Лекция 11. 1 Документационное обеспечение кадровой работы на государственной и муниципальной службе
1.1. Нормативные акты, регулирующие вопросы кадрового делопро изводства.
1.2. Виды кадровой документации.
1.3. Перечень обязательных кадровых документов.
1.4. Придание кадровым документам юридической силы.
1.5. Журналы регистрации документов,
1.1. Нормативные акты, регулирующие вопросы кадрового делопро изводства.
В своей работе специалисты кадровой службы должны не только руководствоваться требованиями действующего законодательства, но и знать те требования, которые предъявляются к оформлению кадро вой документации при проведении инспекционной проверки органами по труду, и те особенности оформления документов, которые имеют значение при рассмотрении трудового спора в суде.
О придании документам юридической силы речь пойдет ниже, а сей час рассмотрим кратко нормативные и правовые акты, которые в дан ный момент регламентируют порядок работы с кадровыми документа ми (табл. 1).
Таблица 1
Основные действующие нормативные и правовые акты, регламентирующие порядок работы с кадровыми документами
№ п/п
|
Документ и его реквизиты
|
Какие нормы и положения в данном документе регламентируют порядок оформления кадровых документов
|
1
|
Трудовой кодекс Российской Федерации. Федеральный закон от 30.12.2001 № 197 -далее ТК
|
Трудовой кодекс РФ в области документирова ния:
|
|
|
Устанавливает обязательность некоторых кадровых документов: правил внутреннего . трудового распорядка — ст. 189, 190 ТК, графика отпусков — ст. 123 ТК и др.
|
|
|
Определяет документы, которыми оформляют ся основные кадровые процедуры: прием, перевод, прекращение трудового договора, вынесение дисциплинарного взыскания работников: ст. 67, 68, 84.1, 193 ТК и др.
|
|
|
Определяет порядок работы с трудовой книжкой: ст. 65, 66, 84.1 ТК
|
|
|
Устанавливает сроки оформления документов и порядок ознакомления с ними работников: ст. 67, 68, 193 ТК и др.
|
|
|
Устанавливает порядок работы с персональны ми данными работников: ст. 86, 88 ТК
|
|
|
Устанавливает порядок согласования кадровых документов или учета мнения первичной профсоюзной организации или представитель ного органа: ст. 8, 1 36, 190 ТК и др.
|
|
|
И т. д.
|
2
|
Об информации, информа ционных технологиях и о защите информации. Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ
|
Закрепляет статус информации, обязатель ность предоставления информации государ ственным органам, ответственность за нарушение законодательства о защите информации и др. вопросы
|
3
|
Об акционерных обществах. Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ
|
Определяет обязанности общества по храпе нию документов общества и их составу
|
|
Об обществах с ограничен ной ответственностью. Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ
|
|
4
|
О персональных данных. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ
|
Определяет порядок получения (сбора), хранения, использования, передачи и распро странения персональных данных работников (в том числе) Регулирует отношения, связанные с обработ кой персональных данных юридическими лицами с использованием средств автоматиза ции и без использования таких средств
|
5
|
О коммерческой тайне. Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ
|
Определяет информацию, которая может быть отнесена к конфиденциальной и не может быть к ней отнесена, а также порядок работы с конфиденциальной информацией в рамках трудовых отношений
|
6
|
О бухгалтерском учете. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ
|
Устанавливает порядок оформления первич ных документов для целей бухгалтерского учета (ст. 9)
|
7
|
Об архивном деле в Российской Федерации. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ
|
Регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использова ния архивных документов организаций независимо от их форм собственности
|
8
|
О трудовых книжках. Постановление Правитель ства РФ от 16.04.2003 № 225
|
Устанавливает правила ведения и храпения трудовых книжек, утверждает бланк трудовой книжки и порядок обеспечения ими работода телей. Определяет общий порядок ведения трудовых книжек
|
|
|
ВНИМАНИЕ: действует в пунктах, не проти воречащих Трудовому кодексу РФ — ст. 5 Трудового кодекса
|
9
|
Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации. Постановление Правительства РФ от 15.09.2003 №687
|
Устанавливает порядок обработки персональ ных данных, осуществляемой без использова ния средств автоматизации (в частности, в виде бумажных носителей), и меры по обеспечению безопасности, которые необходимо соблюдать работодателю и должностным лицам, работаю щим е персональными данными
|
10
|
Об утверждении Инструк ции по заполнению трудовых книжек. Постанов ление Минтруда РФ от 10.10.2003 №69
|
Подробно регламентирует порядок заполнения трудовой книжки, дубликата трудовой книжки. Данное постановление утвердило форму приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, форму книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
|
|
|
ВНИМАНИЕ! действует в пунктах, не противоречащих Трудовому кодексу РФ 1 Постановлению Правительства РФ № 225 ст. 5. Трудового кодекса
|
11
|
Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государствен ных органов, органон местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 №558
|
Содержит перечень документов, создающихся в организации для регулирования текущей деятельности компании, с указанием их сроков хранения
|
|
|
Примечание: сроки храпения документов, не указанных в перечне, определяются на основании номенклатуры дел, утверждаемой в каждой конкретной организации
|
12
|
Об утверждении унифици рованных форм первичной учетной документации но учету труда и его оплаты. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1
|
С 1 января 2013 г. использование унифициро ванных форм остается па усмотрение организа ций, кроме бюджетных учреждений.
|
|
|
По заключению Минюста РФ данный документ в государственной регистрации не нуждается (Письмо Минюста РФ от 15.03.2004 № 07/2732-ЮД)
|
13
|
О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации (вместе с «Унифи цированной системой документации. Унифициро ванная система организаци онно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003»). Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст.
|
Определяет общие требования к оформлению документам и составу их реквизитов: подпись, визы согласования, грифа согласования, грифа утверждения, резолюции и др.
|
|
|
Примечание: носит рекомендательный характер
|
|
|
По заключению Минюста РФ данный документ в государственной регистрации не нуждается (Письмо Минюста РФ от 04.04.2003 № 07/3276-ЮД)
|
14
|
Основные Правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002
|
Основной документ, закрепляющий систему ведения и храпения документов в текущем делопроизводстве и архиве
|
|
|
Правила закрепляют общие принципы формирования дел (подшивки документов), в том числе личных дел, порядок организации и проведения экспертизы ценности документов (отбора на хранение и уничтожение), порядок и методику подготовки дел к передаче в архив, правила подготовки описей документов но личному составу, оформления номенклату ры дел, актов на уничтожение документов и др.
|
15
|
Квалификационный справочник должностей
руководителей, специалистов и других служащих. Утв. Постановлением Минтруда РФ от 21. 08.1998 №37
|
Квалификационный справочник рекомендован для применения и организациях независимо от форм собственности и организационно-право вых форм в целях обеспечения правильного подбора, расстановки и использования кадров
|
|
|
Рекомендован в качестве основы для разработ ки должностных инструкций
|
|
|
ВНИМАНИЕ! Если в соответствии с Трудо вым кодексом, иными федеральными законами выполнение работ по определенным должно стям, профессиям, специальностям связано с предоставлением компенсаций и льгот либо наличием ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификацион ных справочниках (ст. 57 Трудового кодекса РФ)
|
16
|
ОКИН. Общероссийский классификатор информации о населении. Утв. Постанов лением Госстандарта РФ от 31.07.1995 №412
|
Предназначен для кодирования основной информации о работнике при заполнении ряда учетных форм, в частности сведений, указан ных в личной карточке работника — Т-2: сведений о гражданстве, национальности, знании иностранных языков, степени знания языков, состояния в браке и др.
|
17
|
ОКАТО. Общероссийский классификатор объектов административно-террито риального деления. Утв. Постановлением Госстандарта РФ от31,07.1995№413
|
Предназначен для кодирования информации о населенных пунктах при заполнении ряда учетных форм, основной из которых является личная карточка работника — Т-2 (место рождения), используемых в кадровой службе, а также статистических данных
|
18
|
ОК ПДТР. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов. Постановление Госстандарта РФ от 26.12.1994 №367
|
Позволяет кодировать сведения о профессии, должности работника при заполнении ряда учетных форм, основной из которых является личная карточка работника — Т-2, используе мых в кадровой службе, а также статистических данных и разрешительных документов при привлечении иностранной рабочей силы
|
19
|
ОКСО. Общероссийский классификатор специально стей по образованию. Утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.09.2003 № 276-ст.
|
Предназначен для кодирования информации о специальностях, специализациях, областях знаний (наук), квалификации при заполнении ряда учетных форм, основной из которых является личная карточка работника - Т-2, используемых и кадровой службе, а также статистических данных и разрешительных документов при привлечении иностранной рабочей силы
|
ПРИМЕЧАНИЕ:
1. При использовании данных актов необходимо применять последнюю редакцию приведенного акта.
2. В табл. 1.1 приведены акты, действующие на начало 2013 г.
3. Перечень актов, приведенных в табл. 1.1, не является исчерпыва ющим. Указаны только основные нормативные и правовые акты, регламентирующие работу и порядок оформления кадровых документов.
ВНИМАНИЕ:
Очень часто в нашей правоприменительной практике возникает си туация когда одни нормативные акты противоречат другим. Самый яр кий пример данных противоречий разбирается в разделе «Трудовые книжки».
|
