Инструкция по делопроизводству и архиву в администрации Пожвинского сельского поселения ощие положения
Скачать 0.92 Mb.
|
3.4.3. Служебная переписка Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности поселения, организаций и граждан. Виды деловой переписки и их названия - деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) - сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи). Деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи. Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования. Телекс (телетайпограмма) - телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети. Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи. Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи. Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью. Служебные письма поселения готовятся (приложение № 3): как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц; как инициативные письма. Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью поселения, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Отметка о конфиденциальности". В Инструкции по делопроизводству отмечается, что: служебные письма печатаются на бланках установленной формы (раздел 3.1); служебные письма, подписываемый руководителем, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4, при этом наименование учреждения - автора документа указываются в реквизите "Подпись должностного лица"; сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или резолюцией руководителя, сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений; тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства; к служебным письмам составляется реквизит наименование документа (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос "О чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма; в служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале письма, над текстом и "С уважением," в заключительной части письма, перед подписью); этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма; служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа ("Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.), от 3-го лица единственного числа ("Управление не считает возможным...", "Управление ПФР предлагает рассмотреть возможность..."), на должностных бланках - от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в..."); служебные письма в установленном Инструкцией по делопроизводству порядке проходят процедуру визирования заинтересованными должностными лицами поселения; служебные письма подписываются главой поселения, и.о. главы поселения или руководителем структурного подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководителями. 3.4.4. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная) Инструкция по делопроизводству устанавливает следующие обязательные реквизиты докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки (приложение № 4): наименование структурного подразделения - автора документа; вид документа; дата документа, регистрационный номер; название документа (заголовок к тексту), если текст более 4 - 5 строк; адресат (наименование учреждения) До представления соответствующему должностному лицу записки (докладные, аналитические, служебные, объяснительные) при необходимости визируются заинтересованными должностными лицами. 4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА 4.1. Прием и первичная обработка поступающих документов Осуществляет прием и обработку поступающих документов в поселении зам главы (ответственный за делопроизводство и архив), который должен предусматривать: проверку правильности адресования поступающих документов, правильности доставки и комплектности документов; сортировку документов на подлежащие и не подлежащие регистрации; выделение документов, адресованных в структурные подразделения, для передачи документов непосредственно в структурное подразделение, минуя руководство; сроки обработки документов и передачи их на участок регистрации или в структурные подразделения в случае поступления документов в рабочее и нерабочее время; порядок действий в случае обнаружения некомплектности документа, повреждения документа или конверта (упаковки), наличия на конверте (упаковке) грифа ограничения доступа к документу ("Секретно", "Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и др. и пометки "Лично"), пометки "Срочно", "Оперативно" и др. составление акта в трех экземплярах при обнаружении отсутствия документов или приложений к ним (один акт остается у специалиста (по кадрам и делопроизводству), второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа); сохранение конверта, в котором поступил документ, в случаях, если только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата отправки. Документы, поступившие в поселение в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день. Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Оперативно" и др., передаются на регистрацию незамедлительно. 4.2. Предварительное рассмотрение документов Зам.главы (ответственный за делопроизводство и архив) проводит предварительное рассмотрение документов в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения главой поселения. Документы, поступившие в поселение по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются специалистом непосредственно в структурные подразделения. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу. Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа на вынесение резолюции (поручения) главе поселения, либо и.о. , либо руководителям структурных подразделений. 4.3. Регистрация поступающих документов Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, отчетные, статистические, бухгалтерские, финансовые и другие), как создаваемые и используемые на месте, так и отправляемые в другие организации, поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций, от частных лиц. Документы регистрируются один раз. Сроки регистрации поступающих документов: в день поступления, на следующий рабочий день (в случае поступления документа в нерабочее время), незамедлительно (с отметками "Срочно", "Оперативно" и др.), в течение трех дней (обращения граждан) и др. Рассмотренные главой поселения документы возвращаются зам главы посления, который проставляет на лицевой стороне первого листа документа регистрационный номер, который состоит из порядного номера и даты поступления, регистрирует в журнале входящей корреспонденции и переносит резолюцию начальника. После этого документы передаются на исполнение ответственным исполнителям. Соответствующие сведения о поступающем электронном документе вносятся в заводимую в системе электронного документооборота регистрационную электронную карточку документа. 4.4. Организация работы с отправляемыми документами Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными в поселении правилами возлагается на структурное подразделение - исполнитель документа. Проекты документов готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма. До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки. Проекты документов визируются исполнителем (руководителем подразделения), при необходимости работниками других структурных подразделений; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии) документа или на листе согласования. 4.5. Регистрация и отправка документов Документы, подписанные главой поселения или руководителем структурного подразделения, регистрируются в исходящем журнале в день их подписания или на следующий рабочий день. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле поселения. Копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом), копия исходящего документа заверяется отметкой "Верно" (может проставляться с помощью штампа) и росписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день, а срочная корреспонденция отправляется в первую очередь. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает подразделение-исполнитель. Отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи этом документы, направляемые почтовой связью в один адрес, выкладываются в один конверт. На заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой "Для служебного пользования" составляется реестр, который затем возвращается в экспедицию с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов. С помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм, (телетайпограмм, телексов), факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений, передаваемых по системе межведомственного (ведомственного) электронного документооборота. Документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются зам.главы поселения с указанием номера телефона-факса адресата. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется специалистами поселения в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556), документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1557). 5. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД КООПЕРАТИВА 5.1. Разработка и ведение номенклатуры дел Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в поселении, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда поселения. Документальный фонд поселения - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд составляют документы, созданные в поселении и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами. Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в архив лежит на ответственном по делопроизводству и архиву. Номенклатура дел составляется на основе изучения положения о поселении, положений о структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность поселения и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности поселения. Номенклатура дел составляется в трех экземплярах не позднее декабря текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года. При этом два экземпляра находятся в поселении в качестве рабочего и учетного документа, третий – в архивном отделе администрации Юсьвинского муниципального района. Номенклатура дел подписывается ответственным за делопроизводство и архив и после одобрения экспертной комиссией поселения направляется на согласование в архивный отдел, после чего утверждается главой поселения. Один раз в 5 лет номенклатура дел согласовывается с Агентством по делам Архивов Пермского края. В случае изменения функций и структуры поселения номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с архивным отделом Юсьвинского муниципального района. 5.2. Порядок заполнения номенклатуры дел Номенклатура дел поселения составляется по установленной форме (Приложение N 5). В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения (кода) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - код структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела. Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например: Постановления главы сельского поселения по основной деятельности. Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки ("разные материалы", "общая переписка" и др.), а также вводные слова и сложные обороты. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название учреждения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например: Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки). В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией. В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например: Переписка с Федеральным архивным агентством о методике работы с документами и передаче их в состав Архивного фонда Российской Федерации. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: Годовые отчеты о работе поселения. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Федеральным архивным агентством срок хранения. В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2009 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. Если в течение года в поселении возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). |
Похожие:
 | Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую... |  | В целях упорядочения работы с документами по личному составу в администрации Новоямского сельского поселения, создания эффективной... |
| Атнарского сельского поселения Красночетайского района Чувашской Республики «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации... | | Об утверждении Инструкции по архиву в Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики |
| Образец бланка распоряжения Администрации 30 Образец бланка письма Администрации 31 | | «Село Лончаково» Бикинского муниципального района и руководствуясь распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23. 01. 2008 №14-р... |
| «Село Лончаково» Бикинского муниципального района и руководствуясь распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23. 01. 2008 №14-р... | | Ельского поселения, елизаветинского сельского поселения, кобринского сельского поселения, новосветского сельского поселения, пудомягского... |
| Ии администрации сельского поселения (Н. П. Свистуновой) довести под роспись до сотрудников администрации сельского поселения, обязанности... | | В целях установления правил организации деятельности Администрации Парбигского сельского поселения, в соответствии с Уставом муниципального... |