ТвГУ
|
УПРАВЛЕНИЕ ЗАПИСЯМИ
|
СТО СМК 4.2.02 - 2012
|
Лист /
|
УТВЕРЖДАЮ
Ректор ТвГУ
СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ
СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
Управление записями
СТО СМК 4.2.02-2012
Выпуск 1
СТАНДАРТ СООТВЕТСТВУЕТ
ТРЕБОВАНИЯМ ГОСТ ISO 9001-2011
Проректор по учебно-
воспитательной работе ТвГУ
Скаковская Л.Н.
г. Тверь, 2012
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН и ВНЕСЕН проректором по учебно-воспитательной работе ТвГУ.
2 УТВЕРЖДЕНО и ВВЕДЕНО В ДЕЙСТВИЕ ректором ТвГУ «___» ________ 2012 г.
3 Стандарт соответствует требованиям ГОСТ ISO 9001-2011.
4 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ.
Документ не подлежит передаче, воспроизведению и копированию
без разрешения руководства ТвГУ
Содержание
1Назначение и область применения 4
2Нормативные ссылки 4
3Термины, определения, обозначения и сокращения 4
4Общие положения 5
4.1Виды записей и данных 5
4.2Носители информации о качестве 6
5Порядок управления записями о качестве 7
6Ответственность 9
7Библиография 9
8Лист регистрации изменений 9
Приложение А 10
Виды записей, подлежащих регистрации 10
Назначение и область применения
1.1 Настоящий стандарт является нормативным документом, устанавливающим порядок выполнения процесса "Управление записями" в соответствии с требованиями ГОСТ ISO 9001, п. 4.2.4.
1.2 Настоящий стандарт предназначен для разработчиков и пользователей документов СМК ТвГУ.
1.3 Настоящий стандарт обязателен к применению всеми структурными подразделениями ТвГУ.
Нормативные ссылки
Настоящий стандарт содержит ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ ISO 9000-2011 Система менеджмента качества. Основные положения и словарь.
ГОСТ ISO 9001-2011 Система менеджмента качества. Требования.
Термины, определения, обозначения и сокращения
В настоящем СТО СМК использованы термины и определения по ГОСТ ISO 9000, а также термины, введенные организацией:
Документ – информация и соответствующий носитель.
Данные – документ, содержащий объективные свидетельства выполненной деятельности, но не имеющий статуса записей.
Запись – документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности. Записи могут использоваться, например, для документирования прослеживаемости и свидетельства проведения верификации, предупреждающих действий и корректирующих действий.
Информация – значимые данные.
Объективное свидетельство – данные, подтверждающие наличие или правдивость чего-либо. Объективное свидетельство может быть получено путем наблюдения, измерения, испытания или другими способами.
В настоящем СТО СМК используются следующие сокращения:
БЖД – безопасность жизнедеятельности
ДПУ – документированная процедура управления
КД – корректирующие действия
МИ – методическая инструкция
НД – нормативная документация
ПД – предупреждающие действия
РК - руководство по качеству
СМК – система менеджмента качества
СТО - стандарт организации
Э – документ на электронном носителе
И спользуемые обозначения:
Общие положения
Целью процесса "Управление записями" является обеспечение возможности подтверждения соответствия качества продукции, процессов и всей системы менеджмента в целом установленным требованиям, факта выполнения тех или иных работ, принятие решений по регулируемому процессу.
Для реализации этой цели решаются следующие задачи:
- распределение полномочий, функций и ответственности по подразделениям организации в части сбора, регистрации, систематизации, хранения и выдачи данных;
- применение процедур управления для обеспечения регистрации достоверных записей и данных, для того чтобы в дальнейшем располагать необходимыми сведениями для оценки результативности СМК в целом и ее улучшения.
В соответствии с СТО СМК 4.2.01 [1] записи относятся к документам третьего уровня в иерархической структуре документов СМК. Основное требование к этому виду документов - обеспечить их сохранность в первоначальном виде и доступ к ним для систематизации, обработки и последующего анализа.
Записи о качестве, являясь документами оперативного характера (так как содержат какие-либо результаты или свидетельства осуществленной деятельности), способствуют увеличению способности организации выполнить требования к качеству.
Виды записей и данных
Виды записей о качестве:
- планы и перечни;
- документированные результаты выполнения планов;
- результаты проверок состояния помещений и соблюдения правил по БЖД;
- графики проведения регламентных работ и их результаты;
- результаты анализа функционирования СМК и т.п.;
- договоры, листы согласования;
- документы по регистрации результатов работ (журналы, протоколы, отчеты и т.д.);
- данные о персонале подразделений, документация по повышению квалификации, подготовке и аттестации персонала;
- документы о проведении внутренних аудитов
- документация по несоответствующим услугам и устранению несоответствий.
Перечень основных записей о качестве ТвГУ приведен в Приложении А.
Все остальные виды подтверждающих документов относятся к документам, которые содержат данные, т.е. содержащие объективные свидетельства выполненной деятельности, но не имеют статуса записей.
Носители информации о качестве
4.2.1. Все используемые носители информации о качестве, подразделяются на первичные носители и носители систематизированной информации.
В первичных носителях регистрируются данные, которые получают в первый раз в ходе выполнения того или иного процесса.
В носителях систематизированной информации первичные данные регистрируются в обработанном виде и в совокупности с другими данными, систематизированными по необходимому признаку для решения определенных задач.
Документы, содержащие результаты обработки и анализа данных, тоже являются носителями систематизированной информации.
4.2.2 Носители данных могут быть представлены в двух вариантах: в виде бумажного документа и в виде электронного документа.
4.2.3 Требования к информации, содержащейся в носителях данных.
Информацию в носителях следует представлять в доступном для использования и однозначно понимаемом виде в соответствующих формах.
Информация, занесенная в носитель, должна быть легко читаема и понятна.
Допускается вносить исправления в журналы регистрации при ошибочном написании тех или иных данных. В этом случае, старая запись зачеркивается и вносится новая. Рядом ставится подпись исполнителя и дата.
4.2.4 Места и сроки хранения носителей данных, доступ к ним и порядок восстановления
4.2.4.1 Зарегистрированные данные следует хранить в условиях, исключающих их порчу, нанесение ущерба и потерю.
4.2.4.2 Сроки хранения для каждого вида носителя данных устанавливает
Ректор, исходя из интересов организации по согласованию со всеми заинтересованными должностными лицами. Сроки хранения и ответственные за хранение и регистрацию основных видов записей и их носителей указаны в Приложении А.
Для носителей, содержащих комплексные данные, сроки хранения следует определять, исходя из наибольшего срока хранения одного из первичных носителей, на основе которых были созданы данные комплексные носители.
4.2.5 Доступ к носителям записей о качестве.
Разрешение на ознакомление с записями и данными для персонала сторонних организаций дает Ректор.
Перечень и вид предоставляемых записей и данных контролирующим или осуществляющим надзор органам определяется требованиями этих органов. Эти требования представлены в соответствующих нормативных документах этих органов.
Выдача данных и записей регистрируется в журнале исходящей документации, в котором указывается основание для выдачи, наименование запросившего сведения подразделения или организации, реквизиты документа (дата, номер, наименование).
4.2.6. Порядок восстановления
При утрате или порче записей руководитель подразделения – держателя этих сведений при поступлении запроса, дает указание сотруднику, ответственному за ведение этих документов, восстановить запрашиваемый документ на основе данных, имеющихся в первичных носителях информации (например, в рабочем журнале).
После восстановления документа на нем делается надпись "Дубликат", ставится подпись и дата, указывается расшифровка подписи с указанием должности.
Порядок управления записями о качестве
Порядок управления записями о качестве представлен на рисунке 1.
Рисунок 1 - Порядок управления записями о качестве
Ответственность
Ответственность за управление регистрацией записей несет проректор по учебно-воспитательной работе ТвГУ. Он же несет ответственность за контроль выполнения требований настоящего стандарта.
Руководители подразделений и лица, осуществляющие регистрацию записей и данных в подразделениях, несут ответственность за достоверность и своевременность фиксируемой информации, правильность заполнения бланков, организацию ведения и хранения носителей с данными и записями.
Искажение и непредставление данных и записей в установленные сроки и в соответствующем объеме квалифицируется как нарушение исполнительской дисциплины.
Стандарт разработал:
проректор по учебно-
воспитательной работе ТвГУ ________________ Скаковская Л.Н.
(подпись)
«___» ______ 2012 г.
Библиография
[1] СТО СМК 4.2.01-2012 Стандарт организации. Система менеджмента качества. Управление документацией.
[2] РК СМК 01-2012 Руководство по качеству ТвГУ.
Лист регистрации изменений
Номер измене-ния
|
Номер листа
|
Дата внесения изменения
|
Дата введения изменения в действие
|
Ф.И.О. ответственного за внесение изменений
|
изменен-ного
|
нового
|
изъятого
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение А Виды записей, подлежащих регистрации
Пункт
ГОСТ ISO 9001
|
Виды записей о качестве
|
Место и срок
хранения
|
0.1 Введение
|
Приказ на учреждение проекта по созданию и внедрению СМК, назначении ОПРК,
|
Секретарь, 3 г.
|
4.2 Управление документацией
|
Перечень НД и ТД внешнего происхождения,
Перечень документов СМК,
Виды записей и данных по качеству (настоящее приложение)
|
Проректор по учебно-воспитательной работе, 3 г.
|
Журнал «входящая документация»,
Журнал «исходящая документация»
|
Секретарь,
до пересмотра
|
5.2 Ориентация на потребителя
|
Заинтересованные стороны (в РК)
|
Проректор по учебно-воспитательной работе, 3 г.
|
5.4 Планирование
|
Цели в области качества
|
Проректор по учебно-воспитательной работе, 3 г.
|
5.5.1. Ответственность и полномочия
|
Матрица распределения полномочий и ответственности (в РК)
|
Проректор по учебно-воспитательной работе, 3 г.
|
ПСП
ДИ
|
Начальник управления кадров, 3 г.
|
Приказы и распоряжения
|
Секретарь, 3 г.
|
5.6 Анализ со стороны руководства
|
Отчет об анализе СМК
Протоколы анализа СМК
|
Проректор по учебно-воспитательной работе, 3 г.
|
6.2. Человеческие ресурсы
|
Протоколы регистрации обучения персонала в области качества
|
Проректор по учебно-воспитательной работе, 3 г.
|
Копии свидетельств о повышении квалификации, удостоверений, сертификатов, дипломов
Личное дело работника
|
Начальник отдела кадров, 75 лет
|
Оценка результативности предпринятых мер по повышению компетентности
|
Проректор по учебно-воспитательной работе, 3 г.
|
График отпусков
Приказы о приеме, увольнении, переводе
Трудовые договоры
Штатное расписание
|
Начальник отдела кадров, 75 лет
|
6.3 Инфраструктура
|
Договоры аренды, субаренды
|
Главный бухгалтер, 5 лет
|
6.4 Производственная среда
|
Производственные факторы (в РК)
|
Проректор по учебно-воспитательной работе, 3 г.
|
7.1 Планирование процессов жизненного цикла продукции
|
Планы работ
|
Руководители подразделений, 3 г.
|
Журналы работ
|
Руководители подразделений, 3 г.
|
7.2 Процессы связанные с потребителями
|
Дело контракта (договора)
Переписка по контракту, в том числе жалобы (рекламации) потребителей
|
Начальник отдела продаж, 5 лет
|
7.4 Закупки
|
Критерии оценки и выбора поставщиков
Результаты оценки поставщиков
Перечень одобренных поставщиков
Результаты верификации (входного контроля) закупленной продукции
Сопроводительные документы по закупкам (паспорта качества, сертификаты и т.п.)
|
Начальник отдела снабжения, 5 лет
|
Сопроводительные документы по закупкам (счета, счет- фактуры, накладные)
|
Главный бухгалтер, 5 лет
|
Заявки на закупку
|
Начальник отдела снабжения, 5 лет
|
7.5 Производство и обслуживание
|
Результаты выполнения планов продаж
|
Проректор по учебно-воспитательной работе, 5 лет
|
Сопроводительные документы на поставку (Акты, счета)
|
Главный бухгалтер, 5 лет
|
8.2 Мониторинг и измерение
|
Данные об удовлетворенности потребителей
|
Проректор по учебно-воспитательной работе, 5 лет
|
Программа и план аудитов на год,
Протоколы несоответствий,
Отчеты о внутренних аудитах,
Результаты контроля выполнения КД и ПД,
Свидетельства мониторинга, измерений процессов (в составе отчета, см. п. 5.6)
|
Проректор по учебно-воспитательной работе, 3 г.
|
Результаты мониторинга качества оказываемых услуг
|
Проректор по учебно-воспитательной работе, 5 лет
|
8.3 Управление несоответствующей продукцией
|
Журнал учета несоответствующей продукции
|
Проректор по учебно-воспитательной работе, 5 лет
|
8.4 Анализ данных
|
Отчет с анализом данных (см. п. 5.6)
|
Проректор по учебно-воспитательной работе, 3 г.
|
8.5 Улучшение
|
Планы КД и ПД,
Результаты оценки предпринятых КД и ПД
(Запись в протоколе несоответствий)
|
Проректор по учебно-воспитательной работе, 3 г.
|
|
