Методические рекомендации Составитель: Главный хранитель фондов огку «гако»


Скачать 470.82 Kb.
НазваниеМетодические рекомендации Составитель: Главный хранитель фондов огку «гако»
страница3/4
ТипМетодические рекомендации
filling-form.ru > Договоры > Методические рекомендации
1   2   3   4

3.4 Контроль оформления дел

При приеме на постоянное хранение контролируется правильность оформления дел. Дела постоянного срока хранения, согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее Правила (2015), подлежат полному оформлению. Согласно пункту 4.19 Правил (2015), оформление дел на бумажном носителе предусматривает:

  • подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);

- нумерацию листов дела;

  • составление листа-заверителя дела;

  • составление внутренней описи документов дела (в необходимых случаях);

  • оформление обложки дела.

Соответствие оформления принимаемых на хранение дел требованиям действующих Правил должно обязательно проверяться работником отдела обеспечения сохранности документов, осуществляющим прием.

Необходимо проконтролировать качество подшивки, переплета дел. Дела должны быть подшиты на 4 прокола (малоформатные дела – на 3 прокола) в твердую обложку из картона или переплетены, при этом должна сохраняться возможность свободного чтения текста документов. Необходимо требовать, чтобы плохо подшитые дела, из которых выпадают листы, были прошиты заново. Включенные в дело отдельные особо ценные документы (а также личные документы) вкладываются в конверт, а конверт должен быть подшит в конце дела или приклеен к внутренней стороне обложки дела. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, могут храниться в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках. Из принимаемых на хранение дел обязательно должны быть удалены все посторонние предметы: металлические скрепки, булавки, бумажные закладки и т.п.

Работник, осуществляющий прием, обязательно проверяет наличие в делах листов-заверителей установленной формы и правильность их заполнения. К настоящим методическим рекомендациям приложен образец листа-заверителя дела (приложение № 5). При приеме выборочно контролируется правильность нумерации листов в делах, сверяется соответствие фактического количества листов в деле с количеством листов, указанным в листе-заверителе дела и в описи. Прием на хранение особо ценных дел производится с их полистной проверкой.

При проведении приема дел обязательно проверяется правильность оформления обложек дел – проводится сверка информации на обложке дела с информацией о деле в описательной статье описи. Проверяется, правильно ли указаны (и указаны ли вообще): название организации-фондообразователя, название структурного подразделения организации, делопроизводственный индекс дела, полный заголовок дела, срок хранения дела, крайние даты дела, количество листов в деле. Осуществляющий прием работник государственного архива должен проверить, написано ли на обложке дела (вверху) наименование государственного архива. Наименование архива должно быть написано на обложках всех дел в ходе подготовки организацией документов к передаче на хранение в государственный архив.

При приеме проверяется наличие на делах архивного шифра, состоящего из номера архивного фонда, номера описи дел, номера единицы хранения. Если на обложках дел (вверху) невозможно указать название государственного архива, архивный шифр должен содержать сокращенное название государственного архива.

При обнаружении расхождений между записями на обложках дел и в описи (расхождения в заголовках дел, количестве листов, датах и т.д.), должны быть внесены необходимые исправления. Незначительные исправления могут быть внесены работником отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства, курирующим данную организацию и работником отдела обеспечения сохранности документов, осуществляющим прием документов.

При наличии у работников государственного архива значительного количества замечаний по оформлению передаваемых на хранение дел, работникам отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства необходимо привлечь к устранению имеющихся недостатков организацию, передающую дела. В отдельных случаях возможно составление акта произвольной формы по итогам приема документов организации на хранение, в котором должны быть зафиксированы все выявленные при приеме документов недостатки, дефекты. Акт составляется работниками отдела обеспечения сохранности документов, осуществлявшими прием документов.

В случае отсутствия при приеме на хранение отдельных единиц хранения, включенных в передаваемую опись, работники отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства государственного архива должны известить об этом передающую документы организацию для розыска не поступивших на хранение архивных документов. Если поиски в течение месяца не дали никаких результатов, организация обязана представить государственному архиву справку о причинах отсутствия этих единиц хранения, подписанную руководителем организации (образец справки об отсутствии документов организации, подлежащих передаче на хранение в государственный архив, дан в приложении № 4 к настоящим методическим рекомендациям). При этом утраченные подлинные документы могут быть заменены организацией их копиями. После завершения организацией розыска документов, работник государственного архива, осуществляющий прием документов, заканчивает оформление приема-передачи документов на хранение: проставляет в описи отметку о приеме документов в государственный архив, подписывает акт приема-передачи архивных документов на хранение. При этом номера отсутствующих при приеме единиц хранения и причины отсутствия указываются в акте приема-передачи архивных документов на хранение (под итоговой записью о приеме документов). Информация об отсутствующих при приеме единицах хранения должна содержаться и в прилагаемой к акту справке организации.
3.5 Проставление отметки о приеме документов, составление новой итоговой записи к описи

При приеме документов на хранение работник отдела обеспечения сохранности документов должен фиксировать (выписывать) все литерные, пропущенные номера по принимаемой описи и номера всех отсутствующих при приеме дел для правильного составления отметки о приеме документов в государственный архив.

Отметка о приеме документов составляется работником отдела обеспечения сохранности документов по результатам приема документов, она проставляется на всех экземплярах передаваемой описи. В отметке о приеме документов в государственный архив указывается по факту приема за какие годы и в каком количестве (цифрами и прописью) приняты дела, указываются первый и последний номера принятых дел (с № …по №…), а также все литерные, пропущенные номера и отсутствовавшие при приеме дела (прописываются номера всех отсутствовавших при приеме дел). К методическим рекомендациям приложен образец отметки о приеме документов в государственный архив в описи дел (приложение № 6). В акте приема-передачи архивных документов на хранение также делается запись об отсутствовавших при приеме делах (указываются их номера и причины их отсутствия). В графе "Примечание" описи дел, напротив заголовков всех отсутствовавших при приеме дел, проставляется отметка "отсутствовало при приеме".

По итогам приема на хранение документов, кроме проставления в описи отметки о приеме документов, во многих случаях необходимо составить и новую итоговую запись ко всей описи.

Это обязательно нужно сделать, в случае если:

  • документы по этой описи ранее уже принимались на хранение в государственный архив, а в настоящий момент принят очередной раздел описи,

  • при приеме на хранение отсутствовали отдельные включенные в опись дела,

  • существующая итоговая запись принятой описи содержит не точную или не полную информацию о принятых делах: в ней, например, указаны сведения только по самому последнему из нескольких принятых одновременно разделов описи, неверно указаны первый или последний номера дел принятой описи, указаны не все литерные номера, не все пропущенные номера по принятой описи и т.п.

В итоговой записи к описи полагается делать ссылки на соответствующие акты о движениях архивных документов, нашедших отражение в этой итоговой записи (например, необходимы ссылки на акт приема-передачи архивных документов на хранение, в котором зафиксированы не принятые на хранение дела, на акт об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному фонду и др.).

Новая итоговая запись к описи дел вписывается в опись сразу после отметки о приеме документов на хранение. В государственном архиве новая итоговая запись к описи по результатам приема документов на хранение составляется главным хранителем фондов. К методическим рекомендациям приложен образец итоговой записи к описи дел (приложение № 7).

3.6 Размещение дел в архивохранилище

Принятые на хранение в государственный архив дела должны быть размещены работником отдела обеспечения сохранности документов на постоянное место хранения в архивохранилище. Размещение документов происходит в соответствии с принятым в государственном архиве планом (схемой) размещения архивных фондов.

Перед размещением на места хранения принятые дела постоянного срока хранения должны быть закартонированы – помещены в картонные коробки. Если картонных коробок недостаточно, дела, относящиеся к менее ценным архивным фондам, могут быть временно увязаны в связки (а в дальнейшем закартонированы).

Каждое первичное средство хранения архивных документов (коробка, связка и т.д.) должно быть снабжено ярлыком, на котором указываются название и номер архивного фонда, номер описи дел, документов, номера единиц хранения, находящихся в коробке (связке), годы документов и номер коробки (связки). На ярлыке может быть также указано название структурного подразделения организации. К методическим рекомендациям приложен образец ярлыка архивной коробки (связки) (приложение № 8).

При размещении документов в архивохранилище необходимо соблюдать следующее правило: расстановка коробок на полках стеллажей и плотность заполнения коробок документами должны обеспечивать свободное перемещение коробок, вынимание и вкладывание документов.

В целях закрепления места хранения и дальнейшего поиска принятых на хранение архивных документов в архивохранилище, работником отдела обеспечения сохранности документов составляются карточки пофондового топографического указателя или в существующие карточки топографического указателя вносится дополнительная информация. В приложении № 9 к настоящим методическим рекомендациям дан заполненный образец карточки пофондового топографического указателя.

    1. Внесение в учетные документы государственного архива записей о приеме документов на хранение

По итогам приема документов на хранение в государственный архив делаются записи в основных и вспомогательных учетных документах архива. Учет поступлений архивных документов в государственный архив осуществляется, прежде всего, на основании актов приема-передачи архивных документов на хранение.

Главным хранителем фондов вносятся записи в книгу учета поступлений документов в государственный архив и в книгу учета ежедневного движения фондов, описей и дел государственного архива на основании актов приема-передачи архивных документов на хранение, а также договоров о передаче документов на постоянное хранение и принятых описей дел.

Заведующий архивохранилищем, в свою очередь, делает записи о принятых на хранение документах в книге учета ежедневного движения фондов, описей и дел архивохранилища.

В случае поступления на хранение нового архивного фонда, архивной коллекции, главным хранителем фондов вносится запись в список фондов государственного архива. Название архивного фонда вносится в список фондов на основании титульного листа описи дел или исторической справки к фонду. На новый архивный фонд заполняется лист фонда, составляются карточки указателя к листу фонда, заводится дело фонда. В дело фонда включаются историческая справка к фонду, акт (акты) приема-передачи архивных документов на хранение, договор (договоры) о передаче документов на постоянное хранение.

В случае поступления документов в уже существующий в государственном архиве архивный фонд (коллекцию), в лист данного фонда вносится информация о принятых на хранение документах. В дело фонда наряду с актом (актами) и договором (договорами) включается дополнение к исторической справке к фонду.

Каждой впервые поступившей описи дел работником отдела обеспечения сохранности документов, ведущим реестр описей дел, присваивается номер по реестру описей (реестровый номер). Реестровый номер указывается на обложке описи в верхнем левом углу. Обложки новых описей дел должны быть правильно оформлены. Кроме реестрового номера на обложке описи указывается информация из титульного листа описи: полное название государственного архива, полное название архивного фонда (последнее за данный хронологический период), официально принятое краткое название фондообразователя (в круглых скобках), номер архивного фонда, номер описи, название описи, крайние даты дел, включенных в данную опись. К методическим рекомендациям приложен образец обложки описи дел постоянного хранения (приложение № 10).

Информация о внесении записей в описи дел по результатам приема документов изложена в подразделе 3.5 настоящих методических рекомендаций.

Сведения о принятых на хранение архивных документах должны быть внесены в электронную базу данных «Архивный фонд».

Приложение N 1
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ

Директор департамента Директор ОГКУ «Государственный

здравоохранения Костромской области архив Костромской области»

__________________П.П. Петров ______________И.И. Иванов

подпись подпись

05.10.2015 10.10.2015
АКТ

05.10.2015 N 15
приема-передачи архивных документов

на хранение
В связи с истечением срока временного хранения документов в организации, на основании плана комплектования ОГКУ «ГАКО» на 2015 г.

документы фонда «Департамент здравоохранения администрации Костромской области»

Департамент здравоохранения Костромской области сдал,

а ОГКУ «Государственный архив Костромской области» приняло документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:


N
п/п

Название, номер
описи

Количество
экземпляров
описи

Количество
ед. хр.

Примечания

1

2

3

4

5

1

Опись № 7 дел постоянного хранения за 2001 – 2003 годы

4

101





Итого принято 101 (сто одна) ед. хр.

Передачу произвели: Прием произвели:
Лицо, ответственное за архив Заведующий архивохранилищем

документов периода после 1917 года

____________А.А. Иванова ______________ С.С. Смирнова подпись подпись

05.10.2015 08.10.2015
Фонду присвоен N Р-2132
Изменения в учетные документы внесены
Главный хранитель фондов ______________ Н.Н. Петрова

подпись

10.10.2015

Образец акта приема-передачи архивных документов на хранение

Приложение N 2
ДОГОВОР № 1
о передаче документов на постоянное хранение
1   2   3   4

Похожие:

Методические рекомендации Составитель: Главный хранитель фондов огку «гако» iconМетодические рекомендации по формированию фондов оценочных средств...
Макет Контрольно-оценочные средства для экзамена (квалификационного) по профессиональному модулю

Методические рекомендации Составитель: Главный хранитель фондов огку «гако» iconМетодические рекомендации по организации и паспортизации музеев образовательных...
Составитель: Мыздрик Е. В., зав отделом организационно-методической поддержки реализации мероприятий патриотической направленности...

Методические рекомендации Составитель: Главный хранитель фондов огку «гако» iconМетодические рекомендации по реализации органами местного самоуправления...
Методические рекомендации органам местного самоуправления Воронежской области по организации библиотечного обслуживания населения,...

Методические рекомендации Составитель: Главный хранитель фондов огку «гако» icon«Центр развития образования города Саянска» Методические рекомендации...
Методические рекомендации предназначены для использования в работе по кадровому делопроизводству специалистами по кадрам образовательных...

Методические рекомендации Составитель: Главный хранитель фондов огку «гако» icon«Центр развития образования города Саянска» Методические рекомендации...
Методические рекомендации предназначены для использования в работе по кадровому делопроизводству специалистами по кадрам образовательных...

Методические рекомендации Составитель: Главный хранитель фондов огку «гако» iconМетодические рекомендации в помощь педагогам, медицинским работникам,...
Д. А. Любченко- главный врач Государственного учреждения здравоохранения «Наркологический диспансер» департамента здравоохранения,...

Методические рекомендации Составитель: Главный хранитель фондов огку «гако» iconМетодические рекомендации москва 2015 Московский научно исследовательский...
Главный внештатный специалист по паллиативной помощи Минздрава России, главный врач гкуз «Хоспис №1 им. В. В. Миллионщиковой» Департамента...

Методические рекомендации Составитель: Главный хранитель фондов огку «гако» iconМетодические рекомендации «О порядке подготовки похозяйственных книг...
...

Методические рекомендации Составитель: Главный хранитель фондов огку «гако» iconУльяновский институт повышения квалификации и переподготовки работников...
Портфолио учащегося: составление и использование: методические рекомендации./ Автор-составитель: Т. Б. Табарданова – Ульяновск: уипк...

Методические рекомендации Составитель: Главный хранитель фондов огку «гако» iconМетодические рекомендации Составитель
Особенности деятельности наставника с детьми, оказавшимися в трудной жизненной ситуации

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2019
контакты
filling-form.ru

Поиск