Положение о служебных командировках сотрудников ООО «СМАК»
Оглавление
Положение о служебных командировках сотрудников 1
ООО «СМАК» 1
Статья I. Общие положения 2
Статья II. Оформление командировки 3
Статья III. Возмещение командировочных расходов 5
Статья IV. Продление командировки 5
Статья V. Отчет о командировке 5
Статья I.Общие положения
Положение о служебных командировках ООО «СМАК» (далее Положение) предназначено для регламентации процедур командирования сотрудников ООО «СМАК».
Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.
Направление работников в командировку осуществляется Директором департамента (или сотрудником, уполномоченным Директором департамента) и оформляется Приказом.
В командировку направляются только штатные работники, с которыми заключен трудовой договор.
Не признаются служебными командировками поездки работников, постоянная работа, которых осуществляется в пути, или в случае, когда работа имеет разъездной характер.
Установлены следующие системы оплаты труда в период нахождения работника в служебной командировке:
а) Оплата труда из расчета среднего заработка работника в соответствии с законодательством Российской Федерации (ст.139 ТК РФ);
Если работник специально откомандирован для работы в выходные или праздничные нерабочие дни, то в соответствии с ТК РФ такому работнику предоставляется другой день отдыха или производится оплата в двойном размере.
Днем отъезда считается день отправления транспортного средства (самолета, поезда и т.д.), на котором работник отправляется в командировку, а днем приезда - день прибытия транспортного средства (до 24.00 включительно).
Период нахождения в командировке не может превышать:
а) Для работников, имеющих гражданство РФ:
40 календарных дней, не считая времени нахождения в пути;
Срок командировки работников, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.
Командировка, менее 24 часов считается однодневной командировкой, за которую выплачиваются суточные.
Статья II.Оформление командировки
Для отправления в командировку должны быть оформлены следующие документы:
Наименование документов, которые необходимо заполнить: | К началу командировки на руках у сотрудника должно быть: |
Бланк Служебного задания
| Заполненное Служебное задание | Заявка на выдачу в подотчет денежных средств на командировочные расходы | Командировочное удостоверение | Приказ о направлении сотрудника в командировку | | Командировочное удостоверение | |
2.2. Служебное задание.
2.2.1. На основании заполненного бланка Служебного задания инспектор отдела кадрового учета в срок не позднее трех рабочих дней до даты начала командировки готовит:
а) Приказ о направлении сотрудника в командировку; б) Командировочное удостоверение.
2.3. Приказ о направлении работника в командировку.
2.3.1. Приказ составляется за три рабочих дня до даты начала командировки.
2.3.2. В Приказе обязательно указываются фамилия, имя, отчество работника, структурное подразделение, профессия (должность), а также цель, время, место и срок командировки.
2.3.4. Ответственность за своевременное оформление Приказа лежит на инспекторе Отдела кадрового учета.
2.3.5. Оригинал Приказа о направлении работника в командировку хранится в Департаменте управления персоналом, Отделе кадрового учета.
2.3.6. Копия Приказа о направлении работника в командировку передается в срок не менее трех рабочих дней в Бухгалтерию, Отдел бухгалтерского и налогового учета и Секретариат (для заказа билетов, такси и бронирования гостиницы).
2.3.7. В день приезда работника в Центральный офис для получения денежных средств:
а) Работник обязан предоставить в Отдел кадрового учета Служебное задание на бумажном носителе, утвержденное Директором департаментом (или работником, уполномоченным Директором департамента);
б) Ознакомиться и поставить подпись на Приказе о направлении работника в командировку;
в) Заполненное и утвержденное служебное задание;
г) Командировочное удостоверение.
2.4. Командировочное удостоверение:
2.4.1. В Отделе кадрового учета работник получает на руки командировочное удостоверение;
2.4.2. В командировочном удостоверении ставится отметка о выбытии работника из начального пункта.
2.4.3. Дальнейшие отметки работником в командировке ставятся в каждом пункте назначения. Работник обязан сделать отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного лица и печатью той организации, куда работник был направлен.
2.4.4. Командировочные удостоверения не оформляются на сотрудников, если они направляются в загранкомандировки (даты въезда в страну и выезда из нее в этом случае определяются из загранпаспорта командированного).
2.4.5. При поездке в страны ближнего и дальнего зарубежья с безвизовым режимом командировочное удостоверение оформляется в установленном порядке.
2.3. Выдача и учет подотчетной суммы.
2.3.1. Выдача денежных средств производится на основании:
а) Подписанного Приказа о направлении работника в командировку;
б) Заполненного Служебного задания;
в) Заполненной заявки на выдачу в подотчет денежных средств на командировочные расходы.
2.3.2. Выдача денежных средств под отчет производится при условии полного отчета подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.
2.3.3. В случае если работник уезжает в зарубежную командировку или в страны СНГ, работник сам приобретает иностранную валюту в обменном пункте.
2.3.4. Ответственность за своевременное авансирование командировки возлагается на главного бухгалтера.
2.3.5. В случаях, когда сотрудник не получил аванс перед отъездом в командировку, компенсация понесенных им расходов осуществляется после предоставления авансового отчета с приложением всех подтверждающих документов не позднее 3-х рабочих дней от даты предоставления авансового отчета.
Статья III.Возмещение командировочных расходов
Работнику оплачиваются командировочные расходы:
По найму жилого помещения;
По проезду к месту командировки и обратно включая страховые платежи;
Суточные;
Другие расходы, вызванные служебной необходимостью;
При зарубежных командировках работнику дополнительно возмещаются следующие расходы:
Оформление и выдача виз;
Оформление заграничных паспортов;
Оформление приглашений и иных аналогичных документов.
Статья IV.Продление командировки
В случае возникновения необходимости в продлении командировки Директор департамента (или работник, уполномоченный директором департамента) оформляет:
А) Служебную записку с указанием работников, которым необходимо продлить командировку, новой даты окончания командировки, и обоснованием причин продления;
Б) Служебные задания на каждого сотрудника, с указанием даты фактического выбытия и планируемой даты прибытия.
В) Заявку на выдачу в подотчет денежных средств;
Служебная записка и Служебные задания на работников направляются, работником, уполномоченным Директором департамента, в электронном виде инспектору Отдела кадрового учета в срок не позднее 3-х рабочих дней, до первоначальной даты окончания командировки.
Заявка на выдачу подотчет денежных средств передается в Отдел бухгалтерского и налогового учета в срок не позднее 3-х рабочих дней, до первоначальной даты окончания командировки.
Суточные за период продления командировки выплачиваются путем перевода на банковскую карточку сотрудника или выплачиваются из кассы Компании, после возвращения работника из командировки.
Статья V.Отчет о командировке
5.1. Не позднее трех рабочих дней по возвращении из командировки, подотчетное лицо должно заполнить и оформить следующие документы:
Наименование документов, которые необходимо заполнить: | Сдать в бухгалтерию: |
Бланк Служебного задания
| Заполненное Служебное задание. | Командировочное удостоверение. | Командировочное удостоверение | Авансовый отчет | Авансовый отчет с приложением отчетных документов и билетов. |
5.1. Служебное задание.
5.1.1. После возвращения из командировки работник на том же бланке служебного задания, заполняет раздел 11 "Краткий отчет о выполнении задания", подписывает его у Директора департамента или у работника, уполномоченного Директором департамента, к которому принадлежит работник.
5.1.2. Если у работника было продление командировки, то раздел 11 заполняется в Служебном задании, в котором указано продление командировки.
5.1.3. Заполненный оригинал служебного задания передается с авансовым отчетом в Отдел бухгалтерского и налогового учета.
5.2. Командировочное удостоверение.
5.2.1. При возвращении из командировки работник обязан поставить отметку о прибытии в командировочном удостоверении.
5.2.2. Отметку вносит работник Отдела кадрового учета на основании билета о прибытии.
5.2.3. Оригинал командировочного удостоверения со всеми отметками об убытии (прибытии) в командировку и прибытии (убытии) из командировки передается с авансовым отчетом в Отдел бухгалтерского и налогового учета.
5.3. Авансовый отчет.
5.3.1. Авансовый отчет составляется в одном экземпляре и заполняется совместно подотчетным лицом и работником бухгалтерии. Нормы суточных в авансовом отчете указываются исходя из «Норм расчета командировочных» при командировке по территории РФ. На оборотной стороне формы указывается перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (чеки, квитанции, накладные, счета-фактуры и т.д.).
5.3.2. Если количество дней нахождения в командировке менее количества дней, указанных в служебном задании, то производится перерасчет подотчетной денежной суммы.
5.3.3. Неизрасходованные остатки авансовых сумм возвращаются в кассу предприятия в течении трех рабочих дней после прибытия из командировки.
5.3.4.Ответственность за отчет по выданным суммам и наличие документов, подтверждающих командировочные расходы, несет подотчетное лицо.
5.4. При заграничной командировке к авансовому отчету прилагаются следующие документы:
5.4.1. Служебное задание.
После возвращения из командировки работник на том же бланке служебного задания, заполняет раздел 11 "Краткий отчет о выполнении задания", подписывает его у Директора департамента или у работника, уполномоченного Директором департамента, к которому принадлежит работник.
5.4.2. Копия заграничного паспорта с отметками о пересечении границ.
5.4.3. Справка из обменного пункта об обмене иностранной валюты.
5.4.4. Авансовый отчет.
При составлении авансового отчета командировочные расходы, выраженные в валюте, пересчитываются в рубли на дату их совершения на основании справки об обмене валюты. При отсутствии справки об обмене валюты, командировочные расходы пересчитываются по курсу валюты на дату составления авансового отчета.
|
