Организация и формирование документооборота, образующегося в ходе осуществления медико-социальной экспертизы и реабилитации инвалидов
СПИСОК ИСПОЛНИТЕЛЕЙ
Руководитель темы,
Руководитель-главный федеральный эксперт по медико-социальной экспертизе ФГБУ ФБ МСЭ Минтруда России, д.м.н.
|
|
Дымочка М.А.
|
Ответственный исполнитель темы,
|
|
|
Руководитель центра документального обеспечения деятельности
|
|
Лесина Е.В.
|
Заместитель руководителя
|
|
Козлов С.И.
|
Исполнители темы:
|
|
|
Заместитель руководителя – руководитель экспертных составов федерального бюро
|
|
Туаева Л.В.
|
|
|
|
Руководитель центра организации деятельности экспертных составов и особо сложных методов экспертно-реабилитационной диагностики, совершенствования технологий и качество осуществления медико-социальной экспертизы
|
|
Курбанова В.А.
|
Начальник организационно-методический отдела
|
|
Петров С.М.
|
Начальник отдела совершенствования технологий и качества проведения МСЭ
|
|
Карасева Г.П.
|
Ведущий юрисконсульт центра организации деятельности экспертных составов и особо сложных методов экспертно-реабилитационной диагностики, совершенствования технологий и качества осуществления МСЭ
|
|
Шатрова Н.В.
|
-
СОДЕРЖАНИЕ
методического пособия по организации и формированию документооборота, образующегося в ходе проведения медико-социальной экспертизы и реабилитации инвалидов
ГЛАВА 1
Введение
Анализ нормативного правового регулирования делопроизводства и
документооборота применительно к организации и проведению
медико-социальной экспертизы, в том числе в электронной форме...……….4
ГЛАВА 2
Организационно-методические основы организации документооборота в федеральных учреждениях медико-социальной экспертизы, в том числе в электронной форме………………………………………………………… ….5
2.1 Понятие документооборота
2.2 Регистрация документов
2.3 Передача документов исполнителю
2.4 Контроль сроков исполнения документов
2.4 Номенклатура дел
2.5 Формирование дел
ГЛАВА 3
Организация системы документооборота, в том числе в
электронной форме в федеральном учреждении
медико-социальной экспертизы……………………………………………..30
3.1 Учет получаемой и отправляемой корреспонденции
3.2 Первичная обработка документов
3.3 Порядок передачи документов в соответствии с резолюцией
руководителя
3.4 Алгоритм ведения работы по созданию алфавитных карточек
3.5 Обеспечение сохранности служебной документации
3.6 Контроль исполнения документов
3.7 Подготовка документов к архивному хранению
3.8 Архивное хранение документов
3.9 Порядок формирования документов при предоставлении
государственной услуги по проведению медико-социальной
экспертизы в Учреждениях медико-социальной экспертизы,
в том числе в электронном виде
Приложение № 1……………………………………………………………..57
Перечень типовых форм документов (c приложением форм документов)
Приложение № 2……………………………………………………………..151
Перечень нормативных правовых актов, регулирующих
документооборот, возникающий в ходе осуществления
медико-социальной экспертизы
ГЛАВА 1 Введение
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, является важным аспектом работы любого учреждения.
Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учётные и отчётные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.
При организации делопроизводства необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам с учетом требований Гражданского Кодекса и Трудового Кодекса Российской Федерации, ГОСТа Р 6.30-2003.
Знание основ документационного обеспечения управления (ДОУ) необходимо любому современному специалисту. Именно документ, как зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служит основным доказательством того или иного факта деятельности учреждения, организации (предприятия), в том числе при решении различных споров.
Работа с документами предполагает организацию документооборота в учреждении, хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.
Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.
Внедрение компьютерных технологий в делопроизводство позволяет децентрализовать регистрацию документов, создавая в то же время централизованную информационно-поисковую систему (базу данных) о документах организации.
Использование таких технологий становится необходимой характеристикой работы службы делопроизводства. Но это не означает отказа от существующих правил документирования управленческой деятельности в традиционных бумажных документах, что в первую очередь входит в понятие "делопроизводство". Компьютерные технологии на современном этапе все больше внедряются в организацию работы с документами, что позволяет не только автоматизировать выполнение традиционных этапов документооборота, но и реализовать принципиально новые возможности в деле управления документооборотом в целом по организации, выполнения справочно-информационной и аналитической работы, а также использования элементов электронного документооборота. Это позволит поднять работу служб делопроизводства на новый качественный уровень.
По поручению уполномоченного федерального органа исполнительной власти с целью автоматизации всех этапов предоставления государственной услуги по проведению медико-социальной экспертизы, в том числе и делопроизводства в федеральных учреждениях медико-социальной экспертизы (далее Учреждения медико-социальной экспертизы) Федеральным бюджетным государственным учреждением «Федеральное бюро медико-социальной экспертизы» Министерства труда и социальной защиты населения была проведена работа по созданию и внедрению в Учреждениях медико-социальной экспертизы по субъектам Российской Федерации Единой вертикально-интегрированной информационно-аналитической системы по проведению медико-социальной экспертизы (ЕАВИИАС МСЭ).
ГЛАВА 2. Организационно-методические основы организации документооборота в федеральных учреждениях медико-социальной экспертизы, в том числе в электронном виде
2.1 Понятие документооборота:
Документооборот Учреждения медико-социальной экспертизы - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; поступающие (входящие), отправляемые (исходящие) и внутренние документы; документы, направляемые и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.
Служба делопроизводства, которая может быть представлена в Учреждении, как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником, или группой сотрудников должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где объясняется причина возврата.
Документооборот как движение следует отличать от объёма документооборота, который выражается общим количеством документов, поступающих в организацию и созданных в ней за определённый период. В объёме документооборота необходимо учитывать все поступающие (входящие), отправляемые (исходящие) и внутренние документы, а так же все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.
Термины документооборота
автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.
архив (архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.
архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.
аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.
аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.
временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.
выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.
дело: Совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Учреждения;
делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
документационное обеспечение (управления), (далее ДОУ): Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.
документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.
доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа.
дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.
заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.
копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
номенклатура дел: Систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Учреждении
носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.
официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.
подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.
подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения.
пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.
реквизит документа: Элемент оформления документа.
система электронного документооборота: Информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним.
сканирование документа: Получение электронного образа документа.
служба делопроизводства: структурное подразделение Учреждения, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства;
служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.
срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.
текстовой документ: Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.
формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.
фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений - статичных образов.
хранение документов: Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.
целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.
экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.
электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.
электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.
электронный документооборот: Документооборот с применением информационной системы.
юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.
юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия.
Термины делопроизводства и документирования
адресат: Реквизит, содержащий информацию о получателе документа.
альбом унифицированных форм документов: Сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению.
бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
вид документа: Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.
виза: Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
внутренняя опись: Документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания.
государственный регистрационный номер документа: Номер, присваиваемый документу при его включении в соответствующий государственный реестр.
гриф ограничения доступа к документу: Реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.
гриф согласования: Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.
гриф утверждения: Реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.
дата документа: Реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.
дело: Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности организации.
документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.
заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела.
индекс дела: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации.
индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.
конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов): Процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.
контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
лист согласования (визирования) документа: Часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.
лист-заверитель дела: Документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела.
место составления (издания) документа: Реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации - автора документа.
миграция (электронных документов): Перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.
номенклатура дел: Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.
оперативное хранение документов: Хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.
опись дел структурного подразделения: Учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.
отметка о наличии приложения: Реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах).
отметка о поступлении документа: Реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией.
отметка об исполнении документа и направлении его в дело: Реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним.
официальное опубликование документа: Первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале.
оформление дела: Подготовка дела к передаче на архивное хранение.
оформление документа: Проставление на документе необходимых реквизитов.
первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов: Обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в организацию.
печать: Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.
подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.
подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.
предварительное рассмотрение документов: Изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение.
регистрационно-учетная форма: Документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.
регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
регистрация документа: Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.
резолюция: Реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.
система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.
согласование документа; визирование: Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.
средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.
табель унифицированных форм документов: Перечень установленных к применению унифицированных форм документов.
текст документа: Основная содержательная часть документа.
типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.
унифицированная форма документа; УФД: Формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.
уничтожение документов: Исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.
утверждение документа: Способ придания документу правового статуса.
формирование дела: Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.
электронная подпись: Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.
электронное дело: Электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел.
Общие требования к оформлению документов
1. При оформлении документов (обращений) необходимо соблюдать правила, обеспечивающие их юридическую силу, оперативное исполнение, обработку с помощью средств вычислительной техники, сохранность.
2. Все документы, в том числе и письма, оформляются на бланках или стандартных листах бумаги формата А4 (210х297).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, имеет поле не менее (мм):
20 – левое;
10 – правое;
20 – верхнее;
15 – нижнее.
3. Документ или письмо, оформляемые на бланке, должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения.
4. В Учреждении применяется утвержденные Руководителем единые бланки и электронные шаблоны бланков. Использование иных бланков и электронных шаблонов бланков не допускается.
5. Документы, тексты писем печатаются с использованием текстового редактора Word 97-2003 или в другом, совместимом с ним, формате, шрифтом Times New Roman размером № 12-14 через 1 – 1,15 межстрочный интервал.
6. Адресат.
Реквизит «Адресат» располагают в правом верхнем углу бланка, на уровне строки с реквизитом «ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ». Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа.
Каждая составная часть реквизита (наименование организации, структурного подразделения, фамилия и инициалы лица, почтовый адрес) печатаются с новой строки от одного установленного положения строчными буквами (кроме прописных) через один межстрочный интервал шрифтом № 12 - 14 (полужирным).
Составные части реквизита отделяются друг от друга полуторным межстрочным интервалом.
При направлении документа нескольким адресатам, реквизиты отделяются друг от друга двумя межстрочными интервалами.
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным и физическим лицам. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже. Например:
|
Министерство
труда и социальной защиты Российской Федерации
Департамент
по делам инвалидов
|
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном. Например:
|
Министерство
труда и социальной защиты Российской Федерации
Департамент
по делам инвалидов
Начальнику отдела
И.О. Фамилия
|
При направлении документа руководителю организации или его заместителю наименование организации входит в состав наименования должности адресата. Например:
|
Начальнику Управления
социальной защиты населения в Алнашском районе
И.О. Фамилия
|
При направлении документа в несколько однородных организаций их следует указывать обобщенно. Например:
|
Начальникам территориальных органов Министерства социальной защиты населения Удмуртской Республики
|
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед обозначением второго, третьего и четвертого адресата не указывается. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат.
В состав реквизита может входить почтовый адрес, который оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221.
Реквизиты адреса на почтовых отправлениях пишутся в следующем порядке:
а) для юридического лица - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество;
б) название улицы, номер дома, номер квартиры;
в) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
г) название района;
д) название республики, края, области, автономного округа (области);
е) название страны (для международных почтовых отправлений);
ж) почтовый индекс.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению, должностному лицу почтовый адрес указывают после их наименования. Например:
Министерство
здравоохранения Российской Федерации
Управление по работе
с обращениями граждан
Главному специалисту-эксперту И.О. Фамилия
Рахмановский пер., д. 3
г. Москва, 127994
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию (в дательном падеже) и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например:
|
Фамилия И.О.
Свободы ул., д. 5, кв. 17
г. Ижевск, 426000
|
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, физическому лицу – после нее.
Реквизит «Адресат» располагают в правом верхнем углу бланка, отступив от границы верхнего поля два - три межстрочных интервала. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа.
Каждая составная часть реквизита (наименование организации, структурного подразделения, фамилия и инициалы лица, почтовый адрес) печатаются с новой строки от одного установленного положения строчными буквами (кроме прописных) через один межстрочный интервал шрифтом № 14 (полужирным).
Составные части реквизита отделяются друг от друга полуторным межстрочным интервалом.
При направлении документа нескольким адресатам, реквизиты отделяются друг от друга двумя межстрочными интервалами.
7. Дата документа.
Датой документа является дата его регистрации (приказ, распоряжение, служебное письмо) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, регистрирующим или утверждающим документ.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, - обязательно.
Дата документа печатается через два межстрочных интервала от предыдущего реквизита, начиная от левой границы текстового поля.
8. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел. Регистрационный номер документа печатается в одной строке с реквизитом «дата» через два межстрочных интервала от предыдущего реквизита, последняя цифра ограничивается правым текстовым полем.
9. Ссылка на исходящий номер и дату документа.
В письмах, являющихся ответами на запросы, указываются исходящий номер и дата документа, на который дается ответ. Эти данные проставляются в установленном месте бланка письма. Дата и исходящий номер документа проставляется после подписания документа при его регистрации.
10. Наименование документа (заголовок к тексту документа).
Наименование документа (заголовок к тексту документа) должно быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос «о чем?» - «о выделении...», «об изменении...» и т.д.
Заголовок составляется должностным лицом, готовящим проект документа.
Заголовок печатается через два - три межстрочных интервала от предыдущего реквизита строчными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок, состоящий их двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.
11. Текст документа.
Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации, выраженной средствами делового языка. Текст печатается на расстоянии 2 межстрочных интервалов от заголовка в полях: левое - 2,0 см., правое – 1,0 см. Первая строка абзаца начинается на 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко.
Содержание должно быть увязано с ранее подготовленными по данному вопросу документами.
Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкеты, таблицы или их сочетания.
Подготовленный текст документа содержит грамматически и лексически согласованную информацию и применяется при составлении правил, положений, писем, распорядительных документов.
Форма анкеты применяется при изложении цифровой и словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков. Наименование признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков; показатели могут быть выражены цифрами.
Форма таблицы применяется при изложении цифровой и словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы имеют два уровня расположения текста: вертикальный – графы и горизонтальный – строки. Заголовки и подзаголовки граф таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже единственного числа. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Текст документа, как правило, должен состоять из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа, во второй излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.
Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст может содержать одну заключительную часть: приказы – распорядительную часть без констатирующей части, письма – просьбу без пояснения и т.п.
Письма вышестоящих органов доводятся до территориальных органов Министерства, государственных учреждений, подведомственных Министерству, без изменения их текста с сопроводительным письмом Министерства.
Не допускается произвольное сокращение, кроме общепринятых, наименований учреждений и организаций, а также отдельных слов.
В тексте документа допускается использование переносов слов.
12. Отметка о наличии приложений.
Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за содержание и т.п.).
Отметка о наличии приложения оформляется через два межстрочных интервала после текста до реквизита «Подпись». Слово «Приложение» печатают от границы левого поля строчными буквами (первая – прописная). Независимо от количества приложений к документу слово «Приложение» печатается в единственном числе, после него ставится двоеточие. Текст приложения печатается справа от слова «Приложение» столбиком через один межстрочный интервал.
Если приложение названо в тексте, то отметку о нем оформляют следующим образом:
Приложение: на 2 л. в 3 экз.
Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:
Приложение: 1. Информация о состоянии медицинского обслуживания в стационарных учреждениях социального обслуживания на
5 л. в 1 экз.;
2. Заявка на лекарственные препараты на 1 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. Например:
Приложение: программа в 2 экз.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 10.09.2014 № 6-153 и приложения к нему, всего на 7 л. в 1 экз.
Если приложение направляют не во все адреса, указанные в документе, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 8 л. в 1 экз. в первый адрес.
12. Виза.
Проекты документов визируются исполнителем документа, затем руководителем структурного подразделения Учреждения либо должностным лицом, в соответствии с распределением обязанностей, другими заинтересованными должностными лицами, а также заместителем руководителя, курирующим данный вопрос.
Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа проекта документа.
Виза включает в себя должность визирующего, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату визирования.
13. Гриф согласования.
Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его законодательству и ранее принятым решениям и оформляется грифом согласования.
Гриф согласования оформляется словом «СОГЛАСОВАНО», которое печатается прописными буквами, после него знаки препинания не ставятся.
Визы должностных лиц отделяются от слова «СОГЛАСОВАНО» двумя межстрочными интервалами и располагаются согласно иерархии должностей сверху вниз, одна под другой в верхней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного документа от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и выравнивается по левому краю.
14. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе документа включает инициалы, фамилию и номер служебного телефона исполнителя.
Отметки печатаются в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника через один межстрочный интервал шрифтом № 10.
Например:
И.О. Фамилия
(000) 000 00 00
На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указываются инициалы и фамилия основного исполнителя.
15. Отметка о контроле документа.
Отметка о контроле за исполнением документа проставляется в случаях постановки документа на контроль руководителем Учреждения, его заместителями либо вышестоящими организациями.
Отметку о контроле за исполнением документа проставляет специалист регистратуры в верхнем правом углу документа штампом «Контроль».
16. После исполнения документа (письма) он подписывается руководителем Учреждения или его заместителем, либо руководителем структурного подразделения, которому дано право подписи.
В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное – если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности лица, подписавшего документ, печатается от левой границы текстового поля флаговым способом. Наименование должности, расположенное в несколько строк, печатается через один межстрочный интервал и выравнивается по левому краю текстового поля. Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности через пробел между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
17. При создании документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля или в правом верхнем углу листа.
|
