Требования к текстам документов
Текст - основной реквизит документа. Текст документа печатают через 2 - 4 межстрочных интервала после реквизита "заголовок к тексту" от 0-го положения табулятора. Абзацы в тексте печатают от 1-го положения табулятора после 5 печатных знаков от границы левого поля документа). Для облегчения работы машинисток в некоторых бланка документов начало текста обозначается ограничительными отметками.
На документах формата А4 текст печатают через 1,5 межстрочных интервала, а на документах формата А5 допускается печатать через 1 межстрочный интервал. Тексты документов, подготовляемых к изданию типографическим способом, следует печатать через 2 межстрочных интервала.
Тексты организационно-распорядительных материалов можно печатать на двух сторонах листа. Исключение составляют отдельные виды документов, устанавливаемые министерствами и ведомствами России.
Простейшей частью текста является абзац. Абзацем называют часть текста, несущего законченную мысль и представляющую собой смысловое единство. Нормальным считается абзац, содержащий не более 2-3 предложений.
Тексты документов рекомендуется разделять на две основные части. В первой части указывается основание составления документа. Во второй части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.
Если документ состоит из одной фразы, то в первой её части также рекомендуется сообщать основание или причины создания документа, а во вторых - решение, распоряжение, просьбу.
В отдельных случаях текст документа может содержать только заключительную часть: приказы - распорядительную часть без преамбулы, письма - просьбу без пояснений и т.п.
Для конкретного вида документа рекомендуется разрабатывать определённую схему построения текста, закрепляемую соответствующим распорядительным документом учреждения. При наличии государственного стандарта на данный вид документа его текст строится в соответствии с действующим стандартом.
При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие принципы: объективность содержания и нейтральность изложения, полнота информации и кратность изложения, типизация речевых оборотов и стандартизация терминов.
Уровень составления текстов документов является одним из показателей культуры управления в целом. Работник, составляющий документ, не должен допускать ошибок в тексте, неясностей, стилистических погрешностей, затрудняющих чтение документа и понимание его смысла.
В отличие от стиля художественной литературы в деловом стиле документов не допускается образное выражение мыслей с помощью сравнений, метафор (переносного употребления слов по аналогии), аллегорий (изображение отвлечённой идеи посредством конкретного), гиперболы (преувеличения). В тексте документа не должно быть переустановок слов или выражений, нарушающих обычный порядок слов в предложении. Деловая речь должна быть близка к научной по точности, к газетно-публицистической по гибкости и к художественной по доступности.
При подготовке текста документа рекомендуется соблюдать следующие правила:
1. Документы, содержащие информацию по различным вопросам деятельности учреждения (доклады, положения, отчеты, обзоры и т. д.), делятся на разделы (главы, пункты, подпункты).
2. Разделы должны иметь заголовки, выражающие существо содержания документа. Деление текста на пункты и подпункты производится в соответствии с ГОСТ 1.5 - 68.
3. Заменять сложные предложения простыми; применять устойчивые (трафаретные) словосочетания; использовать прямой порядок слов в предложении в том случае, если логическое (смысловое) ударение падает на объект действия.
4. Использовать обратный порядок слов в предложении в том случае, если логическое ударение падает на само действие или на субъект действия.
5. Заменять отглагольные существительные, особенно в распорядительных документах, соответствующими глаголами; употреблять в распорядительных документах глаголы неопределенной формы (назначить, командировать, премировать, утвердить, обязать и т.п.); заменять местоимения существительными, например: училищу требуется, министерство просит.
6. Использовать в распорядительных документах языковые конструкции повелительного (императивного) характера; применять устойчивые словесные формулы, например: приказываю (в приказе), предлагаю (в указании), решил (в решении).
В постановлениях (решениях) коллегиальных органов рекомендуется использовать форму изложения от третьего лица единственного числа, например: коллегия постановляет.
В других видах организационно-распорядительных документов используется следующая форма изложения:
от первого лица единственного числа: считаю необходимым, прошу выделить;
от первого лица множественного числа: просим направить, направляем на рассмотрение;
от третьего лица единственного числа: министерство не возражает, училище считает необходимым и др.
Текст документа, представленный в виде таблицы, должен быть построен в соответствии с ГОСТ 1.5 - 68. Таблицы могут быть расположены в тексте документа или приложениях. Все таблицы следует пронумеровать арабскими цифрами. Нумерация таблиц текста документа и приложений может быть сквозной или самостоятельной. Если в документе приведена одна таблица, то её не нумеруют и слово "таблица" не пишут.
Текстовая часть документа может быть представлена также в виде анкеты или трафарета.
В виде анкеты представляют текст, который содержит словесную или цифровую характеристику одного объекта по ряду признаков. Постоянной информацией в анкете является перечень признаков, расположенных в определённой последовательности, а переменной - их конкретная характеристика.
Трафарет содержит информацию в виде предложений или частей текста, частей предложений и пробелы, при заполнении которых образуется связной текст документа. Трафаретные тексты фиксируются, как правило, непосредственно на бланках.
Стиль и язык служебных документов должны отвечать таким принципам, как:
1. Соблюдение требований официально-делового стиля и норм современного русского языка.
2. Использование слов, закрепленных практикой документирования управленческой деятельности (на ваш номер, должным образом, указанные факты и т.д.).
3. Широкое применение терминов юридического и бухгалтерского характера, слов-профессионализмов (исковое заявление, претензия, дебет, кредит, недопоставка и т.д.).
4. Применение именных предлогов (в свете решений, в связи с необходимостью, в порядке оказания помощи).
5. Унификация и стандартизация деловой речи в часто повторяющихся документов. Типовые тексты составляют при помощи выработанных практикой словесных штампов, трафаретов (просим возместить ущерб, на основании договора поставки, вынуждены обратиться в прокуратуру). Использование трафаретных текстов значительно ускоряет составление документов и повышает их грамотность.
6. Тенденция сокращения текстов путём замены сложных предложений простыми, ликвидации причастных и деепричастных оборотов, употребления сокращений (аббревиатур), терминов стандартизированных оборотов. По данным инженерной психологии, стандартизированные обороты воспринимаются быстрее в 8-10 раз.
Работникам управленческого аппарата необходимо уметь правильно выражать свои мысли и составлять текст документов с учётом всех требований. Для этого нужно много читать, пользоваться словарями, справочниками, пособиями по грамматике, обогащать свой словарный запас, владеть профессиональной терминологией.
В текстах документов не следует употреблять таких слов и словосочетаний, как безотлагательно (немедленно); благоволите сообщить (сообщите); в моей просьбе прошу не отказать, в ожидании вашего ответа, всемерное содействие (помощь); воспрещается (запрещается); в целях (для, с целью); для сведения и руководства (для руководства, для сведения); досконально (точно); ежели (если); изрядно (сильно); ибо (потому что, так как); на обороте сего (на обороте); на предмет (для); не откажите сообщить (сообщите); прошение (заявление); покамест (пока); по принадлежности (по назначению); свободная вакансия (вакансия); представляем при сем (направляем, прилагаем); с подлинным верно (верно, копия); считаем возможным ходатайствовать (просим); таковой (такой); ходатайство (просьба); оповещаем (сообщаем); надлежит (следует; коль скоро (когда, если); не преминуть (не забыть); подобает (следует); сугубо (усиленно) и т.п.
Не рекомендуется употреблять в тексте документа устаревшие слова и обороты, выступающие как застывшие конструкции, неполноценные по смыслу. Например: вместо "настоящим предлагается..." следует писать "предлагаем..."; вместо "настоящий акт составлен…" - "акт составлен..."; вместо "при сем направляем..." - "направляем...".
Необходимо избегать тавтологии (повторения сказанного, несущего неоправданную избыточность информации).
ПРАВОВАЯ ОХРАНА ДОКУМЕНТОВ
Лица, ответственные за работу с документами, обязаны обеспечивать сохранность документов, создаваемых в учреждении, организации, предприятии.
Дела с момента их заведения и до сдачи в архив учреждения или уничтожения хранятся в рабочих комнатах или в специально отведённых закрывавшихся помещениях. Помещение должно отвечать требованиям пожарной безопасности, иметь определённый температурно-влажностный режим.
Дела помещаются в закрывающиеся шкафы канцелярского типа, предохраняющие документы от пыли, воздействия солнечного света и обеспечивающие их сохранность.
Документы подшивают в твёрдые обложки, оформленные в соответствии с ГОСТ 17914 - 72 и номенклатурой дел, или в папки регистраторы. Папки устанавливают на полках шкафа в той последовательности, в которой они указаны в номенклатуре дел, достаточно плотно прижатых друг к другу. Папки устанавливают в вертикальном положении корешками наружу. При таком хранении основное давление направленно на корешок и листы документов внутри деда давления не испытывают. Это благоприятно сказывается на сохранности документов. Вынимать вертикально стоящие дела легко и удобно.
Если документы подшиты в папки с мягкими обложками, то ставить их вертикально нельзя, так как от этого ветшают и рвутся нижние края документов. Такие дела хранятся горизонтально.
Обеспечению физической сохранности документов способствует и правильная подшивка листов документов в деле. При подшивке необходимо следить за тем, чтобы нижние края документов были на одном уровне и выше примерно на 1 см края папки.
Места пробивки отверстий для подшивки документов в дела определены ГОСТ 6.39 - 72.
Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрежаются. В исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) такое изъятие производится с разрешением руководителя учреждения с обязательным постановлением в деле точной заверенной копии нанятого документа в вложением акта о причинах изъятия подлинника.
В течение делопроизводственного года на выданное по служеб ной необходимости дело заполняется карточка-заместитель, в которой указываются структурное подразделение, номер дела, его заголовок, дата выдачи, кому дело выдано, дата возвращения, предусматривают ся главы для расписок в получении и приёме дела.
Коммерческая тайна
Коммерческой тайной является деловая информация, имеющая тактическую или потенциальную ценность для предприятия по коммер ческим причинам. Эта информация является коммерчески выгодной для недобросовестных конкурентов в случае попадания в их руки. Утрата коммерческой тайны может привести ущерб предприятию и, в конечном итоге, привести к его банкротству.
Методы защиты коммерческой тайны
Для предотвращения утечки коммерческой тайны обычно исполь зуются следующие меры:
- правовая защита,
- организационные меры,
- защита с помощью технических средств.
Правовая защита осуществляется закреплением прав и порядка защиты коммерческой тайны в нормативных и уставных документах. Эти меры могут быть оговорены в Уставе предприятия, трудовых договорах (контрактах) с сотрудниками предприятия, приказах, правилах внут реннего распорядка предприятия и т.д.
Организационные меры защиты включают в себя:
- организацию секретного (конфиденциального) делопроизводства. "Грифы" и порядок Функционирования этого делопроизводства опреде ляет руководство предприятия;
- разграничение доступа ж информации: каждый сотрудник предприя тия должен обладать только теми сведениями, содержащими коммерчес кую тайну, которые необходимы ему для выполнения своих обязаннос тей. Разрежение на доступ к такой информации выдаётся руководите лем предприятия, при этом сотрудник несёт ответственность за разглашение полученных сведений;
- установления такого порядка использования технических средств и помещений, который бы исключал утечку сведений. Например, при ра боте с копировальными средствами необходимо обеспечить строго рег ламентированное копирование тех документов, на которые распрост ранён режим конфиденциальности. Целесообразно использовать хране ние документации с помощью микрофильмов, что значительно облегчит защиту информации;
- установление порядка работы с посетителями - их учёт в специаль ном журнале, определение помещения для приёма посетителей, их сопровождение при посещении основных рабочих помещений;
- установление порядка ведения переговоров с посетителями, кото рый должен преследовать двоякую цель: во-первых, не допустить утечки информации и, во-вторых, получить наиболее полные сведения о намерениях посетителей;
- обучение сотрудников предприятия мерам защиты коммерческой тайны, повышение их ответственности за непреднамеренное разглашение коммерческой тайны.
Защита с помощью технических средств
Использование технических средств для обеспечения сохраннос ти информации создаёт дополнительные гарантии того, что докумен ты и другие носители информации будут надёжно защищены. Технические средства защиты могут быть разделены на следующие:
- средства охраны территории предприятия, средства защиты коммуникации,
- средства защиты компьютерных систем и баз данных от несанкцио нированного доступа.
Средства охраны территории представляют собой различные типы ог раничений и контролирующих систем, включая ограды с автоматичес кой системой сигнализации о попытки их преодоления, системы теле визионного контроля территории, различные электронно-оптические и другие средства охраны. К ним же можно отнести средства разгра ничения доступа сотрудников в помещения с различной степенью секретности.
Средства защиты коммуникации. В настоящее время источником утеч ки информации в большой степени являются процессы обработки, пе редачи и хранения информации, связанные с применением и использо ванием электронных, электромеханических и электротехнических уст ройств. Действие таких устройств, как правило, сопровождается (если не принимаются специальные меры) побочными или паразитными излучениями. Побочные излучения непосредственно несут информацию, но распространяются "безадресно" (персональные ЭВМ, звуко- и видеозаписывающая аппаратура, телевизоры, электрифицированные пишущие машинки, телетайпы и телефаксы, аппаратура передачи данных, громкоговорящая и селекторная связь, а также все виды внешней проводной и радиосвязи, не имеющие специальных шифрующих и дешиф рующих устройств). Паразитные - сопровождают процессы преобразо вания сигналов. Например, импульсное излучение сопровождает рабо ту персональной ЭВМ. Стационарную "картинку" на экране дисплея на расстоянии 200 - 300 м. Очевидно, что паразитные наводки на сосед ние пары телефонного кабеля или на специальные подслушивающие "муфты" могут явиться источниками утечки информации. Источниками паразитного излучения могут бить некоторые виду датчиков пожарной и охранной сигнализации, элементы системы электрических ча сов, радиоточки, трубы отопления и газовые трубы, переговорные устройства и девали телефонных аппаратов.
Основными мерами защиты информации при использовании техни ческих способов являются: поиск закладных (подслушивающих или записывающих) устройств;
- обеспечение скрытности передачи информации по телефонно-телеграфным каналам путём их шифрования;
- специальная защита аппаратуры от излучения с помощью защитных блоков;
- использование специальных средств защиты компьютерных систем и баз данных;
- создание искусственных помех перехвату электрических или акус тических сигналов.
Меры по защите коммерческой тайны при использовании компью терных систем и баз данных можно разделить на следующие группы:
- скрытое кодирование документов на магнитных носителях, т.е. дополнение текста документов на магнитных носителях нечитаемым при нормальном воспроизведении признаком авторства или имущественной принадлежности, благодаря которому можно уличить лиц, осуществивших кражу документов;
- криптографирование (шифрование) всего документа или его части на машинных носителях, делающие этот документ недоступным для пони мания лицам, не владеющим ключом или кодом для дешифрования.
Использование компьютеров в бизнесе привело к тому, что боль шие объёмы деловой информации передаются и получаются по компью терным сетям, охватившим практически весь мир. Именно через компь ютерные сети происходит большинство хищений информации.
Если ваш компьютер подключен к такой сети и работает только в вашем присутствии, вы всегда сможете предотвратить попытку полу чить информацию из вашего компьютера. При автоматическом режиме работы компьютера защитить себя от несанкционированного доступа можно только в том случае, если вы наиболее ценную информацию бу дете хранить только на дискетах в недоступном для недоброжелателя месте.
Другой проблемой является защита передаваемой информации от подделок и искажений. Для этих целей используется программа под названием "электронная подпись". Эта программа позволяет удосто верить принадлежность вам передаваемого по сети документа, но его текст при этом остаётся незащищенным.
Чтобы защитить всю передаваемую информацию, её требуется за шифровать. Удобнее зашифровать с помощью аппаратных средств, под ключая к компьютеру дополнительную электронную плату.
Просто и эффективно защищают данные в компьютере от копиро вания механические или электромеханические ключи, входящие в ком плект компьютера. Поворотом ключа, который вы можете носить с со бой, может блокироваться работа компьютера.
ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ С ИСТЕКШИМ
СРОКОМ
На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт. В акт на уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу, например, "Переписка за 1987 - 1990 г. - 4 дела".
Акты составляются и подписываются членами ЭК, рассматривают ся и утверждаются руководителем предприятия.
В группу средств уничтожения документов входят бумагоуничтожающие машины с выдачей отходов в виде кусочков, полос, массы.
Бумагоуничтожающие машины делятся на два основных вида в зависимости от способа уничтожения (сухого или мокрого). Машины с сухим способом уничтожения документов, в свою очередь, подразделяются по виду отходов - полос (МП) и кусочков (МК). Отходы у бумагоуничтожающих машин мокрого способа (ММ) бывают только в виде массы.
У бумагоуничтожающих машин с сухим способом переработки ре жущий узел состоит из двух или более групп дисковых ножей. При вращении дисковые ножи захватывают бумагу и режут её на узкие поло сы, ширина которых равна расстоянию между дисковыми ножами. Если резку производить в двух перпендикулярных направлениях, то отходы получаются в виде небольших кусочков.
Машина для уничтожения документации МП40-1,2 предназначена для уничтожения документации, выполненной на бумажной основе, по средством механического её измельчения. Отходы в виде полос.
Машина для уничтожения документации МК4-05 х 5 и МК15-1,2 х 15 позволяют быстро уничтожить документы и сохранить сырьё для повторного использования при производстве бумаги и картона. Раз меры и форма отходов исключают возможность восстановления доку ментов. Производительность 16 кг/ч.
|
