Рис. Выделение полей для объединения
После этого надо нажать на кнопку  «Объединить выделенные поля по горизонтали». Вы увидите новое расположение столбцов.
Рис. Объединение полей
Чтобы отменить указанное действие, необходимо нажать на кнопку  .
На вкладке  "Форматирование отчета" можно выбрать формат для сохранения документа.
Рис. Выбор формата для сохранения документа
Существует три формата файла отчета:
Формат Html
Формат Microsoft Word
Формат Excel
Для непосредственного отображения отчета требуется нажать кнопку  "Печать".
На экране появится окно выбранного формата с необходимой информацией.
Рис. Выбранные поля для печати в формате Microsoft Word
Созданный документ можно сохранить, отредактировать и распечатать.
На вкладке "Форматирование отчета" в разделе выбора формата отображения отчета существуют следующие параметры:
Включить колонку номер по порядку – установленная «галочка» позволяет отобразить дополнительный столбец для нумерации строк в итоговой таблице. Если указанный столбец не нужен, то галочку требуется убрать.
Показать все записи в отчете – установленная «галочка» позволяет отобразить все составляющие тех полей, в которых введено несколько записей (например, сведения о лицензиях, аккредитации учреждения, сведения об образовании сотрудников и т. д.). Если необходимо отобразить только последнюю из записей, то галочку нужно убрать.
Располагать строки в объединенных столбцах вертикально - установленная «галочка» позволяет отобразить информацию строк в столбцах, которые были объединены, вертикально, т. е. друг под другом. Если информацию строк в столбцах, которые были объединены, надо отобразить горизонтально, т. е. друг за другом, галочку нужно убрать.
Исключать повторение строк в 1-ой колонке при группировке.
Часто при выводе информации на печать требуется не само значение поля, а их количественная характеристика, т. е. записи нужно группировать.
Приведем пример: при выводе информации об образовании сотрудников требуется отобразить, сколько сотрудников в каждом учреждении имеют высшее, среднее и др. образование. В этом случае в окне вывода на печать (Сотрудники/Личные дела сотрудников) требуется выбрать поля Учреждение (сокр. наименование), а также Образование.
Рис. Выбор полей
Далее нужно нажать на кнопку  «Группировка и калькуляция выбранных полей».
Установленная «галочка» в поле «Исключать повторение строк в 1-ой колонке при группировке» позволяет отобразить информацию в отчете, как показано на рис.:
Рис. Отображение итогового отчета при включенной «галочке»
Если же «галочку» не включать, то итоговый отчет будет иметь следующий вид:
Рис. Отображение итогового отчета при выключенной «галочке»
ВНИМАНИЕ! При использовании кнопки «Группировка и калькуляция выбранных полей» для построения итогового отчета требуется некоторое время, которое зависит от количества учреждений в базе данных и от количества записей в каждом учреждении.
 Работа с программой в режиме свода учреждений
Данный режим имеет место в том случае, когда в окне «Учреждения (выбор из списка)» выбран один из вариантов:
Свод учреждений региона
Свод учреждений вида
Свод учреждений типа
Более подробно о выборе учреждений читайте в разделе «Выбор учреждений для просмотра».
Сотрудники/Личные дела сотрудников
В зависимости от того, какие учреждения были выбраны в окне «Учреждения (выбор из списка)», в окне «Личные дела сотрудников» отобразятся сотрудники именно этих учреждений.
Для быстрого перемещения по списку личных дел целесообразно пользоваться полем «Поиск». Для этого введите в указанное поле первые буквы фамилии или фамилию полностью.
Рис. Быстрый поиск
Для отбора личных дел сотрудников, удовлетворяющих определенному запросу, требуется нажать на кнопку поиска  .
В появившемся окне необходимо заполнить параметры, которые необходимы для поиска сотрудников.
Доступные операции отношения:
Операция «И»: поиск личных дел, в которых встречаются все указанные параметры (например, в результате поиска по фамилии: Иванов «И» дате рождения «от 01.1956 до 12. 1956» будут выведены личные дела Ивановых, родившихся в 1956 году).
Операция «ИЛИ»: поиск личных дел, в которых встречается один из указанных параметров (например, в результате поиска по фамилии Иванов «ИЛИ» дате рождения «от 01.1956 до 12. 1956» будут выведены личные дела всех Ивановых, а также сотрудников с другой фамилией, родившихся в 1956 году).
Доступные операции отношения:
Операция « = »: поиск личных дел по параметрам, полностью совпадающих с введенными в окне поиска.
Операция « != »: поиск личных дел, не удовлетворяющих указанным параметрам (например, в случае выбора указанной операции отношения и введенному параметру «Национальность»: «Русская(ий)» будет выведен список сотрудников, не являющихся русскими по национальности. Другими словами данная операция предполагает отрицание введенного параметра поиска.
Поле «Сортировка» определяет порядок сортировки личных дел после поиска. Доступны два метода сортировки: по фамилии и по порядку заполнения.
Поле «Количество записей» определяет вывод количества найденных записей после проведения поиска. Указанное число отображается в нижнем левом углу окна под списком поиска.
Для проведения поиска необходимо:
Указать необходимые параметры поиска. Выбор ведется на вкладках 1-7. Параметры, по которым поиск возможен, отображаются белым цветом.
Нажать кнопку  «Поиск» для начала поиска.
 Попробуем найти в списке сотрудников всех мужчин:
 
Рис. Шаг 1
   
Рис. Шаг 2-3
Рис. Результат поиска
Для отключения поиска необходимо:
1. Нажать на кнопку поиска  .
2. Установить «галочку» в поле «Выключить».
3. Щелкнуть по кнопке  . Перед Вами отобразится полный список личных дел.
ВНИМАНИЕ! Не забывайте отключать Поиск, возвращая полный список сотрудников.
Поиск можно организовать по части записи. Например, требуется найти сотрудников, проживающих на какой-либо улице и т. д. В этом случае в поле поиска следует набрать знак %, после чего ввести ту часть записи, по которой следует отобрать записи.
Рис. Пример организации поиска по части записи
Аналогичным образом поиск можно проводить и по другим текстовым полям, в которых известна только часть записи.
Сотрудники/Штатное расписание
В данном окне отображается сводная информация по штатному расписанию для тех учреждений, которые выбраны в окне «Учреждения (выбор из списка)».
На вкладке  отображается штатное расписание по категориям работников: административные, учебно-вспомогательные, хозяйственные.
Содержимое вкладки можно распечатать, воспользовавшись кнопкой «Печать».
Если необходимо вывести на печать информацию по сотрудникам конкретной должности, то:
Нажмите на кнопку «Поиск по должности сотрудников».
Выделите щелчком мыши интересуемую должность. Подтвердите свой выбор нажатием на кнопку  «Выбрать».
Далее выберите информацию для итогового отчета. Более подробную информацию о выводе на печать можно прочитать в разделе «Вывод информации на печать».
На вкладке формируется список педагогических должностей.
Содержимое вкладки также можно распечатать, воспользовавшись кнопкой «Печать». Аналогично первой вкладке можно распечатать информацию о сотрудниках, занимающих конкретную педагогическую должность.
На вкладке  можно просмотреть общее количество ставок и распечатать его в случае необходимости.
Содержимое вкладки также можно распечатать, воспользовавшись кнопкой «Печать».
На вкладке  можно просмотреть общее количество различных должностей в учреждениях.
Содержимое вкладки также можно распечатать, воспользовавшись кнопкой «Печать».
На вкладке  можно просмотреть историю назначения на должности. Данная вкладка используется, как правило, для исправления неверно введенных записей.
Сотрудники/Штаты
Данный раздел отображается в главном меню программы только в режиме выбора свода учреждений.
В окне «Штаты» отображается сводная информация по штатным единицам учреждений. В ячейках на пересечении строки с названием учреждения и столбца с названием категории должности отображаются итоговые значения по занятым штатным единицам и вакантным штатным единицам.
Содержимое итоговой таблицы можно распечатать, воспользовавшись кнопкой «Печать».
ВНИМАНИЕ! Вся информация берется из баз данных, которые были конвертированы в единую базу данных, поэтому для получения достоверной информации требуется аккуратное заполнение соответствующего раздела на уровне отдельного учреждения.
Сотрудники/Образование
Данный раздел отображается в главном меню программы только в режиме выбора свода учреждений.
В окне «Образование» отображается сводная информация по видам образования и почетных званиях и ученых степенях сотрудников всех учреждений.
В ячейке на пересечении строки с названием параметра и столбца с названием учреждения отображается количественное значение параметра для этого учреждения.
По умолчанию информация отображена для сотрудников, имеющих педагогическое образование. Для таких сотрудников на вкладке «Образование» личного дела должен быть указан «+» в поле «Пед. обр.».
Если требуется отобразить информацию по всем сотрудникам уберите «галочку» в поле «Только пед. работники» и нажмите на кнопку  «Обновить».
Содержимое итоговой таблицы можно распечатать, воспользовавшись кнопкой «Печать».
Сотрудники/Курсовая подготовка
Данный раздел отображается в главном меню программы только в режиме выбора свода учреждений.
В окне «Курсовая подготовка» отображается сводная информация по прохождению сотрудниками учреждений курсов повышения квалификации и других курсов.
Окно содержит две вкладки «Общие сведения» и «Детализация». На вкладке «Детализация» отображается подробная информация о сотрудниках всех учреждений, проходивших и не проходивших курсы повышения квалификации в течение последних пяти лет. В строке «Не прошли курсы повышения квалификации» на первой вкладке молодые специалисты не учитываются.
Содержимое итоговой таблицы можно распечатать, воспользовавшись кнопкой «Печать».
Сотрудники/Трудовая деятельность
Данный раздел отображается в главном меню программы только в режиме выбора свода учреждений.
Окно «Трудовая деятельность» содержит три вкладки:
Трудовой стаж. В верхней части окна отображается итоговая информация по количеству сотрудников, имеющих педагогический стаж в указанном диапазоне. В нижней части окна отображается детализация по каждому учреждению. Для изменения итоговой информации необходимо ввести границы диапазона (однозначное значение вводится как 01,02 и т. д.), после чего нажать на кнопку «Обновить».
Содержимое каждой из итоговых таблиц можно распечатать, воспользовавшись кнопкой «Печать», предварительно выделив любую ячейку в той таблице, которую требуется распечатать.
|
