Инструкция о порядке отбора на хранение в архив судебных участков мировых судей Псковской области документов, их комплектования, учета и использования (далее Инструкция) разработана на основе Федерального закона от 22.
Скачать 0.49 Mb.
|
СОГЛАСОВАНО Председателем Псковского областного суда Кондратьевым В.Н.__________________ «___»_____________________2009 года. Утверждена приказом начальника Главного государственного управления юстиции Псковской области от «____ » _________ № Инструкция о порядке отбора на хранение в архив судебных участков мировых судей Псковской области документов, их комплектования, учета и использования Оглавление 1. Общие положения...............................................................................................3 2. Основные задачи архива судебного участка мирового судьи........................3 3. Требования к оформлению и учету дел, помещаемых в архив......................4 4. Порядок нумерации листов................................................................................5 5. Учет документов в архиве судебного участка мирового судьи......................7 6. Составление описей на судебные дела..............................................................7 7. Срок хранения документов. Экспертиза ценности документов.....................9 8. Режим хранения и порядок выдачи архивных документов...........................11 9. Отбор документов на уничтожение..................................................................12 10. Проверка наличия и состояния документов..................................................13 11. Составление номенклатуры дел......................................................................15 12. Заключительные положения............................................................................18 13. Приложения.......................................................................................................19 Архивное делопроизводство судебного участка мирового судьи – деятельность мирового судьи и его аппарата по комплектованию, хранению, учету, использованию и уничтожению архивных документов (оконченных производством и соответствующим образом оформленных), образующихся в их служебной деятельности. 1.Общие положения. 1.1.Инструкция о порядке отбора на хранение в архив судебных участков мировых судей Псковской области документов, их комплектования, учета и использования (далее – Инструкция) разработана на основе Федерального закона от 22.10.2004. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002., Примерного положения об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Роскомархива от 18.08.1992. № 176, ГОСТа 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Госстандарта России от 27.02.1998. № 28, других нормативных правовых актов. При разработке Инструкции использованы отдельные положения Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования от 28.12.2005 №157. 1.2.Архивное делопроизводство судебного участка мирового судьи непосредственно организуется самим мировым судьей. Обязанности, права и ответственность сотрудников аппарата мирового судьи, обеспечивающих его работу, определяются их должностными регламентами и служебными контрактами. 1.3.Архивный фонд и документация, учитывающая движение архивных документов (далее – условно «архив»), должны храниться в условиях, обеспечивающих их сохранность и удобство пользования ими. Архив создается для упорядочения ведения судебного делопроизводства судебного участка мирового судьи (отделения оконченных дел и иной судебной документации от находящихся в производстве и обеспечения осуществления архивного делопроизводства судебного участка мирового судьи). 2.Основные задачи архива судебного участка мирового судьи. 2.1.Основными задачами архива судебного участка мирового судьи являются: 2.1.1.Комплектование архивного фонда (совокупности хронологически и логически связанных между собой архивных документов) судебного участка мирового судьи документами, образующимися при отправлении мировыми судьями правосудия и в другой служебной деятельности судьи и его аппарата (далее – суда). 2.1.2.Учет и обеспечение сохранности архивных документов судебного участка. 2.1.3.Использование в соответствии с действующим законодательством архивного фонда судебного участка мирового судьи. 2.1.4.Уничтожение архивных документов, сроки хранения которых истекли. 2.2.Кроме этого мировой судья организует упорядоченное хранение оконченных судебных дел, материалов (производств) и иной служебной документации (далее обобщенно – дел, документов) временного срока хранения, выделение из них к уничтожению и уничтожение документов, не подлежащих хранению. 3.Требования к оформлению и учету дел, помещаемых в архив. 3.1. Решение на передачу в архив дел и материалов принимает мировой судья. Мировой судья проверяет все производство по делу, обращение к исполнению вступившего в законную силу судебного решения. На обложке дела проставляются отметки о передаче дела в архив, дата передачи и подпись судьи. 3.2.Оформление дел производится работниками аппарата мирового судьи согласно их должностным регламентам и в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 года № 19, а также нормами, установленными Инструкцией по судебному делопроизводству на судебных участках мировых судей Псковской области. 3.3. В судебных делах (нарядах), подлежащих сдаче в архив судебного участка, секретарь судебного участка (далее-секретарь участка) либо лицо его замещающее должен прошить и пронумеровать все приобщенные к делу (наряду) документы, составить их внутреннюю опись. В конце дела (наряда) на отдельном листе-заверителе составляется заверительная надпись. На обложке дела, оформленной в соответствии с Инструкцией по судебному делопроизводству на судебных участках мировых судей Псковской области, утвержденной приказом начальника ГГУ юстиции от «04» мая 2008 № 39-од, проставляется индекс дела и срок хранения. 3.4. В журналах заверительная надпись составляется на оборотной стороне последнего чистого листа. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела (наряда), производства или чистый оборот листа последнего документа. 3.5. Если дело (наряд), было сформировано (прошито или переплетено) без листа-заверителя, то он наклеивается на верхнюю часть внутренней стороны обложки дела (наряда). 3.6. Секретарь участка либо лицо его замещающее обязан тщательно просмотреть все производство по делу, подлежащее сдаче в архив, обращая внимание на обращение к исполнению вступившего в законную силу судебного решения. 3.7. Подготовка дел, подлежащих постоянному и временному хранению, предусматривает: - подшивку или переплет дела; - изъятие из дела металлических скрепок и скобок; - нумерацию листов и заполнение листа-заверителя дела; - составление внутренней описи документов; - внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки (уточнение индекса и заголовка дела, указание дат начала и окончания срока хранения и д.р.). На обложках уголовных и гражданских дел, подлежащих постоянному и временному хранению, записывается: - наименование судебного участка мирового судьи; - фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи Уголовного кодекса Российской Федерации, по которой лицо осуждено; фамилия, инициалы, наименование организации истца, ответчика, суть иска (заявления). Примеры: - дело № 1-125/2007 по обвинению Маркова Петра Ивановича в совершении преступления, предусмотренного ст. 157 ч 1 УК РФ; - дело № 2-350/43/2008 по иску Леоновой Марии Сергеевны к Леонову Андрею Петровичу о разделе имущества (для судебных участков г. Пскова). На обложке дел об административном правонарушении подлежащих постоянному и временному хранению, записывается: - наименование судебного участка мирового судьи;
4. Порядок нумерации листов 4.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело (наряд), все его листы (кроме листа заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами, (сплошной) нумерацией в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа, черным графитным карандашом или нумератором. 4.2. Запрещается при нумерации листов использовать чернила и цветные карандаши. 4.3. Листы дела (наряда), разделенного на тома, нумеруются по каждому тому отдельно. 4.4. Фотографии, чертежи и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле (наряде), нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Если фотографии вклеены на пронумерованный лист дела (наряда), то отдельной нумерации фотографий не требуется. 4.5. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. 4.6. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. 4.7. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. 4.8. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист. 4.9. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы), то каждый документ нумеруется отдельно. 4.10. Подшитые в дело (наряд) конверты с вложениями нумеруются: в первую очередь сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. 4.11. В случае обнаружения большого количества ошибок в нумерации листов дела (наряда), листы нумеруются заново. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. 4.12. В случае изменения нумерации листов дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый сохраняется в деле (наряде). 4.13. При пропусках в нумерации листов на пропущенных листах ставится номер предыдущего листа с прибавлением букв «а», «б», «в» и т.д. 4.14. При повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах также прибавляются буквы «а», «б», «в» и т. д. соответственно к каждому номеру листа, начиная со второго. 4.15. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе. 4.16. В заверительной надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов и количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела (наряда) (наличие пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов). 4.17. Заверительная надпись составляется и подписывается работником, производившим оформление дела (наряда) для передачи в архив, с указанием должности и даты составления этой надписи. Пример: в настоящем деле (наряде) прошито и пронумеровано 250 (двести пятьдесят) листов, в том числе 3 (три) фотографии на листах 15, 106, 201. Имеются литерные листы с номерами 10а, 54б, 99в. Секретарь судебного участка № Т.А.Смирнова 15.12.2008 5. Учет документов в архиве судебного участка мирового судьи 5.1. Учет документов в архиве судебного участка мирового судьи - это средство контроля за наличием и обеспечением их сохранности. 5.2. Все документы, хранящиеся в архиве, должны быть учтены и описаны. 5.3. Основными учетными документами в архиве судебного участка мирового судьи являются: - паспорт архива; - сводная номенклатура дел (нарядов) суда; - описи дел (нарядов) постоянного хранения; - книга учета поступления и выбытия документов; - книга учета выдачи документов во временное служебное пользование; - акты о выделении к уничтожению дел (нарядов), не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение; - акты проверки наличия и состояния дел (нарядов). 5.4. Дела (наряды) учитываются по описям. Вспомогательными учетными документами являются: - книги учета дел (нарядов) постоянного хранения; - книги учета дел (нарядов) временного хранения. 5.5. Годовые разделы описей учитываются под тем же номером, который был присвоен описи при первом поступлении. 5.6. Описи дел (нарядов) постоянного и временного хранения нумеруются отдельно. 5.7. Ведется раздельно учет поступлений дел (нарядов) постоянного и временного хранения. 5.8. Архив судебного участка мирового судьи ежегодно (по состоянию на 1 декабря) представляет в Главное государственное управление юстиции Псковской области (далее - Управление) паспорт архива в двух экземплярах, утвержденный мировым судьей. Паспорт архива должен быть представлен в Управление не позднее 15 февраля следующего года. 6. Составление описей на судебные дела (наряды) 6.1. Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. 6.2. До передачи в архив на наряды постоянного/временного хранения составляется опись дел постоянного/временного хранения. Каждая опись состоит из годовых разделов, охватывает определенную группу по значимости документов, представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел, нарядов. Годовой раздел каждой описи заканчивается итоговой записью, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел (нарядов), числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел (нарядов) в описи (наличие пропущенных номеров и т.п.). 6.3. Годовые разделы описей должны рассматриваться экспертной комиссией (далее - ЭК) соответствующего судебного участка. Затем в конце раздела производится надпись "Согласовано" с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Далее годовые разделы описей направляются на согласование с центральной экспертной комиссией (далее – ЦЭК) Управления, затем на утверждение мировому судье. Контрольный экземпляр годовых разделов описей хранится в Управлении. 6.4. При составлении описи соблюдаются следующие требования: - каждое дело (наряд) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; - если дело (наряд) состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; - каждая опись ведется с единой, (сплошной) нумерацией в течение нескольких лет. Опись заканчивается при наборе 9999 единиц хранения; - номера по порядку в годовом разделе описи должны продолжать нумерацию годового раздела описи предшествующего года; - при заполнении графы «Индексы дел (нарядов)» для гражданских, уголовных дел (нарядов) указываются их номера, которые соответствуют индексам дел (нарядов) по сводной номенклатуре дел, с добавлением порядкового номера дела (наряда) или номера тома дела (наряда); - графа «Заголовки дел (нарядов)» заполняется на основании записи, сделанной на обложке дела (наряда). Заголовок с обложки переносится в опись без сокращений; - если в опись вносятся дела (наряды), состоящие из нескольких томов, то в ней указывается также заголовок дела (наряда) с обложки. Затем записываются номера томов. Каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; - графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел (нарядов), особенностях их состояния, передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый документ, наличие копий и т.п. 6.5. После внесения дела (наряда) в опись на его обложке проставляются номер описи и номер дела (наряда) по описи. 6.6. На последней строке законченной описи указывается количество листов описи, общее число дел (нарядов), внесенных в опись, а также годы начала и окончания описи. 6.7.Оконченные дела постоянного и временного хранения (с исполненными документами) сдаются в архив только по их описям. Дела должны быть сданы в архив по истечении календарного года после их окончания. 6.8.Для регистрации описей дел, учета их количества и состава ведется реестр описей. В графе «Примечания» делаются отметки о движении дел (по количеству) и других изменениях. Итоговые записи производятся по мере поступления и выбытия архивных дел. 6.9.Номер описи состоит из порядкового номера его регистрации в реестре описей и, через дробь, года утверждения описи. |
Похожие:
 | Охватывает определенную группу по значимости документов, представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых... | | Охватывает определенную группу по значимости документов, представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых... |
| Центральный аппарат по организационному обеспечению деятельности мировых судей в республике саха (якутия) | | Центральный аппарат по организационному обеспечению деятельности мировых судей в республике саха (якутия) |
| Формление судебных дел, производств и документов общего делопроизводства к последующему хранению в архиве мирового судьи | | Нное оформление уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях (далее судебных дел), формирование нарядов*,... |
| Нное оформление уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях (далее судебных дел), формирование нарядов*,... | | Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов (далее дела (наряды)), документов общего делопроизводства,... |
| Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов (далее дела (наряды)), документов общего делопроизводства,... |  | Приказом управления по обеспечению деятельности мировых судей, адвокатуры и нотариата Нижегородской области |