Учебно-методический комплекс дисциплины «информационные технологии управления»
Скачать 3.77 Mb.
|
Определение ключевых полей При создании многотабличной базы данных важно правильно определить ключи и связи между таблицами. Для того, чтобы определить какое-либо поле таблицы первичным ключом, нужно установить курсор в строке с именем этого поля и нажать на кнопку Определить ключ на панели инструментов или выполнить команду Правка/Ключевое поле. После этого в строке рядом с именем этого поля появится изображение ключа. Как было сказано выше определим в таблицах «Поставщики», «Товары» и «Поставки» первичные ключи: поля «Код_ Поставщика», «Код_ Товара» и «Код Заказа» . Для сохранения структуры таблицы нужно ввести команду Файл/Сохранить и в окне Сохранение ввести имя таблицы. Определение связей таблиц В многотабличной БД, в которой таблицы связаны связью «один –ко- многим», связи определяются значением ключевого поля («один») и значениями внешнего ключа («ко -многим»). Заметим, что если внешний ключ используется для связи с таблицей по полю с типом Счетчик, то он должен иметь тип Числовой, Длинное целое. После определения структуры таблиц БД нужно указать способ, которым эти таблицы связаны. Для определения связей выполнить команду Сервис|Схема данных или на панели инструментов нажать кнопку Схема данных . После этого откроется окно Схема данных и окно диалога Добавление таблицы. В окне Добавление таблицы нужно выделить имена таблиц, добавляемых в схему данных, и нажать на кнопку Добавить. После этого данное окно можно закрыть. В окне Схема данных появятся символическое отображение указанных таблиц вместе со списками полей. Имена полей, являющихся первичными ключами, выделены полужирным шрифтом. Для установки связи между таблицами можно выделить поле — первичный ключ и отбуксировать его на поле — внешний ключ в связываемой таблице. В результате появится диалоговое окно Связи (рис.5.4). В этом окне Access заполнил первую строку именем поля, по которому связывались таблицы. Чтобы в связанных таблицах не нарушалась целостность данных (в данном случае выполнялись ссылки только на существующих поставщиков), нужно щелкнуть по флажку «Обеспечение целостности данных». После установления целостности данных Access включает две дополнительные опции: Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей. Установим эти опции.  Рис. 5.4. Диалоговое окно Связи Для завершения процесса создания связей, нужно щелкнуть по кнопке Создать. Access нарисует линию между таблицами в окне Схема данных, указывающую на наличие связи между ними. На конце линии у таблице со стороны «один» будет цифра 1, а на другом конце, у таблицы со стороны «много» — символ бесконечности (рис. 5.5). После закрытия этого окна будет выведен запрос на сохранение связей и все установленные связи будут сохранены. Для изменения связи можно выполнить по линии двойной щелчок, для ее удаления — выделить связь и нажать клавишу Delete.  Рис. 5.5. Окно «Схема данных» с установленными связями Использование Мастера подстановок Мастер подстановок позволяет формировать для нужного поля список значений, который может содержать данные другой таблицы, либо состоять из фиксированного набора значений. В обоих случаях Мастер подстановок облегчает ввод данных и обеспечивает их достоверность. В нашем примере поле «Код_Т» является внешним ключом на соответствующую запись таблицы «Товары». Для этого значения этого поля лучше всего представить в виде списка. Это избавит от необходимости вводить данные при заполнении этой таблицы, предотвратит появление ошибок при наборе и сделает ввод данных более наглядным (рис. 5.6).  5.6. Использование списка для ввода значений внешнего ключа Список для поля Код_Т формируется на основе данных связанной таблицы «Товары». Для создания списка нужно войти в режим конструктора таблицы «Поставки», перейти в строку описания поля Код_Т и выбрать вкладку Подстановки. Для описания способа формирования списка на этой вкладке необходимо установить следующие параметры (рис. 5.7): Тип элемента управления — Поле со списком; Тип источника строк — Таблица или запрос; Источник строк — Товары (таблица). Наименование таблицы, записи которой используются для формирования списка; Присоединенный столбец — 1 . Номер столбца таблицы, значения которого будут выбираться в качестве значения внешнего ключа; Число столбцов — 3; Количество столбцов, которые будут ото- бражаться в списке (Код_Товара, Товар, Цена); Ширина столбцов — 0,4. Для первого столбца для удобства указана ширина 0,4 см.   Рис. 5.7. Описание списка подстановки Использование режима таблицы Таблицы предназначены для хранения информации, однако они могут использоваться для просмотра, ввода, удаления и редактирования данных. Для осуществления этих действий нужно открыть базу данных в режиме таблицы:
В режиме таблицы можно просматривать и редактировать данные. Для этого используются обычные приемы редактирования и клавиши перемещения между записями. Кроме того, для перемещения между записями можно использовать панель навигации, которая расположена внизу окна таблицы .Для выделения записи нужно щелкнуть мышью на области маркировки данной записи (слева от записи). Для выделения значения текущего поля используется двойной щелчок мыши на нем. Если нужно удалить запись целиком, то нужно выделить ее и нажать клавишу Delete. Изменение структуры и макета таблиц Проект БД включает в себя структуры всех входящих в нее таблиц и связи между ними. Проект уже созданной БД можно изменить. Однако нужно учитывать, что некоторые изменения в проекте БД (удаление полей, смена типа и формата полей) могут привести к потере данных или вообще невозможны без других изменений. Поэтому к ним следует прибегать в случае крайней необходимости. В любом случае Access предупреждает о возможной потере данных и дает возможность отказаться от таких изменений. В режиме Конструктора таблицы можно изменять имена, типы и свойства полей, порядок их следования, удалять и добавлять поля. Переключение в режим Конструктора и обратно в режим Таблицы может быть выполнен с помощью левой кнопки Вид на панели инструментов:  или  — она меняется в зависимости от режима, в котором мы находимся. Для изменения имени поля нужно перейти в строку с именем этого поля в окне Конструктора таблицы и внести изменения в столбце Имя поля. Для вставки нового поля нужно установить курсор на поле, перед которым оно будет вставлено, и выполнить команду Вставка|Строки. Для удаления поля нужно выделить строку с его именем и выполнить команду Правка|Удалить или нажать клавишу Delete. Для изменения типа поля или его формата нужно в режиме Конструктора выделить это поле, перейти в столбец Тип данных, раскрыть список типов данных и выбрать нужное значение. Аналогично можно изменять свойства поля, перейдя в бланк Свойства. Для сохранения всех изменений достаточно просто закрыть окно Конструктора. Из проекта БД можно удалить и таблицу. Для этого нужно выделить имя таблицы в окне базы данных нажать клавишу Delete или выполнить команду Правка|Удалить. Access откроет диалоговое окно для подтверждения или отмены удаления. Для изменения имени таблицы ее также нужно выделить в окне базы данных и выполнить команду Правка|Переименовать. Если нужно изменить уже существующие связи, то следует перейти в окно базы данных и вызвать окно Схема данных (команда Правка|Схема данных). Перед редактированием связей нужно закрыть все таблицы. Для редактирования существующей связи нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на ее линии. В появившемся контекстном меню всего две команды: Изменить связь.. и Удалить. Выбор первой команды дает диалоговое окно Связи, где нужно изменить существующие установки. Если в схему данных необходимо добавить новую таблицу, то нужно щелкнуть по кнопке Добавить таблицу на панели элементов  или выполнить команду Связи|Добавить таблицу. После этого будет выведено окно Добавление таблицы где нужно указать имя добавляемой таблицы. Запросы в MS Access Запрос — это обращение к БД для поиска или изменения в базе данных информации, соответствующей заданным критериям. В Access могут быть созданы следующие типы запросов:
Одним из наиболее распространенных запросов является запрос на выборку, который выполняет отбор данных из одной или нескольких таблиц по заданным пользователем критериям, не приводящий к изменениям в самой базе данных. Результат запроса на выборку — «виртуальная» таблица, которая не хранится в БД в виде таблице. Каждый раз при выполнении запроса эта таблица создается заново и при закрытии запроса она уничтожается. Запрос может осуществлять выборку информации их таблиц и запросов. Запрос хранится в БД записанным на специальном языке SQL. Создание запроса Для создания запроса следует перейти на вкладку Запросы и нажать кнопку Создать. Появится окно Новый запрос для выбора способа построения запроса (рис 5.8). Конструктор — создает запрос на основе пустого бланка запроса.  Рис. 5.8. Диалоговое окно Новый запрос Конструктор — построение запроса «вручную». Простой запрос — создает запрос из полей выбранной таблицы. Перекрестный запрос — создает обобщающий запрос, данные в котором имеют вид, подобный сводным таблиц в Excel. Повторяющиеся записи — создает запрос, выбирающий повторяющие записи из таблицы или простого запроса. Записи без подчиненных — создает запрос, выбирающий из таблицы записи, не связанные с записями из другой таблицы. При выборе для построения запроса Конструктора через диалоговое окно Добавление таблицы (рис. 5.9).добавляются имена таблиц в окно конструктора запроса. Окно Добавление таблицы состоит из трех вкладок, содержащих перечни объектов, предлагаемых программой для проектирования запроса: Таблицы, Запросы и Таблицы и запросы. При выборе вкладки Таблицы следует выделить нужную нам таблицу из предложенного списка и с помощью кнопки Добавить можно добавить несколько таблиц. При выборе таблиц их символическое изображение появляется в верхней части окна конструктора запроса. Например, на рис. 5.10 для построения запроса выбрано три таблицы: Поставщики, Товары и Поставки . Нижняя часть является бланком запроса, здесь указываются поля таблиц, которые включаются в запрос, параметры запроса, а также определяется способ их отображения на экране.  Рис 5.9. Окно Добавление таблицы  Рис 5.10. Окно конструктора запроса. Пример ввода условия Добавить нужные поля в бланк запроса можно путем перетаскивания их имен из списка, находящегося в верхней части окна конструктора в строку бланка Поле. Еще один способ — выполнить двойной щелчок по имени поля. Удалить поле из бланка запроса можно клавишей Delete или через меню Правка командой Удалить столбцы. Чтобы удалить таблицу, следует маркировать ее в верхней части окна конструктора запроса, выполнив щелчок по имени, и нажать Delete или в меню Правка командой Удалить. Установка критериев отбора записей При создании запроса можно задать критерии, вследствие чего по запросу будет осуществлен отбор только нужных записей. Чтобы найти записи с конкретным значением в каком либо поле, нужно ввести это значение в данное поле в строке Условие отбора. Например, на рис. 5.10, построен запрос, по которому из данных о заказах будут выбраны те, которые выполняет фирма «Конус», наименование товара начинается на символы «Телевизор» и количество более 5. Для создания запроса с несколькими критериями пользуются различными операторами. Можно задать несколько условий отбора, соединенных логическим оператором или ( or), для некоторого поля одним из двух способов: 1) можно ввести все условия в одну ячейку строки Условие отбора, соединив их логическим оператором или ( or). В этом случае будут выбраны данные, удовлетворяющие хотя бы одному из условий. Например, 4 or 5 2) ввести второе условие в отдельную ячейку строки или. Логическая операция и ( and) используется в том случае, когда должны быть выполнены оба условия. Например, условие >2 and <5, задает выбор только заказы с количеством 3 и 4. Чтобы объединить несколько условий отбора оператором и (and), следует указать их в одной строке. Исключить группу данных из состава анализируемых запросом записей позволяет следующий критерий: < > (нерано). Операторы и и или применяются как отдельно, так и в комбинации. Следует помнить, что условия связанные оператором и выполняются раньше условий, объединенных оператором или. Оператор Between позволяет задать диапазон значений, например: between 10 and 20 Оператор In позволяет задавать используемый для сравнения список значений. Например: in («первый», «второй», «третий») Оператор Like полезен для поиска образцов в текстовых полях, причем можно использовать шаблоны: * — обозначает любое количество (включая нулевой) символов; ? — любой одиночный символ; # — указывает что в данной позиции должна быть цифра. Например: для выбора фамилии, начинающейся с буквы П и с окончанием ''ов'' можно записать like П*ов Операторы для даты и времени. Можно ввести дату и время, при этом значения должны быть заключены в символы #. Например : #10 мая 1998# >#31.12.96# Сортировка данных в запросе Данные в результирующей таблице, полученной в результате запроса, можно упорядочить по возрастанию или убыванию. Для упорядочения отобранных записей необходимо указать способ сортировки в строке Сортировка окна конструктора запроса (рис 5.10). Сортировка может быть выполнена по любому количеству полей. Отметим, что самое левое поле, по которому выполняется сортировка, называется главным и упорядочивание по нему выполняется в первую очередь. Чем левее расположено поле сортировки, тем старше его приоритет. Вычисляемые поля, построитель выражений В запросе можно определить вычисления над полями таблицы и сделать вычисляемое значение новым полем. Такое поле называется вычисляемым. Для этого в строке Поле в свободном столбце вводится формула для вычисления, причем имена полей заключаются в квадратные скобки. Например, для вычисления суммы заказа можно записать выражение Сумма: =[ Цена ]*[ Количество ] В выражениях можно использовать следующие операторы: — арифметические: * умножение; + сложение; – вычитание; / деление; ^ возведение в степень; — соединение частей текста при помощи знака &, например: =[ Фамилия] & “ “&[Имя] При создании выражений для вычисляемых полей можно использовать Построитель выражений, который можно вызвать кнопкой  на панели инструментов. Перед обращением к Построителю запрос следует сохранить, в противном случае имена полей, вставленных в запрос ранее, будут недоступны. При вызове Построителя открывается окно Построитель выражений (рис. 5.11).  Рис.5.11. Окно построителя выражений В верхней части окна расположена пустая область ввода, в которой создается выражение. Можно самим ввести выражение, но проще использовать различные кнопки, расположенные под областью ввода. Все имена объектов, из которых строится выражение, заключены в квадратные скобки, причем перед именем поля может стоять восклицательный знак (!) разделяющий имя поля и имя таблицы. Отметим, что выбор полей лучше производить из редактируемого запроса, а не из таблиц. Если по завершении формирования выражения (например, на рисунке 5.11 задано выражение для поля, которое будет равно сумме заказа) щелкнуть по кнопке ОК, то полученный результат будет перенесен в запрос. В текущей ячейке появится текст выражения, перед которым будет стоять имя этого поля — «Выражениеn:», которое целесообразно заменить более подходящее, например, на «Сумма:» (двоеточие является разделителем и он должен присутствовать в записи определения вычисляемого поля). Построитель выражений может быть использован также для построения условий отбора записей. Запрос с группировкой Запросы с группировкой отличаются от обычных запросов. В них поля делятся на 2 типа: — поля, по которым осуществляется группировка данных; — поля, для которых проводятся итоговые вычисления. Для составления такого запроса, находясь в режиме конструктора, можно воспользоваться командой Групповые операции из меню Вид. В результате этого в бланке запроса появится строка Групповая операция. Если для соответствующего поля из списка выбрать функцию Группировка (рис. 5.12), то при выполнении запроса записи по этому полю группируются (объединяются) по значениям в этом поле.  Рис. 5.12. Строка Групповая операция Группировка в итоговом запросе производится, как правило, по небольшому числу полей (одно — два). Во всех остальных полях вводятся итоговые (агрегатные) функции. Access предоставляет ряд агрегатных функций, обеспечивающих вычисление итогов в групповых операциях. Функцию можно задать, набрав на клавиатуре ее имя в строке Групповая операция или выбрать ее из раскрывающегося списка. Основные групповые функции: SUМ — вычисляет сумму всех значений заданного поля (для числовых или денежных полей), отобранных запросом; AVG — вычисляет среднее значение в тех записях определенного поля, которые отобраны запросом (для числовых или денежных полей); MIN — выбирает минимальное значение в записях определенного поля, отобранных запросом; MAX — выбирает максимальное значение в записях определенного поля, отобранных запросом; COUNT — вычисляет количество записей, отобранных запросом в определенном поле, в которых значения данного поля отличны от нуля. Выполнение запроса Готовый запрос выполняется при выборе кнопки «Открыть» в окне БД. Из режима конструктора запрос выполняется по команде Запуск из меню Запрос или по кнопке  панели инструментов. В результате будет получена таблица с данными, определенными этим запросом. Переключение в режим Конструктора и обратно в режим отображения результатов запроса может быть выполнен с помощью левой кнопки Вид на панели инструментов: или — она меняется в зависимости от режима, в котором мы находимся. Отметим, что выполнение запроса-действия при этом не происходит. Например, на рис 5.13 показан результат запроса, построенного по запросу рис. 5.12.  Рис. 5.13. Результат выполненного запроса Формы в MS Access Формы являются основным средством организации интерфейса пользователя в приложениях Access. Хорошо разработанные формы позволяют работать с приложением даже неподготовленному пользователю. Чаще всего формы создаются в следующих целях: – отображение содержимого БД на экране в удобном для пользователя виде; – ввод и редактирование данных – формы обеспечивают вывод на экран данных в удобном для редактирования виде; – вывод сообщений – с помощью форм можно вывести на экран информацию, предупреждение или сообщение. Для создания формы следует в окне базы данных перейти на вкладку Формы и нажать кнопку Создать, после чего на экране появится окно Новая форма. В данном окне предлагается выбрать источник данных для формы и способ её создания. Access предлагает следующие способы создания форм: – Конструктор форм. Этот способ позволяет разрабатывать собственные экранные формы с заданными свойствами для просмотра, ввода и редактирования данных. – Мастер форм. Позволяет достаточно быстро создать форму на основе выбранных для неё данных. – Автоформа: в столбец. Позволяет автоматически создать для исходной таблицы/запроса форму, в которой все поля записи расположены в строку. – Автоформа: ленточная. Позволяет автоматически создать для исходной таблицы/запроса форму, в которой все поля записи расположены в строку. – Автоформа: табличная. Позволяет автоматически создать табличную форму, в которая внешне аналогична таблице. – Свободная таблица. Для создания сводной таблицы используется MS Excel, и MS Access внедряет её в форму как объект. Для вариантов создания автоформ в столбец, ленточной и табличной необходимо выбрать источник данных для создания формы. Использование Мастера по созданию форм По сравнению с автоформами, Мастер позволяет создавать более разнообразные по содержанию и стилю оформления: они могут содержать выбранные поля из нескольких связанных таблиц или запросов. Для запуска Мастера форм нужно в окне Новая форма выбрать соответствующий вариант развития формы – «Мастер форм». На 1 шаге Мастера форм необходимо определить источник данных и поля будущей формы. После указания имени таблицы (запроса) в списке Доступные поля появляется перечень всех полей данной таблицы. Из этого перечня необходимо перенести все нужные поля в список Выбранные поля. На 2 шаге предлагается задать внешний вид формы: в один столбец, ленточный, табличный или выровненный. На 3 шаге выбирается стиль формы из списка вариантов стиля. На 4 шаге открывается последнее окно Мастера форм, где нужно ввести имя создаваемой формы и вариант дальнейшей работы (открытие формы для просмотра или изменение макета формы) Разработка сложных форм Создать форму, позволяющую просматривать и редактировать записи только одной таблицы, довольно просто. Но на практике требуются формы, позволяющие производить одновременное отображение данных, хранящихся в нескольких связанных таблицах или запросах. Например, при выводе информации о поставщиках, было бы неплохо сразу отображать информацию о его заказах. Эти данные реально хранятся в двух разных таблицах, связанных отношением «один-ко-многим». Можно создать форму, которая позволит вводить, редактировать и просматривать все эти данные одновременно. В таких случаях используется форма с подчинением. В ней в основную форму внедряется форма, в которой отображаются записи, соответствующие данным, отображаемым в основной форме (рис. 5.14). Наиболее простым способом создания таких форм является использование Мастера форм. Как видно из рисунка, форма состоит из двух частей. В верхней половине окна формы находятся поля таблицы Поставщики, т. е. таблицы со стороны «один». В нижней половине находится подчиненная форма, содержащая поля из запроса Запрос1 (таблица со стороны «много»).  Рис. 5.14. Пример формы с подчиненной. Рассмотрим последовательность действий для создания такой формы. Отметим, что для её построения необходимо использовать результат запроса, который был рассмотрен ранее – «Запрос1», так как в подчиненной форме отображается поле «Сумма». Для создания такой формы нужно: 1. Перейти на вкладку формы в окне базы данных, нажать кнопку Создать и выбрать в качестве режима создания Мастер форм; 2. В окне Создание формы в качестве источника записей формы выберем сначала таблицу «Поставщики» и из неё поля – «Фирма» и «Адрес». Затем выберем запрос «Запрос1» и из него поля «Товар», «Цена», «Количество» и «Сумма» (рис. 5.15); 3. В следующем окне Мастера форм определить содержание главной и подчиненной формы. Здесь следует выбрать вид представления данных – «Поставщики». В правой части данного окна диалога отображаются поля форм: в верхней части поля главной, а в нижней – подчиненной (рис. 5.16). Заметим, что если на шаге 3 Мастера не будет предложен вариант создания формы с подчиненной, то это означает, что на предыдущих шагах (например, при построении запроса) были допущены ошибки (в запросе «Запрос1» вместо внешнего ключа «Код_П» выбран первичный «Код_Поставщика»). 4. Далее следует выбрать внешний вид подчиненной формы табличный или ленточный. Выберем ленточную форму, так как в дальнейшем в подчиненную форму мы добавим отображение общей суммы заказов. Эта характеристика будет отображаться в области примечания подчиненной формы, а для табличной формы она не отображается.  Рис. 5.15. Мастер создания формы: шаг 2  Рис. 5.16. Мастер создания формы: шаг 3 5. На последующих шагах Мастера форм выбрать стиль, задать имена форм, а также указать режим, в котором будет открыта форма после завершения её создания. При сохранении формы с подчиненной в окне формой появится в нашем случае не одна, а две формы. Назовем их «Поставщики» и «Поставщики П».Редактирование формы в режиме Конструктора В режиме Конструктора можно отредактировать формы, созданные Мастером, и создавать новые формы любой степени сложности. Однако, создание форм с помощью Конструктора довольно непростая задача. Мы рассмотрим только способ редактирования форм. Любая форма в Access состоит из различных объектов, которые имеют некоторые свойства. Процесс редактирования формы в режиме Конструктора состоит в удалении или размещении объектов в областях формы и определении для них свойств. Для редактирования формы в режиме Конструктора нужно выделить форму, нажав кнопку Конструктор. На экране откроется окно Конструктора форм (рис.5.17), в котором пользователь может её изменить: добавить элементы (например, надпись – заголовок формы).  Рис. 5.17. Форма, открытая в режиме Конструктора Область построения формы имеет горизонтальную и вертикальную сетку, предназначенную для выравнивания объектов формы. С помощью горизонтальной и вертикальной линеек можно точно устанавливать размер и местоположение объектов формы. Форма может содержать разделы «Заголовок», «Область данных», «Примечания формы», и колонтитулы (верхний и нижний). Для добавления или удаления разделов формы используются команды меню Вид. Каждый раздел отделен горизонтальной линией, на которой написано его название. Данные, размещаемые в заголовке, области данных и примечании отображаются в форме. Элементы, расположенные в области данных, отображаются для каждой записи таблицы. Для изменения размера какого-либо раздела нужно в режиме Конструктора формы установить указатель мыши на верхнюю часть его границы и переместить её на новое место. Панель элементов используется для размещения в форме объектов. Обычно панель элементов появляется в режиме Конструктора форм автоматически. Убрать или восстановить её на экране можно командой Вид-Панель элементов. Ниже приведены наиболее используемые элементы формы и соответствующие им кнопки на Панели элементов.  При размещении в форме полей из базовой таблицы/запроса удобно пользоваться списком полей, который можно вывести командой Вид/Список полей. Он представляет собой окно, содержащее перечень полей таблицы/запроса. Чтобы разместить какое-либо поле в форме, достаточно перетащить его из Списка полей в нужный раздел формы. Все объекты формы характеризуются своими свойствами, которые можно настроить в соответствии с определенными требованиями. Для того, чтобы получить доступ к свойствам объекта формы, следует сначала выделить этот объект в окне конструктора формы, а затем выполнить команду Вид/Свойства (либо нажать кнопку свойства на панели инструментов). В результате на экране появится окно со свойствами и событиями выбранного объекта. На рис. 5.18. показано окно свойств элемента поле для отображения наименования фирмы.  Рис. 5.18. Окно свойств поля При размещении в форме нового объекта для него устанавливаются значения свойств, принятые по умолчанию. Например, для элемента Поле можно изменить свойства Формат, Число десятичных знаков, Маска ввода, Значение по умолчанию. Каждый элемент формы имеет свое имя. Это имя используется для ссылок на данный элемент. По умолчанию, новым элементам присваивается имя, состоящее из названия элемента и его номера, который определяется порядком создания. Например, Поле1 или Надпись3. Создание управляющих кнопок Кнопки используются в форме для выполнения определенного действия или ряда действий. Например, можно создать кнопку, которая будет открывать другую форму. Можно создать набор кнопок для перемещения по записям таблицы, если не устраивают стандартные средства перемещения, предусмотренные в форме. В Access предусмотрено более 30 стандартных кнопок, при создании которых достаточно воспользоваться лишь Мастером по созданию кнопки. Для этого нужно выполнить следующие действия: — установить режим использования Мастера на панели элементов- нажать кнопку  ; — выбрать инструмент Кнопка на панели элементов и указать местоположение и размер кнопки в форме; — в первом окне Мастера выбрать категорию кнопки и выполняемые ею действия; — если создаваемая кнопка предназначена для работы с другим объектом (отчетом, таблицей, другой формой), то на втором шаге нужно выбрать необходимый объект; — далее следует выбрать текст или рисунок, размещаемый на кнопке. — на заключительном шаге работы Мастера задается имя создаваемого элемента. Управление элементами формы В процессе создания формы все ее элементы можно перемещать, удалять, изменять их свойства. Для этого элемент прежде всего следует выделить. Выделенный элемент имеет маркеры выделения в виде небольших квадратиков, расположенных по углам и серединам сторон. Для выделения одного элемента достаточно просто щелкнуть по нему мышью. Для выделения нескольких можно нажать клавишу SHIFT и, удерживая ее, щелкнуть мышью по всем выделяемым элементам. Для изменения размера элемента нужно переместить один из маркеров выделения до достижения нужного размера. Для перемещения выделенного элемента нужно установить указатель мыши на границу выбранного объекта так, чтобы указатель принял форму открытой ладони. После этого нажать кнопку мыши и переместить элемент на новое место. Поле ввода и его подпись связаны друг с другом. Для того, чтобы переместить порознь используются метки перемещения — квадраты в левом верхнем углу каждого связанного элемента (рис. 5.19.). Если подвести к ним указатель мыши, то он примет форму указательного пальца руки. В этом положении можно переместить каждый из элементов отдельно.  Рис. 5.19. Элементы поля в форме Для удаления элемента формы нужно его выделить и нажать клавишу Delette или воспользоваться командой Правка|Удалить. Рассмотрим редактирование формы Конструктором: создадим в нашей форме надпись в области заголовка формы и поле для отображения общей суммы заказов, выполняемых поставщиком. Для этого откроем форму «Поставщики» в режиме Конструктора, увеличим область заголовка, выберем на панели элементов элемент «Надпись» (кнопка  ) и поместим ее на форме. Введем текст надписи, отформатируем ее, сохраним и закроем форму. Далее откроем в режиме Конструктора подчиненную форму «Поставщики П». Общую сумму заказов будем отображать в области примечания, которую необходимо увеличить перемещением разделителя вниз. Выберем на панели элементов инструмент поле-  «нарисуем» в области примечания (там, где хотим поместить итоговую сумму) прямоугольник (рис. 5.20). Вызовем окно свойств элемента «Поле» (кнопка  на панели инструментов) и установим свойство:Данные — «=Sum([Сумма])». Выделим элемент «Надпись», установим свойство: Имя — «Всего».  Рис. 5.20. Редактирование формы  Рис. 5.21. Установка свойств В результате мы получим форму, изображенную на рис. 11.22.  Рис. 5.22. Установка свойств Отчеты в MS Access Отчеты представляют собой наилучшее средство представления информации из базы данных в виде печатного документа. По сравнению с другими методами вывода данных на печать отчеты обладают принципиальным преимуществом: они предоставляют широкие возможности для группировки, вычисления промежуточных и общих итогов. В основном отчеты применяются для просмотра «картины в целом», поэтому часто базируются на многотабличных запросах. Поскольку результатом запроса является таблица, в дальнейшем будем говорить о данных из таблицы. Для создания отчета в окне базы данных необходимо выбирать раздел Отчеты и команду Создать. Access выведет на экран окно диалога Новый отчет, представленное на рис. 5.23. Внизу окна находится поле со списком для выбора источника данных для построения отчета. Можно выбрать один из шести вариантов построения отчета. Конструктор — позволяет создавать отчет «с нуля» и редактировать уже созданный отчет.  Рис. 5.23. Вид окна Новый отчет Мастер отчетов — запускает основного мастера для создания отчетов, позволяющего выбрать поля для отчета, задать форматы, условия группировки и итоговые функции. Автоотчет: в столбец, ленточный — эти мастера создают отчеты, в которых каждая запись таблицы выводится в столбец или в строку. Макет отчета содержит разделы Верхний колонтитул, Нижний колонтитул, между которыми находится Область данных. Добавить или удалить верхний и нижний колонтитулы можно с помощью команды Вид|Колонтитулы. При создании отчета можно задать заголовок, который будет напечатан только в самом начале отчета, и примечание, выводимое в конце отчета. Чтобы добавить в отчет эти разделы, выберите команду Вид|Заголовок|Примечание отчета. Линейка по верхнему и левому краям окна отчета помогают планировать расположение данных на странице. Изменить размер любого отдела можно, перетащив его границу. В каждом разделе Access выводит сетку. Работа по редактированию отчета во многом подобна редакти-рованию форм. В окне свойств можно также установить свойства самого отчета, его разделов и элементов управления. Набор свойств, представленных в нем зависит от объекта. Группировка данных в отчетах Отчеты представляют возможность группировать выводимую информацию. Можно определить до 10 полей или выражений, которые будут использоваться для группировки данных. Первый элемент списка определяет основную группу, а последующие подгруппы внутри групп. Для каждого поля или выражения, заданного в верхней части окна группировки, можно установить свойства Группировка и Интервал. Обычно данные группируются по каждому значению поля или выражения. Но записи можно группировать и по диапазонам значений. При группировке по текстовому полю можно начинать новую группу при изменении первого или нескольких начальных символов значения поля. Для чисел можно установить свойство Группировка в значение Интервал. В этом случае свойство Интервал определяет диапазоны группировки. Для полей даты/времени можно установить в качестве значения свойства Группировка такие единицы измерения как По годам, По кварталам, По месяцам, По неделям, По дням, По часам, По минутам. Итоги: окончательные и промежуточные Еще одна задача, которую обычно приходиться решать при составлении отчетов — вывод итоговых величин по группам данных. Для их получения в эти разделы можно поместить элементы управ ления, в которых используется выражение, построенное с приме нением итоговых функций: Sum, Min, Max, Avg, Count, First, Last, StDev и Var. Используя раздел примечаний отчета, можно получить общие итоги по всем записям для любого поля или выражения. Режим предварительного просмотра предназначен для того, чтобы посмотреть как будет выглядеть отчет на печати, т.е. редактирование в этом режиме невозможно. Построение отчета с помощью Мастера Отчет является достаточно сложным объектом и его лучше создавать с помощью Мастера, а затем, при необходимости, отредактировать его с помощью Конструктора. Рассмотрим последовательность действий по созданию отчета по информации, полученной в результате запроса «Запрос1». Шаг 1. Для создания отчета выберем команду Создать. В окне диалога Новый отчет, выберем пункт «Мастер отчетов» и внизу окна в поле со списком определим источник данных — запрос «Запрос1» (рис. 5.23). После этого нажмем кнопку «ОК». Шаг 2. На втором шаге необходимо выбрать поля, которые необходимо отобразить в отчете. Выберем поля: Фирма, Товар, Цена, Количество, Сумма и Дата_З (рис. 5.24). Дальнейшее перемещение по шагам Мастера осуществляется кнопкой «Далее», к предыдущим шагам можно вернуться при помощи кнопки «Назад». Шаг 3. На третьем шаге следует определить поля, по которым в отчете следует выполнить группировку данных. Выберем для группировки поле «Фирма» (рис. 5.25). Шаг 4. На четвертом шаге следует указать порядок сортировки данных внутри группы. Выберем для сортировки поле «Товар» (рис. 5.26). В этом же окне следует указать на необходимость подведения итогов по группе. Переход к окну выбора полей и функций выполняется с помощью кнопки «Итоги...».  Рис. 5.24. Мастер отчетов, шаг 2  Рис. 5.25. Мастер отчетов, шаг 3  Рис. 5.26. Мастер отчетов, шаг 4 Выберем поля и функции, как изображено на рис. 5.27. Здесь же можно указать, нужно ли выводить строки данных, либо отображать только итоговые строки. Кроме того, в этом окне можно включить флажок «Вычислить проценты».  Рис. 5.27. Мастер отчетов, управление итогами Шаг 4 и 5. На этих шагах определяется внешний вид отчета и его оформление. Шаг 6. Шестой шаг является завершающим и здесь следует выбрать наименование отчета. В результате будет построен отчет, изображенный на рис. 5.28.  Рис. 5.28. Фрагмент отчета. Редактирование отчета с помощью Конструктора Построенный с помощью Мастера отчет можно открыть для редактирования Конструктором. Редактирование отчета практически ничем принципиально не отличается от редактирования форм. Выводы База данных — совместно используемый набор логически связанных структурированных данных, предназначенный для удовлетворения информационных потребностей организации. СУБД — программное обеспечение, с помощью которого пользователи могут определять, создавать и поддерживать базу данных, а также осуществлять к ней контролируемый доступ. Большинство современных СУБД основаны на реляционной модели данных. Название «реляционная» связано с тем, что все данные в таких БД представлены в виде таблиц. Каждая строка таблицы содержит информацию только об одном объекте и называется записью. Столбец таблицы содержит однотипную для всех записей информацию и называется полем. Microsoft Access — это реляционная СУБД, работающая в среде Windows. Она позволяет создавать сложные базы данных, определяя структуру таблиц, связи между ними, обладает удобной системой создания запросов, отчетов и форм. При этом не требует обязательного программирования. В Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными: таблицы, запросы, формы и отчеты. Таблицы предназначены для хранения данных. Запросы позволяют сделать выборку нужной информации из всей совокупности данных. Формы предназначены для вывода данных на экран. Отчеты предназначены для вывода данных на печать. В отчетах имеется возможность группировки данных и вывода для групп промежуточных итогов. |
Похожие:
 | Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями государственного стандарта высшего профессионального образования... |  | Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего профессионального... |
| Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего профессионального... | | Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего профессионального... |
| Профиль подготовки информационно-измерительная техника и технологии информационные системы и технологии | | Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями федерального государственного образовательного стандарта высшего... |
| Рабочей программы учебной дисциплины «информационные технологии в профессиональной деятельности» 4 | | Учебно-методический комплекс дисциплины обсуждена на заседании кафедры Информационные системы управления «29» июня 2011 г |
| При разработке учебно – методического комплекса учебной дисциплины в основу положены | | Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего профессионального... |