РАССМОТРЕНО
на заседании педагогического совета школы.
Протокол № 1 от 12.01.2015 г.
|
|
УТВЕРЖДЕНО
Директор «Школа-лицей №2» города Армянска
_________________ Е.И. Рожко
Приказ №____ от ______2015 г.
|
ПОЛОЖЕНИЕ
о формировании, ведении, хранении и проверке личных дел
обучающихся Муниципального казенного общеобразовательного заведения «Школа-лицей №2» города Армянска Республики Крым
I. Общие положения.
1.1. Настоящее положение разработано с целью регламентации работы с личными делами учащихся Школы и определяет порядок действий всех категорий сотрудников Школы, участвующих в работе с вышеназванной документацией.
1.2. Настоящее “Положение” утверждается Приказом по Школе и является обязательным для всех категорий её педагогических и административных работников. Нарушение настоящего порядка рассматривается в соответствии с ТК РФ.
1.3. Личное дело является документом ученика, и ведение его обязательно для каждого учащегося школы, ведется на всем протяжении учебы (с момента поступления его в школу и до ее окончания).
II. Порядок оформления личных дел при поступлении в «Школа-лицей №2» города Армянска
2.1. Личные дела учащихся заводятся классными руководителями при поступлении учащихся в Школу.
2.2. Личное дело ведется на всем протяжении учебы ученика в Школе.
2.3. Личное дело ученика формируется из следующих документов:
согласие законного представителя на обработку персональных данных;
согласие обучающегося на обработку персональных данных (с 14 лет);
справка из детской поликлиники;
копия свидетельства о рождении, включая копию вкладыша – свидетельства о гражданстве;
медицинская карта (в дальнейшем находится у медицинского работника);
справка с места жительства о составе семьи;
копия паспорта (с 14 лет) (2 страницы);
копия страхового медицинского полиса;
копия страхового пенсионного полиса;
III. Порядок ведения и хранения личных дел.
3.1. В личное дело ученика заносятся: общие сведения об учащихся; итоговые отметки успеваемости в классах, заверенные подписью классного руководителя и печатью школы; заявление родителей (или законных представителей) о приеме в школу, о переводе в другой класс; справка о состоянии здоровья (по необходимости); копия свидетельства о рождении (паспорта); аттестат об основном образовании (для учащихся 10, 11 классов).
3.2. Делопроизводитель вносит в личные дела сведения о прибытии или выбытии (куда выбыл, откуда прибыл, № и дата приказа).
3.4. Личные дела учащихся ведутся классными руководителями. Записи в личном деле необходимо вести четко, аккуратно, черной пастой.
3.5. Общие сведения об учащихся корректируются классным руководителем по мере изменения данных: перемена адреса, выставление годовых оценок, пропуски уроков за год и заверяют их гербовой печатью для документов в конце учебного года.
3.6. Личные дела учащихся хранятся в канцелярии директора в строго отведённом месте.
3.7. Личные дела одного класса находятся вместе в одной папке и должны быть разложены в алфавитном порядке.
В состав папки входят:
обложка (см. Приложение 1),
внутренняя опись документов (см. Приложение 2),
список учащихся класса (см. Приложение 3).
3.8. Список учащихся класса меняется ежегодно.
II. ЗАПОЛНЕНИЕ ЛИЧНОГО ДЕЛА УЧАЩЕГОСЯ
Заполнение страницы 1 Личного дела учащегося (Титульный лист).
В личном деле обучающегося проставляется номер согласно номеру записи в алфавитной книге школы, которая хранится у секретаря. Этот номер должен быть одинаковым в алфавитной книге, в личном деле учащегося, в журнале в разделе «Общие сведения об учащихся» (Пример: К/26). Если ученик прибыл из другой школы, номер личного дела аккуратно зачеркивается и рядом с ним пишется новый номер. Пример записи: К/124, К/61.
ФИО ученика записывается полностью, в именительном падеже, согласно свидетельству о рождении (паспорту). Замена Ё на Е не допускается.
Название школы (для первоклассников) указывается полностью, без сокращений (Пример записи: «Кировское областное государственное общеобразовательное казенное учреждение средняя общеобразовательная школа «Кировский областной центр дистанционного образования детей»)
При изменении названия школы в свободном месте страницы 1 вписывается разборчивым почерком новое название школы согласно Уставу, без сокращений. Старое название аккуратно зачеркивается (с возможностью прочтения).
При зачислении в 1-й класс указывается дата зачисления (дата издания приказа по школе о зачислении).
На титульный лист личного дела приклеивается фотография учащегося. Вновь прибывшие учащиеся, не имевшие фотографии в личном деле, обязаны предоставить её в течение двух недель со дня прибытия.
Личное дело подписывается директором школы и заверяется печатью.
Заполнение страницы 2 Личного дела учащегося.
В строке 1 ФИО ученика записывается полностью, в именительном падеже. Не допускается замена буквы Ё на Е, если в свидетельстве о рождении (паспорте) прописана Ё.
В строках 2-4 все данные о рождении ребенка заносятся на основании свидетельства о рождении, обязательно указывается №, серия и дата получения данного документа.
В строке 3 ФИО родителей записывается полностью на основании записи в свидетельстве о рождении ребенка или документов об усыновлении. Не допускается замена буквы Ё на Е, если в документах прописана Ё.
В строке 4 делается запись о воспитании ребенка до поступления его в 1 класс. Запись должна содержать сведения, однозначно обозначающие место получения дошкольного образования: дошкольное образовательное учреждения (указывается полное название и место нахождения), домашнее воспитание, группа кратковременного пребывания, группа семейного воспитания, частный центр развития детей и т. д. Пример записи: «2000-2004 — домашнее воспитание, 2004-2007 — МДОУ Детский сад № 149 Ландыш г.Армянска».
Строка 6 заполняется секретарём школы в случае выбытия ребенка в другое общеобразовательное учебное заведение. Запись делается на основании приказа по школе, справки с места будущего обучения о зачислении и заверяется печатью школы. Пример записи: «Выбыл на основании приказа №34/1 от 12.12.12 в МОБУ СОШ с. Иваново Кировской области».
Строка 6 заполняется секретарём на основании приказа по школе в случае перехода ученика на другую форму обучения. Указывается дата перехода, форма обучения, номер, дата приказа. Пример записи: «Переведен на надомную форму обучения с 01.09.2012 согласно приказа №42 от 01.09.2012»
В строке 7 указывается домашний адрес учащегося на момент его поступления в школу. Адрес вносится полностью, недопустимо его сокращение (пропуск города, района и т. д.). Пример записи: «Республика Крым, г.Армянск, м-н Васильева д.45 кв.17»
По итогам проверок Личных дел, не реже двух раз в год, в Личное дело вносятся изменения, если таковые произошли или если ученик прибыл из другого учебного заведения. Пример записи в строке 9: «С 01.09.2012 г – Кировская область, Кумёнский район, с. Новоселезнево, ул. Новая, д. 15, кв. 3)».
Заполнение страницы 3 Личного дела учащегося.
В таблице «Сведения об успеваемости» обязательно пишется класс и год его окончания полностью. Пример записи в заголовке колонки: «1 класс, 2012».
Годовые оценки выставляются в те предметы, названия которых соответствуют учебному плану школы. Если таких нет в печатном (типографском) наименовании предметов, необходимо внести соответствующую запись в пустые строки в строгом соответствии с названием предмета в учебном плане. Не допускается пропуск слов (возможно сокращение) или изменение названий предметов. Сокращение названий предметов необходимо производить в соответствии с сокращения, принятыми для печати аттестатов выпускников.
Примеры:
вместо «Технология» записывать «Трудовое обучение»;
вместо «Иностр.язык (нем.)» запрещается вписывать «Немецкий язык»;
вместо «Физическая культура» запрещается вписывать «Физ-ра», но разрешается «Физ.культура».
В графе для итоговых оценок выставляются оценки в виде цифр, не допускаются буквенные записи типа «хорошо», «зачёт», «не аттестован», «освобождён», прочерки и т. п.
Предметы, которые не изучались учащимся, в Личное дело не вписываются.
Заполнение страницы 4 Личного дела учащегося
В заголовке таблицы заполняется класс и год его окончания полностью.
Проставляется количество пропущенных уроков, в т. ч. по болезни.
Делается запись об итогах года Примеры записи: «Переведен во 2 класс», «Оставлен в 1 классе», «Выпущен из 11 класса».
Все записи ежегодно подписываются классным руководителем и заверяются печатью.
В строке 1 делается запись об изучении элективных, факультативных курсов Пример записи: «2011-2012 уч.г. – элективный курс «Основы профориентации».
В строке 10 делаются ежегодные записи о награждении учащегося Похвальным листом, Почетной грамотой. Пример записи: «2011-2012 уч.г. – Диплом призёра регионального этапа Всероссийской олимпиады школьников, 2012-2013 уч.г. – Похвальный лист за отличные успехи в учении».
IV. Порядок выдачи личных дел учащихся при выбытии из Школы.
4.1. При выбытии учащегося из школы личное дело выдаётся родителям или лицам, их заменяющим (законным представителям).
4.2. Выдача личных дел производится директором.
4.2. Директор регистрирует выдачу личного дела в “Книге движения личных дел учащихся”.
4.3. Выдача личных дел осуществляется после выполнения родителями (законными представителями) следующих обязательств:
подать на имя директора Школы заявление;
получить у библиотекаря обходной лист (Обходной лист в библиотеке подписывается после полного возврата полученной там литературы, а в случае ее утраты – внесения денежной или иной компенсации за утерянную литературу согласно Положению о библиотеке Школы);
сдать обходной лист директору;
в том случае, если учащийся выбывает в течение учебного года, или в конце года выбывает учащийся 1 - 8 классов, предоставить справку-подтверждение из учебного заведения, в которое поступает ученик
4.4. При выдаче личного дела директор оформляет запись в алфавитной книге о выбытии учащегося.
4.5. В тех случаях, когда выбытие происходит в течение учебного года по окончании четверти, классным руководителем в личное дело делается выписка четвертных оценок из классного журнала.
В случаях выбытия в течение четверти делается выписка текущих оценок.
4.6. Личные дела учащихся окончивших Школу или выбывших по иным причинам находятся в архиве. По окончании школы личное дело учащегося хранится в архиве школы 3 года.
V. Порядок проверки личных дел учащихся.
5.1. Контроль за состоянием личных дел осуществляется заместителем директора Школы по учебно-воспитательной работе и непосредственно директором Школы.
5.2. Проверка личных дел учащихся осуществляется по плану внутришкольного контроля в начале учебного года. В необходимых случаях, проверка осуществляется внепланово, оперативно.
5.3. Цели и объект контроля – правильность оформления личных дел учащихся.
5.4. По итогам проверки директор, осуществляющий проверку, готовит справку с указанием замечаний.
5.4. По итогам справки, директор вправе издать приказ с указанием санкций за ведение личных дел. За ответственное, добросовестное и аккуратное ведение личных дел учащихся классным руководителям объявляется благодарность. В случае выявления недостатков работа классного руководителя ставится на индивидуальный контроль. В данном случае классный руководитель обязан предоставить объяснительные о причинах недобросовестного отношения к ведению личных дел учащихся и исправлении замечаний. За систематические грубые нарушения личных дел учащихся директор вправе объявить классному руководителю замечание, снять стимулирующие доплаты.
IV. ХРАНЕНИЕ ЛИЧНОГО ДЕЛА УЧАЩЕГОСЯ
По окончании школы личное дело учащегося хранится в архиве школы 3 года. По окончании 9 класса, с переходом учащегося в другое общеобразовательное учреждение, личное дело выдается ему на руки.
Личные дела учащихся хранятся в канцелярии Школы в строго отведённом месте. Личные дела одного класса находятся вместе в одной папке и должны быть разложены в алфавитном порядке. В папке личных дел класса находится список учащихся с указанием фамилии, имени и Ф.И.О. классного руководителя. Список меняется и дополняется на 01 сентября (начало учебного года), на 05 января (начало второго семестра), 30 мая (окончание учебного года).
Приложение 1
Образец оформления обложки папки, в которой хранятся личные дела учащихся
Муниципальное казенное общеобразовательное учреждение
«Школа-лицей №2» города Армянка Республики Крым
Приложение 2
Образец оформления внутренней описи документов для формирования личных дел учащихся
Внутренняя опись документов
учащихся ____ класса
 № п/п
|
Документы
Ф.И.О.
учащегося
|
договор о сотрудничестве образовательного учреждения с родителями
|
согласие законного пред-ставителя на обработку персональных данных
|
согласие обучающегося на обработку персональ-ных данных
|
Заявление о приеме
|
Справка из детской поликлиники
|
Копия свидетельства о рождении
|
Копия вкладыша о гражданстве
|
Справка с места жительства
|
Копия паспорта
|
Копия страхового медицинского полиса
|
Копия страхового пенсионного полиса
|
Копия аттестата
|
1.
|
Иванов А.А.
|
|
|
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
|
Приложение 3
Образец оформления списка класса
Список _______ класса
20___ – 20___ учебный год
№ п/п
|
№ личного дела
|
Ф.И.О. полностью
|
Дата рождения
|
Адрес
|
1.
|
И № 112
|
Иванов Алексей Иванович
|
00.00.0000
|
|
2.
|
|
|
|
|
Всего в классе: ____ человек
Из них
Мальчиков: ____ человек
Год рождения
|
Год рождения
|
Год рождения
|
Кол-во
|
Кол-во
|
Кол-во
|
Девочек: ____ человек
Год рождения
|
Год рождения
|
Год рождения
|
Кол-во
|
Кол-во
|
Кол-во
|
Классный руководитель _________________________ /Ф.И.О./ |
