующих материалов по копии документа с поручением (резолюцией).
Ответственный исполнитель при необходимости дает соисполнителям конкретные задания по подготовке соответствующих материалов с указанием сроков их выполнения, а также может затребовать материалы от подразделений, которые не указаны в поручении (резолюции).
Ответственный исполнитель персонально отвечает за качество исполнения документа (поручения), полноту и достоверность информации и соблюдение сроков его выполнения.
Соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют ответственному исполнителю предложения, подписанные руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения, и отвечают за их качество.
Проект документа, представляемый на подпись руководителю министерства, должен быть завизирован руководителями заинтересованных подразделений, а также заместителем, в ведении которого находятся рассматриваемые вопросы.
Проект документа, представляемый на подпись заместителю руководителя министерства, должен быть завизирован руководителями заинтересованных структурных подразделений.
Проект документа представляется на подпись вместе с подлинником документа (поручения), на основании которого он подготовлен, и другими необходимыми материалами.
На проекте письма (телеграммы) указывается фамилия, инициалы и телефон исполнителя, подготовившего документ, на лицевой стороне последнего листа письма (телеграммы) в левом нижнем углу.
При подготовке приглашений для участия в мероприятиях, проводимых министерством, в тексте приглашения указываются фамилия, имя, отчество и контактные телефоны ответственных за подготовку мероприятия.
Исходящий документ, подписанный руководителем министерства или его заместителем, передается в ОГСК или сотруднику, ответственному за делопроизводство в структурных подразделениях министерства, где производится сверка соответствия текстов подписанного и визового экземпляров документа, его регистрация и подготовка к отправке либо рассылке, согласно составленному исполнителем указателю рассылки.
Если руководитель министерства либо его заместитель внес при подписании в подготовленный проект документа исправления, то исполнитель документа должен перепечатать его с учетом исправлений и внести соответствующие изменения в визовой экземпляр документа.
Телеграммы принимаются ОГСК завизированными, подписанными, датированными и с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 222.
Если для исполнения поручения руководителя министерства или его заместителей требуется подготовка приказа, распоряжения, протокола, то ответственный исполнитель готовит проект подписного экземпляра документа с визами согласования и указателем рассылки.
Сроки исполнения документов определяются руководителем, который дает поручение (подписывает резолюцию), исходя из срока, установленного вышестоящей организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации и Республики Саха (Якутия). Сроки исполнения документов указываются в поручении (резолюции).
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти - с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других республиканских органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения
|
в указанный срок
|
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно», "весьма срочно"
|
в 3-дневный срок
|
имеющие пометку "оперативно"
|
в 10-дневный срок
|
остальные
|
в срок не более месяца, т. е. 30 календарных дней
|
законопроект, поступивший на заключение в Правительство от субъекта права законодательной инициативы и направленный Председателем Правительства или по его поручению заместителем Председателя Правительства для подготовки проекта заключения в соответствующие исполнительные органы государственной власти
|
в течение 15 календарных дней с момента поступления
|
поправки и предложения по поручению Председателя Правительства или его заместителей к законопроектам, принятым Государственным Собранием (Ил Тумэн) в первом чтении
|
не более чем через 10 дней со дня получения
|
по запросам депутатов Государственной Думы, (депутатскому запросу) и обращениям
|
не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса (обращения) срок
|
по запросам депутатов Государственного Собрания (Ил Тумэн) (депутатскому запросу) и обращениям
|
не позднее чем через 15 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса (обращения) срок
по парламентскому запросу – не позднее чем через 15 дней со дня его получения
|
рассмотрение устных и письменных обращений граждан
|
рассматривается в течение 30 календарных дней со дня его регистрации
|
по вопросу согласования проектов постановлений и распоряжений Правительства Республики Саха (Якутия)
|
не может быть более 5 рабочих дней со дня поступления;
касающихся социально-экономического развития республики и отраслей экономики до 10 дней;
по итогам социально-экономического развития Республики Саха (Якутия) за истекший период и задачах на предстоящий квартал, вносимых ежеквартально не более 2 рабочих дней
|
проект договора или соглашения
|
в срок не более 5 календарных дней
|
правовая и антикоррупционная экспертиза проектов нормативных правовых актов Правительства
|
7 рабочих дней, в случае необходимости направления запросов и получения дополнительных материалов и информации у заинтересованных в экспертизе органов и должностных лиц, срок может быть увеличен до 10 рабочих дней
|
резолюции руководителя Министерства либо его заместителей "Прошу доложить", "Прошу переговорить"
|
в 3-дневный срок, если руководителем Министерства либо его заместителями не установлен иной срок
|
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего этому нерабочему дню.
При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя министерства или его заместителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.
О продлении срока исполнения документа ответственный исполнитель своевременно информирует ОГСК.
Сроки исполнения документов с пометками «срочно», «весьма срочно», «оперативно» не продлеваются.
Документ (поручение) считается исполненным, если проведены предусмотренные в документе мероприятия, рассмотрены по существу поставленные в нем вопросы и даны соответствующие письменные (устные) ответы или поставленные в документе вопросы решены в оперативном порядке. О результатах должно быть сообщено автору документа (когда это требуется по содержанию документа).
Запросы по исполняемому документу в подведомственные и другие организации, а также промежуточные доклады о ходе исполнения не могут являться основанием для признания документа (поручения) исполненным.
После исполнения документа проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Исполнитель обязан после исполнения документа положить его в папку в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Особенности исполнения поручений Президента Республики Саха (Якутия), поручений, содержащихся в актах Президента Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) (далее - акты и поручения Президента и Правительства), протоколах заседаний Правительства Республики Саха (Якутия), поручений Председателя Правительства Республики Саха (Якутия), Заместителя Председателя Правительства Республики Саха (Якутия), писем Администрации Президента и Правительства Республики Саха (Якутия) (далее - органы):
поручения, а также письма, поступающие в министерство непосредственно из указанных в настоящем пункте Инструкции органов исполнительной власти, исполняются в министерстве в порядке и сроки, установленные этими органами (см. таблицу выше). Если не указан срок исполнения, то документ обычно исполняется в срок не более 30 дней с даты его подписания;
ответы направляются непосредственно в органы и организации в соответствии с указанием вышеупомянутых органов;
по поручениям, не исполненным в установленный срок, руководители структурных подразделений, ответственные за исполнение поручения, в течение 3-х дней после истечения срока, данного на исполнение поручения, представляют руководству министерства объяснения о причинах его неисполнения с указанием мер ответственности в отношении виновных в этом работников.
Подразделение, определенное ответственным исполнителем поручения, представляет проект доклада (ответа) руководству министерства для подписания не позднее чем за 2 дня до истечения установленного в поручении (резолюции) срока.
Изменение ответственного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется:
по документам, направленным на исполнение поручением руководителя министерства или заместителя руководителя, - на основании резолюции руководителя (заместителя руководителя), давшего поручение, или по договоренности соответствующих руководителей структурных подразделений;
по документам, направленным на исполнение ОГСК, - по договоренности соответствующих руководителей структурных подразделений.
Изменение ответственного исполнителя и соисполнителей оформляется (учитывается) ОГСК.
Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
|
