Инструкция по делопроизводству администрации муниципального образования
Скачать 1.93 Mb.
|
ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ6.1 Организация работы с документамиПорядок прохождения документов на бумажных носителях и операции, производимые с ними в администрации муниципального образования Темрюкский район, регламентируются настоящей Инструкцией. При расширении применения в администрации электронного документооборота управлением делами разрабатываются маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в администрацию муниципального образования Темрюкский район. 6.2. Организация доставки документов 6.2.1. Доставка документов в администрацию муниципального образования Темрюкский район осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи и нарочным. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. 6.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте. 6.3. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции 6.3.1. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в администрацию муниципального образования Темрюкский район корреспонденции производится в общем отделе. Образец журнала регистрации поступающей корреспонденции приведен в приложении № 23 к настоящей Инструкции. 6.3.2. Корреспонденция, адресованная непосредственно руководителям структурных подразделений, принимается и регистрируется в этих подразделениях самостоятельно. 6.3.3. Письма граждан регистрируются в отделе по приему граждан и контролю. 6.3.4. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки и целостность вложений. Вся корреспонденция, за исключением имеющей пометку «лично», вскрывается. При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах: первый остается в общем отделе, второй приобщается к поступившему материалу, третий направляется отправителю документа. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправки и получения документа. 6.3.5. Поступившие в администрацию муниципального образования Темрюкский район служебные документы учитываются и распределяются на регистрируемые в автоматизированной компьютерной программе и нерегистрируемые. Не подлежат регистрации поступающие статистические сборники, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, рекламные извещения, программы совещаний, конференций, поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты. 6.3.6. На документах, подлежащих регистрации, в нижней правой части первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата и входящий номер. 6.3.7. При регистрации поступившего документа в автоматизированной программе в электронную карточку вводятся необходимые данные о документе. Информация о зарегистрированных документах автоматически заносится в электронные базы пользователей системы. 6.3.8. Образец журнала регистрации отправляемой корреспонденции приведен в приложении № 24 к настоящей Инструкции. 6.3.9. Нерегистрируемые в автоматизированной программе служебные документы учитываются в журналах. 6.3.10. Распределение поступающей служебной корреспонденции осуществляется в соответствии с распределением обязанностей между главой муниципального образования, его заместителями, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения структурных подразделений администрации. 6.3.11. Письменные обращения граждан учитываются в общем отделе количественно и передаются в отдел по приему граждан и контролю для регистрации в установленном порядке. 6.3.12. Зарегистрированные документы, корреспонденция с пометкой «лично», а также нерегистрируемые документы передаются по назначению в день регистрации, срочная корреспонденция и телеграммы - немедленно. Все зарегистрированные документы передаются по назначению под личную подпись. 6.4. Прием, обработка документов, поступающих по каналам электронной и факсимильной связи 6.4.1. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на листах бумаги формата А 4 черным цветом, не должен превышать пяти листов; факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму; подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки; поступившие факсограммы рассматриваются как входящие документы и передаются адресатам в день их приема, срочные - немедленно; письма, документы, подлежащие передаче электронной почтой, представляются в одном экземпляре за подписью главы муниципального образования Темрюкский район и его заместителей с указанием исходящего номера документа, даты, фамилии исполнителя, его контактного телефона; приложения в виде схем, таблиц представляются на магнитном носителе с указанием наименования файла; при передаче документов по Интернету указывается точный электронный адрес организации, учреждения; для получения почты большого объема через Интернет получатель предоставляет магнитный носитель; ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче; запрещается передавать текст документов с пометкой «для служебного пользования» по каналам факсимильной связи. 6.4.2. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях администрации, осуществляется их руководителями. 6.5. Организация работы с документами в приемных администрации муниципального образования Темрюкский район и в структурных подразделениях администрации 6.5.1. Все документы, рассмотренные главой муниципального образования Темрюкский район и его заместителями, направляются для выполнения в структурные подразделения администрации через общий отдел. 6.5.2. Служебные документы, поступившие непосредственно в адрес руководителей структурных подразделений, регистрируются аналогично порядку, установленному в администрации муниципального образования Темрюкский район. 6.5.3. В приемных администрации и в структурных подразделениях учет поступления служебных документов ведется с помощью компьютерной программы или журнала регистрации поступившей корреспонденции. 6.5.4. О поступивших документах докладывается руководителю. Руководителем даются указания о выполнении данных документов. Указания исполнителям даются в форме резолюции, которая должна содержать фамилии исполнителей, порядок, характер и срок исполнения документа, подпись руководителя и дату. 6.5.5. Рассмотрение документов производится руководителем, как правило, в день их поступления в приемную. С короткими сроками – незамедлительно. 6.5.6. Документы, поступившие и зарегистрированные в администрации муниципального образования Темрюкский район, передаются исполнителю согласно резолюции руководителя через общий отдел. Отметки о прохождении и выполнении документа фиксируются работниками общего отдела. Информация о ходе и результатах выполнения служебных документов еженедельно докладывается начальнику управления делами и заместителю главы муниципального образования Темрюкский район, в чьем подчинении находится управление делами. 6.5.7. Служебные документы, поступившие непосредственно в структурные подразделения администрации, учитываются и передаются исполнителям ответственными за делопроизводство этих подразделений. Контроль прохождения служебного документа, сроки его выполнения контролируются ими с помощью автоматизированной программы или иным способом. 6.6. Организация обработки и передачи отправляемых документов 6.6.1. Регистрация отправляемых (исходящих) документов, оформленных на бланках строгой отчетности, осуществляется в общем отделе администрации. 6.6.2. Оформление адресата отправляемых писем должно соответствовать постановлению Правительства Российской Федерации от 26 сентября 2000 года № 725 «Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи». На почтовых отправлениях в адресе не должно быть сокращенных названий, не относящихся к адресу знаков. Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке: наименование адресата (для граждан - фамилия, имя, отчество); название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.п.); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс. На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке. 6.6.3. Документ, подготовленный в структурных подразделениях администрации и подлежащий отправке, поступает в общий отдел с обязательным указанием адресата, откуда отсылается с соответствующей пометкой в журнале или реестре. 6.6.4. В целях своевременного отправления исходящей корреспонденции через общий отдел администрации её необходимо сдавать для обработки не позднее 13.00 с понедельника по четверг и до 12.00 в пятницу. 7. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ВЫПОЛНЕНИЕМ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ В АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ТЕМРЮКСКИЙ РАЙОН 7.1 Общие положения 7.1.1. Система делопроизводственного контроля обеспечивает своевременное предупреждение о возможных нарушениях сроков выполнения, представление руководству администрации муниципального образования Темрюкский район регулярной оперативной информации о ходе выполнения служебных документов. 7.1.2. Основной целью системы контроля за выполнением служебных документов является обеспечение эффективности управления на основе эффективного контроля за сроками и качеством выполнения распорядительных документов, служебной корреспонденции и принятия своевременных мер по их выполнению. 7.1.3. Для достижения указанной цели система контроля за выполнением служебных документов обеспечивает: контроль за сроками выполнения служебных документов; контроль за ходом выполнения служебных документов по объемам работ и качеству их выполнения, непосредственную проверку хода выполнения; выяснение причин невыполнения или ненадлежащего выполнения служебных документов для доклада руководству администрации и принятия дополнительных мер по их выполнению; учет и анализ результатов выполнения служебных документов. 7.1.4. Основными функциями системы контроля за выполнением служебных документов являются: учет и постановка служебных документов на контроль; формирование контрольных дел на постановления, распоряжения администрации муниципального образования Темрюкский район и определение сроков представления промежуточной и итоговой информации об их выполнении; своевременное выявление отклонений от заданий, предусмотренных в документах, по срокам и объемам выполненных работ; учет и регулярное информирование руководителей администрации муниципального образования Темрюкский район о состоянии исполнительской дисциплины (сколько и каких документов выполнено, сколько не выполнено, кем, по каким причинам); информирование исполнителей о приближении сроков выполнения служебных документов; выдача информации о контролируемых служебных документах по запросу. 7.1.5. Руководители структурных подразделений администрации обязаны поставить на контроль служебные документы, если: главой администрации Краснодарского края, главой муниципального образования Темрюкский район поручено осуществлять контроль выполнения постановления или распоряжения; в содержании постановления, распоряжения главы администрации Краснодарского края, главы муниципального образования Темрюкский район определены конкретные задания, поручения данному структурному подразделению администрации. необходимость контроля выполнения служебного документа определена резолюциями руководства; предусмотрено представление сообщений в вышестоящие органы о ходе выполнения служебного документа; полученная служебная корреспонденция зарегистрирована общим отделом и содержит конкретные поручения и сроки выполнения. 7.1.6. Общий отдел осуществляет делопроизводственный контроль за выполнением отдельных постановлений, распоряжений главы администрации Краснодарского края, администрации муниципального образования Темрюкский район; за сроками выполнения служебной корреспонденции, поступившей в администрацию муниципального образования Темрюкский район и зарегистрированной в общем отделе управления делами. На контролируемые постановления, распоряжения администрации муниципального образования Темрюкский район общим отделом заполняются контрольные листы. Образец контрольного листа приведен в приложении № 25 к настоящей Инструкции. 7.1.7. Контроль за сроками выполнения служебной корреспонденции, поступившей в администрацию муниципального образования Темрюкский район, поручений согласно резолюциям к ней осуществляет общий отдел. В структурных подразделениях администрации - лица, ответственные за делопроизводство. 7.1.8. Контроль за выполнением поручений и выполнением планов мероприятий, данных руководством администрации на планерных и иных рабочих совещаниях, осуществляет общий отдел управления делами. Форма учета и осуществления контроля за выполнением поручений приведена в приложении № 26 к настоящей Инструкции. 7.1.9. Контроль за рассмотрением устных и письменных обращений граждан, поступивших в адрес главы муниципального образования Темрюкский район осуществляется в отделе по приему граждан и контролю. Контроль за рассмотрением устных и письменных обращений граждан, поступивших непосредственно руководителям структурных подразделений администрации, осуществляют эти руководители и назначенные ими специалисты. 7.2. Организация контроля за выполнением постановлений, распоряжений главы администрации Краснодарского края, администрации муниципального образования Темрюкский район 7.2.1. Контроль за своевременным выполнением правовых актов администрации Краснодарского края, администрации муниципального образования Темрюкский район осуществляют: глава муниципального образования Темрюкский район, его заместители в соответствии с их полномочиями; руководители структурных подразделений администрации муниципального образования Темрюкский район; общий отдел. 7.2.2. Руководители структурных подразделений администрации муниципального образования Темрюкский район являются ответственными за фактическое выполнение правовых документов главы администрации Краснодарского края, администрации муниципального образования Темрюкский район в установленные сроки, систематический контроль и оперативное влияние на своевременное, качественное и полное их выполнение. 7.2.3. Руководители структурных подразделений администрации назначают ответственных за делопроизводственный контроль выполнения служебных документов. Организация и координация работы по делопроизводственному контролю за выполнением правовых актов главы администрации Краснодарского края, администрации муниципального образования Темрюкский район возложена на общий отдел и ведется с помощью автоматизированной программы или иным способом. 7.2.4. Общий отдел по поручению главы или заместителей главы муниципального образования Темрюкский район и инициативно, совместно со специалистами отраслевых органов может проверять фактическое выполнение отдельных правовых актов. 7.2.5. В целях определения фактического состояния выполнения принятых управленческих решений по основным вопросам социально-экономического развития, изложенных в правовых актах администрации муниципального образования Темрюкский район, определения дополнительных мери создания условий для их полного выполнения структурными подразделениями администрации используется «Час контроля» - служебное совещание, проводимое главой муниципального образования Темрюкский район или его заместителями в соответствии с распределением обязанностей. |
Похожие:
 | В целях упорядочения деятельности администрации муниципального образования «Толонский наслег» и в целях повышения эффективности и... |  | Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую... |
| Администрации муниципального образования «Тункинский район» Республики Бурятия (далее – Инструкция) устанавливает требования к документированию... | | Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области, Уставом Новохоперского муниципального района, Регламентом... |
| Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации... | | Признать утратившим силу Постановление Администрации мо «Канинский сельсовет» нао от 07. 04. 2010 №8 «Об утверждении инструкции по... |
| Воронежской области от 11. 11. 2013 416-у «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных... | | «Село Лончаково» Бикинского муниципального района и руководствуясь распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23. 01. 2008 №14-р... |
| «Село Лончаково» Бикинского муниципального района и руководствуясь распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23. 01. 2008 №14-р... | | Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... |