Уважаемые коллеги!
В целях совершенствования информационного обеспечения по качеству лекарственных средств на официальном сайте ГБУЗ КО ЦККСЛ (kcenter42.ru) запущен новый сервис "Личный кабинет". Личный кабинет облегчит и сэкономит ваше время на заполнение и отправку отчетов о качестве лекарственных средств и медицинских изделий. Позволит быстро найти нормативные документы по фармацевтической и медицинской деятельности.
ТЕРМИНЫ И ОБОЗНАЧЕНИЯ.
БД - база данных.
БД НЛС и ФЛС - база данный недоброкачественных лекарственных средств и фальсифицированных лекарственных средств.
БД НМИ и ФМИ - база данный недоброкачественных медицинских изделий и фальсифицированных медицинских изделий.
ГБУЗ КО ЦККСЛС - государственное бюджетное учреждение здравоохранения Кемеровской области "Центр контроля качества и сертификации лекарственных средств".
ЛС - лекарственные средства.
МИ - медицинские изделия.
НД - нормативные документы.
Личный кабинет предоставляет 4 вида сервиса:
1. Информационные письма ЛС
Получение информационных писем ЛС, поиск по БД НЛС и ФЛC, ведение журнала по карантину и возврату ЛС, отчетность по ЛС
2. Информационные письма МИ
Получение информационных писем МИ, поиск по БД НМИ и ФМИ, ведение журнала по карантину и возврату МИ, отчетность по МИ
3. Нормативные документы
Получение доступа к базе законодательно-нормативных документов, касающихся деятельности аптечных и медицинских организаций
4. Реестры ЛС
Формирование БД ЛС, закупаемые аптечными или медицинскими организациями. Мониторинг БД ЛС на наличие НЛС и ФЛС.
Для получения доступа к различным видам сервиса, необходимо
1. Заключить договор и заполнить заявку на информационное обслуживание (раздел "Заключить договор")
|
2. Получить логин/пароль у программиста ГБУЗ КО ЦККСЛС по телефону 8-(3842)-28-96-00.
3. Загрузить сайт ГБУЗ КО ЦККСЛС (kcenter42.ru) и выбрать вкладку "Личный кабинет" - "Вход" в активном окне экрана (рис. № 1).
|
|
Рис. № 1
|
Ввести логин и пароль и войти на страничку личного кабинета вашей организации (рис. № 2)
|
|
|
Рис. № 2
|
Главная страница личного кабинета представляет собой диалоговое окно, в котором размещены:
- 2 таблицы;
- Кнопка "Поиск по базе НЛС и ФЛС";
- Кнопка "Поиск по базе НМИ и ФМИ" (кнопка доступна после подачи заявки на информационное обслуживание МИ);
- Кнопка "Реестры ЛС" (кнопка доступна после подачи заявки на информационное обслуживание МИ);
- Кнопка "Нормативные документы" (кнопка доступна после подачи заявки на информационного обслуживания МИ);
- Кнопка "Карантин";
- Кнопка фильтр для информационных писем "Все/МИ/ЛС"
- Архивы базы НЛС и ФЛС.
|
|
ТАБЛИЦЫ
|
Верхняя таблица "Информационное обслуживание", содержит информацию по вашей организации. Нижняя таблица "Информационные письма", содержит информацию отправленных вашей организации информационных писем (рис. № 3).
|
|
|
Рис. № 3
|
В таблице "Информационное обслуживание" проверить правильность заполнения (наименование организации, структурных подразделений) и при обнаружении неточностей сообщить об этом в ГБУЗ КО ЦККСЛС.
Примечание: При необходимости, в процессе работы Вы можете: - добавить структурное подразделение знаком "Добавить+"; - удалить структурное подразделение знаком " " при условии, что ему не осуществлялась отправка информационных писем; - редактировать наименования структурных подразделений знаком "настройки рассылки"  . Редактировать наименование организации, электронного адреса, типа базы данных, может только специалист ГБУЗ КО ЦККСЛС.
Нижняя таблица "Информационные письма" содержит информацию о всех информационных письмах о недоброкачественных и фальсифицированных лекарственных средствах и медицинских изделиях, направленных вашей организации.
Маркировка писем в таблице "Информационные письма", колонка "Письма":
Информационное письмо ЛС №__ - письмо, которое содержит информацию о недоброкачественных и фальсифицированных ЛС.
Информационное письмо МИ №__ - письмо, которое содержит информацию о недоброкачественных и фальсифицированных МИ.
При получении информационного письма в течение 10 дней необходимо предоставить информацию о наличии/отсутствии недоброкачественных и фальсифицированных ЛС и МИ в вашей организации. Формы отчетности по информационным письмам ЛС и МИ имеет одинаковые этапы заполнения. Рассмотрим пример заполнения отчетности на информационное письмо ЛС№__
Для заполнения для этого необходимо: - левой кнопкой мыши один раз нажать на ссылку выбранного информационного письма (ЛС №__/МИ№__) в таблице, при этом откроется список всех наименований ЛС/МИ из указанного письма в виде таблицы (рис. № 4);
|
|
Рис. № 4
|
Предоставляется 3 варианта отчетов:
- отсутствует в реализации;
- возврат поставщику;
- перемещение в карантинную зону (возврат поставщику, уничтожение).
|
|
ОТСУТСТВУЕТ В РЕАЛИЗАЦИИ
|
Наименования ЛС/МИ, которые содержатся в "Информационном письме ЛС/МИ", отсутствуют в реализации или ранее не поступали в вашу организацию. Необходимо установить галку в поле "Сформировать отчет" (рис. № 5).
|
|
Рис. № 5
|
|
ВОЗВРАТ ПОСТАВЩИКУ
|
Наименования ЛС/МИ, которые содержатся в "Информационном письме ЛС/МИ", находятся на реализации и имеют признаки недоброкачественности (2, 4, 7, 6, 9, 15 и для МИ 17, 18, 19). Необходимо щелкнуть по наименованию левой кнопкой мыши для открытия диалогового окна, заполнить в нем все пустые поля и нажать кнопку "Готово
 "(рис. № 6), затем на ссылку "Закрыть".
|
|
Рис. № 6
|
По итогам ответа необходимо установить галку "Сформировать отчет" (рис. № 5). Полученный в результате заполнения колонок "Отчет о НЛС и ФЛС" или "Отчет о НМИ и ФМИ" можно распечатать для документооборота вашей организации, для этого Вам необходимо вернуться на первую страницу, нажав на название вашей организации (рис. № 7).
|
|
Рис. № 7
|
|
|
- знак "Сформировать отчет" - позволяет сформировать и открыть для просмотра отчет по форме Ф1 и Ф2.
|
|
- знаки печати и сохранения сформированного отчета.
|
|
- знак "экспорт" позволяет отправить ответ на информационное письмо. Знак необходим организации, в которой есть структурные подразделения, заполнив ответ на информационное письмо в головной организации. Нажать значок "экспорт", программа автоматически перенесет ответы на определенное информационное письмо по всем структурным подразделениям.
|
|
ПЕРЕМЕЩЕНИЕ В КАРАНТИННУЮ ЗОНУ
|
Наименования ЛС/МИ, которые содержатся в "Информационном письме ЛС/МИ", находятся на реализации и имеют признаки недоброкачественности (2, 4, 7, 6, 9, 15 и для МИ 17, 18, 19). Необходимо щелкнуть по знаку " ", который находиться в таблице препаратов в последней колонке (рис. № 8).
|
|
Рис. № 8
|
В появившемся диалоговом окне необходимо заполнить поля "Поставщик, № счета-фактуры, дата", "Количество" и нажать кнопку "Готово" (рис. № 9).
|
|
Рис. № 9
|
Наименования ЛС/МИ автоматически занесется в "Журнал регистрации движения ЛС временно перемещенных в карантинную зону" или в "Журнал регистрации движения МИ временно перемещенных в карантинную зону" (рис. № 10).
|
|
Рис. № 10
|
При нажатии на наименование препарата можно вернуться в форму (рис. № 9), для внесения новых сведений и редактирования имеющихся сведений.
Кнопка "  " позволяет удалить препарат, если он внесен ошибочно.
Кнопка "Печать этикеток" - позволяет сформировать и распечатать этикетки для идентификации данного лекарственного средства. (рис. № 11).
|
|
Рис. № 11
|
"Дальнейшие мероприятия" заполняются после осуществления следующих мероприятий (возврат, уничтожение, реализация). Для того чтобы заполнить "Дальнейшие мероприятия", нужно: на главной странице нажать кнопку "Карантин" (рис. № 12), в "Журнале регистрации движения ЛС временно перемещенных в карантинную зону"/ в "Журнале регистрации движения МИ временно перемещенных в карантинную зону" найти нужное ЛС/МИ, нажав на наименование один раз, вы переходите в форму для заполнения, в которой заполняете раздел "Дальнейшие мероприятия" и нажать кнопку "Готово" (рис. № 13).
|
|
Рис. № 12
|
|
Рис. № 13
|
Для того что бы вернуться в список информационных писем достаточно нажать на наименование вашей организации (рис. № 13).
|
|
КНОПКИ ПОИСКА
|
При помощи этой кнопки "Поиск по БД НЛС и ФЛС" и "Поиск по БД НМИ и ФМИ" можно осуществлять поиск по базе НЛС и ФЛС или по базе НМИ и ФМИ. Принцип критериев для отбора для этих баз одинаков. Пример поиска по базе НЛС и ФЛС.
|
|
Рис. № 14
|
Для поиска нужно выбрать один или несколько критериев поиска и нажать кнопку "Искать". Поиск выдаст все совпадения согласно выбранным критериям. Для более точного поиска нужно в поле "Наименование" набрать наименование препарата без окончания или 5-6 символов от наименования, в поле "Серия" ввести только цифровое значение серии.
Пример: БИСЕПТОЛ 480, КОНЦЕНТРАТ ДЛЯ ПРИГОТОВЛЕНИЯ РАСТВОРА ДЛЯ ИНФУЗИЙ (80 МГ + 16 МГ)/МЛ 5 МЛ серия 06АЕ1213.
Критерии поиска: наименование – Бисептол, серия – 1213 (рис. № 15).
|
Рис. № 15
|
Так же поиск дает возможность вывести перечень наименований ЛС, внесенных за определенный период. Для этого нужно ввести период в строках "За период с ... по ..." и нажать кнопку "Поиск"
.
|
КНОПКА КАРАНТИН
|
Кнопка позволяет попасть в "Журнал регистрации движения ЛС, временно перемещенных в карантинную зону" и "Журнал регистрации движения МИ, временно перемещенных в карантинную зону" (рис. №10).
В журналах имеется фильтрация наименований с помощью кнопок "НЛС и ФЛС / НМИ и ФМИ".
|
|
АРХИВЫ БАЗЫ НЛС И ФЛС
|
На главной странице между двумя таблицами можно скачать архив базы данных: в формате data.exe или remove.exe (рис. № 16).
|
|
Рис. № 16
|
|
КНОПКА НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
|
Раздел НД доступен при заполнении заявки на любое информационное обслуживание МИ.
Данный вид сервиса представляет основной раздел, с подчиненным списком документов (рис. №17). В данном разделе возможен просмотр нормативных документов и сохранения на носителях.
|
|
Рис. №17
|
Основной список размещен в виде таблице с разделами:
Наименование раздела - в виде заголовка
Количество документов - показывает, сколько в данном разделе прикрепленных документов.
Подчиненный список размещен в виде таблицы с перечнем документов:
Наименование документа - в формате pdf.
Документы/Вложение - в колонке размещен знак документа, при нажатии, на который откроется документ.
|
|
РЕЕСТРЫ ЛС
|
|
Данный раздел доступен только для медицинских организаций.
|
Раздел позволит вести базу данных полученных лекарственных средств и видеть результаты мониторинга по БД НЛС и ФСЛ (получая письмо-уведомление по электронной почте о выявленных НЛС и ФЛС).
|
Для начала работы нужно нажать кнопку "Реестры ЛС" (рис. №18)
|
|
Рис. № 18
|
Откроется страница с таблицей, в которой будут отображаться все реестры, которые внесет организация. Для добавления нового реестра нужно нажать кнопку "Добавить" (рис. №19).
Рис. №19
|
Следующее окно покажет порядковый номер реестра, дату реестра (автоматически устанавливается текущая дата заполнения). Для внесения перечня ЛС нужно нажать кнопку "Готово" (рис. №20).
|
Рис. № 20
|
Реестр ЛС можно заполнять двумя способами:
- вручную,
- автоматически (импортировать из реестра).
|
|
|
ЗАПОЛНЕНИЕ РЕЕСТРА ЛС ВРУЧНУЮ
|
Для заполнения реестра ЛС вручную нужно нажать на кнопку "Добавить" (рис. №21).
|
|
Рис. № 21
|
В появившемся окне (рис. №22) нужно заполнить все поля, кроме поля "Идентификатор" и нажать кнопку "Готово". Поля "Дата выдачи СС", "Срок годности преп.", "Срок годности", должны быть заполнены в одинаковом формате ДД.ММ.ГГГГ или ДД.ММ.ГГ с одинаковым разделителем в виде точки. Недопустимо если одно поле будет заполнено в формате ДД.ММ.ГГ с разделителем точка, а остальные в формате ДД/ММ/ГГ с разделителем "/". Программа не даст возможность сохранить указав на ошибку при заполнении.
|
|
Рис. № 22
|
После внесения наименование отобразиться в основной таблице реестра Рис. № 23.
|
|
Рис. № 23
|
После того как все препараты внесены нужно отправить уведомление в ГБУЗ КО ЦККСЛС нажав кнопку "Отправить уведомление в ЦККСЛС" рис. № 24. Если уведомление не отправлено над кнопкой "Отправить уведомление в ЦККСЛС" указан статус реестра "Уведомление не отправлено". После отправления статус сменится на "Уведомление отправлено: (Дата отправления)".
|
|
Рис. № 24
|
После того как отправлено уведомление в ГБУЗ КО ЦККСЛС, сотрудник ЦККСЛС проверить полученный реестр по БД НЛС и ФЛС, присвоит регистрационные номера и подпишет данный реестр. После подписания реестра сотрудником ЦККСЛС, реестр будет "закрыт" для внесения изменений, со стороны медицинской организации.
|
После того как сотрудник подпишет реестр в основном перечне в колонке "Подпись" отобразиться кем подписан реестр Рис. № 25, так же если зайти в сам реестр исчезнет кнопка "Отправить уведомление в ЦККСЛС", вместо нее будет Подпись сотрудника ЦККСЛС рис. № 26
|
|
Рис. №26
|
ЗАПОЛНЕНИЕ РЕЕСТРА ЛС АВТОМАТИЧЕСКИ
|
|
Для автоматического заполнения необходимо иметь заполненный файл формата Microsoft Office Excel (шаблон для заполнения файла: Шаблон реестра), в котором внесены сведения об обязательном подтвержденном соответствии ЛС . Что бы загрузить файл в программу нужно нажать кнопку "Выберите файл"(Рис. № 27). Выбрать файл для загрузки. После того как выбран файл нужно нажать кнопку "Загрузить" (Рис. № 27).
|
|
|
Рис №27
|
В открывшемся окне необходимо закрепить поля для загрузки информации в нужные поля реестра (Рис. № 28).
|
Проверьте соответствие наименований колонок и назначенных им типов данных и при необходимости выберите подходящий тип в выпадающем списке.
При помощи вертикальной прокрутки просмотрите запланированные к импорту строки и при необходимости уберите галочки перед не нужными.
Нажмите кнопку "Импорт!"
|
|
Рис №28
|
После того как все препараты внесены нужно отправить уведомление в ГБУЗ КО ЦККСЛС нажав кнопку "Отправить уведомление в ЦККСЛС" рис. № 24. Если уведомление не отправлено над кнопкой "Отправить уведомление в ЦККСЛС" указан статус реестра "Уведомление не отправлено". После отправления статус смениться на "Уведомление отправлено: (Дата отправления)".
|
После того как отправлено уведомление в ГБУЗ КО ЦККСЛС, Сотрудник ЦККСЛС проверит полученный реестр по БД НЛС и ФЛС, присвоит регистрационные номера, подпишет данный реестр. После подписания реестра сотрудником ЦККСЛС, реестр будет "закрыт" для внесения изменений, со стороны медицинской организации.
|
После того как сотрудник подпишет реестр в основном перечне в колонке "Подпись" отобразиться кем подписан реестр Рис. № 25, так же если зайти в сам реестр исчезнет кнопка "Отправить уведомление в ЦККСЛС", вместо нее будет Подпись сотрудника ЦККСЛС рис. № 26
|
|
