РОСЖЕЛДОР
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Ростовский государственный университет путей сообщения»
(РГУПС)
Л.Ю. Сербинович
ПРАКТИКУМ ПО ДИСЦИПЛИНЕ
«ОРГАНИЗАЦИЯ СЕКРЕТАРСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ»
Ростов-на-Дону
2006
УДК 651 (07)
Сербинович, Л.Ю.
Практикум по дисциплине «Организация секретарского обслуживания» / Л.Ю. Сербинович; Рост. гос. ун-т путей сообщения. – Ростов н/Д, 2006. – 50 с.
Практикум разработан для поэтапного освоения дисциплины и выполнения студентами специальности 032001 «Документоведение и документационное обеспечение управления» практических заданий. В пособии содержатся подробные указания к выполнению каждого практического задания, предлагается тематика докладов по дисциплине, дана тематика контрольных работ для студентов заочной формы обучения, рекомендован список литературы для самостоятельной работы студентов.
Рецензент: д-р экон. наук, проф. В.А. Макеев (РГУПС)
Учебное издание
Сербинович Людмила Юрьевна
ПРАКТИКУМ ПО ДИСЦИПЛИНЕ «ОРГАНИЗАЦИЯ СЕКРЕТАРСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ»
Методические указания
Редактор Н.С. Федорова
Корректор Н.С. Федорова
Подписано в печать 28.12.2006 Формат 60х84/16
Бумага газетная. Ризография. Усл. печ. л. 2,86
Уч. – изд. л. 2,63 Тираж 100 экз. Изд. № 185. Заказ №
Ростовский государственный университет путей сообщения.
Ризография РГУПС
Адрес университета: 344038, Ростов н/Д, пл. Ростовского стрелкового полка народного ополчения, 2
ã Ростовский государственный университет путей сообщения, 2006
СОДЕРЖАНИЕ
1 ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКИЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ ДИСЦИПЛИНЫ
2 ЗАДАНИЕ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ И АУДИТОРНОЙ РАБОТЫ СТУДЕНТОВ
Практическая работа № 1
Практическая работа № 2
Практическая работа № 3
Практическая работа № 4
Практическая работа № 5
Практическая работа № 6
Практическая работа № 7
Практическая работа № 8
3 ТЕМЫ ДОКЛАДОВ ПО ДИСЦИПЛИНЕ
4 ТЕМЫ КОНТРОЛЬНЫХ РАБОТ
Приложение 1
Приложение 2
Приложение 3
Приложение 4
Приложение 5
Приложение 6
Приложение 7
Приложение 8
Приложение 9
Приложение 10
Приложение 11
Библиографический список
1 ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКИЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ ДИСЦИПЛИНЫ
Выполнение студентами практических заданий по дисциплине «Организация секретарского обслуживания» предполагает синтез аудиторной и самостоятельной работы. Помимо выполнения заданий на практических занятиях, студенты должны самостоятельно подготовить доклады по двум из предложенных тем. Для получения необходимой информации рекомендуется активно использовать Интернет, информационно-правовые системы («Гарант», «Консультант Плюс»), журнал «Секретарское дело», а также материалы СМИ.
Цель курса – ознакомить студентов с организацией современного секретарского обслуживания, раскрыть сущность основных проблем данной профессиональной деятельности.
Задачи курса – проследить складывание современных требований к секретарской деятельности; рассмотреть роль секретарей различных категорий в современном управленческом аппарате; ознакомить студентов с основными должностными обязанностями секретаря; сформировать практические профессиональные навыки.
В результате изучения дисциплины студент должен:
– знать нормативно-методическую базу работы секретаря;
– иметь представление о роли секретаря-референта в структуре ДОУ;
– знать категории секретарей и профессиональные требования, предъявляемые к различным категориям;
– изучить и проанализировать должностные обязанности секретарей различных категорий;
– понимать специфику организации работы секретаря;
– знать делопроизводственные функции секретаря: работа с входящей и исходящей документацией, регистрация документов, их систематизация и хранение;
– знать технические функции секретаря: обеспечение безопасности информации при работе с документами в приемной (документирование, учет документов, движение документов, хранение, составление номенклатуры дел);
– уметь правильно организовать прием посетителей;
– знать функции секретаря при подготовке деловых переговоров, совещаний, презентаций;
– понимать этические основы взаимоотношений между секретарем и руководителем, секретарем и сотрудниками, секретарем и посетителями организации;
– иметь расширенное представление об особенностях делового этикета в России, странах Европы, на Востоке и в США;
– проанализировать знания, умения, личностные качества секретаря-референта и составить собственное мнение о стиле и поведении современного секретаря;
– уметь правильно организовать автоматизированное рабочее место секретаря.
Материалы практикума и рекомендуемая литература могут быть использованы студентами на производственной практике и при написании дипломной работы.
2 ЗАДАНИЕ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ И АУДИТОРНОЙ РАБОТЫ СТУДЕНТОВ
Практическая работа № 1
Составление резюме и автобиографии на должность секретаря
Резюме является краткой и вместе с тем достаточно полной справкой о том, что представляет собой кандидат на должность в профессиональном отношении и социальном аспекте. Изучение резюме является обязательной процедурой при подборе персонала.
В России резюме обычно не пересылается нанимателю с прежнего места работы, а заполняется кандидатом лично. В российской практике принят следующий тип резюме:
1. Ф.И.О.
2. Домашний адрес и телефон.
3. Должность, на которую претендует кандидат.
4. Образование (указывается наименование всех учебных заведений, даты поступления и окончания), квалификация в документе об образовании;
5. Список предыдущих мест работы, включая работы временного характера.
6. Список публикаций (если есть).
7. Военная служба.
8. Общественная деятельность.
9. Личные данные (дата рождения, семейное положение, число детей, состояние здоровья, гражданство, возможность или желание совершать поездки в рамках служебных обязанностей).
Пункты резюме должны формироваться в нейтральном стиле. Можно затрагивать данные о складе ума, о ситуациях, с которыми приходилось сталкиваться и т.п. Список рабочих мест и должностей приводится в обратном хронологическом порядке.
В России резюме и автобиография не является документом, несущим правовую нагрузку, а носят информационно-рекламный характер. Сведения, указанные в резюме, как правило, документально не проверяются, хотя отдельные организации ведут такого рода работу.
ЗАДАНИЕ:
Составьте АВТОБИОГРАФИЮ и РЕЗЮМЕ на чистом листе бумаги без строчек и клеточек (см. Приложение 1 и Приложение 2).
Составьте РЕЗЮМЕ с указанием данных, необходимых для занятия должности офис-менеджера.
Составьте перечень вопросов, которые необходимо, по Вашему мнению, задать претенденту на должность офис-менеджера при собеседовании с ним.
Разделитесь на группы из 2 человек и проведите графологическую экспертизу почерков друг друга (Приложение 3).
Практическая работа № 2
Графологическая экспертиза
Всем известными методами отбора персонала являются собеседование, тестирование претендентов, деловая игра, всевозможные ситуативные задания и пр. В зарубежной практике найма персонала все большее распространение находит такой метод бесконтактного общения, как графологическая экспертиза, т.е. составление представления о личности человека по его почерку. Данный метод используется в комплексе с другими методами отбора претендентов при найме на работу.
Общение с претендентом на должность на предварительном этапе, как правило, ограничивается телефонными переговорами (после просмотра резюме составляется первый список кандидатов) и предложением к «избранным» приехать на фирму и заполнить необходимые анкетные данные. В зарубежной практике, помимо общеизвестных методов отбора персонала, нередко проводят графологическую экспертизу почерков претендентов. Учитывая перспективность использования данного метода отбора кадров в отечественной практике менеджмента, охарактеризуем его подробнее.
Графологическая экспертиза – один из древних методов познания человека путем изучения его почерка. Но серьезного научного обоснования ученых, базирующегося на обширном и разнообразном материале психологических исследований, об объективности и достоверности метода, к сожалению, нет. Поэтому выводы об эффективности данного метода исходят более всего от практиков.
Технология проведения экспертизы такова: если руководство фирмы решает, в силу важности вакантной должности не ограничиваться традиционными методами отбора, то обращается к специалисту-графологу. Ему передают документы, написанные претендентом от руки (например, автобиографию), и графолог дает общую оценку «картины почерка», изучив его особенности. По мнению известного специалиста в данной области Штоппа, возможность графологической экспертизы распространяется на сферу следующих оценочных критериев:
– личностный портрет кандидата, т. е. выявление таких свойств, как эгоизм, терпение, веселый нрав, холодность, чувство низкой самооценки и т. п.;
– рабочий портрет кандидата: умение приспосабливаться, сообразительность, выдержка, чувство долга;
– рабочие помехи: агрессивность, высокомерие, небрежность, нервозность, педантизм и др.
По каким же основным параметрам независимый графолог может представить столь объемную характеристику будущего кандидата – секретаря на вакантную должность? В литературе называются десятки критериев оценки.
К основным графологическим категориям относят:
– гармоничность почерка;
– геометрическую выдержанность;
– графологичность письма.
Суть первой категории формулируется специалистами несколько абстрактно: степень гармоничности письма определяется гармонией в сочетаниях составных элементов письма. Вторая категория наполнена более конкретным содержанием: степень геометрической выдержанности письма определяется ровностью линий, строк и полей, равномерностью интервалов между словами и строками, равномерностью нажима и общей выдержанностью письма. Отмечают, что именно степень геометрической выдержанности определяет собою степень волевого развития человека, запаса нервно-психической энергии, работоспособности.
Степень графологичности письма определяется степенью отклонения от каллиграфического образа (своего рода эталона), и чем ярче у испытуемого выражаются отклонения от имеющегося эталона, чем больше он вносит своего, оригинального, тем большее право специалист имеет думать о неординарности, инициативности пишущего, о его стремлении изменить жизнь, а не просто приспособиться к ней. Субъективность данной категории оценки велика.
Называются и другие существенные критерии: величина букв, наклон, нажим, конфигурация слов и т. п.
В зависимости от того, в какой комбинации выступают отдельные признаки, графолог делает заключение об определенных качествах автора. При этом оценка личности кандидата должна быть целостной, с акцентом на характеристике психических предпосылок к работе, таких как динамизм, упорство в достижении цели, выносливость, готовность работать в команде и т.п.
Незначительные издержки организации при применении данного метода, возможность его распространения на оценку всех категорий управленческого персонала сделали графологическую экспертизу популярной, особенно в странах Западной Европы. Но исследователи справедливо полагают, что использовать данный метод как единственный и определяющий окончательную оценку кандидатов недопустимо, поэтому он должен применяться в качестве одного из методов первичного отбора, не имеющего решающего значения.
Получить хотя бы общее представление о графологической экспертизе необходимо службам персонала. Знание этого метода может быть весьма полезным и в практической деятельности секретаря руководителя. Подходить к оценке материалов необходимо критично, а к отдельным утверждениям – и с долей скепсиса.
ЗАДАНИЕ:
– на чистом нелинованном листе бумаги перечислите известные Вам методы отбора претендентов на вакантное место офис-менеджера. Затем разделитесь на группы из 2-х человек и проведите графологическую экспертизу почерков друг друга (см. Приложение 3).
Практическая работа № 3
Составление должностной инструкции офис-менеджера
В современной практике управления сложились должностные ступени секретаря:
секретарь (машинистка, на телефоне, технический секретарь);
секретарь-референт;
референт;
руководитель секретариата;
офис-менеджер.
В этом вопросе можно воспользоваться документом ESPS (Скандинавской группы Европейской ассоциации профессиональных секретарей).
В этом документе 4 уровня: А – соответствует уровню секретаря-машинистки в России, В – секретаря, С – секретаря-референта, D – референта, руководителя секретариата, офис-менеджера. Особый интерес представляет уровень должностных требований и профессиональных качеств секретарей групп В, С, D (см. Приложение 4).
Предлагается следующий вариант квалификационной характеристики офис-менеджера:
Должностные обязанности. Участвует в определении миссии организации, в разработке и планировании вопросов стратегического развития: установление рынков сбыта и потенциальных клиентов, совершенствовании качества оказываемых услуг, координации и контроле за договорной деятельностью; в определении источников обеспечения необходимыми кадрами; осуществляет представительские функции.
Организует, координирует и контролирует вопросы внутренней деятельности организации: участвует в подготовке, издании организационно-распорядительных документов; разрабатывает организационную структуру предприятия, программы развития персонала; участвует в разработке бизнес-планов, а также в текущем и долгосрочном планировании деятельности организации, в том числе во внедрении новых информационных технологий; организует и проводит совещания, переговоры, презентации, рекламные кампании; осуществляет подбор, оценку, стимулирование, повышение квалификации персонала; проводит работы по нормированию труда и определению численности персонала.
Руководит работой службы ДОУ и обеспечивает эффективное выполнение ее функций (учет, контроль исполнения, поиск, справочная работа, экспертиза ценности документов, их оперативное и архивное хранение, аналитическая работа с информацией для принятия решений); организует внедрение автоматизированных информационных систем, принимает участие в проектировании и актуализации баз и банков данных; принимает меры по упорядочению состава документов и документопотоков; разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения управления организации; организует и контролирует работу по защите информации; совместно с другими руководителями организует работу по приобретению, вводу в эксплуатацию, эффективному использованию и обеспечению сохранности оргтехники.
|
