         Приложение № 1
ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ
1С:Документооборот 8 КОРП, 1С:Предприятие 8. Клиентская лицензия на 50 рабочих мест, и работ по внедрению
Наименование товаров: согласно таблице № 1.
Количество поставляемых товаров: согласно таблице № 1.
Таблица № 1 Количество и наименование товаров
№ п/п
|
Наименование товара
|
Код ОКВЭД
|
Код ОКДП
|
Ед.изм.
|
Код по ОКЕИ
|
Кол-во
|
1.
|
Программный комплекс
«1С: Документооборот 8 КОРП» в соот-вии с техническими требованиями (см. приложение 1)
|
51.64.2, 52.48.13
|
3020000
|
шт.
|
796
|
1
|
2.
|
1С: Предприятие 8. Клиентская лицензия на 50 рабочих мест в соот-вии с техническими требованиями (см. приложение 1)
|
51.64.2, 52.48.13
|
3020000
|
шт.
|
796
|
1
|
3.
|
Внедрение Программного комплекса
«1С: Документооборот 8 КОРП» и 1С: Предприятие 8. Клиентская лицензия на 50 рабочих мест
в соот-вии с техническими требованиями (см. приложение 2)
|
51.64.2, 52.48.13
|
3020000
|
шт.
|
796
|
1
|
Максимально-возможная стоимость: 588 000 рублей 00 копеек без учета НДС
Порядок формирования цены: доставка осуществляется за счет Поставщика.
Срок поставки: август 2013 года, внедрение – август-декабрь 2013.
Условия оплаты: заказчик обязуется выплатить исполнителю аванс в размере 30% от общей стоимости, оплата производится в течение 5 (пяти) дней с момента подписания договора. Окончательный расчет в размере 70 % от общей стоимости производится в течение 10 (десяти) дней со дня подписания акта выполненных работ по договору.
Качественные характеристики: товар должен соответствовать техническим требованиям. Наименование и количество продукции должно точно соответствовать наименованию и количеству, указанному в товаросопроводительных документах. Продукция должна быть соответствующим образом упакована. Упаковка должна обеспечить сохранность продукции при хранении и транспортировке.
Гарантийный срок товара не менее 12 (двенадцати) месяцев с момента получения продукции Покупателем.
Условия поставки: Доставка товара осуществляется силами и за счет поставщика до административного здания, по адресу 634034, г. Томск, ул. Котовского, д.19 в рабочие дни, с 8:00 до 12:00 и с 13:00 до 17:00.
Сроки поставки товара: Исполнитель обязан не позднее 10 календарных дней с момента заключения договора передать Заказчику программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП», а также обязан в сроки сдачи работ по этапам, указанным в приложении к договору, передавать результаты работ Заказчику.
Требования к участникам:
опыт работы поставщика в сфере продаж и внедрения систем документооборота должен составлять не менее двух лет;
наличие у поставщика статуса «Кандидат ЦКП»;
поставщик должен иметь представительство в городе Томске (не менее года); поставщик должен отсутствовать в реестре недобросовестных поставщиков в соответствии с ФЗ-94 от 21.07.2005 и ФЗ-223 от 18.07.2011 гг.
По всем вопросам, касающимся технического задания, обращаться к начальнику департамента информационных технологий и связи - Плешакову Евгению Валерьевичу по тел: (3822) 48-47-84, pleshakov@ensb.tomsk.ru.
Начальник Департамента
информационных технологий и связи Е.В. Плешаков
Забелина Юлия Сергеевна
70 52 61
Бутакова Татьяна Сергеевна
70 52 50
Приложение 1. Технические требования к системе Документооборота
Цель и назначение системы
Целью внедрения является усовершенствование процессов управленческого документооборота в ОАО «Томскэнергосбыт» (далее – Общество), а именно, полная автоматизация бизнес-процессов, экономия времени и трудозатрат работников, участвующих в процессе согласования договоров, а также экономия средств на расходные материалы, используемые при печати договоров.
Система предназначена для комплексной автоматизации бизнес-процессов финансово-хозяйственной деятельности.
Общие требования к системе
Общие требования к условиям и порядку выполнения работ:
Система должна быть построена на основе типового проектного решения 1С:Документооборот 8 КОРП и структурирована в соответствии с Положением о порядке организации и ведения договорной работы в ОАО «Томскэнергосбыт»;
Система должна обеспечивать соответствие разрабатываемых форм и документов, отчётов, бизнес-процессов текущим требованиям законодательства и регулирующих органов, а также существующему регламенту работы с документами, в рамках согласованного в проектных документах функционального и организационного объёма разрабатываемых форм и документов;
Система должна обеспечивать защиту от некорректных действий персонала, приводящих к сбоям в системе, случайным изменениям, потере информации;
Любая поступающая в систему информация вводится в систему однократно с помощью одного входного канала;
Система должна быть достаточно гибка и адаптивна для достижения установленных целей её функционирования в условиях изменения организационной структуры ОАО «Томскэнергосбыт», таких как выделение, укрупнение, комбинирование и прочее;
Система должна обеспечить интерфейс вывода данных, который позволит пользователю получить информацию, необходимую для выполнения текущей деятельности своевременно, полно и не избыточно;
Система должна обеспечить централизованное ведение нормативно-справочной информации в соответствии с едиными принципами целостности и непротиворечивости данных;
Система должна обеспечить разграничение зон ответственности подразделений и пользователей компании;
Система должна, при необходимости, обеспечить возможность электронного обмена данными с другими приложениями (1С, CRM, Платёжные системы и т.д.) ОАО «Томскэнергосбыт»;
Система должна обеспечить защиту от несанкционированного доступа к данным и разграничивать доступ пользователей к информации. Доступ к просмотру и редактированию документов должен быть ограничен в соответствии с ролью и принадлежностью документа (исполнитель, адресаты, согласующие, лист рассылки и т.д.);
Система должна обеспечивать идентификацию подписанта с помощью ЭЦП;
Система должна обеспечивать ведение отчёта выполнения операций по вводу и изменению информации в базе данных и мониторинг подключения пользователей к системе. Отчёт по операциям должен включать в себя информацию о пользователе, рабочем месте, виде и времени выполненных работ;
Система должна обеспечивать резервное копирование и восстановление информации средствами системы.
Приложение 2.
Технические требования на оказание услуг по внедрению информационной системы документооборота на платформе «1С:Документооборот»
Сокращения, принятые в технических требованиях
ОАО «Томскэнергосбыт», Общество – Открытое Акционерное общество «Томская энергосбытовая общество»;
ОДО – Отдел документационного обеспечения;
ДПО – департамент правового обеспечения;
ПЭО – планово-экономический отдел;
ДЗ – Докладная записка;
ОРД – Организационно-распорядительный документ;
СЭД – система электронного документооборота;
ЦО – центр ответственности;
ЖЦ – жизненный цикл.
Назначение и цели проведения работ
Требования к составу работ по внедрению
Работы по внедрению системы электронного документооборота 1С:Документооборот 8 КОРП должны включать в себя:
Предпроектное обследование и анализ требований к организации системы документооборота;
Построение моделей всех бизнес-процессов, входящих в документооборот;
Настройка системы документооборота;
Адаптация СЭД в соответствие с требованиями, изложенными в технических требованиях;
Настройка функционала типового проектного решения 1С:Документооборот под действующие бизнес-процессы ОАО «Томскэнергосбыт»;
Обучение ключевых пользователей системы объекта автоматизации, не менее 15 человек;
Проведение испытаний;
Проведение опытно-промышленной эксплуатации;
Ввод информационной системы документооборота в промышленную эксплуатацию.
Общие сведения об объекте автоматизации
Объектом автоматизации являются электронный документооборот компании и систему управления договорами ОАО «Томскэнергосбыт». В документообороте участвуют все подразделения и отделения Общества.
Численный состав работников, принимающих участие в документообороте, примерно 200 человек.
Общие требования к Системе
Создаваемая система должна иметь 3 взаимосвязанных подсистемы:
Подсистема «Документооборот»;
Подсистема «Согласование договоров»;
Требуется реализовать следующие возможности и механизмы СЭД:
Механизм периодического хранения списков лиц, которых можно указывать при создании для каждого бизнес-процесса;
Возможность в бизнес-процессе «Исполнение» приложить отчёт об исполнение и механизм автоматического формирования файла отчёта из комментария;
Реализовать механизм автоматического формирования файла ответа из комментария в бизнес-процессе «Формирование ответа».
Реализовать возможность помещения документа в архив. Архивирование подразумевает под собой скрытие документа в общем списке и запрет редактирования всех реквизитов документа. Для осуществления возможности архивирования на форме документа требуется реализовать кнопку «Поместить в архив», которая является неактивной до завершения жизненного цикла документа. Также требуется реализовать возможность извлечения документа из архива, доступную только ответственному по документу и администраторам и возможность просмотра архивированных документов всеми сотрудниками, имеющими доступ к этому документу.
Реализовать помимо стандартных ролей, роль – «Администратор». Пользователи с такой ролью должны иметь права на полный доступ ко всему функционалу систему, а также ко всем модулям, позволяющим администрировать систему, настраивать роли, менять формы отчётов и т.д.
Общие требования к результатам внедрения
Внедрение системы электронного документооборота «1С:Документооборот» должно привести к полной автоматизации бизнес-процессов документационного обеспечения, ведения учёта и регистрации всей корреспонденции, распорядительных документов (приказы, распоряжения), внутренних документов (служебных записок) и ведения договорных отношений в ОАО «Томскэнергосбыт».
Требования к функциональности
Информационная система документооборота автоматизирует следующие основные процессы управленческого документооборота:
Процесс регистрации входящей/исходящей корреспонденции;
Процесс создания и утверждения внутренних распорядительных документов (приказов, распоряжений);
Кадровые приказы
Процесс согласования договоров.
Требования к подсистеме «Документооборот»
Назначение подсистемы
Основным назначением подсистемы «Документооборот» является организация процесса управленческого документооборота в ОАО «Томскэнергосбыт», а именно:
Работа с входящими документами;
Работа с исходящими документами;
Работа с докладными записками;
Работа с кадровыми приказами;
Отслеживание и контроль этапов жизненного цикла документов;
Обеспечение автоматизации бизнес-процессов регистрации, согласования и утверждения документов.
Доступ к функционалу подсистемы должны осуществляться согласно ролям пользователей:
Делопроизводитель – лица, имеющие полные права на работу с входящей и исходящей корреспонденцией;
Специалисты – лица, имеющие полные права на работу с входящей/исходящей корреспонденцией, с регистрацией и согласованием договоров;
Кадровики – лица, имеющие полные права на работу с документами «Кадровые приказы» (приказы на прием, увольнение, командировку, отпуск, изменение штатного расписания);
Исполнители – права на просмотр;
Руководители подразделений – права на просмотр и редактирование в процессе согласования договоров, права на просмотр распорядительных документов ОАО «Томскэнергосбыт»;
Согласующие – разработать механизм периодического хранения списков лиц, имеющих право подписи для каждого типа и каждого вида документов, и использовать эти списки при направлении документов на утверждение как ограничитель. Согласующие лица должны видеть замечания друг друга;
Администратор – полный доступ на весь возможный функционал.
Процедура рассмотрения документа (электронного согласования) осуществляется одновременно всеми нижеперечисленными подразделениями в сроки, определённые в Положении о порядке организации и ведения договорной работы в ОАО «Томскэнергосбыт». Работники данных подразделений должны входить в группу «Согласующие».
• Инициатор договора (оценивает условия договора по всем пунктам: субъектам, предмету, обязательствам, срокам их исполнения, цене, порядку оплаты, ответственности сторон, реквизиты и т.д.)
• Руководитель департамента (отдела, службы) по направлению деятельности отдела-исполнителя.
• Группа корпоративного управления;
• Департамент безопасности;
• Специалист по закупочной деятельности;
• Директор по экономике и финансам;
• Главный бухгалтер;
• Технический директор;
• Департамент правового обеспечения.
Перечень подразделений, согласовывающих конкретный проект договора, может быть дополнен по указанию генерального директора, либо по усмотрению (в случае необходимости) инициатора договора (службы исполнителя), юридической службой ОАО «Томскэнергосбыт» либо иным согласовывающим проект договора подразделением (по мере необходимости).
Для всех видов документов должна быть возможность их создания из шаблона.
Бизнес-процесс «Организационно - распорядительный документ»
Виды ОРД используемых в Компании:
Приказ;
Распоряжение;
Распоряжение, подписываемое директорами по направлению.
Создание проекта документа
Инициатор проекта направляет на согласование проект ОРД. Только помощник директора и начальник отдела документационного обеспечения могут вносить информацию в регистрационную карточку ОРД. Проект готовится в формате MS Word (*.doc, *.docx) и прикрепляется к карточке документа.
На этапе создания проекта документа исполнитель заполняет карточку, в которой должны быть заполнены обязательные реквизиты документа и присоединены приложения в форматах (*.doc, *.docx, *.xls, *.xlsx, *.jpg, *.pdf, ):
краткое содержание (можно внести название ОРД);
согласующие лица (список согласующих лиц должен задаваться шаблоном с возможностью ручной корректировки);
подписывающее лицо;
количество дней на согласование;
После внесений всех необходимых данных об ОРД проект направляется на согласование специалистам по направлению, в т.ч. начальнику отдела документационного обеспечения.
Исправление документа
Специалисты контролируют правильность оформления и заполнения и, при отсутствии замечаний, запускают документ в последующее согласование.
Согласование проекта документа
Документ проходит по всем согласующим лицам, указанным в листе согласования. Если у них есть замечания по документу, они их фиксируют таким образом, чтобы все согласующие лица, работающие над проектом данного документа, могли данные замечания увидеть.
После того, как документ согласован всеми согласующими лицами, он направляется на подпись генеральному директору (либо лицу, его заменяющему).
Доработка документа
При наличии замечаний, документ направляется на исправление сотруднику, подготовившему проект документа. Цикл повторяется до тех пор, пока не будут устранены все замечания.
Регистрация и рассылка документа
После того, как документ подписан, он возвращается к специалистам, документ регистрируется, ему присваивается номер, снимается скан-копия документа и копия прикрепляется к карточке документа («в дело»). После чего организуется рассылка службе – исполнителю (центр ответственности) и другим специалистам, указанным в листе ознакомления к ОРД.
Исполнение резолюции
Исполнитель контролирует исполнение указаний, обозначенных в ОРД. После того, как срок исполнения указаний (поручений) выполнен, к документу прикрепляется отчёт о выполнении. После чего документ отправляется на контроль лицу, подготовившему проект.
Снятие документа с контроля
После того, как распоряжение либо приказ были исполнены, контролер проверяет качество исполнения. Если вопросов у него нет, и исполнение он одобряет – документ переходит в статус «Исполнен» и помещается в архив.
Подробная схема ЖЦ ОРД представлена на Приложении 2.1.
Бизнес-процесс «Входящий документ»
Доступ на просмотр и редактирование входящей документации имеют делопроизводители и специалисты.
4.3.1 Регистрация документа
Только делопроизводители и специалисты имеют доступ на просмотр и редактирование входящей. Данные работники заполняют обязательные поля документа, прикрепляют к нему файл и присваивают регистрационный номер. После чего они направляют документ на рассмотрение.
4.3.2 Рассмотрение документа
Адресат знакомится с документом и оставляет свою резолюцию. Если документ требует исполнения, то адресат отправляет его на исполнение с указанием срока. Если документ не требует исполнения, а носит ознакомительный характер, ему присваивается статус «Ознакомлен», после чего он помещается в архив.
4.3.3 Исполнение документа
После того, как документ был рассмотрен адресатом и отправлен на исполнение, исполнители выполняют поручения и отчитываются перед адресатом. Если у адресата нет замечаний – документу присваивается статус «Исполнен».
4.3.4 Формирование ответа на документ
Если документ требует ответа, формируется ответное письмо, выбирается тип доставки, после чего ответ обрабатывается и отправляется адресату делопроизводителем.
Подробная схема ЖЦ входящего документа представлена на Приложении 2.
Бизнес-процесс «Исходящий документ»
4.4.1 Проверка оформления документа и Регистрация
Сотрудник ОДО проверяет документ на наличие ошибок в оформлении, если есть замечания по оформлению, то документ отправляется обратно на исправление и доработку, если замечания отсутствуют – то документ отправляется на подпись.
После подписания (получения визы) исходящее письмо вносится в регистрационную карточку: заполняются обязательные поля документа, прикрепляет к нему файл. и направляется адресату с указанием вида доставки (электронной почтой, курьером, факсом, почтой, экспресс-почтой, заказным письмом или телеграфом, второй экз. передается исполнителю.
Подробная схема ЖЦ исходящего документа представлена на Приложении 3.
Кадровые приказы
Документооборот кадровых приказов Компании построен по аналогии с ОРД. Доступ к данной категории документов строго ограничен. Право просмотра зарегистрированных документов имеют работники с ролью кадровика и лица, согласовавшие этот документ.
Основные реквизиты содержатся в табличной части: работник, дата начала, дата окончания, размер.
Кадровые приказы имеют дополнительные реквизиты: вид расчёта и основание. Для реквизита вид расчёта необходима организация справочника.
Подробная схема ЖЦ кадрового приказа представлена на Приложении 4.
Докладные записки
Данные о докладной записке заносятся в систему документооборота помощником руководителя (делопроизводителем) и присваивается регистрационный номер.
Для реализации необходимо функционала нужно:
Настроить вид внутреннего документа «Докладная записка»;
Настроить соответствующий документу нумератор;
Настроить шаблон печатной формы служебной записки;
Реализовать возможность автоматического заполнения полей шаблона данными из реквизитов документа.
Подробная схема ЖЦ служебной записки представлена на Приложении 5.
Отчеты
Для удобного просмотра корреспонденции ОАО «Томскэнергосбыт» необходимо реализовать ряд внешних отчётов.
Отчёт о состоянии документа, содержащий сведения о том, кто автор документа, список исполнителей (согласующих сторон), срок исполнения плановый, срок исполнения фактический, дата контроля, замечания, если они есть, контролёр, состояние.
Отчёт об исходящих письмах. Должен содержать в себе следующую информацию:
Вид документа;
Номер документа;
Дата создания документа;
Дата регистрации;
Регистратор;
Отправитель;
Исполнители;
Подписано;
Согласующие лица;
Состояние документа;
Категории;
Реквизит документа;
Содержание документа;
Информация о получателе;
Получатель;
№ входящего документа;
Организация получателя;
Подразделение организации получателя;
Телефон организации получателя;
Адрес организации получателя;
E-mail организации получателя;
Количество листов письма;
Количество листов в приложении;
Тип доставки;
Подшит в папку;
Подшит в дело;
Переписка с организациями и предприятиями;
Вид отправки.
Отчёт о входящей корреспонденции. Должен содержать следующую информацию:
Вид документа;
Тема документа;
Номер документа;
Дата создания;
Состояние документа;
Организация;
Номер входящего;
Прикреплённые файлы.
Отчёт о приказах\распоряжениях компании. Должен содержать следующую информацию:
Вид документа;
Тема;
Номер документа;
Дата создания;
Дата регистрации;
Автор документа;
Состояние;
Прикреплённые файлы;
Согласующие лица;
Дата согласования;
Исполнители;
|
