Оформление трудовой книжки и внесение записей в нее
Скачать 472.52 Kb.
|
| "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2006, N 4 ОФОРМЛЕНИЕ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ И ВНЕСЕНИЕ ЗАПИСЕЙ В НЕЕ Общие сведения о трудовой книжке Трудовая книжка является одним из основных документов, подтверждающих трудовую деятельность человека, и подлежит грамотному заполнению, бережному и правильному хранению. Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках" (далее по тексту - Постановление N 225) введены новые бланки трудовой книжки и вкладыша в нее. По формату она приближена к паспорту, состоит из 44 страниц. Цвет ее обложки изменен с зеленого на серый, на ней отпечатан Герб России и наименование бланка "Трудовая книжка". При изготовлении новых книжек используются современные полиграфические технологии, в том числе специальное оборудование, что позволяет усилить защиту от подделок этого документа. Дополнительно была разработана новая бумага с химзащитой и эксклюзивным водяным знаком, состоящим из аббревиатуры "ТК". Шитье книжки защищенными нитками специальным швом исключает возможность замены листов. Вкладыш нового образца имеет 36 листов и исполнен так же, как и трудовая книжка, имеет бумажную обложку серого цвета. В соответствии с п. 2 Постановления N 225 трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат. Согласно п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением N 225 (далее по тексту - Правила), ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя в лице специально уполномоченного сотрудника, назначаемого приказом (распоряжением). В крупной организации ведением трудовых книжек обычно занимается отдел кадров; в небольшой, из-за отсутствия соответствующего специального подразделения, делать подобную работу могут бухгалтеры, секретари и другие должностные лица. В примере 1 представлен образец приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками (см. пример 1). Пример 1. Общество с ограниченной ответственностью "Конфил" ПРИКАЗ 30 марта 2006 г. N 24 г. Саратов О назначении ответственного должностного лица за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225), ПРИКАЗЫВАЮ: 1. С 30 марта 2006 г. назначить ответственным лицом по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним специалиста по кадрам Татьяну Александровну Кузнецову. 2. Контроль за исполнением данного приказа оставляю за собой. Генеральный директор Ленский В.Н. Ленский С приказом ознакомлена Кузнецова Т.А. Кузнецова 30 марта 2006 года По записям в трудовой книжке можно: - определить: характер выполняемой человеком работы; общий и непрерывный трудовой стаж; - получить сведения, подтверждающие право сотрудника на льготы и преимущества при назначении пенсий и пособий по социальному страхованию, выплате повышенных ставок и окладов; - узнать причины переводов на другую работу и увольнений. В трудовую книжку вносятся записи о поощрениях и награждениях работника, свидетельствующие о его добросовестном отношении к труду. Должностному лицу следует проводить определенную поэтапную работу с трудовыми книжками: - их заведение (для работников, принимаемых на работу впервые); - проверку записей, сделанных на предыдущих местах работы; - внесение соответствующих записей; - учет и т.д. Необходимо пояснить, какими нормативными актами следует руководствоваться при работе с трудовыми книжками. Ими являются: - Трудовой кодекс Российской Федерации; - Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г/ N 225 "О трудовых книжках"; - Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225; - Постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек"; - Инструкция по заполнению трудовых книжек; - Постановление Правительства Российской Федерации от 24 июля 2002 г. N 555 "Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий" (с изм. от 8 августа 2003 г.); - Постановление Совмина Союза Советских Социалистических Республик от 13 апреля 1973 г. N 252 "Об утверждении Правил исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию"; - Приказ Министерства Финансов Российской Федерации от 22 декабря 2003 г. N 117н "О трудовых книжках"; - Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденный Приказом Министерства Финансов Российской Федерации от 22 декабря 2003 г. N 117н; - Постановление Министерства труда Российской Федерации от 24 июня 1994 г. N 50 "Об утверждении Порядка установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций"; - Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций; - Приказ Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 9 декабря 2004 г. N 312 "Об утверждении Порядка подсчета и подтверждения стажа государственной службы для назначения пенсии за выслугу лет федеральных государственных служащих и определения соответствия должностей, периоды службы (работы) в которых включаются в стаж государственной службы" и др. Случаи оформления трудовых книжек Согласно ст. 66 ТК РФ трудовые книжки должны вестись в обязательном порядке во всех организациях на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для него основной. Работодатель - физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. И все же некоторые индивидуальные предприниматели до сих пор совершают ошибку и вносят запись о работе в трудовую книжку своего сотрудника. Решая вопрос о правомерности хранения трудовой книжки у такого работодателя, мы должны исходить из следующего. Отдельного нормативно-правового акта, который бы регулировал трудовые отношения с работодателями - физическими лицами не существует. В гл. 48 Трудового кодекса РФ вообще ничего не говорится о возможности хранения трудовой книжки у работодателя - физического лица или, наоборот, невозможности этого. Соответственно, руководствуясь принципом "что не запрещено, то разрешено", можно сделать вывод, что данное хранение допустимо, но, конечно, только с согласия сотрудника. Заполнение сведений о работнике В трудовую книжку при ее оформлении на титульный лист вносятся следующие сведения о работнике: - фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; - образование - на основании документов об образовании. Инструкция по заполнению трудовых книжек предлагает следующие варианты записи об образовании: - основное общее; - среднее общее; - начальное профессиональное; - высшее профессиональное; - послевузовское профессиональное образование. Запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании надлежаще заверенных документов: - студенческого билета; - зачетной книжки; - справки из образовательного учреждения и т.п.; профессия и/или специальность - на основании документов об: - образовании, - квалификации или - наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или - других надлежаще оформленных документов. Пример 2. Профессиональная подготовка лиц, допущенных к обращению с опасными отходами, подтверждается свидетельством (сертификатом) на право работы с опасными отходами, специальным сертификатом, который выдается на основании послевузовского профессионального образования (ординатуры) или свидетельством о дополнительном образовании (повышения определенными видами). Фрагмент документа. Пункт 28 Типового положения об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования, утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 июня 1995 г. N 610 Слушателям, которые успешно завершили курс обучения, выдают следующие документы государственного образца: - удостоверение о повышении квалификации - для лиц, прошедших краткосрочное обучение или участвовавших в работе тематических и проблемных семинаров по программе в объеме от 72 до 100 часов; - свидетельство о повышении квалификации - для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 100 часов; - диплом о профессиональной переподготовке - для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 500 часов; - диплом о присвоении квалификации - для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 1000 часов... Сведения о результатах повышения квалификации и профессиональной переподготовки специалистов направляются в отделы кадров по месту их основной работы. Трудовая функция определяется путем установления сторонами трудового договора: - профессии; - специальности; - квалификации для рабочего или должности для служащего. Профессия - это вид трудовой деятельности, определяемый характером и целью трудовых функций. Специальность - это более дробное деление профессии, одна из ее разновидностей. Специальность зависит от характера навыков и знаний по данной профессии, приобретенных в процессе специального образования. Квалификация - это уровень подготовки, опыта, знаний по данной специальности, определяемый: - для рабочих разрядами работ, которые они могут выполнять, а - для служащих специальным образованием, опытом, занимаемой должностью, званием. После указания даты заполнения трудовой книжки, в соответствии с п. 2.2 Инструкции, работник своей подписью на первой странице заверяет правильность внесенных записей. Обращаем ваше внимание на то, что он ставит только свою подпись, никакой дополнительной информации типа "С записями ознакомлен" вносить не следует. Ниже расписывается сотрудник кадровой службы или другое уполномоченное для ведения трудовых книжек должностное лицо. В левом нижнем углу титульного листа трудовой книжки ставится печать организации. См. образец заполнения с. 1 трудовой книжки в Примере 3. Пример 3. ───────────────────────────────────────---────────┬──────────────────────────────────────────────────────── │ Фамилия Сидорова изменена на фамилию Аулова. │ ТРУДОВАЯ КНИЖКА Основание: свидетельство о заключении брака II-МЮ │ N 230258981, выданное Измайловским отделом ЗАГС │ ТК N 8604301 Управления ЗАГС города Москвы 1 октября 2005 г. │ │ Аулова Специалист по кадрам │ (Сидорова) ООО "Конфил" Кузнецова Т.А. Кузнецова │ Фамилия ---------------------------------------------- │ Светлана Печать │ Имя -------------------------------------------------- ООО "Конфил" │ Ивановна │ Отчество --------------------------------------------- │ 14 мая 1970 года │ Дата рождения _________________________________________ │ (число, месяц, год) │ высшее │ Образование ------------------------------------------ │ _______________________________________________________ │ бухгалтер │ Профессия, специальность ----------------------------- │ 23 мая 2003 г. │ Дата заполнения -------------------------------------- │ (число, месяц, год) │ Сидорова │ Подпись владельца книжки ----------------------------- │ │ М.П. Подпись лица, ответственного за ведение │ Печать трудовых книжек │ ООО "Конфил" Кузнецова │ -------------------------------------- │ (разборчиво) ──────────────────────────────────────────────────┴──────────────────────────────────────────────────────── Внесение изменений в сведения о работнике За время трудовой деятельности в жизни каждого человека происходят различные события, благодаря которым меняются некоторые анкетно-биографические данные человека. Мы попытаемся разъяснить, как правильно внести данные изменения в трудовую книжку. Прежде всего надо пояснить, на основании каких документов они производятся. Подтверждающими документами признаются: - документы об образовании, квалификации или наличии специальных знаний; - свидетельства о заключении брака; - свидетельства о расторжении брака; - свидетельства об изменении фамилии, имени, отчества. С представленных работником документов снимается копия, которая заверяется в обычном порядке и подшивается в личное дело работника. При смене сотрудником фамилии, имени, отчества, даты рождения необходимо издать приказ об изменении анкетно-биографических данных (см. пример 5). Фрагмент документа. Пункт 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек Изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы). А теперь покажем (см. пример 4), как правильно внести изменение записи о полученном образовании. Фрагмент документа. Пункт 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей. Пример 4. Допустим, у работника на момент заведения трудовой книжки было среднее образование, а позже он получил высшее, сведения о котором и надо отразить в трудовой книжке. Это можно сделать следующим образом: среднее, высшее Образование ----------------------------- _________________________________________ бухгалтер Профессия, специальность ---------------- Пример 5. ООО "Конфил" ПРИКАЗ 5 октября 2005 N 127 Москва Об изменении фамилии В связи со вступлением С.И. Сидоровой в брак ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Изменить в учетных документах фамилию Светланы Ивановны Сидоровой, бухгалтера финансовой службы, на Аулову с 5 октября 2005 г. 2. Службе персонала: - подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору, заключенному с работником; - внести соответствующие записи в личную карточку и трудовую книжку работника; - довести приказ до финансовой службы. |
Похожие:
 | Найти формы трудовой книжки и личной карточки работника, используя Интернет или ипс «Гарант», «КонсультантПлюс» | | Правительства Российской Федерации от 16. 04. 2003 №225, указано: «Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее... |
| В связи с утерей трудовой книжки прошу оформить мне ее дубликат на основании п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления... | | Просим выдать бланк трудовой книжки на Сидорова Ивана Ивановича, принятого на работу согласно трудовому договору, в соответствии... |
 | Ниже приведены нормативные акты, регламентирующие порядок работы с трудовыми книжками и внесения в них записей. Акты указа ны по... | | Материалы: постановление Правительства РФ от 16. 04. 2003 №225 (ред от 06. 02. 2004) "О трудовых книжках" (далее Инструкция о трудовых... |
| Материалы: постановление Правительства РФ от 16. 04. 2003 №225 (ред от 06. 02. 2004) "О трудовых книжках" (далее Инструкция о трудовых... | | Справки о доходах родителей за 3 последних месяца (неработающий родитель представляет копию трудовой книжки с последней записью об... |
| Приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них... | | Копия трудовой книжки, заверенная работодателем все заполненные страницы (дата выдачи не более 90 дней). Для военнослужащих – в случае... |