Учебно-практическое пособие Архангельск
Скачать 0.99 Mb.
|
Часть 2 записываются в таблицу КСУ Часть3 КСУ. В КСУ Часть 3 должна быть первоначально занесена информация о первоначальном состоянии фондов УЧЕБНИКОВ или КНИГ соответственно. Вызов КСУ Части 3 осуществляется аналогично первым двум частям (команда Вид - Экранные формы - DBList, затем нажать треугольник справа в окне «Инвентарные номера» и выбрать строку КСУ Часть 3 Учебники или КСУ Часть 3 Книги). Если в таблице имеется какая-то информация, внесенная ранее, ее необходимо удалить (курсор на нужную строку – клавиша Удалить). Рис. 9. КСУ книг Часть 3. Таблица заполняется таким образом:
Далее заполнение КСУ Части 3 будет происходить автоматически при формировании отчетов по 1 и 2 частям КСУ книги или учебников. Формирование отчетов по КСУ осуществляется после занесения информации в базу данных командой Отчеты - Книга суммарного учета (КСУ) учебников или Книга суммарного учета (КСУ) фонда. Далее после двойного щелчка левой кнопкой мыши по строке или команды ОК открывается список частей КСУ. При формировании отчетов по частям 1 и 2 после двойного щелчка левой кнопкой мыши по нужной строке (или команды ОК) в появившейся таблице нужно указать период, за какой подводится итог. Обычно это текущий год (при большом объеме поступлений и списаний можно подводить итоги за полгода). Далее - ОК. После формирования отчетов по Части 1 и 2 информация автоматически заносится в Экранную форму- DBList КСУ Часть 3 книг/учебников. Полученные отчеты по Части 1и 2 нужно распечатать, если вы не будете продолжать вести КСУ в бумажном виде. Для этого выполняется команда Файл – Вызов редактора – Word или Excel, далее производится редактирование и сохранение обычным порядком. Убрать ненужные столбцы можно командой Таблица – Удалить – Столбцы (при этом ненужные столбцы должны быть выделены). Для печати страницы отчета КСУ книг лучше задать альбомный формат (команда Файл – Печать - Свойства – Страница – Ориентация альбомная). Для подведения итогов движения фонда в КСУ Часть 3 выполняется команда Отчеты -Книга суммарного учета (КСУ) учебников или Книга суммарного учета (КСУ) фонда. Далее после двойного щелчка левой кнопкой мыши по строке или команды ОК открывается список частей КСУ. Из него выбираем КСУ Часть 3 учебников или книг. После двойного щелчка левой кнопкой мыши справа в окне появляется таблица «Параметры». Информация в нее вносится следующим образом: - начальная строка – вносится порядковый номер строки с первоначальным значением (состоянием фондов на начало года). Это, как правило, 1; - поступление - вносится порядковый номер строки из таблицы Экранная форма DBList - КСУ Часть 3 книг/учебников, полученный в результате выполнения отчета КСУ Часть 1 (поступление); - выбытие - вносится порядковый номер строки из таблицы Экранная форма DBList - КСУ Часть 3 книг/учебников, полученный в результате выполнения отчета КСУ Часть 2 (выбытие). Информация из строки, номер которой указан как начало, складывается с результатом, полученным после выполнения КСУ Часть 1, и вычитается результат выполнения КСУ Часть 2. Таким образом, автоматически происходит подсчет итогов движения фонда, и полученная информация отражается в таблице Экранная форма DBList - КСУ Часть 3 книг/учебников отдельной строкой. Данные из этой строки и ее порядковый номер будут служить исходными для ведения КСУ на следующий год. Что касается столбцов «Количество наименований по БД», «Количество экземпляров по БД», «Стоимость по БД», Количество экз. по БД на балансе», «Стоимость по БД на балансе», «Количество экз. по БД не на балансе», то они служат для дополнительной статистики по базе данных и отражают количество наименований и экземпляров изданий, только внесенных в базу данных и их общую стоимость, а также постановку их на баланс. При желании можно вести эту статистику, если в этом есть необходимость. NB! Основные учетные документы по учебникам, книгам и другим изданиям (инвентарная книга, книга учета учебников или учетные карточки, КСУ) должны быть обязательно продублированы в бумажном виде или сохранены на других носителях. Это позволит избежать потери этих документов в случае выхода компьютера из строя. V. Учет изданий, потерянных читателями Для ведения тетради учета книг и учебников, принятых от читателей взамен утерянных, выполняется в АРМе Каталогизация команда Вид - Экранные формы – DBList -Тетрадь замены книг и учебников. Порядок заполнения этой формы следующий. Библиотекарь исключает потерянный экземпляр из базы данных: - найти описание потерянного издания; - команда Вид - Экранные формы - Инвентарный учет; - у учебников указываем количество списываемых экземпляров, у книг – инвентарный номер – кнопка Списать (см. режим Списание документов п.6 ч. II). Выбираем из предложенного списка причину Замена, указываем № акта списания. По этому номеру затем можно будет сформировать акт на списание. Для занесения информации в Тетрадь замены выполняется отчет из режима Отчеты - Замена книг - Тетрадь замены книг - ОК. Далее ввести дату, когда производится замена - ОК. На появившееся сообщение отвечаем ОК. После выполнения отчета информация о списанных экземплярах по причине Замена переносится в Тетрадь замены книг и учебников. Информация, которая помещается в Тетрадь замены, содержит: - инвентарный номер или номер УК потерянного экземпляра; - заглавие экземпляра; - авторы; - место издания; - год издания; - издательство; - стоимость экземпляра; - отдел, к которому был приписан экземпляр; - номер акта, по которому был списан экземпляр (Рис. 10).  Рис. 10. Тетрадь замены книг Когда читатель приносит книгу на замену, библиотекарь находит в Тетради замены информацию об утерянной книге и корректирует строку с этой информацией, добавляя в нее сведения о читателе, потерявшем экземпляр (Фамилия И.О., класс или должность) информацию о книге для замены (заглавие, авторы, издательство, год издания, цену, отдел, куда книга пойдет). Также требуется (можно после занесения информации о книге в БД) указать инвентарный номер или № УК нового поступления. Для получения страницы Тетради замены книг и учебников в печатном виде выполняется команда Отчеты – Замена книг – Лист тетради замены книг и учебников – ОК – Дата (период, за который производится списание) – ОК. В результате выдается лист тетради замены утерянных изданий за конкретный период. Его можно сохранить обычным порядком и распечатать (команда Файл – Вызов редактора- Word). Еще одна форма, которая используется в режиме Отчеты – Замена книг – это Акт замены изданий. Он представляет собой тот же лист тетради замены книг и учебников, только с сопроводительной частью, порядок заполнения которой см. в п. 6 ч. II. VI. Порядок создания аналитического описания Аналитическое описание по ГОСТу 7.1-2003 определяется как описание составной части документа с приведением сведений о самом документе. На практике аналитическим является чаще всего описание статей из периодических изданий или сборников, а также описание отдельных глав книг. АИБС «МАРК – SQL» предлагает объединить в электронной базе данных «Книги» описания книжных изданий и статей. Такая практика удобна тем, что позволяет получить исчерпывающую информацию по запросу читателя, не обращаясь к различным каталогам и картотекам. Облегчается также создание библиографических пособий, когда можно сразу получить список статей и книг по теме пособия. Но если в таком виде БД неудобна для использования, тогда для статей можно создать новую базу данных (см. п. 6.2. ч.1). Перед созданием аналитического описания необходимо задать шаблон аналогично шаблонам для книг и учебников: АРМ «Администратор» - команда Сервис на верхней панели инструментов – Шаблоны. Далее выбираем строку Статьи, щелкаем левой кнопкой мыши, чтобы это название появилось в окне «Список шаблонов» и обращаем внимание на окно «Биб. уровень». В нем необходимо установить уровень «Статья (мон)» или «Статья (сер)». Далее при создании аналитического описания необходимо следить, чтобы данный уровень отображался в правом окне на нижней панели инструментов. Перечень полей для аналитического описания (наименования полей см. прил. 3) задаем аналогично перечню для описания учебников и книг. Строка шаблона в наборе полей для описания документов будет выглядеть следующим образом: 0010,100a,700ae,245abc,773tdg,500a,520a,504a,650ax,653a,090x. После того, как заданы перечни в строках «Набор полей для описания документа» и «Набор полей для просмотра и редактирования документа», щелкаем по кнопкам Заменить и Закрыть. Шаблон для аналитического описания задан. После того, как шаблон задан, можно начинать составлять описание. Выполнив команду Документ – Шаблоны документов, в списке шаблонов отмечаем строку «Статьи» - ОК. Затем нажимаем кнопку «Создать» в левом углу нижней панели инструментов. Поля 100a Первый автор, 700ae Другие авторы и Роль лиц, 245abc Основное заглавие, Сведения, относящиеся к заглавию и Первые сведения об ответственности заполняются аналогично описанию книг и содержат сведения о составной части (статье, главе). Поля 773t Название источника, 773d Место и дата издания, 773g Прочая информация содержат сведения об источнике (периодике, книге), в котором помещена статья или глава. Название периодического издания может быть сокращено в соответствие с ГОСТом 7.12-93 «Библиографическая запись. Сокращение слов на русском языке. Общие требования и правила». Название книги или сборника дается без сокращений, после названия за косой чертой приводятся сведения об ответственности (перечень 1-го, 2-го или 3-го авторов, составителей или редакторов). Место и дата издания указывается для статей из книг, для статей из периодики – только год. В поле «Прочая информация» для статей из книг вносятся №№ стр., для статей из периодики - № выпуска и №№ стр. (первой и последней), где помещена публикация. Чтобы ускорить процесс расписывания периодического издания, можно после внесения информации о названии, годе и номере выпуска, выделить эту информацию левой кнопкой мыши (заливка голубым цветом), затем щелкнуть по правой кнопке мыши, выбрать из предложенного меню команду Копировать. Затем запись сохраняем обычным порядком. При создании новой записи на другую статью из этого же периодического издания, с помощью правой кнопки мыши и команды Вставить информация о названии, годе и номере выпуска может быть вставлена в соответствующие поля. Поле 520a Аннотация заполняется, если из названия статьи неясно ее содержание. Поскольку данное поле не выносится на лицевую сторону карточки, лучше заменить его полем 500a Примечание. Поле 504a Библиография заполняется при наличии пристатейной библиографии. Поля для рубрик, подрубрик и ключевых слов заполняются аналогично описанию книг. Если рубрика и подрубрика не используются для создания записи на статьи, от них можно отказаться, удалив соответственно из шаблона. Поле 090a Полочный индекс заполняется для статей из книг и содержит полочный индекс книги. В поле 090x Авторский знак определяется для автора статьи. Это необходимо в дальнейшем для алфавитной сортировки при создании библиографических списков и указателей. Образцы аналитического описания из разных источников. Статья из периодического издания 100a Первый автор Непеин И. 700ae Другие авторы Павлова Е. 245a Основное заглавие За любовь и Отечество 245b Сведения, относящиеся к заглавию (орден Св. Екатерины) 245c Первые сведения об ответственности И. Непеин, Е. Павлова 773t Название источника Урал. следопыт 773d Место и дата издания 1995 773g Прочая информация № 3-4. – С. 7-8 520a Аннотация История учреждения ордена Св. Екатерины и награждения им. 650a Основная рубрика История Отечества 650x Основная подрубрика 653a Ключевые слова История Отечества 653a Ключевые слова Ордена 653a Ключевые слова Орден Святой Екатерины 090x Авторский знак Н 53 Глава из книги 100a Первый автор Костылева Н.А. 245a Основное заглавие Первая петербургская типография 245c Первые сведения об ответственности Н.А. Костылева 773t Название источника Книжный Петербург – Ленинград / И.Е. Баренбаум, Н.А. Костылева 773d Место и дата издания Л., 1986 773g Прочая информация С.15-26 650a Основная рубрика Печать 650x Основная подрубрика История 653a Ключевые слова История книги 653a Ключевые слова Книгопечатание 653a Ключевые слова Книжное дело 653a Ключевые слова Типографии 653a Ключевые слова Санкт - Петербург 090a Полочный индекс 76.11 090x Авторский знак К 72 Статья из сборника 100a Первый автор Курчев Н. 700a Другие авторы Андреев Ю. 700e Роль лиц авт. 700a Другие авторы Левитан А. 700e Роль лиц сост. 245a Основное заглавие Об авторской песне 245b Сведения, относящиеся к заглавию воспоминания 245c Первые сведения об ответственности Н. Курчев, Ю. Андреев 773t Название источника От костра к микрофону : из истории самодеят. песни в Ленинграде / сост. А. Левитан 773d Место и дата издания СПб., 1996 773g Прочая информация С. 7-27 520a Аннотация Воспоминания о зарождении самодеятельного песенного движения 504a Библиография Библиогр.: с. 27 650a Основная рубрика Музыка 650x Основная подрубрика Авторская песня 653a Ключевые слова Авторская песня 653a Ключевые слова КСП 090a Полочный индекс 85.731 090x Авторский знак К 93 После заполнения полей сохраняем запись (значок Дискета на нижней панели инструментов). Для получения описания в карточной форме выполняем команду Вид – Экранные формы – Стандартные выходные формы. VII. Создание описания периодических изданий и оформление подписки В АИБС «МАРК-SQL» предусмотрена возможность оформления подписки на периодические издания и ведения электронной картотеки периодики. Для этого также используется база данных «Книги». Для оформления подписки и получения выходных форм в виде подписного абонемента (форма СП-1) и списка выписанных изданий (форма СП-7) описания периодических изданий необходимо внести в базу данных. Перед этим также необходимо задать свой шаблон. В АРМе «Администратор» выполняем команду Сервис – Шаблоны, в списке шаблонов выбираем Периодика, щелкаем по нему левой кнопкой мыши, чтобы поместить в окошко сверху. Обращаем внимание, чтобы в окне «Биб. уровень» было проставлено Периодика. Если это название отсутствует, выбираем его при помощи клавиши с треугольником справа в окне. Как правило, шаблон полей для периодических изданий уже задан. Он представляет собой индекс 099 с набором букв. Добавляем к нему еще 4 поля (названия полей см. прил. 4), впечатываем их вручную или выбираем из списка полей. Строка в наборе полей для описания документов будет выглядеть таким образом: 099abcdefhxyz,245a,260c,310a,500a. Так же, но без буквенных обозначений заполняем строку набора полей для просмотра документов. После этого выполняем команды Заменить и Закрыть. После того, как шаблон задан, переходим в АРМ Каталогизация, через команду Документ – Шаблоны документов устанавливаем шаблон Подписка, нажимаем кнопку Создать и переносим из подписного каталога данные о периодическом издании в соответствующие поля. е "нимание, чтобынопкой мыши, чтобы поместиь . 099a Индекс Указывается подписной индекс издания. 099b Название издания Указывается название издания по подписному каталогу. 099c Адрес организации Записывается адрес вашей школы, или адрес, по которому будет осуществляться доставка периодики. Для того, чтобы не заносить эти сведения в каждое описание вручную, необходимо создать словарь для данного поля (см. ч. VIII п. 4 «Поиск по словарям. Создание словарей») и пользоваться им при создании описаний в базе данных. 099d Название организации Заносится номер вашей школы (Библиотека школы №…). Для данного поля также лучше создать словарь и использовать его при создании описаний. 099e Год Указывается год, на который оформляется подписка. 099f Количество комплектов Указывается количество комплектов данного издания, которое выписывает библиотека. 099h Цена Указывается подписная цена издания. 099x Сигла хранения Указывается отдел библиотеки (читальный зал, абонемент) или кабинет в школе, куда поступает периодическое издание. 099y Количество месяцев Указываются порядковые номера месяцев, на которые производится подписка (1,2,3,4,5,6 или 7, 8,9,10,11,12). 099z Отметка о получении Поле заполняется по мере поступления периодики. Проставляется порядковый номер издания с указанием даты поступления. Следующие 4 поля нужны для отражения информации в списке документов и для получения картотеки периодических изданий. 245a Заглавие Повторяем название периодического издания. 260c Дата издания Данное поле можно заполнять с указанием года, начиная с которого в библиотеке имеется то или иной издание и количества номеров за каждый год (например, 1-12 / 2004). Поле дублируется клавишей F2 или командой Сохранить и создать. 310a Периодичность Указывается периодичность издания. 500a Примечание Указывается вид периодического издания (журнал, газета или приложение к ним). После завершения описания сохраняем его при помощи клавиши с дискетой и переходим к созданию следующего. Выходные формы для оформления подписки Для оформления подписки в программе предусмотрено 2 формы: подписной абонемент (форма СП-1) и список изданий (форма СП-7). Формы вызываются командой «Отчеты». Прежде всего, отберем периодические издания, используя Поиск по словарям. Для удобства лучше создать и использовать словари Адрес организации или Наименование организации (см. ч. VIII в п. 4 создание словарей). После проведения поиска, найденные документы отбираем с помощью команды Документ – Отмеченные документы – Отобрать как подмножествонайденные документы отбираем с помощью команды и газета).ентов и для полученяи картотекуи . Затем выполняем команду Отчеты – Периодические издания (список) для получения общего списка изданий или Отчеты - Периодические издания (Абонемент) для получения подписных абонементов. Созданные документы могут быть распечатаны в текстовом редакторе (команда Файл – Вызов редактора - Word). VIII. Поиск документов С помощью электронного каталога обеспечивается быстрый и удобный поиск необходимой информации. Доступ к режимам поиска осуществляется из всех АРМов. В режимах поиска предоставляется возможность формирования запросов на поиск, отбор документов в подмножество, удовлетворяющих данному запросу, сортировка документов по заданным полям. Выход в режим поиска осуществляется из пункта меню Документ - Найти или нажатием кнопки  (бинокль) на панели инструментов. В системе реализованы три вида поиска (в виде многостраничной панели):
 Рис. 11. Режим поиска |
Похожие:
 | Учебно-практическое пособие предназначено для студентов очной и заочной форм обучения по направлению подготовки бакалавров 030901.... |  | Учебно-практическое пособие предназначено для специалистов мсх, лекторов системы дпо, а также руководителей и членов кфх, ип участников... |
| Валютное регулирование в Российской Федерации: правила, контроль, ответственность: Учебно-практическое пособие | | Смирнова И. В., Кашенцева Н. П. Финансы и кредит: Учебно-методическое пособие к выполнению выпускных квалификационных работ. 2-е... |
| В информационном банке "Бухгалтерская пресса и книги" раздела "Финансовые и кадровые консультации" включена книга издательства "АйСи... | | Профессия библиотекаря уникальна сама по себе уже тем, что нет границ, которые можно было очертить для неё |
| Учебно-методическое и практическое пособие по дипломному проектированию по направлению «Информационная безопасность» | | Учебное пособие предназначено для студентов направления подготовки «Юриспруденция» (квалификация бакалавр) удк 347. 73/76 |
| Загорский Г. И. Актуальные проблемы судебного разбирательства по уголовным делам: учебно-практическое пособие. "Проспект", 2011 г.... | | Матиец, Ю. Д. Менеджмент: учебно-практическое пособие / Ю. Д. Матиец – Курган, 2014. – 76 с |