ПОЛОЖЕНИЕ
ПО РАБОТЕ С ПЕРСОНАЛЬНЫМИ ДАННЫМИ РАБОТНИКОВ
МУНИЦИПАЛЬНОГО БЮДЖЕТНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИИЯ ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ДЕТЕЙ
ЦЕНТР ДЕТСКОГО ТВОРЧЕСТВА
Положение «По работе с персональными данными работников муниципального бюджетного образовательного учреждения дополнительного образования детей Центр детского творчества» разработано на основании Трудового кодекса Российской Федерации с учётом последних изменений в Трудовом кодексе (Федеральный закон от 30.06.2006 №90-ФЗ), Постановления правительства РФ от 16.04.2003 № 225, постановления Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 №69,Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», постановления Государственного комитета РФ по статистике от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты»
1. ЗАЩИТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКА.
1.1. Понятие персональных данных работника. Обработка персональных данных работника (Статья 85 Трудового кодекса Российской Федерации).
Персональные данные работника - информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.
Обработка персональных данных работника - получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника.
1. 2. Общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты (Статья 86 Трудового кодекса Российской Федерации).
В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования:
1) обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;
2) при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым Кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами;
3) все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;
4) работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьей 24 Конституции Российской Федерации работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия;
5) работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым Кодексом РФ или иными федеральными законами;
(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)
6) при принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения;
7) защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном Трудовым Кодексом и иными федеральными законами;
(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)
8) работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области;
(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)
9) работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны;
10) работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников.
1.3. Хранение и использование персональных данных работников.
Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований Трудового Кодекса и иных федеральных законов.
(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ) (Статья 87 Трудового кодекса Российской Федерации).
Персональные данные работников МБОУ ДОД ЦДТ (личные дела, личные карточки Ф. №Т-2, трудовые книжки) хранятся у работодателя в металлическом сейфе, имеющий надёжный запор. Первичная учётная документация по учёту кадров (приказы о приёме работника на работу, о увольнении работника, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска работнику, график отпусков, приказы о поощрении, о направлении в командировку и т.д.) ведётся и хранится работодателем.
Первичная учётная документация по учёту рабочего времени и расчётов с персоналом по оплате труда хранится в бухгалтерии (расчетно-платёжная ведомость, лицевые счета, табеля учёта рабочего времени и т.д.).
Сроки хранения персональных данных: личные дела работников, личные карточки, приказы по личному составу – 75 лет.
Доступ к работе с персональными данными МБОУ ДОД ЦДТ имеет директор, лицо, назначенное приказом директора МБОУ ДОД ЦДТ для работы по ведению воинского учёта в учреждении, ведению делопроизводства, по подготовке архивов; главный бухгалтер.
1.4. Передача персональных данных работника (Статья 88 Трудового кодекса Российской Федерации).
При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования:
не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных Трудовым Кодексом РФ или иными федеральными законами;
(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)
не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;
предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами;
(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)
осуществлять передачу персональных данных работника в пределах в соответствии с настоящим локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись;
(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)
разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;
передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном Трудовым Кодексом и иными федеральными законами, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.
(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)
Первичные учётные документы на работников МБОУ ДОД ЦДТ могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации, обрабатывающее первичную учётную документацию, вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием оснований и даты изъятия.
1.5. Права работников в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя (Статья 89 Трудового кодекса Российской Федерации).
В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право на:
полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных;
свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;
определение своих представителей для защиты своих персональных данных;
доступ к относящимся к ним медицинским данным с помощью медицинского специалиста по их выбору;
требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований Трудового Кодекса или иного федерального закона. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)
требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.
1.6. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника (Статья 90 Трудового кодекса Российской Федерации).
Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым Кодексом и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.
(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)
2. ПЕРСООНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ РАБОТНИКОВ
Персональные данные работников МБОУ ДОД ЦДТ содержатся в личных карточках (Ф. Т-2), трудовых книжках, листах нетрудоспособности, личных листках по учёту кадров (анкета) и иных бумажных носителях информации, в первичной учётной документации. Большое количество персональных данных работников накапливается в их личных делах. Под личным делом понимается совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.
Первичная учётная документация (по учёту кадров, по учёту рабочего времени и расчётов с персоналом по оплате труда) принимается к учёту, если она составлена по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации.
Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующими организационно-распорядительными документами организации.
2.1.ВЕДЕНИЕ ЛИЧНОЙ КАРТОЧКИ РАБОТНИКА (ФОРМА № Т-2)
Личная карточка заполняется на лиц, принятых на работу, на основании: приказа о приёме на работу (форма №Т-1 или № Т-1а); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учёта – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу ; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщённых о себе работником. В отдельных случаях с учётом специфики работы в соответствии с действующим законодательством РФ может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.
В личной карточке работника указывается в обязательном порядке: наименование организации, дата составления, табельный номер работника, идентификационный номер налогоплательщика, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; характер и вид работы; пол,
При заполнения раздела 1. «Общие сведения» указывают следующие данные: Ф.И.О., дата рождения, место рождения, гражданство, знание иностранного языка, образование, выписка из документа об образовании, профессия, номер и дата заключения трудового договора; состояние в браке; состав семьи; паспортные данные; адрес места жительства ( по паспорту и фактический), дата регистрации по месту жительства, номер телефона. Стаж работы рассчитывается на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих соответствующих стаж документов.
В разделе 2. «Сведения о воинском учёте» данные заполняются на основании
-военного билета (или временного удостоверения, выданного взамен военного билета) – на граждан, пребывающих в запасе;
-удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу,- на граждан, подлежащих призыву на военную службу.
В разделе 3 « Приём на работу и переводы на другую работу» записи производятся в соответствии с приказом о приёме на работу (Ф. №Т-1 или №Т-1а), приказом о переводе на другую работу (Ф. №Т-5). Работодатель обязан ознакомить работника под роспись в графе 6 формы.
В разделе 4.«Аттестация», 5.«Повышение квалификации», 6.«Профессиональная переподготовка», 7. «Награды» записи производятся на основании соответствующих документов.
В Разделе 8. «Отпуск» ведётся учёт всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в учреждении, заполняется на основании приказа о предоставлении отпуска работнику (Ф. № Т-6, № Т-6а).
Раздел 9.«Социальные льготы» заполняется на тех работников, которые имеют право в соответствии с законодательством на установленные социальные льготы.
Раздел 10.«Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учёта работающих инвалидах и др.
Раздел 11. «Основание прекращения трудового договора (увольнения) заполняется работодателем на основании приказа о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Ф. № Т-8, № Т-8а). Работодатель обязан ознакомить работника под личную роспись с данной записью в личной карточке.
Личные карточки на работников МБОУ ДОД ЦДТ хранятся у работодателя в металлическом сейфе, имеющий надёжный запор.
Доступ к данным, занесённых в личные карточки работников МБОУ ДОД ЦДТ имеет директор и лицо, назначенное приказом директора для работы по ведению воинского учёта в учреждении, ведению делопроизводства, по подготовке архивов; ; главный бухгалтер.
2.2. ВЕДЕНИЕ И ХРАНЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК
1.Трудовая книжка. Общие положения ( согласно Статьи 66 Трудового кодекса Российской Федерации).
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации.
Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.
(часть третья в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
2. Ведение и хранение трудовых книжек. ( Согласно Постановления Правительства Российской Федерации от 06.02.2004г. №51)
В трудовую книжку при её оформлении вносятся следующие сведения о работнике:
- Фамилия, имя, отчество, дата рождения (на основании паспорта или документа, удостоверяющего личность)
- образование, профессия, специальность (на основании документов об образовании)
Все записи о работе, переводе, награждении, произведённом работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании приказа не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа,
Все записи в трудовой книжке производятся без сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.
С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе и увольнении работодатель обязан ознакомить её владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесённая в трудовую книжку.
Трудовая книжка заполняется в порядке, утверждаемом Министерством труда и социального развития Российской Федерации.
Запись в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ. Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесённой в неё записью об увольнении.
В трудовую книжку вносятся сведения о награждении за трудовые заслуги.
Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.
Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трёх дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.
Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится её правопреемником, в случае ликвидации организации – работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.
Изменение записей производится путём признания их недействительными и внесения правильных записей.
Лицо, утратившее трудовую книжку , обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдаёт работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. При оформлении дубликата трудовой книжки, в него вносятся: сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтверждённом соответствующими документами; сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы. Общий трудовой стаж записывается суммарно.
В случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведётся работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
С целью учёта трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в учреждении ведутся:
- приходно-расходная книга по учёту трудовых книжек и вкладыша в неё,
- книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.
В приходно-расходную книгу по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё, которая ведётся бухгалтерией учреждения, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в неё, с указанием серии и номера каждого бланка. При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение.
В книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведётся работодателем, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Приходно-расходная книга по учёту трудовых книжек и вкладыша в неё и книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы , прошнурованы , заверены подписью директора МБОУ ДОД ЦДТ, а также скреплены печатью учреждения.
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течении двух лет в учреждении отдельно от остальных трудовых книжек, По истечению указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве в течении 50 лет.
Трудовые книжки на работников МБОУ ДОД ЦДТ хранятся у работодателя в металлическом сейфе.
Записи в трудовых книжках работников МБОУ ЦДТ производит директор.
2.3. ВЕДЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ НА РАБОТНИКОВ
Личные дела в МБОУ ДОД ЦДТ заводятся на педагогов дополнительного образования, методиста, обслуживающий персонал.
Личное дело на работника оформляется после издания приказа о приёме на работу.
Документы в личном деле, начиная сверху, располагаются в определённой последовательности:
1.внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле
2.трудовой договор
3.дополнение к личному листку по учёту кадров (анкете)
4.личный листок по учёту кадров (анкета)
5.автобиография
6.направление или представление к назначению на должность, при переводе – письмо
7.характеристика, рекомендательное письмо, резюме, медицинская справка
8.копия дипломов об образовании, аттестатов о присвоении почётных званий, документов о награждении, различные свидетельства и другие документы, подтверждающие те или иные персональные данные
9.заявление о приёме на работу
10.копия приказа о приёме на работу
Личные дела формируются на протяжении всего периода работы данного лица в учреждении, документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке; крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приёме и увольнении лица, на которое это дело заведено.
В процессе трудовой деятельности в личное дело включаются документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов записи актов гражданского состояния и т.п.), материалы, характеризующие работника (аттестационные листы, заверенные копии выданных ему характеристик и т.п.) им другие документы, в которых содержится оценка деловых, личных и моральных качеств работника.
В личное дело включаются копии приказов о переводах, о поощрениях и награждениях, а при увольнении копии приказов о прекращении действия трудового договора. Все копии документов в личном деле должны быть надлежаще заверены работодателем в момент сверки с подлинником.
В личное дело не включаются документы временного срока хранения - справки с места жительства, о состоянии здоровья и т.п., копии приказов о предоставлении отпусков, командировании и т.д.
Личные дела на работников МБОУ ДОД ЦДТ хранятся в металлическом сейфе, имеющий надёжный запор.
|
