ПРИЛОЖЕНИЕ 9
Положение о служебных командировках
Общие положения
Положение определяет особенности порядка направления работников в служебные командировки, как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств.
Положение разработано на основе следующих законодательных и нормативных актов:
Трудовой кодекс РФ;
Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»;
Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (далее – Постановление № 812);
Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»1 (далее – Постановление № 729;
Приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».
В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем (постоянные работники и совместители).
Работники направляются в командировки по распоряжению руководителя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.
Служебные командировки подразделяются на:
плановые - осуществляются в соответствии с утвержденными в установленном порядке календарными планами;
внеплановые – для решения внезапно возникших проблем, требующих немедленного рассмотрения, либо иных случаях, предусмотреть которые заблаговременно не представляется возможным.
Функции по документальному оформлению направления в командировки, координации работ по подготовке работников в командировки возлагается:
на руководителя отдела (направления, подразделения), работник которого направляется в командировку;
на начальника отдела кадров;
на главного бухгалтера.
Продолжительность командировок
Продолжительность командировки работника определяется руководителем учреждения с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
Продолжительность командировки в отношении руководителя учреждения определяется учредителем на основании целей и задач, которые предстоит решить руководителю.
Продление срока командировки работника допускается в случае производственной необходимости на основании приказа руководителя. Отмена предстоящей командировки по причинам, не зависящим от работника, оформляются приказом руководителя.
Досрочное возвращение работника из командировки ввиду различных причин согласовывается с непосредственным руководителем отдела (направления, подразделения).
Устанавливаются максимальные сроки командировок, не считая времени проезда к месту проведения (при отсутствии необходимости данный пункт удалить):
на учебно-тренировочные сборы по подготовке к официальным Всероссийским соревнованиям – продолжительность не более:
21 дня у взрослых и молодежи (возраст старше 18 лет);
14 дней у юношей и юниоров (возраст до 18 лет включительно);
тренировочные сборы по специальной и общефизической подготовке - не более 14 дней;
реабилитационные сборы – не более 10 дней;
восстановительные сборы – не более 7 дней.
(заполняется или корректируются подпункты учреждением самостоятельно).
Явка работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки необязательна, за указанные дни выплачиваются суточные (или решается по договоренности с руководителем учреждения).
Порядок оформления документов при командировках
Плановые командировки оформляются на основании комплексного плана командировок на год, утвержденного руководителем учреждения.
Внеплановые командировки оформляются по решению руководителя, в том числе на основании служебной записки руководителя отдела (направления, подразделения).
Основанием для направления работников в командировку является приказ руководителя.
Ответственность за подбор и подготовку работника, направляемого в командировку, в том числе групповые, несет руководитель отдела (направления, подразделения), т.е. непосредственный руководитель работника.
Порядок оформления документов на служебную командировку:
Руководителем отдела (направления, подразделения) оформляется служебное задание (форма документа утверждена в Приложении № 11 к учетной политике). На основании служебного задания формируется смета командировочных расходов (предварительный расчет), которая согласуется с бухгалтерией учреждения.
На основании согласованной сметы командировочных расходов отдел кадров подготавливает приказ о направлении работника в командировку.
Подготовленные документы утверждаются руководителем учреждения.
Порядок оформления документов при направлении в командировку, связанную с проведением учебно-тренировочных сборов и соревнований (при отсутствии необходимости данный пункт удалить):
Руководителем отдела (направления, подразделения) на основании Календарного плана физкультурных и спортивных мероприятий учреждения формируется приказ об участии в мероприятии, в котором утверждаются: место проведения, сроки проведения, состав тренеров, спортсменов, судей и обслуживающего персонала, смета расходов, закрепляется материальная ответственность, источник финансирования. Смета расходов согласуется с бухгалтерией учреждения.
Подготовленные документы утверждаются руководителем учреждения.
Денежный аванс выдается из кассы (перечисляется на банковскую карту работника) командированному работнику (ответственному материальному лицу - старшему тренеру и т.п.) за три рабочих дня до отправления работника в командировку в пределах сумм, причитающихся в соответствии со сметой расходов.
Работник обязан отчитаться по командировке путем представления Авансового отчета (ф. 0504505) и Отчета о проделанной в командировке работе в 3-дневный срок со дня возвращении.
К авансовому отчету работником прилагаются все подтверждающие первичные документы, пронумерованные в порядке записи в отчете. Перечень первичных документов, подтверждающие произведенные расходы:
Командировочные расходы
|
Перечень первичных документов
|
Принятие к учету расходов, оплаченных через подотчетное лицо при служебной командировке
|
кассовые чеки, квитанции, товарные чеки,
накладные на отпуск товаров,
акты выполненных работ (оказанных услуг) организаций,
проездные билеты,
первичный документ, подтверждающий факт оказания услуг по проживанию (акт об оказании услуг гостиницы, счет и т. п.), договор найма жилого помещения;
ксерокопии загранпаспорта с отметками о пересечении границы (при загранкомандировках),
и др.
|
Принятие к учету расходов, оплаченных через подотчетное лицо и связанных с проведением учебно-тренировочных сборов и соревнований
(при отсутствии таких расходов данную строку удалить)
|
Протокол/отчет о проведении мероприятия;
Акт проведения мероприятия с приложением списка получателей денежных средств и материальных ценностей;
Ведомость на выдачу медалей, грамот участникам соревнований;
Ведомость на выдачу личных призов участникам соревнований;
Ведомость на выдачу медикаментов и перевязочного материала;
Акт о списании медикаментов и перевязочного материала, подписанный ответственным работником (например, тренером, на которого возложена материальная ответственность в соответствии с приказом);
Акт о списании полиграфической продукции (в сопоставлении с количественными показателями, указанными в отчете о проведении мероприятия);
Первичный документ, подтверждающий факт оказания услуг по проживанию (акт об оказании услуг гостиницы, пансионата, спортивной базы, санатория и т. п.);
Детализированный отчет гостиницы, пансионата, спортивной базы, санатория и т. п., содержащий информацию о периоде проживания, Ф.И.О. спортсменов, членов команды, тренеров, категории номеров, оказанных услугах гостиницы, стоимости проживания за сутки и в целом за весь период проживания;
Ведомости выдачи наличных денежных средств (на питание, суточные);
Ведомость выдачи проездных билетов;
Проездные билеты, документы на проживание, чеки ККТ, товарные чеки, товарные накладные, ксерокопии загранпаспорта с отметками о пересечении границы (при загранкомандировках) и т.п.
|
При приобретении авиабилета в бездокументарной форме (электронного билета) оправдательными документами, подтверждающими расходы на его приобретение, являются:
маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажная квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок);
посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту;
документы, подтверждающие факт оплаты работником, в том числе третьим лицом по поручению и за счет работника, электронного билета: чеки ККТ; слипы; чеки электронных терминалов; подтверждение кредитной организации, в которой работнику открыт банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты; выписка из электронной системы платежа.
В случае если посадочный талон утерян, расходы по проезду могут быть подтверждены архивной справкой. В архивной справке должны содержаться подробные данные (Ф.И.О. пассажира, направление, номер рейса, дата вылета, стоимость билета), подтверждающие факт приобретения перевозочного документа и его стоимость. Справка заверяется печатью агентства (авиаперевозчика).
Документами, подтверждающими произведенные расходы на приобретение железнодорожного билета в бездокументарной форме (электронного билета), являются:
контрольный купон электронного билета (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте);
документы, подтверждающие факт оплаты работником, в том числе третьим лицом по поручению и за счет работника, электронного билета: чеки ККТ; слипы; чеки электронных терминалов; подтверждение кредитной организации, в которой работнику открыт банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты; выписка из электронной системы платежа.
Вместе с оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение билета в бездокументарной форме (электронного билета), работником представляется личное заявление произвольной формы, содержащее уведомление о приобретении электронного билета непосредственно самим работником учреждения, его личную подпись и дату.
Гарантии при направлении в командировку и оплата труда
При направлении работника в командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности), возмещение расходов, связанных с командировкой (раздел 5 настоящего Положения).
Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.
Для работников, работающих по совместительству, при командировании сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку, в другом месте работы предоставляется отпуск без сохранения заработной платы.
Если работник выезжает в командировку или приезжает из нее в выходной или нерабочий праздничный день, за этот день оплата производится в соответствии с распорядком работы учреждения.
Работнику в случае его временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном порядке, возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.
За период временной нетрудоспособности работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Возмещение командировочных расходов
Работникам возмещаются расходы, связанные с командировкой:
расходы на проезд;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.
Расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) возмещаются - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами. Расходы по проезду в командировки, не подтвержденные документально, возмещаются в размере минимальной стоимости проезда - по тарифу плацкартного вагона пассажирского поезда.
Расходы по найму жилого помещения в служебной командировке, подтвержденные документально, возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 руб. в сутки в соответствии с Постановлением № 729.
Расходы по найму жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных государств, подтвержденные соответствующими документами, возмещаются в полном размере.
Суточные выплачиваются за каждый день нахождения работника в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути. Размер суточных составляет:
в командировке по территории РФ:
за счет средств на выполнение государственного задания – 100 руб. в день в соответствии с Постановлением № 729;
в командировке за пределы территории РФ:
за счет средств на выполнение государственного задания – в размере, установленном в Приложении № 1 к Постановлению № 812;
При направлении в однодневные командировки по территории РФ суточные не выплачиваются.
При следовании работника с территории Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.
Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.
При направлении работника в командировку на территории государств - участников Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, дата пересечения государственной границы Российской Федерации определяется по проездным документам (билетам).
Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы расходов на выплату суточных, определяемой для командировок на территории иностранных государств.
Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов, обязательные консульские и аэродромные сборы, сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта, расходы на оформление обязательной медицинской страховки.
При направлении работников на территории иностранных государств командировочные расходы принимаются на день покупки валюты по курсу обмена согласно первичным документам, подтверждающим обмен. Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты, выписке банка при безналичных расчетах, иному документу, подтверждающему обмен. В случае отсутствия документа, подтверждающего обмен валюты, расходы принимаются из расчета на дату утверждения авансового отчета.
Командировочные расходы сверх норм, установленных законодательством РФ, возмещаются работникам учреждения по приказу руководителя за счет экономии средств, сложившейся в процессе исполнения плана финансово-хозяйственной деятельности.
|
