Методические рекомендации Составитель: Главный хранитель фондов огку «гако»


Скачать 470.82 Kb.
НазваниеМетодические рекомендации Составитель: Главный хранитель фондов огку «гако»
страница2/4
ТипМетодические рекомендации
filling-form.ru > Договоры > Методические рекомендации
1   2   3   4

2.2 Особенности приема-передачи документов

от ликвидированных организаций

Свои особенности имеет организация приема-передачи на постоянное хранение в государственный архив документов от ликвидированных организаций.

В соответствии со статьей 23 Федерального закона, при ликвидации государственных органов, государственных организаций, включенные в состав Архивного фонда РФ документы в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный архив. При ликвидации негосударственных организаций, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда РФ архивные документы также передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив.

Документы ликвидированных организаций-источников комплектования государственного архива, включенные в состав Архивного фонда РФ, могут приниматься на постоянное хранение в плановом порядке или вне плана. При внеплановом приеме на хранение, основанием для приема документов таких организаций может быть письмо ликвидируемой (ликвидированной) организации, ее конкурсного управляющего (или ликвидационной комиссии) с приложением документа, подтверждающего факт ликвидации организации или же указание комитета по делам архивов Костромской области о приеме документов на хранение в связи с обращением ликвидируемой организации.

В случае ликвидации организации, в соответствии с Федеральным законом, государственному (или муниципальному) архиву должны передаваться на постоянное хранение хранившиеся в данной организации документы Архивного фонда РФ.

Прием-передача документов от ликвидированной организации-источника комплектования на постоянное хранение в государственный архив оформляется актом (актами) приема-передачи архивных документов на хранение. Документы ликвидированной негосударственной организации, находящиеся в частной собственности, поступают на постоянное хранение в государственный архив на основании договора между архивом и конкурсным управляющим или ликвидационной комиссией, ликвидатором (образец договора дан в Приложении № 2 к настоящим методическим рекомендациям). Неотъемлемой частью такого договора является акт (акты) приема-передачи архивных документов на хранение.

Документы от ликвидированных организаций должны поступать на хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии, при этом упорядочение документов должно производиться за счет средств организации, передающей документы. В исключительных случаях, в соответствии с указанием комитета по делам архивов Костромской области, документы ликвидированных организаций, являющиеся бесхозяйными, могут быть приняты на хранение в неупорядоченном состоянии по сдаточным описям с последующим упорядочением документов работниками государственного архива. К настоящим методическим рекомендациям приложен образец сдаточной описи (приложение № 3).

В случае неполного состава передаваемых на хранение документов, включенных в описи, конкурсный управляющий или ликвидационная комиссия (ликвидатор) должны вместе с описями представить справку об отсутствии документов с указанием причины их отсутствия (образец справки об отсутствии документов организации, подлежащих передаче на хранение в государственный архив, дан в приложении № 4 к настоящим методическим рекомендациям).

Наряду с документами организаций – источников комплектования на постоянное хранение в государственный архив могут приниматься также имеющие историческую ценность и подлежащие включению в состав Архивного фонда РФ (по результатам проведения экспертизы ценности документов) документы ликвидированных организаций, расположенных на территории данного субъекта РФ, не являвшихся ранее источниками комплектования государственного архива. Основанием для приема таких документов на хранение является указание комитета по делам архивов Костромской области в связи с обращением ликвидируемой организации.

При подготовке ликвидированной организацией архивных документов к передаче на хранение в государственный архив, работники государственного архива (отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства) должны оказать организации методическую помощь, в частности, помощь в оформлении приема-передачи документов на хранение. Работниками государственного архива может быть проведено упорядочение документов организации на договорной основе.

2.3 Особенности приема-передачи документов

от государственного и муниципального архива
Основанием для приема-передачи документов на постоянное хранение из одного государственного архива Костромской области в другой государственный архив Костромской области служит указание комитета по делам архивов Костромской области. Причиной передачи документов может быть решение ЭПК комитета по делам архивов Костромской области или мотивированное предложение руководителя государственного архива.

Основанием для приема-передачи документов на постоянное хранение из муниципального архива Костромской области в государственный архив Костромской области служит указание комитета по делам архивов Костромской области. Передача документов может быть мотивирована решением ЭПК комитета по делам архивов Костромской области или обращением органа местного самоуправления муниципального образования.

Прием-передача документов оформляется актом приема-передачи архивных документов на хранение, составляемым в 2-х экземплярах. При передаче документов от государственного архива акт утверждается руководителями двух государственных архивов, при передаче документов от муниципального архива акт утверждается руководителем государственного архива и руководителем органа местного самоуправления муниципального образования.

Документы должны передаваться на постоянное хранение в государственный архив по описям, утвержденным ЭПК. Вместе с архивными документами государственному архиву передаются три экземпляра описей дел, документов постоянного хранения, дело фонда и лист фонда. Государственному архиву, по возможности, должен быть передан дополнительно один экземпляр описи (описей) в электронном виде.

В случае если передаваемые государственному архиву документы находятся в неупорядоченном состоянии, прием-передача документов производится по акту (актам) приема-передачи архивных документов на хранение и сдаточной описи (описям) документов (образец сдаточной описи приведен в приложении № 3 к методическим рекомендациям). Кроме того, государственному архиву передаются дело фонда и лист фонда.


  1. ПРОВЕДЕНИЕ ПРИЕМА ДОКУМЕНТОВ НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ

3.1 Контроль оформления описей дел, актов приема-передачи архивных документов на хранение, договоров о передаче документов на постоянное хранение

В государственном архиве контроль оформления описей, актов приема-передачи архивных документов на хранение, договоров о передаче документов на постоянное хранение осуществляется работниками отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства и главным хранителем фондов.

Перед направлением документов организации на прием обязательно должна быть проведена проверка оформления описей, по которым данные архивные документы поступают на постоянное хранение. В первую очередь необходимо проконтролировать, все ли разделы описей утверждены ЭПК (должны присутствовать реквизиты утверждения ЭПК). Документы, включенные в неутвержденные ЭПК описи или отдельные неутвержденные разделы описей, не должны приниматься на хранение в государственный архив. Передаваемые организацией описи (разделы описей) должны быть утверждены руководителем организации.

При приеме документов проверяется комплектность передаваемых организацией описей. Описи дел, документов постоянного хранения при приеме-передаче документов должны представляться в государственный архив в четырех экземплярах (на традиционном бумажном носителе). При этом три экземпляра описи поступают на хранение в государственный архив, а четвертый экземпляр после проставления в нем отметки о приеме документов передается организации.

Государственный архив принимает от организации дополнительно один экземпляр описи (описей) в электронном виде (электронный фонд пользования). Опись (описи) в электронном виде передается организацией на оптическом диске CD-R или DVD-R. Главный хранитель фондов (осуществляющий контроль оформления поступающих на хранение описей) передает опись в электронном виде на диске (мастер-копию) отделу информационно-поисковых систем, аудиовизуальных и электронных документов для создания рабочих копий и дальнейшего хранения. Отдел информационно-поисковых систем, аудиовизуальных и электронных документов предоставляет электронные рабочие копии описей отделу использования и публикации документов и отделу документов по личному составу.

Передаваемые описи должны быть в хорошем физическом состоянии. Описи на бумажном носителе, находящиеся в плохом физическом состоянии, должны быть предварительно отреставрированы (либо скопированы). Нельзя принимать на постоянное хранение экземпляры описей с угасающим или слабоконтрастным текстом.

При приеме документов от организации необходимо контролировать правильность составления акта (актов) приема - передачи архивных документов на хранение, в необходимых случаях и договора (договоров) о передаче документов на постоянное хранение в государственный архив. Акт приема-передачи архивных документов организации на хранение составляется по форме, приведенной в приложении № 9 к Правилам. В приложении № 1 к настоящим методическим рекомендациям содержится заполненный образец акта приема-передачи архивных документов на хранение. При приеме-передаче документов необходимо следить, чтобы акт был правильно заполнен, а в дальнейшем контролировать его утверждение передающей и принимающей документы сторонами. В исключительных случаях, если передаваемые на хранение документы ликвидированной организации являются по сути бесхозяйными, акт (акты) приема-передачи архивных документов на хранение может быть утвержден только руководителем государственного архива.

Договор о передаче документов на постоянное хранение подписывается руководителями государственного архива и организации, передающей документы. В договоре о передаче документов на постоянное хранение в государственный архив указывается количество передаваемых единиц хранения и крайние даты документов. Необходимо следить, чтобы сведения о передаваемых документах, содержащиеся в договоре, совпадали со сведениями в акте приема-передачи и в отметке о приеме документов в описи по результатам приема на хранение.

3.2 Контроль правильности фондирования документов

В государственном архиве контроль правильности фондирования документов, передаваемых на прием, осуществляет главный хранитель фондов архива.

Правильность фондирования документов важно контролировать при приеме-передаче документов на хранение в государственный архив. Обнаруженные ошибки в фондировании документов должны быть устранены.

Возможны следующие варианты фондирования документов:

  • создание нового архивного фонда (архивной коллекции),

  • включение документов в уже существующий архивный фонд организации,

  • включение документов в состав объединенного архивного фонда,

  • включение документов в состав архивной коллекции.

При первом поступлении в государственный архив документов организации, имеющей признаки организационной самостоятельности (организация является юридическим лицом, имеет правовой акт об ее образовании, компетенции, задачах, порядке деятельности, самостоятельный баланс (смету) и расчетный счет в банке, штатное расписание, гербовую печать, собственные бланки и т. п.), из документов этой организации создается самостоятельный архивный фонд. Возможен также вариант, когда существовавшая организация-фондообразователь подверглась серьезной реорганизации, требующей создания нового архивного фонда: преобразованию с изменением формы собственности имущества организации (приватизация, акционирование, национализация и т.п.), либо изменению целевого назначения, профиля деятельности и функций организации. Новому архивному фонду присваивается номер по списку фондов государственного архива.

Если документы организации - фондообразователя уже поступали ранее на хранение в государственный архив и никаких изменений, требующих в соответствии с действующими Правилами создания нового архивного фонда, не произошло, документы организации включаются в уже существующий в государственном архиве фонд этой организации.

В соответствии с действующими Правилами, при наличии в государственном архиве объединенного архивного фонда, содержащего документы организаций, однородных по целевому назначению и функциям, или объединенных тем же объектом деятельности, или подчиненных тому же руководящему органу (и действовавших на той же территории), или выполнявших в предыдущие годы те же задачи и функции, что и организация, документы которой поступают на хранение в государственный архив, документы этой организации должны быть включены в состав существующего объединенного архивного фонда.

Если на хранение поступают отдельные разрозненные архивные документы, образовавшиеся в деятельности разных организаций, но объединенные по одному или нескольким признакам (например, по тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому признакам), то необходимо изучить возможность включения таких документов в состав существующих в государственном архиве архивных коллекций, либо создания из этих документов новой архивной коллекции.

При приеме документов на хранение в государственный архив обязательно уточняется (или заново определяется) не только номер архивного фонда, но и номер описи данного фонда, в которую включены поступающие на хранение документы. Учетный номер описи определяется по листу фонда. Если в хронологический период, документы за который передаются на хранение в государственный архив, произошло существенное изменение названия самой организации-фондообразователя, либо ее правового статуса, масштаба деятельности, целесообразно создание новой описи данного фонда.

    1. Акклиматизация и контроль физического и санитарно-гигиенического состояния документов

Передаваемые организацией на прием архивные документы должны быть первоначально размещены в помещении для приема, временного хранения и акклиматизации документов. При поступлении документов работник отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства, курирующий данную организацию, освобождает документы от транспортной тары и размещает их на стеллажах в этом помещении. Здесь документы должны пройти акклиматизацию перед их размещением на постоянное место хранения в архивохранилище. Срок акклиматизации документов зависит от степени их увлажнения. Если документы имеют низкую степень увлажнения (вследствие воздействия влажного воздуха  при их транспортировке в государственный архив), достаточно просушить их в режиме обычной комнатной акклиматизации в течение 1-2 суток (в развернутом виде) или 3-4 суток (в стопе).

Непосредственно приём документов на постоянное хранение производит заведующий архивохранилищем отдела обеспечения сохранности документов или сотрудник отдела его замещающий. Желательно, чтобы заведующий архивохранилищем осуществлял прием в присутствии представителя организации, передающей документы, либо работника отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства, курирующего данную организацию.

Прием дел на хранение в государственный архив осуществляется поединично. В соответствии с требованиями Правил, особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой.

При приеме документов на хранение в обязательном порядке проверяется их физическое и санитарно-гигиеническое состояние. Поступившие документы должны пройти контрольно-профилактический осмотр. Размещать поступившие документы в основные хранилища без их осмотра запрещается. При осмотре выявляют документы, пораженные биологическими вредителями, сильно увлажненные документы, сильно запыленные документы, документы с повреждениями бумаги и текста.

Документы, пораженные биологическими вредителями (плесневыми грибами, насекомыми), перед их размещением в хранилища направляются на санитарно-гигиеническую обработку (дезинфекцию, дезинсекцию). Сильно увлажненные документы должны быть просушены в помещении для приема, временного хранения и акклиматизации документов в течение 7-14 суток (в зависимости от степени увлажнения) с размещением дел в развернутом виде на стеллажах и столах. Желательна также интенсивная вентиляция воздуха в этом помещении. Сильно запыленные документы должны предварительно подвергнуться обеспыливанию.

В ходе приема документов выборочно проверяется качество бумаги и текста. Дела, в которых значительное количество листов имеют сильные повреждения бумаги и текста, не рекомендуется принимать на постоянное хранение в государственный архив без их предварительной реставрации за счет организации-источника комплектования. В случае если проведение реставрации поврежденных документов за счет организации по объективным причинам невозможно, поступившие на хранение документы реставрируются безвозмездно силами работников государственного архива в плановом порядке.
1   2   3   4

Похожие:

Методические рекомендации Составитель: Главный хранитель фондов огку «гако» iconМетодические рекомендации по формированию фондов оценочных средств...
Макет Контрольно-оценочные средства для экзамена (квалификационного) по профессиональному модулю

Методические рекомендации Составитель: Главный хранитель фондов огку «гако» iconМетодические рекомендации по организации и паспортизации музеев образовательных...
Составитель: Мыздрик Е. В., зав отделом организационно-методической поддержки реализации мероприятий патриотической направленности...

Методические рекомендации Составитель: Главный хранитель фондов огку «гако» iconМетодические рекомендации по реализации органами местного самоуправления...
Методические рекомендации органам местного самоуправления Воронежской области по организации библиотечного обслуживания населения,...

Методические рекомендации Составитель: Главный хранитель фондов огку «гако» icon«Центр развития образования города Саянска» Методические рекомендации...
Методические рекомендации предназначены для использования в работе по кадровому делопроизводству специалистами по кадрам образовательных...

Методические рекомендации Составитель: Главный хранитель фондов огку «гако» icon«Центр развития образования города Саянска» Методические рекомендации...
Методические рекомендации предназначены для использования в работе по кадровому делопроизводству специалистами по кадрам образовательных...

Методические рекомендации Составитель: Главный хранитель фондов огку «гако» iconМетодические рекомендации в помощь педагогам, медицинским работникам,...
Д. А. Любченко- главный врач Государственного учреждения здравоохранения «Наркологический диспансер» департамента здравоохранения,...

Методические рекомендации Составитель: Главный хранитель фондов огку «гако» iconМетодические рекомендации москва 2015 Московский научно исследовательский...
Главный внештатный специалист по паллиативной помощи Минздрава России, главный врач гкуз «Хоспис №1 им. В. В. Миллионщиковой» Департамента...

Методические рекомендации Составитель: Главный хранитель фондов огку «гако» iconМетодические рекомендации «О порядке подготовки похозяйственных книг...
...

Методические рекомендации Составитель: Главный хранитель фондов огку «гако» iconУльяновский институт повышения квалификации и переподготовки работников...
Портфолио учащегося: составление и использование: методические рекомендации./ Автор-составитель: Т. Б. Табарданова – Ульяновск: уипк...

Методические рекомендации Составитель: Главный хранитель фондов огку «гако» iconМетодические рекомендации Составитель
Особенности деятельности наставника с детьми, оказавшимися в трудной жизненной ситуации

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2019
контакты
filling-form.ru

Поиск