85. Музеи учитывают документы ГАФ СССР по фондам, коллекциям и единицам хранения и в целях централизованного учета документов ГАФ СССР ежегодно представляют в соответствующие учреждения государственной архивной службы СССР сведения о составе и объеме хранящихся документов ГАФ СССР по установленным формам централизованного учета (паспорт, карточка фондов, сведения об изменении в объеме, составе, содержании и состоянии фондов).
Сведения об объеме, составе, содержании и состоянии документов ГАФ СССР включаются в учетные формы основного фонда музеев.
Музеи обеспечивают отбор, учет, сохранность, качество обработки и использования документов ГАФ СССР с соблюдением правил, устанавливаемых Главным архивным управлением при Совете Министров СССР.
Порядок приема и выдачи поступивших в музей предметов
86. Все поступившие в музей предметы подлежат строгому документальному учету.
Оформление приема и выдачи предметов производится немедленно по их поступлении или выдаче, по соответствующим актам. Акт приема и акт выдачи (Приложения N 3, 4) являются первичными юридическими документами государственного учета музейных фондов. Хранение в музеях предметов, не оформленных актами приема, категорически запрещается.
87. В актах приема или выдачи точно указывается место составления акта, год, месяц, число, от кого (в выдаче - кому), по чьему распоряжению, для какой цели и на какой срок (если предмет принят или выдан временно для выставки, экспертизы и др.) принят или передан предмет. При этом предметы точно перечисляются один за другим по наименованию, дается краткое характеризующее их описание, указываются размер, материал, техника, отмечается сохранность предмета, монтировка (например, в раме, под стеклом), прежний номер предмета (если он поступил из другого музея) - в акте приема, шифр и номер по книге поступлений, а также номер научного инвентаря при выдаче. При приеме предмета в постоянное пользование указывается также его цена, если он имеет оценку (был заказан или приобретен за плату). К акту желательно приложить сведения об истории предмета, так называемую легенду (его происхождение, движение, пребывание в коллекциях и на выставках, связи с определенными историческими событиями и лицами, время изготовления, места бытования, способы и условия употребления и т.п.), а для археологических и других экспедиционных материалов - полевую или коллекционную опись или попредметный список.
88. Если предмет требует особой атрибуции, к акту приема прилагается заключение специалистов или экспертной комиссии, заверенное соответствующим учреждением и скрепленное печатью учреждения, проводившего экспертизу.
КонсультантПлюс: примечание.
Инструкция, утв. Минкультуры СССР по согласованию с Минфином СССР от 18.09.1975 N 29-166 утратила силу в связи с изданием Приказа Минкультуры СССР от 15.12.1987 N 513, утвердившего Инструкцию по учету и хранению музейных ценностей из драгоценных металлов и драгоценных камней, находящихся в государственных музеях СССР.
89. Прием и выдача предметов, состоящих из драгоценных металлов и камней, производится в строгом соответствии с действующей Инструкцией Министерства культуры СССР (от 18 сентября 1975 г. N 29-166) "О порядке учета и хранения музейных ценностей из драгоценных металлов и драгоценных камней, находящихся в государственных музеях и культурно-просветительных учреждениях СССР".
Примечание. Выдача предметов, состоящих из драгоценных металлов и драгоценных камней, на реставрацию или для опробования в организациях и учреждениях, имеющих право опробирования драгоценных материалов, производится с разрешения директора музея по согласованию с главным хранителем по гарантийному письму и оформляется актом, в котором подробно оговаривается состояние сохранности и срок, на который выдается музейный предмет.
90. Порядок приема и хранения орденов и медалей СССР производится в соответствии с Инструкцией "О порядке приема в музеи страны для экспонирования и хранения орденов и медалей СССР", утвержденной Приказом Министерства культуры СССР от 31 октября 1977 г. N 838.
91. Прием и выдача оружия производится по разрешению вышестоящих организаций, а также органов милиции в установленном порядке.
92. Акты приема или выдачи предметов должны заполняться под копирку на пишущей машинке или от руки - черной или фиолетовой пастой.
93. Первичным охранным документом на предметы, собранные для музея в экспедициях (кроме археологических, геологических и некоторых других, учитывающихся по полевым описям), могут являться акты приема или типовые квитанции, составленные научными сотрудниками на месте сбора материала. Эти квитанции (желательно на бланках, отпечатанных типографским способом) подписываются лицами, сдавшими и принявшими материал (Приложение N 1). Приложением к ним служат списки (в 3 экземплярах), в которых подробно описываются принятые предметы.
В музеях, куда поступают значительные экспедиционные сборы, приказом директора может быть выделено специальное лицо, а также отведено особое помещение для временного хранения таких материалов. Хранитель экспедиционных сборов принимает материал от участников экспедиций на основании первичной квитанции, составленной на месте сбора и коллекционных описей (Приложение N 2) по акту, и хранит его до рассмотрения на фондово-закупочной комиссии.
Примечание. Материалы археологических экспедиций передаче на временное хранение не подлежат.
Хранитель экспедиционных сборов может также временно хранить предметы, поступающие в музей на закупку, в дар, на экспертизу и т.п. Прием таких вещей также оформляется актом или квитанцией на получение предмета от владельца.
Хранитель ведет журнал регистрации поступлений, в котором фиксируются документ и источник поступления, перечень поступивших предметов, решение фондово-закупочной комиссии, сведения о возврате вещей владельцам или передаче их в научные отделы (Приложение N 5). Он ведет также картотеку на поступившие предметы.
В соответствии с протоколом фондово-закупочной комиссии отдел учета или главный хранитель (зав. фондами) оформляет акт приема предметов на постоянное хранение, на основании которого эти предметы вносятся в книгу поступлений музея. Этот акт является одновременно и актом передачи музейных предметов на материально ответственное хранение. Он подписывается главным хранителем (зав. фондами), лицом, хранившим эти предметы до решения фондово-закупочной комиссии, и лицом, принявшим их на материально ответственное хранение.
Фамилии лиц, сдающих и получающих предметы, должны быть в акте повторены разборчиво в скобках.
Акты утверждаются директором музея, а в его отсутствие - его заместителем по научной части либо лицом, его замещающим.
После подписания и утверждения директором акты скрепляются печатью музея. Без такого оформления акты к исполнению не принимаются.
94. Акты приема и выдачи составляются в нескольких экземплярах (не менее 3). Первый экземпляр остается у главного хранителя (зав. фондами) или в отделе учета; второй - передается в отдел, которому предмет передан на хранение или из которого выдан (если хранение производится по отделам); третий - вручается под расписку лицу, сдавшему или принимающему предмет.
В случае, если главный хранитель (зав. фондами) является материально ответственным лицом, первый экземпляр акта хранится у директора.
95. Выдача музейных предметов из фондов музеев союзного подчинения во временное пользование другим музеям или учреждениям производится по специальному письменному разрешению министра культуры СССР или его заместителя.
Выдача музейных предметов из музеев республиканского и местного подчинения во временное пользование - по специальному письменному разрешению министра культуры союзной республики или его заместителя.
Директор музея имеет право продлить срок временной выдачи не более чем на один год.
Выдача музейных предметов из музеев в постоянное пользование другим музеям или учреждениям производится по приказу министров культуры СССР и союзных республик или их заместителей по подчиненности музея.
Выдача музейных предметов до их занесения в книгу поступления, не получивших шифра и номера, не разрешается.
Выдача музейных предметов из фондов музеев других министерств и ведомств производится по письменному разрешению соответствующих министерств и ведомств, которым подчинены эти музеи.
96. При выдаче экспонатов во временное пользование в учреждения, выступающие в качестве организаторов выставок (Торговая палата СССР, Союз обществ дружбы с зарубежными странами, Союз художников СССР, Академия художеств СССР, ВДНХ СССР и др.), в акте выдачи должна быть сделана оговорка, что принимающее экспонат учреждение, в лице его представителя, ознакомилось с настоящей Инструкцией и обязуется ее выполнять. Необходимо также получить от музея или учреждения, принимающего экспонат во временное пользование, гарантию его сохранности и своевременного возврата (оговорив это в акте).
В акте в случае необходимости могут быть оговорены рекомендации по упаковке, транспортировке, монтировке и хранению выдаваемых экспонатов.
Передача по акту и упаковка предметов для иногородних получателей должна производиться в присутствии получающей стороны. Лицо, принимающее предметы, должно иметь доверенность. Отправка и транспортировка музейных предметов производится в сопровождении материально ответственного лица (представителя принимающей или сдающей стороны).
К акту выдачи или приема прилагаются копии железнодорожных, авто- или авианакладных на отправку груза.
Примечание. Категорически запрещается передача кому-либо экспонатов, находящихся на временном хранении, без согласия их владельца.
97. Возврат музеем предметов, полученных им во временное пользование от другого музея или учреждения, производится по распоряжению директора музея, их возвращающего, и оформляется актом с подписями и визами: главного хранителя (зав. фондами), заведующего соответствующим отделом (если хранение осуществляется по отделам), а также материально ответственного лица, на чьем хранении находились эти предметы, с соблюдением требований, изложенных в п. 95.
98. Внутренние передачи предметов из одного отдела музея в другой отдел, от одного материально ответственного хранителя другому материально ответственному лицу производятся по разрешению директора и оформляются соответствующим актом. Акты подлежат утверждению директором музея или заместителем директора по научной части и скрепляются печатью музея (Приложения N 6, 7).
Кратковременная передача музейных предметов из отделов в фотолабораторию или для научной работы в пределах музея производится по разрешению главного хранителя (зав. фондами) и заведующего отделом и оформляется распиской лица, принявшего их, в специальной книге.
99. Акты приема или выдачи постоянного и временного хранения
нумеруются порядковыми номерами раздельно, причем номера актов
временного хранения имеют дополнительный шифр "ВХ",
ВХ
например: ----.
N 71
Раздельно пронумерованные акты постоянного и временного хранения подшиваются в два разных дела актов приема или в два разных дела актов выдач в хронологическом порядке, т.е. в порядке восходящих номеров.
Акты составляются в нескольких экземплярах (не менее 3). Два из них остаются в музее и хранятся в двух местах: в крупных музеях - в отделе учета и в отделе, где хранится предмет, в небольших музеях - у директора и главного хранителя (зав. фондами).
В конце года акты нумеруются по страницам, шнуруются, опечатываются печатью и остаются на хранение в музее. Сдаче в Главное архивное управление акты и другие документы, связанные с коллекциями музея, не подлежат.
Все акты подлежат регистрации в специальных книгах регистрации актов. Музей может вести две книги регистрации актов: приема и выдачи на постоянное хранение (записывая, например, акты приема на левой странице, а выдачи - на правой) и на временное хранение или четыре раздельные книги регистрации этих четырех видов актов (Приложения N 8а - 8г).
Записи в каждой из книг регистрации актов могут продолжаться подряд, из года в год, до заполнения книги, но нумерация актов приема и выдачи предметов ежегодно должна начинаться с первого номера. Акты передачи предметов на материально ответственное хранение целесообразно нумеровать подряд, без разделения по годам. Они подшиваются в отдельную папку и регистрируются в отдельной книге.
Регистрация новых поступлений
100. Все предметы, поступившие в музей на постоянное хранение, после актирования и рассмотрения на фондово-закупочной комиссии в течение месяца вносятся в книги поступлений основного или научно-вспомогательного фонда (Приложения N 9а, 9б). Предметы, поступившие в музей на временное хранение, регистрируются в книге временных поступлений (Приложение N 10).
Цель книг поступлений как государственного документа охранного порядка - зарегистрировать поступивший предмет под определенным порядковым номером, который тут же проставляется на нем, и дать краткое характеризующее его описание, исключающее его подмену, а в случае утери или кражи облегчающее также розыск пропавшего предмета. Порядковый номер по книге поступлений, присвоенный данному предмету, одновременно проставляется в акте его приема в музей.
Примечания. а) При одновременном поступлении большого количества однородных предметов (нумизматические и графические коллекции, фотоматериалы и др.) допускается групповая запись. В этих случаях количество поступивших предметов должно быть отражено в соответствующих порядковых номерах книги поступлений (например, КП-250-825. Коллекция русских монет XVIII в., медь) или в книге поступлений производится суммарная запись с присвоением коллекции единого номера с соответствующими количеству дробными номерами входящих предметов (например, КП 250/1-26 Павлов И.Н., коллекция линогравюр на тему "Москва сегодня").
Групповая запись в КП допускается только при наличии по предметной описи состава данной коллекции, на которую в книге поступлений делается ссылка. Групповая запись предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней запрещается.
б) Материал, поступающий в музей в результате деятельности археологических, этнографических, геологических и др. экспедиций, учитывается первоначально по актам или коллекционным полевым описям комплексами. В случае, если перечисленные комплексы передают в музей экспедиции других организаций, то они поступают по актам с попредметными описями, в которых однотипные материалы записываются группами, а уникальные - индивидуально. До записи в КП археологические материалы систематизируются, разделяются на основной и научно-вспомогательный фонд, в последний выделяются массовые находки (кремневые отщепы, фрагменты керамики и др., предметы, сильно разрушенные и не подлежащие реставрации). Поступившему археологическому, этнографическому, геологическому комплексу или неразобранному архиву мемориального характера дается единый номер КП. Количество предметов фиксируется дробными порядковыми номерами на основе попредметного описания полевой или коллекционной описи.
В связи с необходимостью предварительной систематизации и камеральной обработки экспедиционных сборов археологических, этнографических, геологических и др. коллекций, а также неразобранных архивов мемориального характера сроки их записи в книгу поступлений определяются фондово-закупочной комиссией с учетом сложности и объема работ.
в) Поступающие в музей клады сохраняются в полном составе и не могут смешиваться с другими предметами и другими кладами. Клад получает единый номер книги поступления и подробно учитывается по описи.
г) Полевая или коллекционная опись должна быть подписана лицом, составившим опись, заверена подписью начальника экспедиции и пронумерована и опечатана печатью музея.
Регистрация полевых или коллекционных описей производится в специальной книге регистрации полевых и коллекционных описей.
101. Книга поступлений как документ охранного порядка должна быть до заполнения пронумерована, прошнурована, подписана и опечатана печатью вышестоящей организации.
|
