Регламент
Скачать 347.71 Kb.
|
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «СИБИРСКИЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» РЕГЛАМЕНТ оформления и подготовки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу сотрудников для передачи в архив Красноярск 2013 1 Общие положения 1.1 Настоящий регламент подготовлен на основании Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. №76 (Приложения №24 к п.3.5.3 «Правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение»), а также Федерального закона от 22 октября 2004 г. №125 «Об архивном деле в Российской Федерации», «Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» от 7 сентября 2015 г. № 38830, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и определяют общий порядок подготовки и передачи в архив законченных в делопроизводстве дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. 1.2 При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по разрешению одного вопроса; группировать в дело документы учебного (или календарного) года, за исключением переходящих дел; раздельно формировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения (СТО 4.2–22–2009 «Система менеджмента качества. Организация учета и хранения документов»). 1.3 Дела постоянного срока хранения, по личному составу сотрудников и студентов подлежат передаче в архив университета не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. 1.4 Передаче дел в архив университета предшествует работа структурных подразделений по подготовке дел (оформлению и описанию) в соответствии с требованиями настоящих Правил. 1.5 Архив университета осуществляет методическое руководство по оформлению структурными подразделениями дел для передачи в архив, а также предоставляет консультации и разъяснения. 2 Оформление дел 2.1 Полному оформлению подлежат дела постоянного срока хранения согласно сводной номенклатуре дел СФУ, а также дела временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу сотрудников (приказы, личные дела, лицевые счета) и по личному составу студентов (приказы, личные дела студентов, аспирантов, докторантов, соискателей). 2.2 Подшивка дел для передачи в архив должна быть выполнена следующим образом: 2.2.1 При подготовке дел к подшивке из документов удаляются металлические скрепления (булавки, скобы, скрепки). Запрещается подшивка дел с использованием дырокола, металлических скрепок, гребеночной и обжимной переплетных машин. 2.2.2 В случае использования при подшивке дел электродрели, следует учесть, что сверло должно быть диаметром 2-2,5 мм. 2.2.3 Документы порванные, ветхие, пораженные плесенью и грибком, перед прошивкой должны подвергаться реставрации и дезинфекции. Запрещается склеивать порванные листы скотчем и силикатным клеем. 2.2.4. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату. 2.2.5 Приказы формируются в дело одного календарного года строго по порядковым номерам и датам. 2.2.6 Протоколы заседаний кафедры формируются за учебный год. Датой дела являются составления первого и последнего протокола. 2.2.7 Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления. 2.2.8 Лицевые счета по заработной плате работников группируются в тома и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств. 2.2.9 Невостребованные трудовые книжки передаются по отдельной описи. 2.2.10 В конце каждого дела подшивается бланк листа-заверителя дела. 2.2.11 В начале дела подшивается чистый белый лист, сразу после него бланк внутренней описи документов дела. 2.2.12 Документы подшиваются прочными белыми нитками на четыре прокола в папку-скоросшиватель «Дело» из картона (без металлических зажимов и завязок) с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. 2.2.13 Текст не должен подходить к линии подшивки ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. 2.2.14 Документы большого формата должны быть подшиты за край и сложены так, чтобы их было легко развернуть. 2.2.15 Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. 2.2.16 Документы, составляющие дело, прокалывают шилом, затем прошивают длинной (цыганской) иглой следующим образом (см. рисунок): - с тыльной стороны продевают иглу во второе снизу отверстие, затем игла продевается в нижнее отверстие с лицевой стороны, далее нить ведется по тыльной стороне вновь ко второму снизу отверстию, затем выводится на лицевую сторону и прошивает второе сверху отверстие; - далее по тыльной стороне нить ведется к верхнему отверстию, проходит через него, потом по лицевой стороне возвращается ко второму сверху отверстию, продевается сквозь него и выводится на тыльную сторону; - далее два конца нити связываются таким образом, чтобы можно было «опечатать» свободный конец нити (наклеить белую полоску бумаги). Схема прошивки документов       5.    7.1.   3. 3 Нумерация листов в деле 3.1 В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы (кроме титульного листа, чистого листа, листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами, простым карандашом, валовой нумерацией в правом верхнем углу, сверху вниз в возрастающем порядке номеров, не задевая текста документов. Употребление чернил, шариковых ручек, фломастеров и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. 3.2 Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно, начиная с первого. 3.3 Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу, при этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется также как один лист. 3.4 Лист с наклеенными наглухо документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. 3.5 Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, перевод, вырезки, выписки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно. 3.6 Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. 3.7 В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация, при этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа, а в конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления в обложку (титульный лист) и во внутреннюю опись или опись составляется заново. 3.8 При наличии отдельных ошибок в нумерации листов при подготовке дел к передаче в архив допускается по согласованию употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов. 4 Составление листа-заверителя дела 4.1 После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. 4.2 Лист-заверитель (приложение А) составляется в деле на отдельном листе по установленной форме, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс) количество листов внутренней описи (при ее наличии). 4.3 Лист-заверитель подписывается его составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. 4.4 Лист-заверитель не нумеруется. 4.5 Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито без бланка листа-заверителя, он должен быть наклеен за верхнюю часть листа на внутреннюю сторону обложки в конце дела. 5 Составление внутренней описи документов дела 5.1 Для учета документов в деле, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документа (особо ценные, распорядительные документы, протоколы ГЭК, ГАК, личные дела, лицевые счета и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела (приложения Б, В). Не составляется внутренняя опись документов дела в годовой план и отчет о работе кафедры, протоколы заседаний кафедры. 5.2 Внутренняя опись составляется на отдельном листе (листах) по установленной форме, в которой указываются сведения о порядковых номерах документов дела, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. 5.3 В личных делах и лицевых счетах внутренняя опись составляется строго по алфавиту фамилий, имен и отчеств. 5.4 Листы внутренней описи нумеруются отдельно и вносятся в лист заверитель дела. 5.5 Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. 5.6 Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то он должен быть наклеен за верхнюю часть листа к внутренней стороне лицевой обложки дела. 6 Оформление обложки (титульного листа) дела Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (приложения Г, Д, Е, Ж, З), в которой указываются: - наименование организации, структурного подразделения (название в соответствии с утвержденной структурой); - индекс дела и заголовок (наименование) дела (по сводной номенклатуре дел СФУ). В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). В случае если заголовок дела не соответствует заголовку по сводной номенклатуре дел, на титульный лист выносится четкое название документов, находящихся в деле; - номер тома (части); - дата дела (указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве). Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания – дата подписания (утверждения) самого позднего документа. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протоколов; - срок хранения дела переносится на обложку дела. На делах постоянного срока хранения пишется: «Хранить постоянно», на делах по личному составу пишется: «75 лет»; - количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа-заверителя дела; - титульный лист распечатывается на принтере и наклеивается на обложку; - титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея ПВА на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот. Клей карандаш при наклеивании использовать нельзя! 7 Передача дел в архив 7.1 В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу. 7.2 Передача дел производится по описи в бумажном и электронном виде. Опись регистрируется в журнале ей присваивается индивидуальный номер. Опись составляется и подписывается в двух экземплярах. Один хранится в архиве, второй – в структурном подразделении (приложения И, К, Л, М, Н). 7.3 Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив университета не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях университета и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке по акту (приложение О). 7.4 Дела включаются в акт, если установленный для них срок истек к 01 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2009 году дела с 5-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 01 января 2015 года). 7.5 Акт о выделении дел к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется один на все дела, которые подлежат уничтожению в данный момент. 7.6 В период подготовки структурным подразделением дел, подлежащих передаче в архив, работником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел университета. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел, работники структурного подразделения обязаны устранить. 7.7 Подразделение, в котором дела были сформированы и оформлены, доставляет их в архив в связках или томах, аккуратно уложенных в мешки или коробки. 7.8 Прием каждого дела проводится работником архива в присутствии работника структурного подразделения, при этом на обоих экземплярах описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, а также подписи работника архива и лица, передавшего дела. 7.9 Документы передаются в архив по графику, утвержденному распоряжением проректора по безопасности и кадрам. 8 Заключительные положения 8.1 Лицом, ответственным за своевременную передачу дел в архив университета, является руководитель структурного подразделения университета. 8.2 Дела, оформленные ненадлежащим образом, с нарушениями настоящих Правил, на хранение в архив не принимаются до устранения отмеченных недостатков. ПРИЛОЖЕНИЕ А Образец заполнения листа-заверителя дела ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №________ В деле подшито и пронумеровано 56 (пятьдесят шесть) листов, в том числе: литерные номера листов ______________________________________________________; пропущенные номера листов___________________________________________________ +листов внутренней описи ____________________________________________________
Инженер кафедры _____________ И. И. Иванова должность работника, личная подпись инициалы, фамилия передающего дела «_____ » ________________ 20_ г. |
Похожие:
 | Регламент взаимодействия клиентов с ао «Банк Акцепт» при осуществлении операций, подлежащих валютному контролю (далее – Регламент)... | | Административный регламент предоставления государственной услуги «Лицензирование образовательной деятельности» (далее Административный... |
 | Регламент определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при предоставлении муниципальной услуги, порядок... | | «Регламент») разработан в соответствии с Уставами фифа, уефа и рфс, Регламентом фифа по деятельности агентов игроков (далее по тексту... |
| Административный регламент предоставления государственной услуги по выдаче разрешения на вступление в брак несовершеннолетним гражданам... | | Настоящий административный регламент (далее Регламент) по предоставлению дополнительного образования разработан в целях повышения... |
| Муниципальная услуга предоставляется специалистами отдела экономического анализа и прогнозирования администрации муниципального образования... | | Окончание срока (перевыпуск) действия эп уполномоченного сотрудника организации 3 |
| Настоящий административный регламент устанавливает сроки и последовательность административных процедур и административных действий... | | Новый административный регламент о внесённых изменениях в конструкцию автомобилей |