Унифицированная система документации

Скачать 184.37 Kb.

Название	Унифицированная система документации
Тип	Документы

filling-form.ru > Договоры > Документы

Документы и системы документации

Все создаваемые управленческие документы “обслуживают” определенные управленческие функции, например: планирование, бухгалтерский учет, финансирование, отчетность, оперативное управление, обеспечение кадрами и т. п. Документы, относящиеся к одной управленческой функции, принято называть системой документации, например: система организационно-распорядительной документации.

Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Управленческие функции во всех организациях однотипны, поэтому и документы по каждой функции должны быть одинаковы по видам и формам. Приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам называется унификацией документов. Унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом. Унифицированная система документации – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Унификация документов является одним из методов их стандартизации. Стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления.

Все документы в организации подразделяются на документные образования (системы, подсистемы документации), виды и разновидности документов.

Система организационно-правовой документации

Понятие организации лежит в основе всей управленческой деятельности. Эта функция, безусловно, является первичной по отношению к другим функциям управления, поскольку сначала нужно организовать систему, а затем планировать ее деятельность, регулировать и контролировать. В составе организационной функции выделяются подфункции, например создание организации, установление структуры и штатной численности, распределение обязанностей между руководством, регламентация деятельности подразделений и работников, установление системы оплаты труда, режима работы и др. Содержанием организационной функции определяется назначение организационно-правовых документов – регламентировать деятельность организации во всех ее аспектах.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации (или положение об организации), штатное расписание, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах, регламенты работы, правила, положения, инструкции, регламентирующие отдельные направления деятельности организации, должностные инструкции.

Наиболее разнообразную и наименее регламентированную группу представляют собой правила, положения, инструкции. Эти документы могут разрабатываться по любому направлению деятельности организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, инструкция по документационному обеспечению).

Система организационно-правовой документации представлена большим количеством разновидностей документов, например:

Вид документа	Разновидности документа
Инструкция	Инструкция по документационному обеспечению управления
Инструкция	Инструкция пользователя АБД «Канцелярия» и др.
Должностная инструкция	Должностная инструкция специалиста 2-й категории
Должностная инструкция	Должностная инструкция кассира и др.
Положение	Положение об отделе
Положение	Положение о совете директоров и др.
Регламент	Регламент коллегии
Регламент	Регламент работы руководства и др.

Система плановой документации

Общим назначением плановой документации является установление целей и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам. Плановые документы – это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям.

Плановые документы могут иметь разную периодичность: год, полгода, квартал, месяц. Как правило, плановые документы, устанавливающие общие показатели по организации в целом и по определенным направлениям деятельности, утверждаются руководителем организации или коллегиальным органом (советом, собранием и др.). Планы, готовящиеся на их основе, например планы работы подразделений, не нуждаются в утверждении.

Система плановой документации также представлена большим количеством разновидностей документов:

Вид документа	Разновидности документа
План	План мероприятий по выполнению постановления…
	План социально-экономического развития коллектива организации
	План работы совета директоров
	Бизнес-план
	План работы отдела
	Индивидуальный план работы и др.

Система распорядительной документации

Система распорядительных документов призвана регулировать деятельность организации. Регулирование деятельности необходимо для выполнения поставленных задач (программ, планов). Деятельность по регулированию необходима для устранения возникающих помех, отклонений от параметров, заданных плановыми документами. Главная задача регулирования – обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации.

Решения, принимаемые в процессе регулирования, фиксируются в документах, составляющих систему распорядительной документации. Это документы следующих видов: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

Распорядительные документы также представлены большим количеством разновидностей документов:

Вид документа	Разновидности документа
Приказ	Приказ о распределении обязанностей между руководством
	Приказ о создании филиала (отделения, представительства)
	Приказ об утверждении (положения, правил, инструкции)
	Приказ о финансировании работ…
	Приказ о приеме на работу
	Приказ о командировании и др.

Система отчетной документации

Документы, входящие в систему отчетной документации, – это документы, с помощью которых реализуется управленческая функция контроля за деятельностью. Контроль как функция управления заключается в количественной и качественной оценке результатов деятельности организации. Именно контроль позволяет сравнивать полученные результаты с показателями, определенными планом или программой. Контрольная деятельность позволяет наладить своего рода обратную связь в системе управления, что позволяет корректировать ранее принятые решения.

Система отчетной документации представлена такими видами документов как отчет, справка (отчетного характера). Бухгалтерские отчеты принято называть балансом. Несмотря на такую бедность в видовом отношении, система отчетной документации является весьма сложной по составу – включает, по меньшей мере, три самостоятельных класса систем: систему государственной статистической отчетности, системы ведомственной отчетности и внутриучрежденческую отчетность. Таким образом, система отчетной документации представлена большим количеством разновидностей документов:

Вид документа	Разновидности документа
Отчет	Отчет о научно-исследовательской работе
	Отчет о командировке
	Отчет о работе структурного подразделения
	Отчет о проведении рекламной кампании и др.

Система информационно-справочной документации

Управленческие функции реализуются в деятельности учреждения через процесс принятия решения. Рассмотренные системы управленческой документации включают только те документы, которые фиксируют управленческие решения: система организационной документации включает документы, содержащие решения организационного типа, система плановой документации состоит из документов, содержащих плановые решения, и т.д. Процесс принятия решения в самом общем виде представляет собой преобразование исходной информации. В этом процессе выделяется два основных этапа: информационная подготовка решения, состоящая из сбора информации, ее анализа, классификации, обобщения, поиска альтернатив, и собственно принятие решения. Информация о положении дел в системе управления и о необходимости принятия решений того или иного типа поступает в управляющий орган в виде документов особого типа, отличных от рассмотренных выше. Это документы в практике управления принято называть справочными, информационно-справочными, аналитическими или информационно-аналитическими.

Общее назначение этих документов – доставлять в орган управления информацию о фактическом положении дел в системе, о сбоях в системе, о ситуациях, нуждающихся в корректировке посредством принятия решения. Информация о положении дел в системе может поступать из различных источников: от подразделений, отдельных работников, подведомственных и сторонних организаций, от специально созданных с различными целями комиссий и других источников. Отсюда большое видовое разнообразие этих документов: докладные, служебные, аналитические записки, служебные письма, справки (информационного и аналитического характера), сводки, акты, протоколы и др. Каждый вид информационно-справочных документов представлен множеством разновидностей, например:

Вид документа	Разновидности документа
Акт	Акт ревизии
	Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности
	Акт приема-передачи дел
	Акт экспертизы и др.
Письмо	Письмо (напоминание) о приближении сроков исполнения договора
	Письмо (претензия) о нарушении условий договора
	Письмо (предложение) об оказании услуг (поставке товара)
	Письмо (приглашение) об участии в выставке и др.

Система договорной документации

В процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает во взаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договорóв. Договоры могут заключаться по любому направлению деятельности организации. Решение о заключении договора принимает руководитель (подписывает договор тоже руководитель или уполномоченное им должностное лицо). Документы договорного типа называют договорами, контрактами, соглашениями. Использование того или иного названия в конкретной ситуации закреплено нормативными документами или сложившимися в управленческой деятельности традициями. Законодательство выделяет два основных вида договоров: гражданско-правовые договоры и договоры в сфере трудовых отношений. Наиболее богаты в видовом отношении гражданско-правовые договоры.

Вид документа	Разновидности документа
Договор	Договор купли-продажи
	Договор поставки
	Договор аренды (договор субаренды)
	Договор подряда (договор субподряда)
	Договор комиссии
	Договор перевозки и др.

Системы документации обеспечивающего типа

Рассмотренные системы документации можно отнести к системам, реализующим основные управленческие функции, но в деятельности любой организации образуются документы, в которых отражается основная (производственная) деятельность организации (торговая, образовательная, лечебная, редакционно-издательская, научно-исследовательская и др.). Состав этих документов определяется содержанием основной деятельности организации. Например, в высшем учебном заведении основная деятельность отражается в системе документации по высшему образованию – это значительная по объему и разнообразная по видовому составу система документов. В основной своей массе документы, отражающие образовательный процесс в вузе, – это документы учетного характера. Наиболее характерным примером такого рода документов являются ведомости учета успеваемости (зачетные, экзаменационные), списки, экзаменационные билеты и др.

Особенностью систем документации обеспечивающего типа является то, что основная масса документов, составляющих эти системы, представляет собой документы учетного характера, то есть документы, реализующие функцию учета, что отражается и в названиях этих документов: ведомость, лист, листок, табель, карта, карточка, книга, журнал (учета) и др.

Структура и содержание служебных документов
Руководство любой организации наделено правом издания распорядительных документов. Эти документы обеспечивают управляемость объектов по вертикали. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты его работы.

Основная задача распорядительных документов – придание юридической силы действиям руководителя.

Рассмотрим примеры документов, входящих в систему распорядительной документации.

Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, правительственными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешении наиболее важных задач, установления стабильных норм, правил.

Текст постановления может иметь вступительную часть, если нужно дать разъяснение целей и мотивов издания постановления, а может и не иметь:

1.«В целях удовлетворения потребностей населения РФ в цитрусовых Правительство РФ ПОСТАНОВЛЯЕТ…».

2.»Общее собрание акционеров ПОСТАНОВЛЯЕТ…».

Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решения оформляются в том же порядке, что и постановления, но ключевым словом текста является глагол «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ»:

«Совет директоров РЕШИЛ…».

Приказ – распоряжение руководителя, основной распорядительный служебный документ (првовой акт) повседневнего управления, содержащий нормы, обязательные для исполнения подчиненными. В деятельности организаций различаются: приказы по организационным вопросам, основной деятельности и личному составу. Приказы оформляются на специальном бланке – бланке приказа или общем бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ. Обязательными реквизитами приказа являются: наименование вышестоящей организации (если она имеется), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Обязательный реквизит приказа – заголовок д.б.кратким и выражать основное содержание документа «О чем?», напр.,

«Об увеличении уставного капитала общества»

В первой части приказа указывается основание или причина составления документа. Во второй – излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть, которая излагается в повелительном наклонении от первого лица и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (печатается прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Зам. директору И.И. Петрову подготовить предложения по составу группы административного управления создаваемого подразделения.

Указание срока исполнения дается отдельной строкой тремя парами арабских цифр:

Срок представления 23.08.2007.

В последнем пункте указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа:

2.Контроль за исполнением приказа возложить на зам.директора Иванова И.И.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый Президентом РФ, руководителем органа управления или организации. Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы, но в распоряжениях отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части.

Указание – правовой акт, издаваемый руководителем организации, его заместителямипо вопросам информационно-методического характера, по вопросам, сязанным с организацией выполнения приказов, инструкций или вышестоящей организации. В целом, указания составляются и оформляются аналогично приказам, но клячевыми словами м.б.: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ».

Справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках: актах, справках, служебных записках и др.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого составляется акт, событие, которое послужило причиной его составления, его номер и дата. В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения.

Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии, а затем фамилии остальных членов комиссии в алфавитном порядке.

Акты составляются при передаче материальных ценностей, списании пришедшего в негодность имущества и.т.п.

Справка – документ, содержащий запрошенную информацию или подтверждение каких-то фактов. Чаще всего запрашивают анкетные данные (Ф.И.О., дата и место рождения, стаж работы в последней должности, сведения об образовании и т.д.). Используются следующие языковые модели: «Дана…(Ф.И.О. полностью или Ф. и инициалы) в том, что…».

Сведения об организации, для которой выдана справка, размещаются на один интервал ниже основного текста:

Выдана для представления в библиотеку.

Сведения о сроке годности справки размещаются на один интервал ниже сведений об организации:

Справка действительна в течении десяти дней.

Реквизит подпись включает личную подпись, фамилию и инициалы лица, выдавшего справку. Подпись заверяется печатью.

Служебная записка – документ, адресованный руководителю, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Различают несколько видов служебных записок: докладные, аналитические, обзорные, информационно-стилистические и др.

Аналитические записки включают подробный анализ ситуации; излагаемые факты комментируются, увязываются с ранее поступившей информацией. Обзорные записки содержат краткую информацию о нескольких тесно взаимосвязанных проблемах. При этом дается их сжатый комплексный анализ. Нередко к обзорным запискам прилагаются соответствующие справки. Главное содержание информационно-стилистических записок составляют цифры, различные данные в форме таблиц, графиков и т.п.). Эти записки не содержат анализа приводимых в них данных.

Служебная записка, как правило, состоит из заголовка, сведений об адресате и разработчике, даты написания, наименования темы, основного текста, подписи разрвботчика, указаний на приложения.

Заявление – внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего) информации узкой направленности. Различают нескольковидов заявлений: заявление-просьба (ходатайство), заявление-жалоба, заявление-объяснение (объяснительная), заявление-констатация (пишется по инициативе сотрудника, а не по указанию свыше).

Реквизиты заявления. Адресация документа включает полное (без сокращений) официальное наименование должности лица, которому направляется заявление. Если заявление не содержит просьбы, фамилию и инициалы писать не принято, напр.,

Главному энергетику обувной фабрики

Пример адресации заявления-просьбы:

Декану факультета менеджмента

ПФ РМАТ

Е.А. Яковлевой

Чаще всего указывается общее наименование документа (ЗАЯВЛЕНИЕ), но если документ содержит жалобу или объяснение, то допускается указывать это в наименовании. Наименование размещается ниже адресации, посередине листа:

ЖАЛОБА

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Основной текст, как правило, начинается с вводных слов, отражающих сущность документа: Прошу, Обращаюсь с жалобой на…, Представляю письменное объяснение…, Ставлю Вас в известность… и т.п. Далее излагается сущность вопроса. В конце текста указывается, на какое вмешательство со стороны адресата рассчитывает заявитель: Прошу дать расчет с…, Прошу ответить…, Прошу принять меры….

Дата написания указывается внизу в левой части листа.Подпись: полное официальное название должности, фамилия и инициалы. Размещается подпись правее даты написания заявления.

Образец заявления

Декану факультета менеджмента

ПФ РМАТ

Е.А. Яковлевой

Студента 1 курса группы…(Ф.И.О.)

Заявление

Прошу освободить меня от занятий с 1 по 12 декабря для поездки домой по семейным обстоятельствам

Прилагаю письмо с сообщением о болезни моего отца.

(подпись)

Особенность официальных бумаг этого типа состоит в том, что эти документы идут снизу вверх по системе управления: от работника к рруководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей.

Отдельные виды документов, напр., договор, доверенность, используются для реализации юридических, информационных связей между равными организациями и должностными лицами, т.е. документационный обмен идет по горизонтали.

Договор (соглашение, контракт) – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения. Так, учредительный договор содержит сведения:

Наименование юридического лица, место его нахождения, порядке управления деятельностью;

О размере и составе уставного капитала;

О размере и порядке изменения долей каждого из участников в уставном капитале;

О размере, составе, сроках и порядке внесения вкладов;
об ответственности участников за нарушение обязанностей по внесению вкладов.

Трудовой договор (трудовое соглашение) – соглашение сторон («работодатель» и «работник») об исполнении конкретных обязанностей. Трудовой договор оформляется при приеме на работу, а также в случае изменения первоначальных договорных условий (содержание служебных обязанностей работника, уровень заработной платы и т.п.).

Договор (контракт) – соглашение сторон (юридических или физических лиц). Договор (контракт) содержит следующие сведения:

Наименования сторон;

Наименование работы (предмет контракта), ее этапы и результаты выполнения;

Наименование документа, в соответствии с которым выполняется работа;

Условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;

Срок действия договора;

Начало и окончание работ по договору;

Стоимость работ и порядок расчетов;

Порядок сдачи и приемки работы;

Ответственность сторон (в т.ч. санкции за невыполнение принятых обязательств), которые договаривающие стороны признают необходимым включить в договор;

Гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

Переход права собственности и риски;

Порядок разрешения споров;

Юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов).

Оформляются договоры, как правило, на трафаретных бланках, в которых оставлены пробелы, куда вписывается информация о конкретных участниках договора.

Доверенность – документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение действий от имени доверителя.

Личная доверенность м.б. выдана для получения заработной платы и других платежей (пособий, пенсий, стипендий), на получение корреспонденции, на общее управление имуществом, на распоряжение транспортным средством, на получение свидетельства о праве на наследство.

Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей и т.п.

Доверенность удостоверяется в одном экземпляре. В ней указываются: должность и паспортные данные доверенного лица; организация, в которой проводятся действия по доверенности; вид действий; образец подписи лица; получившего доверенность; срок действия доверенности. Обязательными реквизитами доверенности являются:

Наименование документа;

Место и дата написания;

Основной текст;

Удостоверительная подпись, скрепленная печатью организации.

Образец личной доверенности

ДОВЕРЕННОСТЬ

ПСКОВ, 13 ДЕКАБРЯ 2007 г.

Я, Иванова Надежда Николаевна, (паспортные данные) доверяю получить заработную плату Петровой Елене Васильевне (паспортные данные) за октябрь 2007 г.

Подпись Печать

	Российской Федерации Унифицированные системы документации Унифицированная... Постановлением Госстандарта РФ от 21 января 2000 г. N 9-ст в настоящий стандарт внесены изменения		Контрольные вопросы: Понятие документ и их классификация Гост р 30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования...
	Уничтожение бланков строгой отчетности Бланки организации изготавливаются в соответствии с гост р 30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система...		«Унифицированная система отчетно-статистической документации. Понятие бухгалтерской отчетности»
	Заполните таблицу по предложенному образцу, используя гост 30-2003... Задание Заполните таблицу по предложенному образцу, используя гост 30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной...		Правилами по делопроизводству в федеральных органах исполнительной... Госта р 30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования...
	Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения... Методические рекомендации на основе гост р 30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной...		Реквизит №1: «платежное поручение» Номер формы по окуд ок 011-93, класс “Унифицированная система банковской документации”
	Решение оформляется в соответствии с требованиями гост р 30-97 «Унифицированные... Правилам функционирования системы в системе добровольной сертификации пищевых продуктов, изготовленных без применения искусственных...		Документация в школьной библиотеке Организация работы с документами по учету библиотечного фонда осуществляется по правилам ведения делопроизводства гост 30-97 «Унифицированная...

Унифицированная система документации

Похожие: