Выписки из методических рекомендаций по учету, хранению и передаче фондовой информации на машинных носителях (1997 г) Правила передачи мнз в геологический фонд
Скачать 68.91 Kb.
|
| Выписки из методических рекомендаций по учету, хранению и передаче фондовой информации на машинных носителях (1997 г) Правила передачи МНЗ в геологический фонд. 2.1. Правила оформления этикетки машинного носителя Каждый МНЗ, принимаемый на хранение в геологический фонд, должен иметь этикетку, наклеенную на несъемную часть упаковки носителя (табл.1). Таблица 1 ЭТИКЕТКА МАШИННОГО НОСИТЕЛЯ
Передающая организация должна заполнить четыре первые графы на этикетке. В графе “Организация-изготовитель” указывается наименование передающей организации. В графе “Название документа” кратко перечисляются документы, записанные на данном МНЗ. Например: “Паспорта ГКМ”, “Баланс железных руд” и т.д. В графе “Ограничительный гриф” проставляется гриф записанных на МНЗ документов. Например: СС, С, ДСП, конфиденциально, КТ. В графе “Дата изготовления” указывается число, месяц и год подготовки документа на носителе. Примечание. Документы, имеющие гриф “С” и выше, должны быть записаны на от- дельном носителе. Пятая и шестая графы этикетки заполняются принимающей стороной при приеме МНЗ. 2.2. Оформление ведомости машинного носителя Сопроводительным документом при передаче машинного носителя с записью на хранение служит ведомость МНЗ (табл.2), которая должна быть оформлена лицом, непосредственно занимавшимся изготовлением данного МНЗ. 2.2.1. Заполнение ведомости передающей стороной Изготовитель МНЗ заполняет все графы на лицевой стороне ведомости, которые находятся под заголовком “Заполняется передающей стороной”. В графе “Наименование передающей организации” указывается полное название передающей организации. В графе “Дата передачи” указывается число, месяц и год заполнения ведомости. В графе “Ограничительный гриф” проставляется сокращенное обозначение грифа: ДСП, С, СС, конфиденциально, КТ. В графе “Вид МН” указывается сокращенное обозначение носителя: МЛ, ГМД, ОД, МОД, CD-ROM В графе “Емкость МН” указывается полная емкость соответствующего МН в мегабайтах. В графе “Номер тома” проставляется номер тома, описываемого данной ведомостью МНЗ. Графа заполняется в случае записи одного документа (например, отчета о ГРР) на нескольких машинных носителях. В графе “Общее количество томов” указывается общее количество томов, на которых записан данный документ. Графа заполняется в случае записи одного документа на нескольких машинных носителях. В графе “Формат представления данных” указывается формат файла данных на МН. Например: текстовая - ASC II, MS Word и т.д. графическая - PCX,TIF и т.д. база данных - dbf., db. и т.д. электронная таблица - название Примечание: для текстовой информации желательно указывать используемый шрифт. В графе “Тип используемого архиватора” указывается название программы-архиватора, если материал представляется в заархивированном виде. В противном случае в графе ставится прочерк (рекомендуется использовать архиваторы: pkzir, arj, pkarc, rar). В графе “Название документа” кратко перечисляются все названия документов, записанных на данном МН. Например: паспорта ГКМ, лицензионные паспорта, баланс запасов нефти и т.д. В графе “Количество документов” указывается количество документов соответствующего вида на данном МН. В графе “Имя файла” указывается название файла, в котором содержатся соответствующие документы. В случае передачи информации в заархивированном виде указывается имя архива. В графе “Размер файла до архивации” проставляется объем соответствующего файла в неархивированном виде, в КБ. В графе “Размер файла после архивирования” указывается объем архива, если информация передается в заархивированном виде, в КБ. В графе “Используемые программные средства” указывается название программных средств, с помощью которых был сформирован соответствующий файл на МН. В случае использования ПС, разработанных Росгеолфондом, делается запись: “ПС Росгеолфонда”, в этом случае данные должны передаваться во внутренних форматах баз данных. Если используются другие программные средства, то указывается их название. В графе “Версия ПС” указывается версия соответствующих программных средств, используемых для создания передаваемого файла. В графе “Удостоверяющие подписи” должны содержаться реквизиты и подписи как сотрудника, ответственного за подготовку данного МНЗ, так и руководителя передающей организации (в случае передачи в другую организацию). 4.4. Правила внесения изменений в документы на машинных носителях Изменения по документам, находящимся на хранении, представляются в геологический фонд одновременно на бумажном и на машинном носителях. Изменения в ДМ вносятся службами библиотеки МН на основании "Извещения об изменении ДМ" (табл. 11) Все поступающие изменения отмечаются в ведомости МНЗ, в журнале регистрации МНЗ и в книге учета ДМ в графе "Отметки об изменении ". Передающая сторона заполняет лицевую сторону “Извещения об изменении ДМ” и направляет его принимающей стороне одновременно с изменениями на МН. В графе “Наименование передающей организации” указывается полное название передающей организации. В графе “Ограничительный гриф” проставляется сокращенное обозначение грифа: ДСП, С, СС, конфедициально, КТ. В графе “Дата заполнения извещения” указывается число, месяц и год заполнения извещения. В графе “Регистрационный номер МНЗ, в который вносится изменение” указывается регистрационный номер МНЗ, присвоенный принимающей организацией при регистрации первоначального варианта МНЗ. Этот номер находится на оборотной стороне копии ведомости МНЗ, которая поступила из организации, принявшей на хранение первоначальный вариант ДМ. В графе “Название документа” указывается название документа, подлежащего изменению. Это название должно быть идентично названию из соответствующей графы копии ведомости МНЗ, полученной из организации, принявшей на хранение первоначальный вариант ДМ. В графе “Имя файла, содержащего изменяемый документ” указывается название файла, содержащего соответствующий документ. В графе “Содержание изменения” в произвольной форме излагается инструкция по замене. Изменение ДМ может быть осуществлено путем замены фрагмента или документа в целом. При замене фрагмента ДМ изменения могут быть внесены путем перезаписи изменяемого фрагмента ДМ. При замене занимающего отдельный том фрагмента документа в извещении, в графе "Содержание изменения" указывают вид носителя и номер тома. При замене фрагмента ДМ изменения присылаются на МН того же типа, что и представленный ранее ДМ. При замене документа в целом документ с устаревшими данными изымают и заменяют новым документом. При любом изменении подлинника ДМ вносятся изменения также в дубликат и рабочие копии. В графах “Извещение составил” и “Извещение утвердил” должны содержаться реквизиты и подписи как сотрудника, ответственного за подготовку данного изменения, так и руководителя организации (начальника ТГФ). СПИСОК ПРИНЯТЫХ СОКРАЩЕНИЙ ГБЗ - Государственный баланс запасов; ГКМ - Государственный кадастр месторождений; ГМД - гибкий магнитный диск – "дискета"; ГРР - геологоразведочные работы; Д - дубликат документа; ДМ - документ на машинном носителе; ДСП – ограничительный гриф "для служебного пользования"; Кб – килобайт К – ограничительный гриф «конфидициально»КТ – ограничительный гриф "коммерческая тайна"; ЛП - лицензионный паспорт; МД - жесткий магнитный диск; МН - машинный носитель; МНЗ - машинный носитель заполненный (с записью); МОД - магнитооптический диск; МЛ - магнитная лента; CD-ROM – оптический диск для разовой записи и многократного считывания информации; ОД - оптический диск; П - подлинник документа; ПС - программные средства; С – ограничительный гриф "секретно"; СС – ограничительный гриф "совершенно секретно"; ТФГИ - территориальный фонд геологической информации; ФМН – фонд машинных носителей. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Российским федеральным геологическим фондом (Росгеолфондом), территориальными геологическими фондами (тгф), а также рядом специализированных... | | Правила передачи информации о заказах в электронном виде и правила передачи заказов курьеру Компании «Логика» |
| В соответствии с Законом Российской Федерации "О недрах" государственному учету и государственной регистрации подлежат работы по... |  | ... |
| ... | | Настоящая Инструкция вводится в действие с 1 июля 1986 г взамен "Инструкции по приемке, хранению, отпуску, транспортировке и учету... |
| Условиями оказываются ао «рткомм. Ру» далее «Оператор», на основании лицензии: №144076 от 26. 05. 2015 г. «Оказание телематических... | | Утвердить Инструкцию по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях ссср, и ввести ее в действие с... |
| Утвердить Инструкцию по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях ссср, и ввести ее в действие с... | | Утвердить Инструкцию по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях ссср, и ввести ее в действие с... |