О порядке оформления и ведения личных дел работников
Скачать 58.15 Kb.
|
Положение о порядке оформления и ведения личных дел работников 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Личное дело работника – это систематизированный комплекс персональных и исходных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность работников, срок хранения которых 75 лет. 1.2. Личные дела работников Учреждения оформляются и ведутся ответственным за ведение личных дел работников Учреждения, назначенным приказом директора Учреждения. 1.3. Сведения, содержащиеся в личных делах работников, являются конфиденциальными. 1.4. Ведение нескольких личных дел для одного работника не допускается. 1.5. Начальной датой личного дела является дата принятия на работу, конечной – дата увольнения с работы. При увольнении работника личное дело передается в архив. 1.6. Документы в личном деле располагаются в следующей последовательности: - внутренняя опись документов дела; - заявление о приеме на работу; - приказ о приеме на работу; - трудовой договор; - анкета; - дополнение к анкете; - автобиография; - копии дипломов об образовании; - должностная инструкция; - справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования, либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданная в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел (для вновь принимаемых на работу педагогических работников). В процессе трудовой деятельности в личное дело работника включаются в хронологическом порядке документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС и т.п.), материалы, характеризующие работника (аттестационные листы, копии или выписки из приказов о перемещении по работе, связанные с изменениями условий трудового договора, выписки из приказов по присвоению квалификационной категории и т.п.). При увольнении в личное дело подшивается приказ об увольнении и дело передается в архив Учреждения 2. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ЛИЧНого ДЕЛа 2.1. При оформлении личного дела на каждого работника Учреждения заводится папка. Оформляется титульный лист. Вносится запись в журнал регистрации личных дел отметка о заведении личного дела. 2.2. Во внутреннюю опись записывается по мере поступления в дело все документы. Листы внутренней описи нумеруются. 2.3. При необходимости в титульный лист вносятся изменения (например, при изменении фамилии работника). 2.4. Исправления вносимые в документы или опись дела, заверяются директором Учреждения. 2.5. Запрещается: - подшивать непроверенные документы, документы, подлинность которых вызывает сомнение, документы, имеющие дописки, незаверенные исправления, дефекты в оформлении или физическом состоянии; - изъятие из личного дела документов, когда вместо хранившегося тем документа включается другой. Оба документа должны находиться в личном деле; - производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи; - извлекать из личного дела, имеющиеся там документы; - разглашать персональные данные работника Учреждения, содержащиеся в личном деле. 2.6. При изъятии из личного дела документа по причинам, регламентированным соответствующими законодательными актами, в деле должна быть составлена заверенная ксерокопия изъятого документа и документ, на основании которого произведено изъятие. 2.7. В личное дело не включаются документы временного хранения – справки с мета жительства, копии правовых актов об отпусках, ежемесячных премиях, доплатах, надбавках и т.д., а также черновые копии документов. 2.8. Личные дела регистрируются в журнале учета личных дел. Графы в журнале содержат: номер дела, фамилия и инициалы работника, дата постановки на учет и снятия с учета, роспись работника, роспись ответственного за ведение личных дел работников Учреждения. 2.9. Личные дела не выдаются работникам, на которых они заведены. 2.10. Для хранения документов личного дела используется папка. При увольнении работника, документы извлекаются из папки и оформляются в соответствии с требованиями архивной службы и сдаются в архив Учреждения. 3. порядок заполнения документов в личном деле 3.1. Анкета заполняется работником лично. На все вопросы даются полные ответы без каких-либо сокращений, прочерков, исправлений и помарок в строгом соответствии с записями, содержащимися в личных документах. При заполнении анкеты используются следующие документы: паспорт, трудовая книжка, военный билет, документ об образовании и другие документы, если это предусмотрено Федеральным законодательством. Ответственный за ведение личных дел работников Учреждения, принимая от работника анкету должен проверить полноту ее заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявляемыми документами и заверить анкету печатью, подписью и датой. 3.2. «Дополнение к анкете» включает в себя: фамилию, имя, отчество работника и два раздела, каждый из которых имеет табличную форму. Обязательным реквизитом являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел. Отметки помещаются на обратной стороне листа после всех других сведений и состоят из записи «Личное дело проверено», даты и подписи. 3.3. При поступлении на работу, поступающий пишет автобиографию в произвольной форме. «Автобиография» - документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности работника. Автобиография должна содержать следующую информацию: - фамилия, имя, отчество; - год, число, месяц и место рождения; - национальность; - полученное образование (где, когда в каких учебных заведениях учился); - с какого времени началась трудовая деятельность, смена места работы; - общественная деятельность (где, когда, в качестве кого), участие в выборных органах; - сведения о семейном положении и близких родственниках; - дата написания «Автобиографии», подпись работника. 4. Порядок хранения и проверки ведения личных дел 4.1. Личные дела работников хранятся как документы строгой отчетности отдельно от трудовых книжек в запираемом шкафу. 4.2. Ежегодно заместителем директора по учебно-воспитательной работе проводится проверка наличия и состояния личных дел педагогических работников Учреждения, заместителем директора по административно-хозяйственной работе – работников вспомогательного персонала. Факт проведения проверки фиксируется в документе «Дополнение к анкете». При выявлении недостатков в оформлении и ведении личных дел составляется соответствующий акт. Результаты проверки доводятся до директора Учреждения. 5. обязанности Ответственного за ведение личных дел работников Учреждения 5.1. В обязанности ответственного за ведение личных дел работников Учреждения входит: - хранение учетных данных работников Учреждения в соответствии с порядком хранения, установленным настоящим положением; - приобщение документов к личным делам работников Учреждения; - обеспечение сохранности личных дел работников Учреждения; - обеспечение конфиденциальности персональных данных, содержащихся в личных делах работников Учреждения; - ознакомление работника с документами его личного дела по его просьбе и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ. 5.2. Ответственный за ведение личных дел работников Учреждения может привлекаться к дисциплинарной ответственности и иной ответственности в соответствии с законодательством РФ за разглашение персональных данных работника Учреждения, содержащихся в личных делах работников Учреждения и за иные нарушения порядка ведения личных дел, установленного настоящим положением. Принято на Совете Учреждения протокол № 02 от 14.01.2014 г. |
Похожие:
 | Настоящее Положение определяет порядок ведения личных дел работников Муниципального бюджетного дошкольного образовательного учреждения... | | Настоящее положение устанавливает порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников Муниципального автономного дошкольного... |
 | Фз «О муниципальной службе в Российской Федерации», Указом Президента Российской Федерации от 01. 06. 1998 №640 «О порядке ведения... | | Настоящая инструкция разработана в соответствии с Трудовым кодексом рф, фз n 152 от 27 июля 2006 г. "О персональных данных", Методическими... |
| Настоящая инструкция устанавливает единый порядок формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся | | Настоящее Положение определяет порядок ведения личных дел педагогов и сотрудников школы |
| Данный документ устанавливает единые требования к формированию, ведению и хранению личных дел студентов Башантинского колледжа им.... | | Об утверждении Положения о порядке ведения личных дел муниципальных служащих в администрации Кубанского сельсовета |
| В соответствии со статьей 9 Закона Удмуртской Республики от 26 ноября 1997 года №523-i «О государственной службе Удмуртской Республики»... | | Положение «О порядке формирования, ведения и хранения личных дел студентов» (далее Положение) является локальным норматив ным актом... |