Письмо
Скачать 359.28 Kb.
|
1 2
| МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПИСЬМО от 10 июля 1997 г. N 01-128/16-25 О ПОРЯДКЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ ПО РЕЗУЛЬТАТАМ СВЕРОК НАЛИЧИЯ МУЗЕЙНЫХ КОЛЛЕКЦИЙ С УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ Анализ поступающей из музеев документации, связанной с изменениями в составе основного фонда, а также проверки на местах состояния учетно-хранительской деятельности музеев свидетельствуют о том, что тотальная сверка наличия фондов, прошедшая в музеях Российской Федерации в 1979 - 1989 гг., стала началом работы по приведению системы государственного учета музейных коллекций в соответствие с требованиями нормативных документов и, прежде всего, Инструкции по учету и хранению музейных ценностей 1985 г. Однако следует отметить, что Итоговые акты сверок, особенно музеев с большим собранием, часто не соответствуют действительному состоянию дел, что говорит о формальном подходе к проведению сверки и фиксации ее итогов. До сих пор в Министерство культуры поступают документы на списание предметов, утраченных в 50 - 80-е годы, а в объяснительных записках говорится о том, что до настоящего времени сверка коллекции не проводилась. При проверках состояния учетно-хранительской деятельности музеев, проходивших уже после проведения тотальной сверки, во многих музеях, прежде всего в тех, которые первыми отчитались в проведении сверки, было обнаружено много неучтенных предметов, не говоря уже о многочисленных ошибках в регистрации предметов (повторные записи, незаверенные исправления и т.д.). Сотрудники, работающие в музее в настоящее время, не в состоянии объяснить причины такого положения в учете, т.к. со времени проведения сверки сменились главные хранители музеев, хранители коллекций, а передача музейных коллекций на ответственное хранение новым хранителям либо прошла формально, либо вовсе не проводилась. Во избежание повторения подобных ситуаций, а также с целью совершенствования системы учета музейных ценностей, обеспечения юридической защиты хранителей коллекций и организации постоянного контроля за фактическим наличием музейного фонда Российской Федерации Министерство культуры Российской Федерации предлагает внести изменения в порядок проведения переучета (сверки наличия) музейных ценностей, предусмотренный п. п. 124 - 125 действующей "Инструкции по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в музеях СССР" 1985 г. В целях своевременного получения информации об изменениях в составе основного фонда музеев и оперативности документального (юридического) оформления этих изменений МК РФ считает необходимым осуществлять контроль за проведением плановых сверок музейных коллекций (сверок коллекций по видам материалов), имея в виду обязательное представление музеями Итоговых актов сверок наличия коллекций по видам материалов. Очередность сверок коллекций (график проведения сверок) определяется музеем. Кроме плановых сверок, особое внимание необходимо обратить на проведение обязательно полной, а не частичной сверки наличия предметов при смене хранителя коллекции, а также в случае передачи части коллекции другим музеям (выделение филиалов из состава музейных объединений, создание новых музеев). Сверка наличия музейной коллекции осуществляется по Книгам поступлений, Инвентарным книгам и Актам приема на ответственное хранение. Результаты сверки фиксируются в Акте сверки наличия коллекции с учетной документацией музея (Приложение N 1). В том случае, если коллекция находится на ответственном хранении у нескольких хранителей, составляется несколько актов (отдельно по каждому хранителю). К Акту сверки прилагаются следующие формы отчетности: - Фиксация итогов сверки коллекции по Книгам поступлений основного фонда (Приложение N 2), - Фиксация итогов сверки коллекции по инвентарным книгам (Приложение N 3). Итоги проведения сверки в обязательном порядке рассматриваются на заседании фондово-закупочной комиссии музея. Протокол ФЗК вместе с Актом (актами) сверки и всей необходимой документацией, перечень и порядок оформления которой изложен в Письме МК РФ "О порядке списания, передачи предметов из фондов музеев Российской Федерации" N 01-232/16-25 от 23.10.95, направляются на рассмотрение в местный орган культуры и с его ходатайством представляются в МК РФ для утверждения и оформления соответствующего приказа. По окончании проведения сверок наличия всех музейных коллекций оформляется Итоговый акт сверки наличия основного фонда музея с учетной документацией. Таким образом, обеспечивается цикличность проверок, что должно облегчить подведение итогового результата и гарантирует максимальную точность показателей в Сводном отчете (Итоговом акте). Практика представления в Министерство культуры Российской Федерации информации по итогам сверок наличия коллекций с учетной документацией музея вводится с 1997 года. В связи с этим необходимо до 01.11.97 представить в МК РФ перспективные планы-графики проверки наличия коллекций, что даст возможность определить проверочный цикл для каждого конкретного музея. Материалы по итогам сверок коллекций за 1997 год необходимо представить до 01.03.1998. Свое мнение по вопросу об изменении порядка представления информации поколлекционных сверок музеи могут направлять в адрес Министерства культуры Российской Федерации. Все предложения и замечания будут рассмотрены при внесении изменений в раздел "Переучет фондов" новой Инструкции по учету и хранению музейных ценностей. Заместитель Министра М.Е.ШВЫДКОЙ Приложение N 1 Утверждаю Директор музея ______________ "__" ________ 199_ г. АКТ сверки наличия фондовой коллекции "_____" с учетной документацией хранитель ____________ Настоящий акт составлен в том, что согласно приказу директора музея N ________________ от __________________ комиссия в составе: __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ провела сверку наличия фондовой коллекции ___________ (инвентарный шифр "__") со следующей учетной документацией: - с книгами поступлений основного фонда - с инвентарными книгами (шифр "___") - с актами приема на ответственное хранение Сверка проводилась по состоянию на ________ 199_ г. Всего согласно актам приема на ответственное хранение у хранителя _________ находится ______ предметов коллекции ________. В результате сверки установлено следующее: 1. ___ предметов не обнаружено (приложение N 1). 2. ___ предметов списано по документам МК РФ, но не исключено из учетной документации (приложение N 2). 3. ___ предметов записано дважды под разными номерами в КП (приложение N 3). 4. ___ предметов записано дважды в инвентарные книги шифра "__" (приложение N 4). 5. ___ предметов подлежат переводу в научно-вспомогательный фонд (приложение N 5). 6. ___ предметов подлежат списанию (приложение N 6). Кроме того, выявлены ошибки (несоответствия) в описании и датировке предметов в КП и инвентарных книгах, подлежащие исправлению (приложение N 7). Таким образом, по состоянию на ______ 199_ г. фактическое наличие предметов коллекции "___", находящихся на ответственном хранении у хранителя _____, составляет _______ предметов. Члены комиссии: Приложение N 2 Фиксация итогов сверки коллекции ________ по книгам поступлений основного фонда
Общий итог по всем книгам Примечание: в данной таблице указаны наиболее часто встречающиеся причины изменений в составе основного фонда музеев. Если, кроме указанных причин, имеются другие - необходимо дополнить таблицу. Главный хранитель: Зав. отделом учета: Хранитель коллекции: Приложение N 3 Фиксация итогов сверки коллекции _____________ по инвентарным книгам (шифр "___")
Общий итог по всем книгам Главный хранитель: Зав. отделом учета: Хранитель коллекции: МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПИСЬМО от 13 ноября 1997 г. N 01-205/16-25 О ПОРЯДКЕ ОФОРМЛЕНИЯ И ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ПЕРСПЕКТИВНОГО ПЛАНА-ГРАФИКА СВЕРОК НАЛИЧИЯ МУЗЕЙНЫХ КОЛЛЕКЦИЙ С УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ В связи с многочисленными вопросами по оформлению и представлению перспективных планов-графиков проверки наличия музейных коллекций (сверки наличия фондов) в дополнение к информационному письму МК РФ N 01-128/16-25 от 10.07.97 "О порядке представления информации по результатам сверок наличия музейных коллекций с учетной документацией" предлагаем примерный образец оформления плана-графика проведения сверки наличия фондов, который включает в себя необходимые сведения, позволяющие получить представление как о музейном собрании в целом, так и о каждой коллекции в отдельности и определить реальность сроков проведения сверок. Предлагаемый образец плана-графика является типовым и не может отразить специфику всех музеев, в особенности музеев с большим собранием, где наименования коллекций могут быть более дробными, поэтому изменения и дополнения при необходимости вносятся по усмотрению музеев. Примерными в предлагаемом плане-графике являются и шифры коллекций, а также сроки проведения сверок, которые зависят от количества предметов в коллекции. Напоминаем, что к 01.11.97 музеи представляют не итоги сверок коллекций, а перспективные планы-графики проверки музейных коллекций. К 01.03.1998 необходимо представить результаты сверки тех коллекций, которые были проверены в 1997 году. Музеи с небольшим собранием (до 3000 ед. хр.) представляют результаты сверки всех музейных коллекций с оформлением итогов сверок по каждой коллекции и итогового акта сверки всего музейного фонда. Заместитель Министра В.П.ДЕМИН Приложение к письму Минкультуры России от 13 ноября 1997 г. N 01-205/16-25 ПЛАН-ГРАФИК проведения сверки наличия фондов _______________________________________ (полное название музея) Основной фонд музея __________ предметов Вспомогательный фонд __________ предметов Ответственных хранителей коллекций __________ человек Отдел (сектор) учета _______________ человек Главный хранитель музея _________________ (фамилия, имя, отчество) Телефон ______________ Зав. отделом (сектором) учета ___________ (фамилия, имя, отчество) Телефон ______________
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
1 2
Похожие:
 | ... | | ... |
 | Раньше переписку вели вручную то есть отсылали обычной почтой. В эпоху развития электронных технологий, все чаще пишутся электронные... | | Претензионное письмо это письмо, отправляемое виновной стороне в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного рода... |
| Направляем для сведения и использования в работе обзорное письмо Федерального казначейства по проблемным вопросам, возникающим в... | | Направляем для сведения и использования в работе обзорное письмо Федерального казначейства по проблемным вопросам, возникающим в... |
| Обучающие цели: сформировать понятие «письмо» и выработать алгоритм написания письма | | Что вы видите? Да, правильно. Это письмо. А вы знаете как будет на английском слово письмо? |
| Ребята, к нам на почту уже давно пришло письмо. Я не знаю, что с ним делать: адрес на нем не указан, фамилия человеку, которому оно... | | Ребята! К нам на почту уже давно пришло письмо. Я не знаю, что с ним делать: адрес на нём не указан, фамилия человека, которому оно... |