Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях Общие положения > Документирование управленческой деятельности общеобразовательного
Скачать 0.58 Mb.
|
Письмо Минобразования РФ от 20 декабря 2000 г. N 03-51/64 В целях рациональной организации документационного обеспечения в общеобразовательных учреждениях системы образования Министерством образования Российской Федерации подготовлены и согласованы с Федеральной архивной службой России "Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях". Руководителям образовательных учреждений, территориальных, муниципальных и региональных органов управления образованием рекомендуем использовать данные методические рекомендации в работе по делопроизводству. Первый заместитель министра А.Ф.Киселев Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях 1. Общие положения 2. Документирование управленческой деятельности общеобразовательного учреждения 3. Прием и регистрация документов 4. Контроль за сроками исполнения документов 5. Составление номенклатуры и формирование дел 6. Подготовка документов к передаче в архив 7. Обеспечение сохранности дел Приложение 1. Должностная инструкция Приложение 2. Правила внутреннего трудового распорядка Приложение 3. Структура и штатная численность Приложение 4. Штатное расписание Приложение 5. Образец приказа Приложение 6. Образец протокола Приложение 7. Образец протокола заседания педагогического совета Приложение 8. Образец выписки из протокола заседания педагогического совета Приложение 9. Образец письма Приложение 10. Образец телеграммы Приложение 11. Образец телефонограммы Приложение 12. Образец регистрационного штампа Приложение 13. Образец регистрационно-контрольной карточки Приложение 14. Форма журнала регистрации поступающих документов Приложение 15. Форма журнала регистрации отправляемых документов Приложение 16. Форма журнала регистрации приказов Приложение 17. Образец номенклатуры дел Приложение 18. Образец примерной номенклатуры дел общеобразовательного учреждения Приложение 19. Образец заверительной надписи Приложение 20. Образец обложки дела Приложение 21 Образец описи дел постоянного хранения Приложение 22. Образец акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Приложение 23. Образцы примерных формулировок приказов и записей в трудовую книжку, связанных с расторжением трудового договора (контракта) по инициативе администрации по основаниям, предусмотренным ст.33 КЗоТ РФ Образцы примерных формулировок приказов и записей в трудовую книжку, связанных с расторжением трудового договора по инициативе работника Образцы примерных формулировок приказов и записей в трудовых книжках, связанных с дисциплиной труда и другими вопросами, регулирующими трудовые отношения работника с администрацией учреждения, организации, предприятия Образцы примерных формулировок приказов, связанных с вопросами предоставления отпусков Приложение 24. Договор о полной индивидуальной материальной ответственности Перечень документов, необходимых для кадрового делопроизводства, движения и учета кадров и требуемых органами надзора и контроля при проведении проверок соблюдения трудового законодательства РФ Типовая межотраслевая форма N T-1 "Приказ (распоряжение) о приеме на работу" 1. Общие положения 1.1. Настоящие методические рекомендации составлены в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности общеобразовательного учреждения (лицей, гимназия, школа), а также строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации. 1.2. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов и их сохранность возлагаются на руководителя общеобразовательного учреждения. 1.3. Непосредственное ведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении возлагается на зав. канцелярией (секретарем), сотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководстве о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству. 2. Документирование управленческой деятельности общеобразовательного учреждения 2.1. При подготовке, согласовании, подписании и утверждении документов, образующихся в результате деятельности общеобразовательного учреждения, необходимо соблюдать требования, обеспечивающие юридическую силу документов и возможность их обработки с использованием средств электронно-вычислительной техники. 2.2. Состав документов, образующихся в процессе деятельности общеобразовательного учреждения, определяется: его компетенцией и функциями; кругом управленческих действий, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный); характером взаимодействия между общеобразовательными учреждениями и другими организациями. В состав документов общеобразовательного учреждения входят: Организационные документы (устав общеобразовательного учреждения; договор с учредителем; положения о подразделениях; должностные инструкции сотрудников; структура и штатная численность; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка); Распорядительные документы (приказы, инструкции); информационно-справочные документы (протоколы, планы, отчеты, справки, акты, докладные и объяснительные записки, письма, телеграммы и телефонограммы, договоры, трудовые соглашения, контракты и др.). Документы, как правило, должны оформляться на бланках общеобразовательного учреждения, соответствующих стандарту (ГОСТ Р 6.30-97 с изменением N 1 2000 г.), иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. См. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов лечебно-профилактических мероприятий, вопросов финансово-хозяйственной деятельности общеобразовательного учреждения. Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем общеобразовательного учреждения, если в тексте не указано другого срока. Подписанный приказ регистрируется зав. канцелярией (секретарем). Оформляется приказ на бланке общеобразовательного учреждения и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, место издания, заголовок, текст, подпись, визы, согласование. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа. Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "приказываю", ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме. Отдельные задания (например, задания, содержащие цифровые данные) могут оформляться в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа. На первом листе приложения в правом верхнем углу делается надпись: Приложение к приказу от 11.02.2001 N 2 При наличии нескольких приложений на каждом из них проставляется порядковый номер. Если в приложении к приказу даны документы другой организации, то в правом верхнем углу данного приложения делается соответствующая запись: Приложение к приказу от 02.02.2001 N 12 Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ. Образец оформления приказа по основной деятельности общеобразовательного учреждения приведен в приложении 5. Процессы применения управленческих решений общеобразовательного учреждения и сами решения документируются с помощью протоколов конференций, педагогических советов. Протоколы оформляются на бланках общеобразовательного учреждения и содержат следующие реквизиты: наименование общеобразовательного учреждения, наименование вида документа, дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок, виза, текст, подписи, отметка о направлении в "дело". Дата протокола - это дата проведения совещания. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали") и переменную (фамилия, инициалы председателя, секретаря и присутствующих). При необходимости указываются должности присутствующих, а также инициалы, фамилии, должности лиц, приглашенных на совещание. При количестве участников совещания более 10 составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу. Слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали" пишутся от 0-нулевого положения табулятора, от 2-го положения табулятора ставится тире, инициалы и фамилии пишут в именительном падеже. Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном порядке и печатаются через 1 межстрочный интервал. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Слова "повестка дня" печатают от 0-нулевого положения табулятора, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос печатают от 1-го положения табулятора. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Вопросы перечисляются в именительном падеже. Доклад (отчет, сообщение, информация), наименование должности, инициалы и фамилию докладчика пишут в родительном падеже. Не рекомендуется включать в повестку дня вопрос "Разное". Каждый вопрос должен быть конкретизирован. Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме "Слушали - выступили - постановили (решили)", а также протоколируются вопросы и ответы. Образец оформления протокола приведен в приложении 6. В практике применяется краткая форма протокола, когда указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения. Образец оформления краткого протокола приведен в приложении 7. Выписка из протокола содержит следующие реквизиты: наименование общеобразовательного учреждения, название вида документа (выписка из протокола), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, отметку о заверении копии, отметку об исполнении, направлении в "дело". Образец оформления выписки из протокола приведен в приложении 8. К информационно-справочным документам, образующимся в процессе деятельности общеобразовательного учреждения, относятся: справки, докладные записки, письма, телеграммы, телефонограммы. Письма оформляются на бланках, включают в себя следующий состав реквизитов: наименование общеобразовательного учреждения, дату, индекс, ссылку на индекс и дату входящего документа, адресат, резолюцию руководства, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения, подпись, отметку об исполнителе, отметку об исполнении и направлении в дело, отметку о переносе данных на машинный носитель. Образец оформления письма приведен в приложении 9. Телеграммы печатают в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала. Текст телеграммы составляется без союзов, предлогов и знаков препинания, без переноса слов. Образец телеграммы приведен в приложении 10. Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование общеобразовательного учреждения, адрес, дата, индекс, текст, подпись, отметки о времени передачи и указание должностей и фамилий (или только фамилий) лиц, принявших и передавших телефонограмму. В случае отсутствия бланков для телефонограмм применяются листы бумаги формата А5. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем или непосредственным исполнителем. Текст не должен включать более 50 слов. Телефонограмма должна быть датирована и подписана лицом, от имени которого она передается, Телефонограмма передается нескольким адресатам по прилагаемому списку учреждений-адресатов и номеров телефонов. Образец оформления телефонограммы приведен в приложении 11. 3. Прием и регистрация документов 3.1. В канцелярии общеобразовательного учреждения все конверты с поступающей корреспонденцией (кроме конвертов с надписью "лично") вскрываются, проверяется наличие вложенных в них документов, правильность доставки и целостность конвертов. 3.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях, как поступающие из других организаций и от частных лиц, так и образующиеся в деятельности общеобразовательного учреждения. Не подлежат регистрации поздравительные письма, телеграммы, пригласительные билеты, информация для сведения, бухгалтерские документы первичного учета. Для них составляется перечень нерегистрируемых документов. 3.3. Регистрация документов производится в день их поступления. 3.4. Регистрационный штамп ставится в правом нижнем углу документа и состоит из номера документа по порядку и даты поступления (приложение 12). 3.5. Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов принимается единая регистрационно-контрольная карточка (РКК) (приложение 13). 3.6. В общеобразовательном учреждении с объемом документооборота до 600 документов в год допускается их регистрация в журналах регистрации входящих и исходящих документов (приложения 14, 15, 16). 3.7. Регистрационная карточка заполняется машинописным или рукописным способом. 3.8. Количество экземпляров РКК на документ общеобразовательного учреждения определяется числом справочных и контрольных картотек. 3.9. При регистрации писем на РКК, как правило, самостоятельно регистрировать следует только инициативный документ (запрос), составленный в данном ОУ или присланный из другой организации. Данные об ответном документе фиксируют в порядке дополнения к регистрационным записям в той же РКК. 3.10. Бланки РКК могут изготавливаться типографским способом или методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148х210) или формата А6 (105х148) по ГОСТ 9327-60. Календарная шкала РКК используется для контроля за сроками исполнения документа. На ней отмечается число месяца, к которому документ должен быть исполнен. В графе "Корреспондент" указывается название организации, от которой поступил документ, или, если документ исходящий, - организации, в которую он направляется. Графа "Дата поступления и индекс документа" заполняется только на входящие документы. В ней проставляют дату поступления документа и индекс, присвоенный в общеобразовательном учреждении. В графе "Дата и индекс документа" проставляют дату документа и индекс, присвоенный ему организацией-автором. В графу "Краткое содержание" вносят название вида документа, его заголовок. От того, насколько квалифицированно и подробно будут заполнены графы РКК, в значительной степени зависит дальнейший поиск и возможность дать ответ по запросу о регистрируемом документе как в текущей работе с документами, так и в архиве. В графе "Резолюция или кому направлен документ" указывают полное содержание резолюции, ее автора и дату. Эта графа заполняется после прохождения документом стадии предварительного рассмотрения. Если на документе нет резолюции, то секретарь указывает в этой графе фамилию, инициалы, если нужно, должность исполнителя, которому направлен документ. Запись об исполнении документа должна отражать решение вопроса по существу, дату и индекс ответного документа. В этой графе делается конкретная запись о том, когда, кем и как решен вопрос и указывают индекс дела, в которое направлен документ. На оборотной стороне РКК в графе "Контрольные отметки" ставят отметку о контроле исполнения. Графы "Фонд N ", "Опись N ", "Дело N " заполняются в архиве, куда РКК сдаются вместе с документами по истечении срока хранения в делопроизводстве. 3.11. Заполнение граф журналов регистрации документов производится аналогично заполнению граф РКК. |
Похожие:
 | Министерством образования Российской Федерации подготовлены и согласованы с Федеральной архивной службой России "Методические рекомендации... |  | Министерством образования Российской Федерации подготовлены и согласованы с Федеральной архивной службой России "Методические рекомендации... |
| О методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях | | О методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях |
| Окуд), Сборником методических материалов по организации работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях (Чебоксары,... | | Общие положения. Нормативно-правовые документы, регламентирующие работу с классным журналом |
| Законом «Об образовании», приказом Министерства просвещения СССР от 27 декабря 1974 года №167 «Об утверждении инструкции о ведении... | | Настоящая инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) устанавливает общие требования к документационному обеспечению, документированию... |
| Ведение классных журналов регламентируется следующими нормативно-правовыми документами (все указанные приказы и письма не отменены... | | Методические рекомендации предназначены для специалистов в области документационного обеспечения управленческой деятельности, преподавателей... |