Документационное обеспечение управления СОДЕРЖАНИЕ И МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ИЗУЧЕНИЮ ПРОГРАММЫ.
Пояснительная записка
Программой дисциплины «Документационное обеспечение управления» предусмотрено изучение определенных Государственными стандартами и другими нормативными документами правил составления и оформления служебных документов и работы с ними.
Целью курса является выработка у студентов умений не только составлять и оформлять различные виды документов, но и всесторонне оценивать правильность их подготовки другими работниками.
Распределение учебного времени по темам и видам занятий приведено в тематическом плане.
В результате изучения программного материала студент должен
знать:
- классификацию документной информации и документов;
- общие требования к составлению и оформлению документов;
уметь:
- составлять и оформлять различные служебные документы;
- оценивать правильность подготовки документов другими работниками.
Программой предусмотрено проведение практических работ как наиболее эффективного метода активного усвоения и закрепления программного материала и приобретения практических навыков. На практических занятиях студенты ознакомятся с качественно выполненной документацией, научатся самостоятельно составлять и оформлять разнообразные виды документов, выполнять необходимые делопроизводственные операции.
Программой предусмотрено также выполнение студентами одной домашней контрольной работы.
Итоговой формой оценки знаний студентов является дифференцированный зачет.
Общие методические указания
Учебный материал дисциплины необходимо изучать систематически в той последовательности, которая дана в программе. Переходить к изучению следующей темы рекомендуется тогда, когда предшествующий материал полностью усвоен.
Исходя из общих методических установок, рекомендуется следующая последовательность изучения материала дисциплины:
- ознакомление с содержанием темы и методическими указаниями по её изучению;
- изучение программного материала по рекомендованным учебным пособиям в соответствии с методическими указаниями по изучению данной темы;
- проверка знаний учебного материала путём ответов на вопросы для самоконтроля;
- выполнение домашней контрольной работы в соответствии с вопросами задания.
В процессе изучения учебного материала рекомендуется вести конспект, в котором записывают основные положения изучаемого материала, ответы на вопросы для самоконтроля, делают ссылки на соответствующую литературу.
Если в процессе изучения учебного материала возникнут неясности, разобраться в которых самостоятельно трудно, следует обратиться в техникум за письменной или устной консультацией. При этом студент должен конкретно указать, в чем заключается затруднение.
В период экзаменационной сессии проводятся обзорные и практические занятия. На обзорных занятиях освещаются наиболее сложные вопросы, а также даются сведения, недостаточно полно изложенные или отсутствующие в рекомендованных учебных пособиях.
Тематический план
Наименование темы
|
Количество часов
|
Всего
|
В т.ч. практич. работы
|
Введение
|
1
|
-
|
Тема 1. Исходные понятия делопроизводства
|
1
|
-
|
Тема 2. Общие правила составления и оформления документов
|
1
|
-
|
Тема 3. Составление и оформление справочно- информационных документов
|
8
|
8
|
Тема 4. Составление и оформление организациионно-распорядительных документов
|
2
|
2
|
Тема 5. Работа с документами по личному составу
|
6
|
6
|
Тема 6. Организация работы с документами
|
1
|
-
|
Итого:
|
20
|
16
|
Содержание дисциплины
Введение
Предмет и построение курса. Роль дисциплины в приобретении навыков и умений, определяемых квалификационной характеристикой. Взаимосвязь с другими дисциплинами учебного плана. Источники и литература по курсу.
Основные понятия и определения: документ, его свойства, способы документирования, информация и документ, носители информации, системы документации.
Унификация и стандартизация документов.
Классификация документов.
Вопросы для самоконтроля:
Что такое документ?
В чём назначение унификации документов?
По каким признакам классифицируют документы?
Тема 1. Исходные понятия делопроизводства
Понятие о делопроизводстве и информационно-документационном обеспечении управления (ДОУ). Служба документационного обеспечения управления (СДОУ), её структура, функции, должностной состав.
Вопросы для самоконтроля:
Назвать категории работников, создающих документ.
Перечислить функции службы ДОУ.
Тема 2. Общие правила составления и оформления документов
Форматы бумаги, используемой для изготовления документов. Понятие о реквизитах документа. Постоянные и переменные реквизиты, длина реквизита. Рабочее и служебное поле документа. Размеры полей.
Формуляр-образец.
Бланки документов, их виды: бланк для письма, общий бланк. Продольное и угловое расположение на бланке постоянных реквизитов. Унифицированные формы документов.
Расположение реквизитов документа.
Оформление реквизитов согласно требованиям ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Постоянные реквизиты документа; реквизиты, обеспечивающие юридическую силу документа; отметки на документах.
Требования к тексту документа. Понятие о стиле документа. Заголовок к тексту.
Вопросы для самоконтроля:
Что такое формуляр-образец?
Какой Государственный стандарт определяет требования к оформлению
документов?
Каковы принципы построения стандартного формата бумаги?
Назовите виды бланков.
Назовите способы расположения постоянных реквизитов на бланке.
Что такое унифицированные формы документов?
По какому принципу реквизиты располагаются на листе документа?
Тема 3. Составление и оформление справочно-информационных документов
Докладные и объяснительные записки, их виды, назначение, правила их составления и оформления.
Практическая работа № 1. Составление и оформление докладных и объяснительных записок.
Служебные письма, классификация по назначению и содержанию. Реквизиты письма, их оформление. Требования к тексту письма. Оформление приложений к письмам.
Практическая работа № 2. Составление и оформление служебных писем.
Составление и оформление актов.
Справки, их виды, правила их составления и оформления. Справки личного характера.
Практическая работа № 3. Составление и оформление справок личного характера.
Документирование деятельности коллегиальных органов. Протоколы, правила их ведения, составления и оформления.
Вопросы для самоконтроля:
Какие требования предъявляют к оформлению служебных писем?
Перечислите виды служебных писем.
Назовите виды справок.
Каковы требования к оформлению протоколов?
Тема 4. Составление и оформление организационно-распорядительных документов
Общая характеристика организационно-распорядительных документов. Особенности стиля, построения и оформления организационно-распорядительных документов.
Приказы. Приказы по основной деятельности учреждения, распоряжения.
Положения. Уставы. Инструкции. Должностные инструкции.
Практическая работа № 4. Составление и оформление приказов по основной деятельности учреждения.
Вопросы для самоконтроля:
Назовите две группы приказов.
Каковы особенности составления и оформления приказов по основной
деятельности учреждения?
Тема 5. Работа с документами по личному составу
Значение и состав документов, обеспечивающих документирование работы с кадрами; заявления, приказы по личному составу, характеристики, личные карточки, документы, входящие в состав личного дела.
Особенности ведения делопроизводства по кадрам.
Составление и оформление заявлений о приеме на работу, предоставлении отпусков, об увольнении и т.д.
Практическая работа № 5. Составление и оформление заявлений.
Приказы по личному составу: о приеме на работу, о предоставлении отпусков, о командировании, об увольнении и т.д. Регистрация приказов.
Практическая работа № 6. Составление и оформление приказов по личному составу.
Характеристики. Анкеты. Автобиографии, резюме. Доверенности, расписки.
Практическая работа № 7. Составление и оформление характеристик, доверенностей, расписок.
Вопросы для самоконтроля:
Что входит в понятие «документация по личному составу»?
Каковы требования к оформлению заявлений?
Каковы особенности составления и оформления приказов по личному
составу?
Тема 6. Организация работы с документами
Централизация приёма и первичной обработки документов в СДОУ. Операции по приёму, обработке и доставке документов. Документы, направляемые на рассмотрение руководству; документы, передаваемые на исполнение.
Регистрация документов, её назначение. Технология регистрации документов. Регистрируемые и нерегистрируемые документы. Централизация и однократность регистрации документов. Сроки регистрации документов.
Регистрационные учётные формы: журнальная и карточная. Единые регистрационные карточки. Виды и принципы построения регистрационных карточек. Номенклатура дел как пособие для регистрации документов.
Организация справочной работы по документам. Картотеки справочные, контрольные, контрольно-справочные, картотеки по предложениям, заявлениям, жалобам граждан, картотеки на документы, подлежащие возврату в канцелярию из подразделений, картотеки на документы, находящиеся на согласовании или подписании и т.д.
Цели и методика предварительного рассмотрения документов. Рассмотрение документов руководителем организации. Документы, требующие рассмотрения руководителем. Сроки рассмотрения документов руководителем.
Резолюция как форма указания руководителя по исполнению документа. Правила оформления резолюции.
Индивидуальные и типовые сроки исполнения документов.
Порядок прохождения исходящих документов: составление проекта документа, его изготовление, согласование, подписание, утверждение, регистрация и отправка.
Порядок прохождения внутренних документов.
Контроль исполнения документов, его задачи и составные части. Контрольные картотеки. Этапы контроля: постановка документа на контроль, проведение контроля, снятие документа с контроля, анализ исполнительской деятельности. Продление сроков исполнения.
Оперативное хранение документов. Заведение и группировка документов в дела. Формирование заголовков дел.
Подготовка и передача дел в архив. Экспертиза ценности документов.
Конфиденциальное делопроизводство.
Ведение делопроизводства по обращениям граждан.
Автоматизация процессов документационного обеспечения управления.
Вопросы для самоконтроля:
Каково назначение регистрации документов?
Какие документы необходимы для правильного проведения регистрации
документов?
Что означает регистрационный номер документа?
Каковы составные части регистрационной карточки?
Как формируется регистрационная картотека?
Из каких составных частей состоит резолюция руководителя, как
она оформляется?
Каким образом исчисляется срок исполнения документа?
Каково назначение и сущность срокового контроля документа?
Каково назначение и принципы создания номенклатуры дел?
По какому принципу формулируется заголовок дела?
Контрольная работа
Методические указания к контрольной работе
Учебным планом предусмотрено выполнение студентами одной домашней контрольной работы. Цель данной работы – проверка самостоятельного изучения студентами соответствующих тем предмета и выяснение степени подготовленности их к зачёту и дальнейшему продолжению учёбы.
Студент выполняет работу самостоятельно, используя учебную литературу и Государственный стандарт.
Контрольная работа выполняется в отдельной тетради или оформляется на компьютере. На обложке тетради или титульном листе указываются наименование техникума, наименование предмета, фамилия и инициалы студента, вариант задания.
Вопросы контрольной работы следует переписывать полностью. Необходимо оставлять поля размером 30-40 мм для замечаний преподавателя.
Ответы на вопросы контрольного задания должны показать умение студента анализировать и обобщать изучаемый материал. Ответы должны быть исчерпывающими по существу и краткими по форме. Не следует переписывать материал со страниц учебников и учебных пособий.
Контрольная работа содержит 10 вариантов.
Контрольную работу студент должен представить для проверки в техникум в установленные учебным графиком сроки. В техникуме преподаватель проверяет контрольную работу, пишет рецензию, отмечает недостатки, указывает на ошибки. Получив отрецензированную работу, студент должен исправить все отмеченные ошибки. Если работа выполнена неудовлетворительно (не зачтена), студент выполняет ее вторично (незачтённые вопросы, в той же тетради) и предъявляет в техникум для повторной проверки.
Контрольная работа с соответствующим отзывом преподавателя и отчёты по практическим работам предъявляются преподавателю при сдаче зачёта. Без зачтённой контрольной работы студент не допускается к сдаче зачёта.
Вопросы контрольной работы
Что такое документ, документооборот, объём документооборота?
Что понимается под делопроизводством? Назначение и функции службы документационного обеспечения управления.
Объясните назначение стандартизации и унификации документов.
По каким признакам классифицируют документы?
Объясните принцип построения стандартного формата бумаги. Какие форматы используют в делопроизводстве для оформления документов.
Что такое формуляр-образец документа? Что такое реквизит документа?
Что называется бланком документа? Назовите виды бланков, реквизиты бланка и способы их расположения на бланке.
Опишите принцип расположения на бланке реквизитов документа в соответствии с положениями табулятора.
Опишите реквизиты «Государственный герб Российской Федерации», «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)».
Опишите реквизит «Наименование организации», правила его оформления, приведите примеры.
Опишите реквизит «Справочные данные об организации», правила его оформления, приведите примеры.
Опишите реквизиты «Наименование вида документа», «Дата документа»,
«Регистрационный номер документа», правила их оформления, приведите примеры.
Опишите реквизиты «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», «Место составления или издания документа», правила их оформления, приведите примеры.
Опишите реквизит «адресат», правила его оформления, приведите примеры.
Объясните сущность согласования документа, опишите способы согласования документа.
Объясните сущность и правила утверждения документа.
Объясните правила удостоверения документа. Опишите правила подписания документа.
Опишите правила заверения подписи должностного лица, проставления печати.
Опишите правила оформления отметок на документах (отметка о поступлении документа в организацию, отметка о контроле, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело).
Опишите назначение резолюции и правила её оформления.
Какие требования предъявляются к тексту документа?
Опишите правила оформления таблиц.
Опишите правила оформления реквизита «Заголовок к тексту».
Перечислите и кратко опишите виды служебных писем, особенности их составления.
Опишите правила оформления служебных писем.
Опишите правила оформления приложений к письмам.
Опишите назначение, реквизиты и правила оформления докладных записок.
Опишите назначение, реквизиты и правила оформления объяснительных записок.
Опишите назначение, реквизиты и правила составления и оформления актов.
Опишите назначение, реквизиты и правила составления и оформления протоколов.
Опишите виды, реквизиты и правила составления и оформления справок.
Опишите особенности составления и правила оформления распорядительных документов.
Опишите правила оформления приказов по основной деятельности учреждения.
Опишите правила составления и оформления заявлений.
Опишите особенности составления и правила оформления приказов по личному составу.
Опишите правила составления и оформления характеристик.
Опишите правила составления и оформления расписок и доверенностей.
Опишите назначение и технологию регистрации документов.
Опишите принцип построения регистрационных учётных форм.
Опишите сущность срокового контроля исполнения документов.
Таблица вариантов контрольной работы
Номер варианта
|
Номера вопросов
|
1
|
1, 11, 21, 31
|
2
|
2, 12, 22, 32
|
3
|
3, 13, 23, 33
|
4
|
4, 14, 24, 34
|
5
|
5, 15, 25, 35
|
6
|
6, 16, 26, 36
|
7
|
7, 17, 27, 37
|
8
|
8, 18, 28, 38
|
9
|
9, 19, 29, 39
|
10
|
10, 20, 30, 40
|
Литература
Басаков М.И., Документационное обеспечение управления (Делопроизводство), Ростов н/Д, Феникс, 2013.
2. Рогожин М.Ю., Документационное обеспечение управления, Учебное пособие, М., Проспект, 2009.
3. Рогожин М.Ю., Справочник по делопроизводству, СПб, Питер, 2011.
4. ГОСТ Р6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, М., Госстандарт, 2003.
|
