Методические рекомендации по учету, хранению и передаче фондовой информации на машинных носителях
Скачать 410.63 Kb.
|
МИНИСТЕРСТВО ПРИРОДНЫХ РЕСУРСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ “УТВЕРЖДАЮ” Первый заместитель Министра МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ по учету, хранению и передаче фондовой информации на машинных носителях “Согласовано” Директор ГлавНИВЦ Г.А.Любимов МОСКВА 1996 МИНИСТЕРСТВО ПРИРОДНЫХ РЕСУРСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ РОССИЙСКИЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ГЕОЛОГИЧЕСКИЙ ФОНД /РОСГЕОЛФОНД/ “УТВЕРЖДАЮ” Генеральный директор _____________В.Н. Полуэктов МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ по учету, хранению и передаче фондовой информации на машинных носителях МОСКВА 1997 С О Д Е Р Ж А Н И Е ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 4 СПИСОК ПРИНЯТЫХ СОКРАЩЕНИЙ 5 ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ 6 1. МАШИННЫЕ НОСИТЕЛИ ИНФОРМАЦИИ 7 2. ОФОРМЛЕНИЕ МАШИННЫХ НОСИТЕЛЕЙ ИНФОРМАЦИИ С ЗАПИСЬЮ 8 2.1. Правила оформления этикетки машинного носителя 8 2.2. Оформление ведомости машинного носителя 9 2.2.1. Заполнение ведомости передающей стороной 9 2.2.2. Заполнение ведомости принимающей стороной 13 3. ОРГАНИЗАЦИЯ ВХОДНОГО КОНТРОЛЯ ИНФОРМАЦИИ НА МАШИННЫХ НОСИТЕЛЯХ 14 4. УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ, ПОСТУПАЮЩИХ НА МАШИННЫХ НОСИТЕЛЯХ 14 4.1. Организация учета документов на машинных носителях 14 4.2. Журнал регистрации машинных носителей с записью 16 4.3. Книга учета документов на машинных носителях 17 4.4. Правила внесения изменений в документы на машинных носителях 25 5. ХРАНЕНИЕ МАШИННЫХ НОСИТЕЛЕЙ С ЗАПИСЬЮ 29 5.1. Общие положения 29 5.2. Режим хранения гибких магнитных дисков и магнитных лент 30 5.3. Режим хранения оптических и магнитооптических дисков 31 5.4. Организация профилактического контроля 32 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ В соответствии с Законом Российской Федерации “О недрах”, Указом Президента Российской Федерации об утверждении положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о Государственной архивной службе России, работы по формированию, хранению и использованию государственных информационных ресурсов в области недропользования осуществляются Российским федеральным геологическим фондом (Росгеолфондом), территориальными геологическими фондами (ТГФ), а также рядом специализированных геологических фондов, образуемых Министерством природных ресурсов Российской Федерации. Территориальные и специализированные геологические фонды в настоящее время активно оснащаются компьютерами, в практику их деятельности внедряются современные компьютерные технологии, обеспечивающие оперативный сбор информации, многовариантную и многоплановую ее обработку и передачу в Росгеолфонд. Росгеолфонд осуществляет формирование и ведение банка данных фондовой геологической информации федерального уровня как части Государственного банка цифровой геологической информации. В процессе работы с цифровой геологической информацией и ее передачи возникает необходимость строгого учета информации, представленной на машинных носителях, регламента процессов ее накопления и актуализации, хранения и передачи пользователям (внутренним и внешним), передачи от организаций в ТГФ, от ТГФ в Росгеолфонд. В процессах накопления информации на машинных носителях должны быть обеспечены полнота и достоверность, а в процессах передачи и использования - ее безусловная сохранность. Этим целям служит настоящие рекомендации, разработанные Росгеолфондом на основе собственного опыта работы с крупными и разноплановыми по тематике массивами информации на машинных носителях, с учетом опыта региональных и специализированных компьютерных центров Министерства природных ресурсов Российской Федерации, других организаций, с учетом требований ГОСТ 28388-89 (Документы на магнитных носителях данных). Рекомендации регламентируют процессы работы с машинными носителями в территориальных, специализированных геологических фондах и в Росгеолфонде. Принципы и методы работы с информацией на машинных носителях, изложенные в настоящих рекомендациях, могут быть использованы и при обеспечении взаимодействия между ТГФ и организациями-производителями информации (партиями, экспедициями, предприятиями и др.), ТГФ и информационно-компьютерными центрами. СПИСОК ПРИНЯТЫХ СОКРАЩЕНИЙ БЗ - баланс запасов; ГБЗ - Государственный баланс запасов; ГКМ - Государственный кадастр месторождений; ГМД - гибкий магнитный диск – "дискета"; ГРР - геологоразведочные работы; Д - дубликат документа; ДМ - документ на машинном носителе; ДСП - код грифа "для служебного пользования"; К - копия документа; КБ - килобайт КТ - код грифа "коммерческая тайна"; ЛП - лицензионные паспорта; МД - жесткий магнитный диск; МН - машинный носитель; МНЗ - машинный носитель заполненный (с записью); МОД - магнитооптический диск; МЛ - магнитная лента; ОД - оптический диск; П - подлинник документа; ПС - программные средства; С - код грифа "секретно"; СС - код грифа "совершенно секретно"; ТГФ - территориальный геологический фонд; ТЭО - технико-экономическое обоснование; ТЭС - технико-экономические соображения; ТЭД - технико-экономический доклад.
К машинным носителям относятся: магнитные ленты; жесткие магнитные диски; гибкие магнитные диски; оптические диски; магнитооптические диски. Все вышеперечисленные виды машинных носителей могут использоваться для хранения и передачи фондовой геологической информации. Выбор того или иного типа носителя зависит от технического оснащения конкретной организации, занимающейся производством или сбором геологической информации. Хранение больших объемов информации в геологических фондах осуществляется на архивных устройствах ленточного типа большой емкости или на магнитооптических дисках (в Росгеолфонде). При небольших объемах хранение и передача информации осуществляется на гибких магнитных дисках. В настоящее время на машинных носителях в геологических фондах формируются следующие базы данных: - государственного кадастра месторождений и проявлений полезных ископаемых; - государственного баланса запасов полезных ископаемых; - лицензионных документов; - учетных документов по всем видам геологической изученности; - учетных документов по государственной регистрации работ по геологическому изучению недр. Для формировния указанных баз данных рекамендуется использовать программные средства, разработанные Росгеолфондом. Передача информации из территориальных фондов в Росгеолфонд осуществляется во внутренних форматах баз данных, что обеспечивает автоматическое совпадение форматов. В случае использования иных программных средств передача данных в Росгеолфонд должна осуществляться в форматах, согласованных с Росгеолфондом. Совпадение форматов обеспечивает ТГФ. Описание действующих структур и форматов Росгеолфонд передает на дискетах по заявке ТГФ. Представление в федеральный и территориальные геологические фонды отчетов о результатах геологического изучения и использования недр на машинных носителях допускается только совместно с экземпляром этого отчета на бумажном носителе, оформленным в соответствии с требованием действующих стандартов, инструктивно-методических документов Архивной Службы России и Министерства природных ресурсов Российской Федерации. Текстовая и иллюстративная части отчетов, а также графические приложения переводятся на машинные носители раздельно и представляются в федеральный и территориальные фонды комплектно. Информация на машинных носителях должна быть документированной. Передача машинных носителей оформляется в соответствии с требованиями настоящих рекомендаций. 2. ОФОРМЛЕНИЕ МАШИННЫХ НОСИТЕЛЕЙ ИНФОРМАЦИИ С ЗАПИСЬЮ Все машинные носители с записью (МНЗ), поступающие в геологический фонд из других организаций или создаваемые на месте, подлежат учету. На хранение принимаются только надлежащим образом оформленные МНЗ вместе с сопроводительной документацией. 2.1. Правила оформления этикетки машинного носителя Каждый МНЗ, принимаемый на хранение в геологический фонд, должен иметь этикетку, наклеенную на несъемную часть упаковки носителя (табл.1). Таблица 1 ЭТИКЕТКА МАШИННОГО НОСИТЕЛЯ
Передающая организация должна заполнить четыре первые графы на этикетке. В графе “Организация-изготовитель” указывается наименование передающей организации. В графе “Название документа” кратко перечисляются документы, записанные на данном МНЗ. Например: “Паспорта ГКМ”, “Баланс железных руд” и т.д. В графе “Ограничительный гриф” проставляется гриф записанных на МНЗ документов. Например: СС, С, ДСП, конфиденциально, КТ. В графе “Дата изготовления” указывается число, месяц и год подготовки документа на носителе. Примечание. Документы, имеющие гриф “С” и выше, должны быть записаны на от- дельном носителе. Пятая и шестая графы этикетки заполняются принимающей стороной при приеме МНЗ. 2.2. Оформление ведомости машинного носителя Сопроводительным документом при передаче машинного носителя с записью на хранение служит ведомость МНЗ (табл.2), которая должна быть оформлена лицом, непосредственно занимавшимся изготовлением данного МНЗ. 2.2.1. Заполнение ведомости передающей стороной Изготовитель МНЗ заполняет все графы на лицевой стороне ведомости, которые находятся под заголовком “Заполняется передающей стороной”. В графе “Наименование передающей организации” указывается полное название передающей организации. В графе “Дата передачи” указывается число, месяц и год заполнения ведомости. В графе “Ограничительный гриф” проставляется сокращенное обозначение грифа: ДСП, С, СС, конфиденциально, КТ. В графе “Вид МН” указывается сокращенное обозначение носителя: МЛ, ГМД, ОД, МОД. В графе “Емкость МН” указывается полная емкость соответствующего МН в мегабайтах. В графе “Номер тома” проставляется номер тома, описываемого данной ведомостью МНЗ. Графа заполняется в случае записи одного документа (например, отчета о ГРР) на нескольких машинных носителях. В графе “Общее количество томов” указывается общее количество томов, на которых записан данный документ. Графа заполняется в случае записи одного документа на нескольких машинных носителях. В графе “Формат представления данных” указывается формат файла данных на МН. Например: текстовая - ASC II, MS Word и т.д. графическая - PCX,TIF и т.д. база данных - dbf., db. и т.д. электронная таблица - название Примечание: для текстовой информации желательно указывать используемый шрифт. В графе “Тип используемого архиватора” указывается название программы-архиватора, если материал представляется в заархивированном виде. В противном случае в графе ставится прочерк (рекомендуется использовать архиваторы: pkzir, arj, pkarc, rar). В графе “Название документа” кратко перечисляются все названия документов, записанных на данном МН. Например: паспорта ГКМ, лицензионные паспорта, баланс запасов нефти и т.д. В графе “Количество документов” указывается количество документов соответствующего вида на данном МН. В графе “Имя файла” указывается название файла, в котором содержатся соответствующие документы. В случае передачи информации в заархивированном виде указывается имя архива. В графе “Размер файла до архивации” проставляется объем соответствующего файла в неархивированном виде, в КБ. В графе “Размер файла после архивирования” указывается объем архива, если информация передается в заархивированном виде, в КБ. В графе “Используемые программные средства” указывается название программных средств, с помощью которых был сформирован соответствующий файл на МН. В случае использования ПС, разработанных Росгеолфондом, делается запись: “ПС Росгеолфонда”, в этом случае данные должны передаваться во внутренних форматах баз данных. Если используются другие программные средства, то указывается их название. В графе “Версия ПС” указывается версия соответствующих программных средств, используемых для создания передаваемого файла. В графе “Удостоверяющие подписи” должны содержаться реквизиты и подписи как сотрудника, ответственного за подготовку данного МНЗ, так и руководителя передающей организации (в случае передачи в другую организацию). Примечание: При передаче данных из ТГФ в Росгеолфонд в разделе “Утвердил” должна содержаться подпись начальника ТГФ. 2.2.2. Заполнение ведомости принимающей стороной Принимающая сторона заполняет оборотную сторону ведомости МНЗ после проведения входного контроля информации на МНЗ (раздел 3) и проверки правильности заполнения этикетки и лицевой стороны ведомости. Ведомость заполняется, если в процессе входного контроля не выявлены существенные ошибки, и данный МНЗ может быть принят. В противном случае МНЗ не принимается, а отправляется обратно вместе с уведомлением об ошибках с их кратким описанием (Приложение 1). В случае принятия МНЗ на хранение заполняется оборотная сторона ведомости МНЗ, после чего с нее делается копия и высылается в адрес передающей стороны. Копия ведомости служит подтверждающим документом о принятии МНЗ. В графе “Регистрационный номер МНЗ” принимающая сторона проставляет порядковый номер МНЗ данного типа. МН различных типов учитываются отдельно, поэтому регистрационные номера присваиваются каждому типу носителей отдельно в порядке их поступления. В графе “Дата регистрации МНЗ” указывается число, месяц и год регистрации данного носителя. В графе “Отметка о снятии копий” работник библиотеки машинных носителей (см. раздел 4) делает отметку о снятии резервной копии (дубликата), а в случае, если МН должен быть передан в другие подразделения принимающей организации для обработки, в той же графе делается отметка о снятии рабочих копий. Изготовление дубликата обозначается буквой “Д”, а снятие рабочих копий - буквой “К”. В графе “Место хранения копий” указываются подразделения (или лица), в которые (которым) были переданы рабочие копии МН. Место хранения дубликата может не указываться, т.к. хранилище резервных копий (дубликатов), как правило, является единым для всей организации, работающей с машинными носителями. Примечание: Записи в графах “Отметка о снятии копий” и “Место хранения копий” делаются по мере копирования подлинника носителя в процессе обработки информации. В момент регистрации МН в обязательном порядке делается только его дубликат. При регистрации должны заполняться реквизиты и подписи лиц, регистрирующего, проверяющего и принимающего МНЗ на хранение. В процессе регистрации полученного МНЗ графы об изменениях не заполняются. Информация в раздел “Наличие изменений к данному МНЗ” вносится из “Извещения об изменениях” (см. раздел 4.4.) в случае его поступления. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Каждый мнз, принимаемый на хранение в геологический фонд, должен иметь этикетку, наклеенную на несъемную часть упаковки носителя... |  | Минюстом России 20 августа 2013 г., N 29444) направляет Методические рекомендации по разработке, заполнению, учету и хранению бланков... |
| ... | | Методическими рекомендациями по разработке, заполнению, учету и хранению бланков документов о квалификации |
| Методическими рекомендациями по разработке, заполнению, учету и хранению бланков документов о квалификации | | Методическими рекомендациями по разработке, заполнению, учету и хранению бланков документов о квалификации |
| Методические рекомендации по приему, учету, хранению, использованию и уничтожению бланков исполнительных листов | | Методические указания предназначены для студентов изучающих дисциплину «Техническое обеспечение машинных технологий» обучающихся... |
| ... | | ... |