Учебно-методический комплекс дисциплины «информационные технологии управления»


НазваниеУчебно-методический комплекс дисциплины «информационные технологии управления»
страница10/16
ТипУчебно-методический комплекс
filling-form.ru > Туризм > Учебно-методический комплекс
1   ...   6   7   8   9   10   11   12   13   ...   16
Тема 3.5. Компьютерное информационное обеспечение

Внутримашинное информационное обеспечение связано с хранением, поиском и обработкой информации и состоит из разнообразных по содержанию, назначению, организации файлов и информационных связей между ними. Оно включает все виды специально организованной на машинных носителях информации для восприятия, передачи и обработки техническими средствами. Внутримашинное ИО может быть создано либо как множество локальных файлов, каждый из которых отражает некоторое множество однородных управленческих документов, либо как база данных.

При создании базы данных файлы не являются независимыми, ибо структура одних файлов (состав полей) зависит от структуры других. Поэтому структура файлов базы данных часто не соответствует структуре управленческих документов, на основе которых эти файлы создаются. Файлы БД разрабатываются с соблюдением определенных принципов и ориентацией на одну из моделей базы данных (иерархическую, сетевую, реляционную). По содержанию внутримашинное ИО должно адекватно отражать реальную действительность организационного объекта и его подразделений, т.е. конкретную предметную область.

Файлы внутримашинной базы делятся на переменные, в которых отражаются факты финансово-хозяйственной деятельности объекта управления, и условно-постоянные, в которых представлены материальные, трудовые, технологические и другие нормы и нормативы, а также справочные данные.

Выходные файлы предназначены для формирования отчетности, использования их информационной сисетомй при решении других задач и при решении задач в последующий период. Кроме того, существуют вспомогательные, корректировочные и рабочие файлы, которые уничтожаются после каждого решения задачи.

Внутримашинное информационное обеспечение предназначено для быстрого и удобного удовлетворения информационных потребностей всех пользователей информационных технологий.

При выборе рационального варианта организации внутримашинного информационного обеспечения, наиболее поло отражающего специфику объекта управления, к нему предъявляют следующие требования: полнота представления данных; минимальность состава данных; минимизация времени выборки данных при решении задач управления; независимость структуры массивов от программных средств их организации; динамичность структуры информационной базы.

Организация, состав, структура внутримашинного информационного обеспечения зависят от информационных характеристик предприятия, состава решаемых задач, методов их решения, возможностей программных средств, организации массивов (файлов), используемых технических средств.

Данные во внутримашинном ИО могут храниться двумя способами – непосредственно в виде файлов или в базе данных. Новые информационные технологии требуют интеграции информационных процессов и, в частности, организации информации в виде совокупности баз данных.

Организация информационной базы на основе концепции баз данных позволяет обеспечить доступ к совокупности взаимосвязанных данных, интеграцию и централизацию управления данными, устранение излишней избыточности данных, возможность совмещения эффективных режимов пакетной и диалоговой обработки данных.

При увеличении объемов информации для многоцелевого применения и эффективного удовлетворения информационных потребностей различных пользователей используется интегрированный подход к созданию внутримашинного ИО. Принцип интеграции предполагает организацию хранения информации в виде банка данных (БнД), где все данные собраны в едином интегрированном хранилище и к информации как важнейшему ресурсу обеспечен широкий доступ различных пользователей.

Таким образом, банк данных (БнД) – это система специальным образом организованных данных (баз данных), программных, технических, языковых, организационно-методических средств, предназначенных для обеспечения централизованного накопления и коллективного многоцелевого использования данных.

Любой банк данных в своем составе всегда содержит следующие два основных компонента: базу данных (БД), которая есть не что иное, как даталогическое представление информационной модели предприятия и систему управления базой данных (СУБД). С помощью СУБД реализуются централизованное управление данными, хранимыми в базе, доступ к ним и поддержание их в состоянии, соответствующем состоянию предметной области.

Хранилище данных – это автоматизированная информационно-технологическая система, которая собирает данные из существующих баз и внешних источников, формирует, хранит и эксплуатирует информацию как единую. Оно обеспечивает инструментарий для преобразования больших объемов детализированных данных в форму, которая удобна для стратегического планирования и реорганизации бизнеса и необходима специалисту, ответственному принятия решений. При этом происходит слияние из разных источников различных сведений в требуемую предметно-ориентированную форму с использованием различных методов анализа.

Особенность этой новой технологии в том, что она предлагает среду накопления данных, которая не только надежна, но по сравнению с распределенными СУБД и оптимальна в отношении доступа к данным и манипулирования ими.

Хранилище информации предназначено для хранения, оперативного получения и анализа интегрированной информации по всем видам деятельности организации.

Данные в таком хранилище характеризуются следующими свойствами:

- предметная ориентация – данные организованы согласно предметной области, а не приложения:

- интегрированность – данные согласуются с определенной системой наименований, хотя могут принадлежать различным источникам и их формы представления могут не совпадать:

- упорядоченность во времени – данные согласуются во времени для использования в сравнениях, трендах и прогнозах:

- большой объем и сложные взаимосвязи данных.

В информационных хранилищах используются статистические технологии, генерирующие информацию об информации; процедуры суммирования; методы обработки электронных документов, аудио-видеоинформации, графов и географических карт.

Активно развивающейся областью использования компьютеров является создание баз знаний (БЗ) и их применение в различных областях науки и техники. База знаний представляет собой семантическую модель, предназначенную для представления в ЭВМ знаний, накопленных человеком в определенной предметной области.

Основные функции базы знаний:

- создание;

- актуализация, поддержание в достоверном состоянии;

- расширение, включение новых знаний;

- обработка, формирование знаний о текущей ситуации.

Для выполнения указанных функций разрабатываются соответствующие программные средства. Совокупность этих программных средств и баз знаний принято называть искусственным интеллектом. Искусственный интеллект в настоящее время находит применение в таких областях, как планирование и оперативное управление производством, выработка оптимальной стратегии поведения в соответствии со сложившейся ситуацией, экспертные системы и т.д.

Наиболее перспективным представляется использование искусственного интеллекта для построения экспертных систем. Экспертная система – это компьютерные программы, формализующие процесс принятия решений человеком. Назначение экспертных систем – формирование и вывод рекомендаций в зависимости от текущей ситуации, которая описывается совокупностью сведений, данных, вводимых пользователем в диалоговом режиме. Требуемые при этом данные могут извлекаться из создаваемой для решения функциональных задач базы данных. При формировании БЗ должны принимать участие специалисты – менеджеры высокой классификации.

Экспертные системы, являющиеся в настоящее время наиболее распространенным классом систем искусственного интеллекта, обладают способностью рассмотреть большое число вариантов, чем это доступно человеку, при доскональном анализе ситуации в той или иной предметной области и выдать «интеллектуальные» решения в сложных ситуациях, благодарю наличию в них баз знаний. Так, при разработке плана производства для уточнения номенклатуры планируемой к выпуску продукции целесообразно создать экспертные системы по оценке конъюнктуры рынка и оценке технического уровня продукции, связанные с довольно сложным анализом исходной информации.

Выводы

Понятие информации рассматривается как совокупность различных сообщений об изменениях, происходящих в системе и окружающей среде.

К экономической информации предъявляются определенные требования: точность, достоверность, оперативность.

В экономической информации приняты следующие единицы: реквизит (атрибут); составная единица информации (СЕИ); показатель; документ.

Создание информационных систем и информационных технологий требует специальной организации информации и обеспечения специальной подсистемы – информационного обеспечения.

Основными носителями информации, используемыми в сфере управления, являются документы – материальные носители, содержащие информацию, оформленную в установленном порядке и имеющие юридическую силу. Документация, создаваемая в сфере управления, принадлежат к двум группам: организационно-распределительная и специальная.

Унифицированная система документации, утвержденная ГОСТом, предъявляет единые требования к построению документа, приспособлению его к требованиям компьютерной обработки.

Банк данных представляет собой систему специальным образом организованных данных (баз данных), программных, технических, языковых, организационно-методических средств, предназначенных для централизованного накопления и коллективного использования данных.

База знаний – инструмент, предназначенный для представления на компьютере знаний, накопленных человеком в определенной предметной области. Для реализации ее функций разрабатываются программные средства, которые принято называть искусственным интеллектом. Искусственный интеллект используется для составления экспертных систем – программ, формализующих процесс принятия управленческих решений человеком.
Раздел 4. КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ПОДГОТОВКИ И ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ В УПРАВЛЕНИИ

Тема 4.1. Назначение и возможности редакторов, процессоров и систем подготовки текстовых документов

Форматы текстовых документов

Своевременное получение и обработка полной, достоверной информации, которая является одним из ценнейших ресурсов человеческой деятельности, определяют эффективность управления предприятием, учреждением или организацией. Значительная часть информации, используемой в управленческой деятельности, представляется в виде документов. В настоящее время повсеместное распространение получили информационные технологии, позволяющие преобразовывать документную информацию в электронный вид, на смену бумажным документам приходит электронный документооборот и вводится понятие электронного документа.

В документационном обеспечении управления при подготовке документов в настоящее время используются различные системы, в основном это — текстовые процессоры, которые позволяют быстро и качественно подготавливать как электронные, так и бумажные документы.

Существует достаточно много форматов представления текстовых документов. Рассмотрим некоторые из них.

Самый первый из них — текстовый формат TXT, появился практически одновременно с операционными системами. Такой файл содержит только текст в некоторой кодировке, в нем не хранится информация о шрифте, его размере и т. д. В нем невозможно полноценно сохранять таблицы и другие объекты. Файлы документов в этом формате получаются исключительно маленькими. Небольшой размер файлов и возможность их использования на любых платформах стали основными причинами популярности этого формата.

Расширенный текстовый формат RTF (Rich Text Format) —межплатформенный формат хранения размеченных текстовых документов, позволяющих сохранять не только текст, но и информацию о его форматировании, графика, таблицы и другие сложные объекты. RTF-документы совместимы с большинством современных текстовых редакторов и операционных систем. Формат DOC (Document) — формат самого распространенного процессора — MS Word. Помимо основного содержимого — непосредственно самого текста — может включать служебную информацию о его параметрах (тип, размер и цвет шрифта, положение абзацев на странице, выравнивание в абзацах), а также рисунки, видео- и аудио-файлы, таблицы.

Формат переносных документов PDF (Portable Document For mat) был разработан для решения проблемы переноса текста и графики с IBM PC-совместимых компьютеров на компьютеры Apple Macintosh и обратно. Основной упор сделан на визуализацию документа. Формат имеет ряд явных преимуществ. Прежде всего, это кроссплатформенный стандарт, то есть документ будет выглядеть совершенно одинаково даже на принципиально разных компьютерах. PDF-файлы компактны и без проблем индексируются, что позволяет создавать электронные библиотеки, в том числе и в Интернете.

Самый существенный недостаток PDF заключается в том, что готовые файлы очень сложно редактировать. Поэтому наибольшее распространение формат получил в издательском деле и в создании документации к программам и технике.

С развитием Интернета появились новые текстовые форматы. Наибольшее распространение и большую популярность получил формат HTML ( Hyper Text Markup Language) формат представления текста в документах Интернет. HTML, вообще говоря, не является только текстовым форматом. Это язык разметки и описания Web-страниц, включающих в себя не только текст, но таблицы, а также изображения и мультимедийную информацию. С помощью справляющих элементов, которые называются тегами, можно задать, например, цвета символов, их размер, указать, что в документе должна быть отображена таблица, изображение и т. п.

Классификация систем подготовки текстовых документов

В настоящее время существует много различных систем подготовки текстовых документов. Наиболее важной для практического пользователя характеристикой программы этого класса можно считать область профессиональной деятельности, для которой программный продукт удобен в применении.

Существующие в настоящее время системы подготовки текстовых документов значительно отличаются друг от друга возможностями ввода и редактирования текста, его форматирования и вывода на печать; по объему функциональных возможностей и по назначению для применения. По всем этим характеристикам их можно классифицировать на три большие категории:

  • .текстовые редакторы,

  • .текстовые процессоры,

  • настольные издательские системы

Текстовые редакторы

Текстовый редактор — это программа, обеспечивающая ввод, изменение и сохранение любого символьного текста. Исторически с помощью компьютера первыми стали обрабатываться тексты программ, для которых не использовалось никакое форматирование. Все редакторы текста, различаясь способами управления и набором сервисных возможностей, позволяют:

  • набирать текст с отображением на экране дисплея, изменять

  • символы в режиме замены, вставлять и удалять группы символов;

  • удалять одну или несколько строк, копировать их или перемещать в другое место текста, вставлять группы строк из других текстов;

  • раздвигать строки, чтобы вставить новый фрагмент;

  • обнаруживать все вхождения определенной группы символов, заменять один контекст другим, возможно, разной длины;

  • сохранять набранный текст;

  • распечатывать текст.

Текстовые процессоры

Текстовый процессор — система подготовки текстов, которая позволяет создавать документы со сложной структурой (т. е. состоящими из абзацев, страниц и разделов). Во внутреннем представлении этот текст снабжается специальными кодами разметкой.

В текстовых процессорах есть специальные функции для облегчения ввода текста и представления его в напечатанном, виде, среди которых можно выделить следующие:

  • ввод текста под контролем функций форматирования, обеспечивающих немедленное изменение вида страницы текста на экране и расположение слов на ней, что дает приближенное представление о действительном расположении текста на бумаге после печати;

  • предварительное описание структуры будущего документа, в котором задаются такие параметры, как величина абзацных отступов, тип и размер шрифта для различных элементов текста, расположение заголовков, междустрочные расстояния, число колонок текста, расположение и способ нумерации сносок и т. п.;

  • автоматическая проверка орфографии и получение подсказки при выборе синонимов;

  • ввод и редактирование таблиц и формул с отображением их на экране в том виде, в каком они будут напечатаны;

  • объединение документов в процессе подготовки текста к печати;

  • автоматическое составление оглавления и алфавитного справочника.

Практически все текстовые процессоры значительно отличаются друг от друга характеристиками, возможностями по вводу и редактированию текста, его форматированию и выводу на печать иимеют свою уникальную структуру документа.

Одним из наиболее используемых текстовых процессоров среды Windows является MS Word — приложение предназначенное для создания, просмотра, модификации и печати текстовых документов. MS Word дает возможность выполнять все без исключения, традиционные операции над текстом, предусмотренные в современной компьютерной технологии:

  • набор и модификация неформатированной алфавитно- цифровой информации;

  • форматирование символов с применением множества шрифтов TrueType разнообразных стилей и размеров;

  • форматирование страниц (включая колонтитулы и сноски);

  • форматирование документа в целом (автоматическое создание оглавления и разнообразных указателей);

  • проверка правописания, подбор синонимов и автоматический перенос слов.

Кроме того, в процессоре MS Word реализованы возможности технологии связываниям встраивания объектов, которые позволяет включать в документ текстовые фрагменты, таблицы, иллюстрации, подготовленные в других приложениях Windows. В MS Word имеется возможность применения готовых шаблонов документов и стилей оформления.

Современный рынок программного обеспечения предлагает множество различных продуктов, предназначенных для создания и обработки текстовых документов.

В делопроизводстве где требуется ежедневно подготавливать большое количество различных документов, должны использоваться системы, отличающиеся надежностью и высокой производительностью. Всеми этими качествами обладает текстовый процессор MS Word, который предоставляет пользователю большое количество и разнообразие возможностей. Он позволяет создавать как простейшие документы, так и оригинал-макеты профессионально оформленных бюллетеней и книг.

Основные принципы работы в текстовом процессоре MS Word и приемы работы с текстом изучаются в дисциплине «Информатика». Мы рассмотрим некоторые возможности, которые повышают эффективность работы с текстовыми документами. К ним относятся:

  • использование шаблонов и стилей:

  • разработка электронных форм документов:

  • автоматизация почтовой рассылки.

Стили и шаблоны.

В системах подготовки текстовых документов идея использования разработанных ранее элементов реализована в виде механизма стилей и шаблонов.

Стиль — это способ форматирования абзаца или знака (символа). Соответственно существуют стили абзаца и. знака. Использование стилей значительно ускоряет форматирование документа. В наибольшей степени это проявляется в стилях абзаца, который мы и будем рассматривать. Работа со стилем знака осуществляется аналогично.

Основная идея использования стиля абзаца состоит в следующем. Пусть у нас имеется абзац, который имеет следующее форматирование: шрифт Arial, размер шрифта 14, полужирный, выравнивание по центру, межстрочный интервал полуторный и т. п. Нам требуется оформить некоторые абзацы также (возможно не один и расположены они могут быть не подряд), В этом случае удобнее всего создать или модифицировать один из имеющихся стилей и применять его. В дальнейшем, в случае, если стиль будет изменен, форматирование абзацев, имеющих данный стиль, будет изменено автоматически.

Следует отметить, что любой абзац в документе отформатирован в соответствии с некоторым стилем. Существует ряд стилей, которые в документе присутствуют всегда (их нельзя удалить). К ним относятся стили «Обычный», «Заголовок 1», «Заголовок 2» и др.

Для работы со стилями (создания, изменения и применения) используется панель стилей и (или) элемент «поле со списком» на панели форматирования. Панель стилей может быть вызвана командой «Формат, Стили и форматирование» или самой левой кнопкой панели форматирования.
쉿

Рис. 4.1.Кнопки вызова панели стиля и применения стиля
쉿

Рис. 4.2. Панель стилей
На панели стилей имеется кнопка «Создать стиль», а при выделении стиля справа появляется кнопка раскрытия списка команд работы со списком (например, «Изменить»),

Используя эту панель можно эффективно работать со стилями.

Шаблон — это совокупность стилей, текстов (обычно не изменяемых). рисунков (например, эмблема организации), пользовательских панелей инструментов, элементов автотекста, макросов и т. п.. сохраненных в отдельном файле с расширением имени dot .

Следует отметить, что любой документ Word создается на базе какого-либо шаблона. Это либо шаблоны каких-то документов, либо обычного документа. Документу с шаблоном «Обычный» соответствует файл Normal.dot.

Шаблонный текст — это текст, который, как правило, должен быть неизменным в каждом документе, например, название и адрес фирмы, постоянные реквизиты. Шаблонный текст вводится в шаблон при его создании, после чего он доступен в каждом документе, созданным на основе этого шаблона. Впоследствии в документе текст можно изменять, но это не повлияет на содержимое шаблона: изменится только содержимое документа.

Все перечисленные элементы шаблона значительно облегчают работу пользователя, так как будучи один раз подготовленным и со - храненным, шаблон позволяет быстро создать аналогичные по форме, но различные по содержанию документы без затрат времени на ввод одинаковой для разных документов информации и форматирование.

В комплекте поставки Word имеется набор шаблонов, однако они не всегда удовлетворяют пользователя и соответствуют требованиям государственного стандарта. Пользователь может самостоятельно модифицировать их или создать новые шаблоны. Отметим, что шаблоны документов хранятся на внешнем устройстве в специальном месте. Место расположения шаблонов можно узнать, выполнив команду «Сервис, Настройки...». В окне диалога «Настройки» во вкладке «Расположение» указывается место расположения шаблонов.

Существует несколько различных способов создания шаблонов документов. Рассмотрим два из них.

Во-первых, любой документ может быть сохранен как шаблон. Для этого при сохранении файла командой «Файл, Сохранить как...» необходимо указать в параметре «Тип файла», что должен быть сохранен как шаблон.

Второй путь — это выполнить команду «Файл, Создать...», вы брать «На моем компьютере...» и включить переключатель «Шаблон.



Рис. 4.3. Окно создания шаблона и документа на основе шаблона
Для создания нового документа на основе какого-либо шаблона, можно воспользоваться командой «Файл. Создать» и в диалоговом окне «Создание документа» выбрать нужный шаблон.

Существует еще одна возможность создания документа на основании шаблона: надо выполнить двойной щелчок по пиктограмме файла шаблона. При этом создастся новый документ на основе данного шаблона, а сам файл шаблона открыт не будет (и, следовательно, шаблон не изменится).

Электронные формы в MS Word

Для автоматизации работы с документами, в программе Word имеется возможность использовать электронные формы.

Форма — это структурированный документ с незаполненными областями, в которые пользователь может ввести данные. В формах, наряду с обычным текстом, можно использовать текстовые поля, флажки и раскрывающиеся списки. Данные форм можно затем проанализировать в программах Microsoft Access или Microsoft Excel.

С точки зрения бумажного делопроизводства электронные формы — это электронные аналоги бумажных бланков, процесс заполнения которых упрощен благодаря ограничению возможностей некорректных действий пользователя. К преимуществам электронных форм относятся возможность автоматической проверки введенных данных, ввод данных из списка и наличие подсказок, которые облегчают заполнение формы.

Электронные формы представляют собой W'crrf-документы, состоящие из фиксированных неизменных элементов (таблиц, текста, графики), и из заполняемых пользователем полей форм, в которые информацию можно вводить с клавиатуры или выбирать из списка доступных значений. Пользователей по виду их работы с формой можно разделить на следующие группы:

  • разработчики — те, кто создает форму;

  • пользователи — те, кто заполняет форму.

  • Пример простой формы приведен на рис. 4.4. Чтобы создать форму, нужно создать документ или шаблон, ввести и отформатировать неизменяемый текст и вывести на экран панель инструментов «Формы» (рисунок 4.4), которая предусмотрена специально для создания форм в Word. С помощью этой панели можно вставить в документ поля и задать их параметры.

  • В электронных формах используются три типа полей:

  • текстовое поле;

  • поле со списком;

  • флажки.



Рис. 4.4. Панель инструментов «Форма» и пример формы
Текстовые поля — это ноля, в которые пользователь может ввести какую-либо информацию. Параметры текстовых полей задаются в диалоговом окне « Параметры», которое можно вывести на экран с помощью кнопки Параметры поля формы панели инструментов Формы.

Поле со списком — это поля, при создании которых задается список допустимых значений, из которого пользователь может выбрать значение при их заполнении. В диалоговом окне «Параметры» в поле «Элемент списка-> можно ввести значения, которые будут добавлены в список.

Флажки — это поля, которые могут принимать одно из двух со - стояний: установлен или снят. Параметры флажков задаются в дна - логовом окне «Параметры».

После создания формы, документ можно защитить таким образом, чтобы пользователи при ее заполнении могли вводить данные только в предназначенные для этого поля, а остальные составные части формы и ее структуру при заполнении нельзя было бы изменить. Для этого можно использовать в панели инструментов Формы кнопку «Защита формы».

Благодаря использованию электронных форм в делопроизводстве организация работы с документами стала более эффективной и оперативной.

Автоматизация рассылки документов: слияние

Для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности организации, применяются служебные

письма - группа документов, которые служат средством общения с

учреждениями и частными лицами, сообщения, уведомления о чем - нибудь . Для автоматизации почтовой рассылки в программе MS Word предусмотрен специальный механизм — слияние. Путем слияния документов создаются тексты, содержащие фиксированную, неизменяемую часть (бланк) и переменные текстовые фрагменты (наполнение)

Чтобы выполнить процесс слияния документов необходимо создать два документа: основной документ слияния и источник данных. В результате слияния, может быть получен итоговый документ слияния.

Основной документ — это документ, содержащий неизменяемый текст, который должен оставаться одинаковым во всех документах, а также поля слияния. Поля слияния — это «переменные», значения которых в разных документах в итоговом файле могут быть различными. Основной документ должен быть связан с источником данных, из которого и берутся данные для полей слияния.

Источник данных — это файл, содержащий последовательность строк (записей) данных. Это может быть таблица базы данных MS Access, таблица MS Excel (диапазон ячеек), таблица MS Word и др. Первая строка таблицы должна содержать имена столбцов и используется в качестве имен полей. Остальные строки (запись) содержит набор значений полей данных, используемый для генерации одного документа, а каждый столбец содержит значения поля данных.

Число генерируемых в результате слияния документов определяется числом записей в источнике данных, но можно сгенерировать документы только для части записей данных (установить фильтр). В итоговом документе слияния они объединяются в один документ и разделяются разделителем «Разрыв раздела». При генерации документа во время слиянии из записи источника данных берутся значения полей дан - ных и подставляются в основной документ на места соответствующих (одноименных)полей слияния. Результат слияния можно сохранить в файле как документ или распечатать на принтере.

Вставив в основной документ специальные поля, можно позволить пользователю вмешиваться в ход процесса слияния.

Механизм слияния позволяет создавать следующие виды документов:

  • письма на бланках;

  • наклейки (адресные этикетки):

  • почтовые конверты.

В качестве примера мы рассмотрим создание письма на бланке. Создание документов остальных видов отличается от этого незначительно.

Пусть нам требуется разослать студентам информацию об экзаменационных оценках, полученных в сессию по дисциплинам в следующем виде (приводится один документ):

Уважаемый Иванов!

В текущую сессию Вы получили оценки:

Математика 5;

Информатика 3;

Экономика 3.

В этом письме полужирным шрифтом выделен неизменяемый текст, а курсивом — изменяемый.

Как было сказано выше, в качестве источника данных для слияния могут быть использованы различные файлы. Мы рассмотрим слияние с источником, который является таблицей в документе Word. Для этого заранее подготовим таблицу и сохраним ее под именем «Источник.doc» в папке «Слияние»:

畃⣉畃ɇ

После создания файла источника данных его можно закрыть. создадим новый документ, сохраняя сохраним его под именем "Основной.doc" и введем в него неизменный текст. Для того, чтобы этот документ стал основным документом слияния, нужно воспользоваться командой "Сервис, Письма и рассылки, Слияние". При этом запускается мастер слияния, на каждом этапе которого необходимо задать соответствующие параметры.

Этап 1. Выберем тип документа "Письма" и нажмем"Далее".


Рис. 4.5. Мастер слияния, этап 1

Этап 2. выберем "Текущийдокумент" (он был намиподготовлен и сохранен под именем "Основной") и нажмем "Далее". Здесь можно также открыть для слияния любой существующий документ.

Этап 3. На этом этапе осуществляется выбор истрчника данных для слияния. Так как у нас уже подготовлен файл - источник, выберем на этом этапе "Обзор..." и окроем файл "Источник" Здесь же можно выбрать "Создание списка", чтобы создать источник данных. Источник данных будет создан как таблица MS Access.
ិ슡

Рис. 4.6. Мастер слияния, этап 2 и 3

В результате будет открыто окно "Получатели слияния" (рис.4.7), в котором можно управлять процессом слияния.
ិ슡

Рис. 4.7. Окно "Получатели слияния"

Этап 4. На этом этапе с помощью ссылки "Другие элементы", можно вставить в основной документ поля слияния. Вставленные поля слияния отображаются в кавычках и при их активизации затеняются. Вставим в документ в нужные места соответствующие поля слияния. После этого наш документ будет иметь вид, представленный на рис.4.8.
ិ슡

Рис. 4.8. Основной документ слияния с полями
При работе с основным документом слияния удобно использовать панель инструментов "Слияния", которое можно включить с помощью команды "Сервис, Настройка" (рис. 4.9). На этой панели находятся кнопки , позволяющие получить быстрый доступ к командам слияния.
ិ슡

Рис. 4.9. Панель инструментов "Слияния"
ិ슡

ិ슡

쉿

Выводы

쉿
1   ...   6   7   8   9   10   11   12   13   ...   16

Похожие:

Учебно-методический комплекс дисциплины «информационные технологии управления» iconУчебно-методический комплекс дисциплины «информационные технологии управления»
Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями государственного стандарта высшего профессионального образования...

Учебно-методический комплекс дисциплины «информационные технологии управления» iconУчебно-методический комплекс дисциплины «Финансовые информационные технологии»
Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего профессионального...

Учебно-методический комплекс дисциплины «информационные технологии управления» iconУчебно-методический комплекс дисциплины «Бухгалтерские информационные технологии»
Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего профессионального...

Учебно-методический комплекс дисциплины «информационные технологии управления» iconУчебно-методический комплекс дисциплины «Бухгалтерские информационные технологии»
Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего профессионального...

Учебно-методический комплекс дисциплины «информационные технологии управления» iconУчебно-методический комплекс дисциплины «Экономика»
Профиль подготовки информационно-измерительная техника и технологии информационные системы и технологии

Учебно-методический комплекс дисциплины «информационные технологии управления» iconУчебно-методический комплекс дисциплины «Информационные технологии в налогообложении»
Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями федерального государственного образовательного стандарта высшего...

Учебно-методический комплекс дисциплины «информационные технологии управления» iconУчебно-методический комплекс по дисциплине информационные технологии...
Рабочей программы учебной дисциплины «информационные технологии в профессиональной деятельности» 4

Учебно-методический комплекс дисциплины «информационные технологии управления» iconУчебно-методический комплекс составлен на основании требований государственного...
Учебно-методический комплекс дисциплины обсуждена на заседании кафедры Информационные системы управления «29» июня 2011 г

Учебно-методический комплекс дисциплины «информационные технологии управления» iconУчебно-методический комплекс по дисциплине информационные технологии в бухгалтерском учете
При разработке учебно – методического комплекса учебной дисциплины в основу положены

Учебно-методический комплекс дисциплины «информационные технологии управления» iconУчебно-методический комплекс дисциплины «информационные системы в экономике»
Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего профессионального...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2019
контакты
filling-form.ru

Поиск