Комитет по делам архивов Костромской области
Областное государственное казенное учреждение
«Государственный архив Костромской области» (ОГКУ «ГАКО»)
ПРИЕМ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ В ОБЛАСТНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ КАЗЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ»
Методические рекомендации
Составитель:
Главный хранитель фондов
ОГКУ «ГАКО»
Л.П. Соловьева
СОГЛАСОВАНО
экспертно-проверочной комиссией
комитета по делам архивов
Костромской области
протокол № 22 от 25.12.2015
Кострома
2015
ОГЛАВЛЕНИЕ
Общие положения 3
Организация приема-передачи документов на
постоянное хранение в государственный архив
2.1 Организация приема-передачи документов от
организаций-источников комплектования 4
2.2 Особенности приема-передачи документов от
ликвидированных организаций 9
2.3 Особенности приема-передачи документов от
государственного и муниципального архива 10
Проведение приема документов на постоянное хранение
3.1.Контроль оформления описей дел, актов приема-
передачи архивных документов на хранение, договоров
о передаче документов на постоянное хранение 11
3.2 Контроль правильности фондирования документов 13
3.3Акклиматизация и контроль физического и санитарно-
гигиенического состояния документов 14
3.4 Контроль оформления дел 15
3.5 Проставление отметки о приеме документов,
составление новой итоговой записи к описи 18
3.6 Размещение дел в архивохранилище 19
3.7 Внесение в учетные документы государственного архива
записей о приеме документов на хранение 20
Приложения:
Образец акта приема-передачи архивных документов
на хранение 22
Образец договора о передаче документов на постоянное хранение в государственный архив 23
Образец сдаточной описи 26
Образец справки об отсутствии документов организации, подлежащих передаче на хранение в государственный архив 27
Образец листа-заверителя дела 28
Образец отметки о приеме документов в государственный архив в описи дел 29
Образец итоговой записи к описи дел 30
Образец ярлыка архивной коробки (связки) 31
Образец карточки пофондового топографического указателя 32
Образец обложки описи дел постоянного хранения 33
Список использованной литературы 34
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Прием на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации является одним из основных направлений деятельности государственного архива. Качественная организация приема документов на хранение, строгие требования, предъявляемые к передаваемым документам при осуществлении приема, позволяют государственному архиву избежать многих проблем при их использовании и хранении.
Настоящие методические рекомендации описывают организацию приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив и проведение приема на хранение документов на бумажном носителе (прежде всего управленческой документации). В методических рекомендациях нашел отражение опыт работы ОГКУ «Государственный архив Костромской области» (далее государственный архив) по приему документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение.
Целью настоящих методических рекомендаций является совершенствование процесса приема документов на постоянное хранение в государственный архив, повышение квалификации сотрудников архива. Методические рекомендации предназначены для использования в работе сотрудниками государственного архива, а также могут быть использованы специалистами других государственных архивов субъектов РФ и муниципальных архивных учреждений, организующими и осуществляющими прием архивных документов на постоянное хранение.
Методические рекомендации не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Методические рекомендации разработаны в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Костромской области от 28 апреля 2006 года № 17-4-ЗКО «О формировании и содержании архивных фондов Костромской области», приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», иными нормативными документами Федерального архивного агентства.
В настоящих методических рекомендациях применяются следующие основные понятия:
государственный архив - федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;
документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;
источники комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами - государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда РФ и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы;
постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочное);
упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
Настоящие методические рекомендации имеют приложения, в которых приведены образцы документов, используемые при организации и проведении работы по приему документов на постоянное хранение в государственном архиве.
2. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ
2.1 Организация приема-передачи документов от организаций-
источников комплектования
Государственный архив осуществляет прием на постоянное хранение документов Архивного фонда РФ, образовавшихся в процессе деятельности организаций - источников комплектования данного архива. Источниками комплектования государственного архива субъекта РФ архивными документами выступают органы государственной власти и иные государственные органы субъекта РФ, государственные унитарные предприятия (включая казенные предприятия), государственные учреждения субъекта РФ, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда РФ и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственный архив.
Согласно статье 21 Федерального закона, в государственные архивы субъекта РФ, могут передаваться документы Архивного фонда РФ, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов РФ, расположенных на территории субъекта РФ (относящиеся к федеральной государственной собственности). Такие государственные органы и организации могут являться источниками комплектования государственного архива. Документы передаются в государственный архив на основании трехстороннего соглашения об отношениях и сотрудничестве, заключенного органом или организацией, передающими указанные документы, комитетом по делам архивов Костромской области и государственным архивом.
В списки источников комплектования государственного архива, согласно статье 20 Федерального закона, могут быть также включены негосударственные организации. В этом случае с негосударственными организациями должны быть заключены договоры о взаимоотношениях и сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства, передаче документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение.
Документы Архивного фонда РФ от организаций-источников комплектования должны поступать на постоянное хранение в государственный архив по истечению сроков их временного хранения в организациях.
В соответствии со статьей 22 Федерального закона, установлены следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ до их поступления в государственные архивы:
1) для включенных в состав Архивного фонда РФ документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов РФ (в том числе органов прокуратуры РФ, Центральной избирательной комиссии РФ, Счетной палаты РФ, Центрального банка РФ (Банка России), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций - 15 лет;
2) для включенных в состав Архивного фонда РФ органов государственной власти, иных государственных органов субъектов РФ и организаций субъектов РФ - 10 лет;
3) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ отдельных видов архивных документов:
а) записей актов гражданского состояния - 100 лет;
б) записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет;
в) проектной документации по капитальному строительству - 20 лет;
г) технологической и конструкторской документации - 20 лет;
д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет;
е) научной документации - 15 лет.
Сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ в негосударственных организациях-источниках комплектования государственного архива определяются в договоре о взаимоотношениях и сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства, передаче документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение, заключаемом государственным архивом и организацией.
По просьбе организаций, при необходимости практического использования подлежащих передаче архивных документов, установленные законодательством сроки временного хранения документов в организациях могут быть продлены.
Возможен также досрочный прием документов на постоянное хранение по просьбе организации-источника комплектования и при наличии в государственном архиве свободных площадей.
Прием-передача документов на хранение в государственный архив осуществляется в плановом порядке, по утвержденному плану комплектования государственного архива и графику приема документов. План комплектования государственного архива и график приема документов предварительно согласовываются с организациями-источниками комплектования путем предоставления организациями заявок на прием документов.
Возможен внеплановый прием документов на хранение в государственный архив при возникновении угрозы сохранности документов в архиве организации (и при ликвидации организации). Такой прием документов проводится на основании мотивированной заявки организации-источника комплектования, направляемой в государственный архив.
Прием-передача документов от организаций на хранение в государственный архив оформляется актом (актами) приема-передачи архивных документов на хранение. Акт приема-передачи архивных документов утверждается руководителем государственного архива и руководителем организации, передающей на хранение документы. Акт составляется в 2-х экземплярах, один экземпляр передается организации, другой остается в государственном архиве и подшивается в дело фонда. В соответствии с существующим распределением функций между отделами государственного архива подготовкой актов приема-передачи архивных документов на хранение и оказанием другой помощи организациям в передаче документов на хранение занимаются работники отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства государственного архива, являющиеся кураторами данных организаций. К настоящим методическим рекомендациям приложен (Приложение № 1) заполненный образец акта приема-передачи архивных документов на хранение.
В соответствии со статьей 21 Федерального закона, документы негосударственной организации, находящиеся в частной собственности, поступают на постоянное хранение в государственный архив на основании договора между архивом и собственником. Если в заключенном государственным архивом с такой негосударственной организацией-источником комплектования договоре о взаимоотношениях и сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства, передаче документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение нет четких указаний о праве собственности на передаваемые государственному архиву на постоянное хранение документы, то при непосредственной передаче документов на хранение заключается отдельный договор о передаче документов на постоянное хранение в государственный архив, в котором определяется право собственности на передаваемые документы. К методическим рекомендациям прилагается (Приложение № 2) заполненный образец договора о передаче документов на постоянное хранение в государственный архив. Неотъемлемой частью такого договора является акт (акты) приема-передачи архивных документов на хранение.
Согласно статье 23 Федерального закона, документы от организаций должны приниматься на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом. На хранение принимаются также (при наличии) страховые копии на особо ценные и уникальные документы. В соответствии с Федеральным законом, все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов и организаций, передающих документы.
Документы организаций передаются на постоянное хранение в государственный архив по описям дел, документов постоянного хранения, утвержденным экспертно-проверочной комиссией комитета по делам архивов Костромской области (далее ЭПК).
Согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (2007) (далее Правила), вместе с архивными документами государственному архиву передаются три экземпляра описи дел, документов постоянного хранения (на бумажной основе). Четвертый экземпляр описи (экземпляр организации) представляется государственному архиву при передаче документов для проставления в нем отметки о приеме документов, позднее он возвращается организации. В Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (2015) указано, что архив организации должен передать государственному архиву один экземпляр описи в электронном виде наряду с экземплярами описи на бумажной основе. По этим причинам государственный архив принимает от архива организации дополнительно один экземпляр описи в электронном виде (копию описи в электронном виде).
В некоторых случаях происходит дополнительный прием-передача документов от организаций-источников комплектования. Причинами дополнительного приема-передачи документов являются обнаружение организацией ранее не переданных на хранение в государственный архив дел, включенных в описи дел постоянного хранения, либо обнаружение в организации документов Архивного фонда РФ за ранние годы, документы за которые уже поступили на хранение в государственный архив, и включение обнаруженных дел под литерными номерами в описи дел постоянного хранения данной организации-фондообразователя по решению ЭПК. Основанием для приема таких документов на хранение в государственный архив служит письмо организации о приеме документов на хранение. Прием-передача таких документов оформляется актом приема-передачи архивных документов на хранение. При этом во все экземпляры описи должна быть внесена информация (заголовки дел, крайние даты дел и т.д.) о принимаемых на хранение делах, включенных в опись под литерными номерами (ранее в описи не значившихся).
Перед непосредственной передачей организацией-источником комплектования (или иной организацией) документов для приема на хранение в государственный архив, работники государственного архива (работники отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства и главный хранитель фондов) должны проверить наличие основания для приема этих документов на постоянное хранение:
включение приема документов данной организации в план комплектования государственного архива в связи с истечением срока временного хранения документов в организации;
или наличие письма организации - источника комплектования о приеме документов (с указаниями директора государственного архива о приеме документов);
или наличие указания комитета по делам архивов Костромской области о приеме документов данной организации на хранение.
При первом приеме на хранение документов организации государственному архиву вместе с документами и описями должна передаваться историческая справка по истории организации - фондообразователя и истории архивного фонда. При дальнейших поступлениях документов организации государственному архиву передаются дополнения к исторической справке - сведения об изменениях в названии, подчиненности, функциях, структуре фондообразователя. Историческая справка может быть дополнительно приложена к описям дел.
|
