│группировка карточек по ал-│ │
│фавиту предметных понятий, │ │
│далее по схеме, принятой │ │
│для данной картотеки; рас- │ │
│положение карточек в карто-│ │
│теке в соответствии с при- │ │
│нятой схемой систематиза- │ │
│ции │ │
│ │ │
2. Создание авто-│Изучение описи, отбор дел, │ │
матизированной │полистный просмотр дел, │ │
базы данных по │выявление документов, вклю-│ │
документам архива│чение компьютера, вызов на │ │
│дисплей формата карточки, │ │
│заполнение его, системати- │ │
│зация карточек в соответст-│ │
│вии с установленными инде- │ │
│ксами по принятой схеме, │ │
│выключение компьютера, │ │
│простановка штампа о ката- │ │
│логизации на обложке дела │ │
│ │ │
- с распечаткой │ То же │10 карточек│2,40
карточек │ │ │
- без распечатки │ То же │10 карточек│2,00
карточек │ │ │
- на государст- │ То же │10 карточек│1,80
венных, общест- │ │ │
венных, творчес- │ │ │
ких деятелей │ │ │
- по личному сос-│ То же │10 карточек│1,20
таву │ │ │
│ │ │
3. Составление │Изучение описи, отбор дел │10 карточек│2,30
карточек и веде- │для каталогизации докумен- │ │
ние именной кар- │тов, полистный просмотр │ │
тотеки (на госу- │дел, выявление документов, │ │
дарственных, об- │подлежащих каталогизации, │ │
щественных, │изучение содержания выяв- │ │
творческих дея- │ленных документов, написа- │ │
телей) │ние карточек по установ- │ │
│ленной форме, группировка │ │
│карточек по фамилиям, име- │ │
│нам и отчествам в алфавит- │ │
│ном порядке, далее по схе- │ │
│ме, принятой для данной │ │
│картотеки; расположение │ │
│карточек в картотеке в │ │
│соответствии с принятой │ │
│схемой систематизации │ │
│ │ │
4. Составление │ То же │10 карточек│1,50
карточек и веде- │ │ │
ние картотеки по │ │ │
личному составу │ │ │
организации │ │ │
│ │ │
─────────────────┴───────────────────────────┴───────────┴────────
3.2.4. Использование документов. Информационное
обслуживание учреждений и граждан
Исполнители - заведующий архивом, архивист 1 категории, архивист 2 категории, архивист, архивариус
─────────────────┬───────────────────────────┬───────────┬────────
Наименование │ Содержание работы │ Единица │Норматив
работы │ │ измерения │времени,
│ │ объема │ ч
│ │ работы ├────────
│ │ │
─────────────────┼───────────────────────────┼───────────┼────────
1 │ 2 │ 3 │ 4
─────────────────┼───────────────────────────┼───────────┼────────
1. Исполнение те-│Ознакомление с запросом, │1 запрос │24,10
матических запро-│изучение научно-справочного│ │
сов │аппарата и документов архи-│ │
│ва, выявление сведений по │ │
│теме запроса, написание │ │
│текста ответа │ │
│ │ │
2. Тематическое │Просмотр дел, выявление │1 печатный │127,00
выявление и под- │сведений по теме, составле-│ лист │
готовка информа- │ние текста информационного │ │
ционного докумен-│документа (тематического │ │
та │перечня, информационного │ │
│письма) │ │
│ │ │
3. Выдача дел во │Ознакомление с запросом, │ 10 дел │2,90
временное пользо-│определение по топографи- │ │
вание │ческим указателям местона- │ │
│хождения дел, выемка дел, │ │
│размещение карт-заместите- │ │
│лей, проверка соответствия │ │
│шифра и заголовка на облож-│ │
│ке дела и в описи (номенк- │ │
│латуре дел), проверка нуме-│ │
│рации листов и физического │ │
│состояния дел, оформление │ │
│актов о выдаче дел во вре- │ │
│менное пользование, выдача │ │
│дел │ │
│ │ │
4. Прием посети- │Консультирование по вопро- │1 посети- │0,86
телей с целью │сам состава и содержания │ тель │
консультации │документов по теме запроса,│ │
│информирование о наличии в │ │
│архиве документов для полу-│ │
│чения справки о работе, │ │
│службе, учебе │ │
│ │ │
5. Исполнение │Ознакомление с запросом │1 запрос │2,42
запросов социаль-│(заявлением), изучение на- │ │
но-правового ха- │учно-справочного аппарата и│ │
рактера │документов архива, выявле- │ │
│ние сведений биографическо-│ │
│го характера, написание │ │
│текста архивной справки<*> │ │
│ │ │
-------------------------------
<*> Сведения выявляются за период не более 5 лет.
6. Прием и выдача│Прием трудовых книжек на │1 трудовая │0,47
невостребованных │хранение, оформление │ книжка │
трудовых книжек │приема, размещение трудовых│ │
│книжек в ящике картотеки по│ │
│алфавиту, выдача трудовых │ │
│книжек владельцам │ │
│ │ │
─────────────────┴───────────────────────────┴───────────┴────────
3.2.5. Проведение комплексной (тематической) проверки
состояния и работы архива подведомственного учреждения
Исполнители - заведующий архивом, архивист 1 категории
─────────────────┬───────────────────────────┬───────────┬────────
Наименование │ Содержание работы │ Единица │Норматив
работы │ │ измерения │времени,
│ │ объема │ ч
│ │ работы ├────────
│ │ │
─────────────────┼───────────────────────────┼───────────┼────────
1 │ 2 │ 3 │ 4
─────────────────┼───────────────────────────┼───────────┼────────
1. Проведение │Изучение условий хранения │1 комплекс-│26,70
комплексной (те- │дел, состояния учета и на- │ная (тема- │
матической) про- │учно-справочного аппарата, │тическая │
верки состояния │эффективности использования│проверка) │
и работы архива │документов, проверка готов-│ │
подведомственно- │ности документов к передаче│ │
го учреждения │на государственное и ведом-│ │
(участие в про- │ственное хранение, правиль-│ │
верке совместно │ность проведения экспертизы│ │
с работниками │ценности, оформление дел, │ │
государственно- │информирование руководства │ │
го архива) │организации о результатах │ │
│проверки, обсуждение итогов│ │
│проверки в архиве подведом-│ │
│ственного учреждения, сос- │ │
│тавление справки по резуль-│ │
│татам проверки │ │
│ │ │
─────────────────┴───────────────────────────┴───────────┴────────
3.2.6. Контроль за организацией документов в
делопроизводстве структурных подразделений ведомства
(организации) и в учреждениях системы
Исполнители - заведующий канцелярией, заведующий экспедицией, старший инспектор, инспектор, заведующий архивом, архивист 1 категории, архивист 2 категории
─────────────────┬───────────────────────────┬───────────┬────────
Наименование │ Содержание работы │ Единица │Норматив
работы │ │ измерения │времени,
│ │ объема │ ч
│ │ работы ├────────
│ │ │
─────────────────┼───────────────────────────┼───────────┼────────
1 │ 2 │ 3 │ 4
─────────────────┼───────────────────────────┼───────────┼────────
1. Проведение │Изучение основных задач и │1 проверка │19,60
проверки органи- │функций учреждения в целом │одного │
зации работы с │и его структурных подразде-│структурно-│
документами в │лений, составление плана │го подраз- │
структурных под- │проверки, изучение работы с│деления │
разделениях │документами на обследуемом │(учрежде- │
ведомства и │объекте (совместно с работ-│ния), но- │
учреждениях его │никами делопроизводственной│менклатура │
системы │службы), информирование ру-│дел кото- │
│ководства учреждения │рого вклю- │
│(структурного подразделе- │чает до │
│ния) о результатах провер- │100 позиций│
│ки, обсуждение итогов │ │
│проверки на объекте, │ │
│составление справки по │ │
│итогам проверки │ │
│ │ │
2. Контроль за │Проверка (совместно с ра- │1 проверка │7,10
организацией │ботниками делопроизвод- │работы с │
работы с доку- │ственной службы) правиль- │документами│
ментами в дело- │ности формирования и описа-│одного │
производстве │ния дел, обеспечения │структурно-│
структурных под- │сохранности документов в │го подраз- │
разделений уч- │делопроизводстве │деления, │
реждения │составления описей, │номенклату-│
│подготовки дел к передаче │ра дел ко- │
│в ведомственный архив; под-│торого │
│готовка предложений о со- │включает до│
│вершенствовании работы с │100 позиций│
│документами │ │
│ │ │
3. Устное кон- │Консультирование по вопро- │1 консуль- │1,20
сультирование │сам формирования дел, сос- │ тация │
работников ор- │тавления номенклатур дел, │ │
ганизации │описей, проведения экспер- │ │
│тизы ценности, отбора доку-│ │
│ментов на государственное │ │
│хранение, практического │ │
│применения методических │ │
│пособий │ │
│ │ │
4. Оформление │Оформление ответа работни- │1 служебное│2,05
консультаций в │кам организации по вопросам│письмо, │
письменной форме │формирования дел, составле-│объемом в 1│
│ния номенклатур дел, опи- │машинопис- │
│сей, проведения экспертизы │ный лист │
│ценности, отбора документов│ │
│на государственное хране- │ │
│ние, практического примене-│ │
│ния методических пособий │ │
│ │ │
─────────────────┴───────────────────────────┴───────────┴────────
3.2.7. Обеспечение сохранности документов
Исполнители - заведующий архивом, архивист 1 категории, архивист 2 категории, архивист, старший хранитель фондов, хранитель фондов, архивариус
─────────────────┬───────────────────────────┬───────────┬────────
Наименование │ Содержание работы │ Единица │Норматив
работы │ │ измерения │времени,
│ │ объема │ ч
│ │ работы ├────────
│ │ │
─────────────────┼───────────────────────────┼───────────┼────────
1 │ 2 │ 3 │ 4
─────────────────┼───────────────────────────┼───────────┼────────
1. Прием дел в │Ознакомление с состоянием │10 дел │3,60
архив из струк- │дел, проверка правильности │ │
турного подраз- │оформления дел, прием дел │ │
деления │по описи (поединично), │ │
│прием контрольно-справочной│ │
│картотеки к документам │ │
│данного годового раздела │ │
│описи, запись (в двух эк- │ │
│земплярах описи) сведений │ │
│о количестве фактически │ │
│принятых дел, номеров от- │ │
│сутствующих дел; размеще- │ │
│ние дел на места хранения, │ │
│отметка в топографических │ │
│указателях о размещении │ │
│дел, запись в книге учета │ │
│поступления и выбытия до- │ │
│кументов │ │
│ │ │
2. Отбор, подго- │Подбор дел по актам провер-│10 дел │4,70
товка и передача │ки наличия, картотеке (жур-│ │
документов для │налу) учета физического │ │
дезинфекции, дез-│состояния документов, ре- │ │
инсекции, рестав-│гистрация в книге выдачи │ │
рации и переплета│дел из архивохранилища, │ │
│оформление заказа по уста- │ │
│новленной форме, передача │ │
│дел в лабораторию │ │
│ │ │
3. Выдача (прием)│Выдача дел: ознакомление │10 дел, │1,55
дел │с заказом, определение по │выданных │
│топографическим указателям │или приня- │
│местонахождения дел, выемка│тых в архив│
│дел, размещение карт - │ │
│заместителей, определение │ │
│соответствия шифра и │ │
│заголовка на обложке дела и│ │
│в описи (номенклатуре дел),│ │
│проверка нумерации листов и│ │
│физического состояния дел, │ │
│отметка в книге выдачи дел │ │
│из архивохранилища. Прием │ │
│дел: визуальный осмотр │ │
│дел, проверка нумерации │ │
│листов и физического сос- │ │
│тояния дел, отметка о │ │
│возвращении дел в книге │ │
│выдачи, изъятие карт - │ │
│заместителей, │ │
│укладка дел на места хра- │ │
│нения │ │
│ │ │
4. Картонирование│Размещение дел в коробке по│ 10 дел │0,52
дел │порядку номеров, написание │ │
│ярлыка, наклейка его на ко-│ │
│робку │ │
│ │ │
5. Формирование │Группировка дел по порядку │10 дел │0,54
связок дел, под-│номеров, написание ярлыка, │ │
лежащих хранению │прикрепление ярлыка к шпа- │ │
│гату, перевязывание дел │ │
│ │ │
6. Составление │Заполнение граф карточки │10 карточек│2,85
топографических │указателя по установленной │ │
указателей │форме, группировка карточек│ │
│в последовательности │ │
│расположения стеллажей, │ │
│номеров фондов │ │
│ │ │
7. Автоматизиро- │Включение компьютера, вызов│10 карточек│1,25
ванное ведение │на дисплей формата; запол- │ │
топографических │нение граф (уточнение дан- │ │
указателей │ных в графах) карточки ука-│ │
│зателя, группировка карто- │ │
│чек в установленной после- │ │
│довательности расположения;│ │
│распечатка; выключение │ │
│компьютера │ │
│ │ │
8. Проверка нали-│Сверка фактического наличия│10 дел │0,80
чия и состояния │дел на местах хранения и по│ │
документов │описи (номенклатуры дел), │ │
│описательной статьи описи │ │
│номенклатуры дел с │ │
│описанием на обложке дела, │ │
│проверка физического сос- │ │
│тояния и технического офор-│ │
│мления дел, заполнение лис-│ │
│та проверки наличия с ука- │ │
│занием в нем физического │ │
│состояния дел, составление │ │
│акта проверки наличия и │ │
│состояния дел в фонде │ │
│ │ │
9. Передача архи-│Подготовка и доставка дел, │10 дел │1,00
вом организации │участие в передаче дел, │ │
документов на го-│оформление передачи доку- │ │
сударственное │ментов по установленной │ │
хранение │форме, запись о выбытии в │ │
│книге учета поступления и │ │
│выбытия документов │ │
│ │ │
─────────────────┴───────────────────────────┴───────────┴────────
3.2.8. Учет документов
Исполнители - заведующий архивом, архивист 1 категории, архивист 2 категории, архивист, старший хранитель фондов, хранитель фондов, архивариус
─────────────────┬───────────────────────────┬───────────┬────────
Наименование │ Содержание работы │ Единица │Норматив
работы │ │ измерения │времени,
|
