5.5. Организация поисковой системы по документам
Для обеспечения эффективного использования информации создаются поисковые системы по документам.
Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и словари-справочники.
Эффективность работы поисковой системы достигается путем использования словарей-справочников:
группы документов;
организации;
подразделения (и должностные лица);
тематического рубрикатора и т.д.
В автоматизированных массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).
Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.
5.6. Порядок рассмотрения документов руководством
министерства и доведения документов до исполнителей
Документы передаются на рассмотрение руководителю и иным должностным лицам Министерства только после регистрации сотрудником ОГСК.
После рассмотрения руководством документы возвращаются в ОГСК для перенесения указаний по исполнению (резолюции) в регистрационно-контрольную картотеку.
В соответствии с указаниями по исполнению подлинник документа направляется руководителю структурного подразделения - ответственному исполнителю, соисполнителям направляются копии документов (изготовление копий документов для рассылки исполнителям производится ОГСК).
Передача документов между структурными подразделениями министерства осуществляется ОГСК.
5.7. Контроль исполнения документов
Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.
Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» или словом (штампом) «Контроль».
Контроль исполнения документов осуществляется ОГСК.
Для снятия исполненного документа с контроля исполнитель представляет в ОГСК информацию об исполнении (копию ответа, служебную записку с резолюцией руководства министерства и т.п.).
ОГСК ежемесячно представляет руководству министерства и руководителям структурных подразделений статистическую информацию об исполнении контрольных поручений.
Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.
Руководители структурных подразделений при рассмотрении поступивших контролируемых документов при необходимости могут уточнять состав исполнителей и порядок исполнения. Все уточнения вносятся в контрольную карточку и сообщаются в ОГСК.
Ответственным за организацию исполнения поручения считается подразделение или должностное лицо, указанные в резолюции первым, либо указанные специально.
При этом ответственность за выполнение поручения в равной степени несут все исполнители.
Контроль за исполнением должен осуществляться постоянно, чтобы была возможность принять меры для своевременного выполнения поручений.
В ходе координации работы по исполнению документов ОГСК имеет право знакомиться с документами, подготовленными в ходе исполнения наиболее важных документов (приказов, распоряжений, указаний руководства) и документов с долговременными сроками исполнения, запрашивать сведения о состоянии работы по их исполнению в письменном виде.
Руководители структурных подразделений обязаны систематически рассматривать ход исполнения контролируемых документов.
Исполнители в обязательном порядке контролируют ход рассмотрения писем, направленных ими в другие организации, если на них требуется ответ.
Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока.
Все стадии исполнения фиксируются на регистрационной контрольной карточке.
Исполнитель сообщает в ОГСК результаты хода исполнения документа, а также вносит необходимые данные в электронную регистрационную карточку:
наименование органа исполнительной власти (организации), наименование должностного лица, куда направлен ответ;
номер и дату документа;
краткую информацию о содержании документа.
Документы, поставленные на контроль, считаются исполненными, если решен не только основной вопрос, но и все подвопросы, составляющие комплекс проблем документа, имеется документированное подтверждение исполнения.
Промежуточный ответ не является основанием для признания документа исполненным.
Для анализа исполнительской деятельности используются результаты текущих проверок исполнения и данные (справки и иная информация).
Периодически в ОГСК составляются аналитические справки о ходе исполнения поручений вышестоящих органов для доклада руководителю и его заместителям.
5.8. Организация работы с отправляемыми документами
Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными в Министерстве правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами министерства (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение - исполнителя документа.
Проекты документов Министерства готовятся на бланках установленной формы:
для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма;
до представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки;
проекты документов визируются исполнителем (руководителем структурного подразделения), при необходимости работниками других структурных подразделений.
5.9. Регистрация отправляемых документов
Документы, подписанные руководителем (заместителем руководителя) Министерства передаются на регистрацию в ОГСК (документы, подготовленные структурными подразделениями министерства, регистрируются в структурных подразделениях и передаются на отправку в ОГСК).
ОГСК осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.
Сведения о регистрируемых документах вносятся в регистрационно-контрольную картотеку базы данных министерства, используемой для учета, поиска, хранения и использования документов (сведения о регистрируемых документах в структурном подразделении, вносятся в структурных подразделениях).
Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка. Регистрация исходящих документов ведется в соответствии с индексами структурного подразделения, номера дела по номенклатуре и порядкового исходящего номера.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
Копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом).
5.10. Отправка документов
Отправку исходящих документов производит ОГСК.
ОГСК проверяет правильность оформления исходящих документов, производит сортировку документов по способу отправления (простая, заказная, международная и др.).
Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в структурное подразделение.
Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.
Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.
Документы, предназначенные для отправки дипломатической почтой, передаются в подразделение, отвечающее за работу с документами, содержащими государственную тайну.
Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает подразделение-исполнитель.
Отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи.
Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.
На заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой «Для служебного пользования» составляется реестр, который затем возвращается в ОГСК с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.
С помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм, (телетайпограмм, телексов), факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений, передаваемых по системе межведомственного (ведомственного) электронного документооборота.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется ОГСК в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221, документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222.
При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Министерство образования
Республики Саха (Якутия)
или:
Администрация
Президента и Правительства
Республики Саха (Якутия)
Департамент по государственно-
правовым вопросам
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:
Министру образования
Республики Саха (Якутия)
И.О. Фамилия
Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, реквизиты адреса на почтовых отправлениях и бланках почтовых переводов денежных средств пишутся в следующем порядке:
для гражданина - фамилия, имя, отчество;
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название района;
название республики, края, области, автономного округа (области);
название страны (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс, например Косоруковой А.В.
Вяземская ул. д.1 кв. 123
г. Хабаровск
680022
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные и республиканские органы исполнительной власти, постоянным корреспондентам и д.
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу – после фамилии.
5.11. Регистрация и прохождение внутренних документов
Проекты распорядительных документов (приказы, распоряжения) после подготовки передаются в ОГСК для визирования, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления, проводит правовую и антикоррупционную экспертизу, далее производится согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами.
Оформленные документы передаются на подпись руководству и после подписания регистрируются.
Подлинники приказов, распоряжений, протоколов хранятся по месту их регистрации, в ОГСК.
Размноженные экземпляры подписанных руководителем и зарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы, а также заинтересованным лицам согласно листу рассылки.
Передача документов между структурными подразделениями министерства осуществляется через ОГСК.
5.12. Учет и анализ объемов документооборота
Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами.
Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Министерство и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
Данные о количестве документов обобщаются, анализируются ОГСК и представляются руководству Министерства в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.
Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в Министерство и созданных им за определенный период времени (месяц, год).
Учет количества документов проводится по регистрационным данным в месте регистрации документов.
За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.
При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
Количество исходящих документов, созданных за определенный период времени (месяц, год), рассчитывается суммарно по всем структурным подразделениям.
6. Документальный фонд министерства
6.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в министерстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел является основой формирования документального фонда министерства. Документальный фонд министерства - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд министерства составляют документы, созданные в министерстве и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.
Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в архив министерства лежит на ОГСК.
Номенклатура дел составляется на основе изучения положения о Министерстве, регламента министерства, положений о структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность министерства и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности министерства.
В министерстве составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 12) и сводная номенклатура дел (приложение N 13).
Номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, согласовывается с ОГСК, подписывается руководителем подразделения и представляется в ОГСК.
Вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в ОГСК.
Сводная номенклатура дел министерства составляется ОГСК из номенклатур дел структурных подразделений.
Методическую помощь при составлении номенклатуры дел министерства оказывают ГКУ РС (Я) «Национальный архив Республики Саха (Якутия)». Контроль осуществляет Центральная экспертная комиссия министерства (далее - ЦЭК).
Один раз в 5 лет номенклатура дел министерства согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Департамента по архивному делу Республики Саха (Якутия).
Сводная номенклатура дел министерства, подписанная руководителем ОГСК, утверждается руководителем министерства после ее согласования с ЭПК Департамента по архивному делу Республики Саха (Якутия) не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.
В случае изменения функций и структуры Министерства номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК Департамента по архивному делу Республики Саха (Якутия).
Номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения, помещается в дело ОГСК, 2-й используется в ОГСК как рабочий экземпляр, 3-й - применяется в архиве министерства, 4-й - в ГКУ РС (Я) «Национальный архив Республики Саха (Якутия)». Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в ОГСК в электронном виде.
Названиями разделов номенклатуры дел Министерства являются названия структурных подразделений и направления деятельности. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой министерства.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые работы министерства.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
Графы номенклатур заполняются следующим образом:
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Министерстве цифрового обозначения структурного подразделения (внутри структурного подразделения индексы дел делятся по направлениям деятельности) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 04-06, где 04 – обозначение структурного подразделения, 06 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («Разные материалы», «Входящие документы», «Исходящие документы», «Общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований республиканских органов исполнительной власти и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.п.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.), название республиканского органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документа, дела; название местности (территории), с которой связано содержание документа, дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основы разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности Федерального архивного агентства (планы, списки, доклады, информации)
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например:
Переписка с Якутским государственным университетом по вопросам трудоустройства выпускников
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с главами муниципальных образований о социальной защите населения.
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
Например:
Переписка с Якутским государственным университетом по вопросам трудоустройства выпускников
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).
Например:
Годовые планы финансовых мероприятий
Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку, помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Департамента по архивному делу Республики Саха (Якутия) срок хранения.
В графе 5 «Примечание» указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой республиканский орган исполнительной власти для продолжения и др.
Если в течение года в министерстве возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру, в графе «Примечание» делается отметка «Начато в 2009 г.». Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). |
