Инструкция по делопроизводствусеверо-западного филиала фгбу «авиаметтелеком росгидромета»

7.3 Резолюция На входящих документах директором Филиала указывается резолюция. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему представляется право созыва соисполнителей и координация их работы. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата. Пример: Морозовой Н.В. Федосеевой Н.А. Прошу подготовить ответ в виде справки о запрашиваемых метеоэлементах к 05.10.11 ______________ (личная подпись) ______________ (ччммгг) Резолюция может оформляться как на самом документе, так и на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. 7.4 Работа исполнителей с документами Начальники обособленных подразделений, отделовобеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль над качественным исполнением документов по существу вопроса. При рассмотрении документов выделяют документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются немедленно. В случае задержки доведения документа до исполнителя (необходимости размножения документа или других задержках) исполнитель должен информироваться. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта ответа на документ или дополнительного документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение), подготовку к пересылке адресату. На документ, рассылаемый в обособленные подразделения, организатор делопроизводстваготовит листрассылки (форма представлена в ДП СМК 02 – 4.2 – 2013, Приложение В). При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т. д.). Все исполнители несут персональную ответственность за достоверность и качество предоставляемой информации. 8 Оформление и учет служебных командировок работников Филиала Служебная командировка в пределах Российской Федерации оформляется командировочными удостоверениями и приказом о командировании на основании служебного задания на командировку (Приложение Х). Командировочное удостоверение выписываться и в случае, если работник должен возвратиться из командировки в тот же день, в который он был командирован. Согласованное с директором Филиала служебное задание на командировку представляется исполнителем ведущему специалисту по кадрам, не менее чем за три дня до начала командировки. Ведущий специалист по кадрам выписывает командировочное удостоверение, которое передается на подпись директору Филиала. Регистрация служебных заданий и командировочных удостоверений осуществляется у ведущего специалиста по кадрам (Приложение Ц, Приложение Ш). По окончании командировки работник в течение 5 дней предоставляет директору Филиалаотчёт о командировке (Приложение Щ). 9 Поисковая система по документам Основой построения поисковых систем является регистрация документов — запись учетных данных о документе по установленной форме (в журнале, книге), фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из центрального аппарата Росгидромета, ФГБУ «Авиаметтелеком Росгидромета», обособленных подразделений Филиала, от других организаций и физических лиц, а также создаваемые: внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Документы регистрируются один раз: поступающие в день поступления, создаваемые в день подписания или утверждения. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от вида документа: приказы (указания) директора по основной деятельности, приказы по личному составу, внутренние(Приложение Э), входящие (Приложение Ю) и исходящие (Приложение Я) документы и др. Документы, передаваемые или принимаемые по электронной почте, также регистрируются организатором делопроизводства. Документы регистрируются в соответствующих журналах, книгах. Регистрация документов входящих, исходящих и внутренних осуществляется отдельно. 10 Контроль исполнения документов Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, своевременная передача документа исполнителю, проверка сроков исполнения, снятие с контроля, направление исполненногодокумента в дело.Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. Контроль исполнения обеспечивает организатор делопроизводства или лицо, назначенное директоромФилиала. Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют начальники обособленных подразделений, отделов. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных по журналам регистрации документов (в приемной директора). Контроль систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы, распоряжения, указания, письма Филиала, а также приказы и решения ФГБУ «Авиаметтелеком Росгидромета»). Сроки исполнения документов определяются директором Филиала исходя из срока, установленного учреждением, направившем документ, или сроков, устанавливаемых директором Филиала, или установленных законодательством. Документы, поступившие в Филиал в соответствии с резолюцией директора подлежат исполнению в следующие сроки: –с конкретной датой исполнения — в указанный срок; без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно», исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно»— в 10-дневный срок, остальные — в срок не более месяца. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. Дата исполнения указывается в резолюции директора Филиала и фиксируется в журнале.При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя директора Филиала, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока. Продление срока исполнения по резолюции директора Филиалана документах допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае, исполнителем представляется директоруФилиаласлужебная записка с мотивированными причинами о продлении срока, с указанием планируемой даты исполнения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются. О всех случаях изменения срока исполнения документов на основании решения директораФилиала организатор делопроизводства вносит в журнал регистрации документов изменение (новый срок, дата изменения, подпись). Приостанавливать и отменять исполнение документов вышестоящих органов, направленных в Филиал, имеет право только руководство ФГБУ «Авиаметтелеком Росгидромета». При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещении, организатор делопроизводства, обязан передать документ для исполнения другому сотруднику по согласованию с руководством Филиала. Проверка хода исполнения осуществляется начальниками обособленных подразделений или начальниками отделовдо истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль). Снятие документов с контроля осуществляет директор Филиала(или по его поручению лицо, ответственное за контроль). Снятие документа с контроля оформляется организатором делопроизводствас отметкой об исполнении документа и направлении его в дело в соответствии с п. 6.9настоящего документа. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. 11 Организация документов в делопроизводстве 11.1 Составление номенклатуры дел Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами, нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел. Номенклатура дел предназначена для организации группировки документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел со сроками длительного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положениями о Северо-Западном филиале ФГБУ «Авиаметтелеком Росгидромета» и обособленных подразделениях, структурой Северо-Западного филиала ФГБУ «Авиаметтелеком Росгидромета», планами и отчетами о работе, перечнем документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Номенклатуры дел составляются организатором делопроизводства, начальниками обособленных подразделений и отделов. Образец формы номенклатуры дел приведен в Приложении 1. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения, и представить ее организатору делопроизводстваФилиала. Номенклатура дел утверждается директором Филиала. Утвержденная Номенклатура дел высылается организатором делопроизводства по эл. почте на эл. адрес начальников обособленных подразделений, которые готовят выписку из Номенклатуры дел Филиала в части касающейся своего подразделения и используют её при формировании дел подразделения. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Северо-Западного филиала ФГБУ «Авиаметтелеком Росгидромета». Обозначениями разделов номенклатуры дел Северо-Западного филиала ФГБУ «Авиаметтелеком Росгидромета» являются индексы обособленных подразделений, отделов (по структуре Филиала). В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы каждого обособленного подразделения, отдела. 11.2 Организация текущего хранения документов Текущее хранение документов в АУ Филиала и обособленных подразделениях предполагает формированиедокументов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. В первую очередь эта процедура обеспечивает в дальнейшем быстрый поиск документов и их использование, кроме того, грамотное оформление дел для текущего хранения облегчает будущую работу по подготовке документов для передачи в архив. Дело считается заведенным с момента подшивки в него хотя бы одного документа. Дела со дня их заведения до передачи в архив хранятся по месту их формирования.Документы, использование которых предполагается на постоянной основе в архив не сдаются, а остаются в делах. В приемной АУ Филиала по окончании текущего года организатор делопроизводства, а в обособленных подразделениях ответственное лицо, назначенное начальником подразделения,оформляют и подшивают дела в архив, который хранится в специально отведенном месте. Срок хранения определен Номенклатурой дел. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке (директором Филиала издается приказ о создании специальной экспертной комиссии, которая решает какие документы подлежат уничтожению). В обособленных подразделениях контроль за формированием дел в архив осуществляют начальники подразделений. В каждом обособленном подразделении, отделе должны быть созданы условия,обеспечивающие хранение и удобство использования документов, исключающие их порчу. Форма обложки дела приведена в Приложении 2. Приложение А (обязательное) Бланк приказа ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ГЛАВНЫЙ ЦЕНТР ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И МЕТЕОРОЛОГИЧЕСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ АВИАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО ГИДРОМЕТЕОРОЛОГИИ И МОНИТОРИНГУ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ» (ФГБУ «Авиаметтелеком Росгидромета») Северо-Западный филиал ФГБУ «Авиаметтелеком Росгидромета» П Р И К А З 13.02.2013_____№ 20__________________ Об утверждении и вводе локально-нормативных документов В целях приведения в соответствие с установленными нормами управленческой документации п р и к а з ы в а ю: 1Утвердить и ввести в действие с 06.03.2013 г.: 1.1 Положение об 1.2 2 Начальнику АМСГ -3 «Псков» (Л.И. Петрова) ознакомить сотрудников АМСГ с вновь утвержденными документами под роспись. 3 Считать утратившим силу с 06.03.2013 г. следующие локально-нормативных акты: 3.1 Положение об 3 Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на ведущего специалиста по кадрам (Г.Н. Воронина). ________________ ___________________ __________________ (должностное лицо) (подпись)(инициалы, фамилия) Приложение Б (обязательное) Журнал регистрации приказов по основной деятельности Титульный лист Северо-Западный филиал ФГБУ «Авиаметтелеком Росгидромета» Журнал регистрации приказов по основной деятельности Начат ________2013 г. Окончен «____»________20___ г. Введен приказом №__ от «___» ______2013 г. Журнал регистрации приказовпо основной деятельности № п/п Номер и дата приказа Краткое содержание Исполнитель Срок исполнения 1 2 4 5 6

Похожие:

	Российской федерации федеральная служба по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды ...		Федеральная служба по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды Росгидромет строго в сроки, установленные приказом Росгидромета от 20. 06. 2006 г. №136 «О сроках представления бюджетными учреждениями...
	Условия проведения открытого запроса котировок в электронной форме Северо-Западного бассейнового филиала фгуп "Росморпорт" в морском порту Усть-Луга в 2017-2019 годах		Федеральное государственное унитарное Документация по открытому запросу котировок в электронной форме (№ ца 74-16) по выбору поставщика судового топлива для нужд Северо-Западного...
	Информационный материал для размещения на информационных стендах...		Об образовании на обучение по образовательной программе высшего образования Северо-Западного института управления – филиала ранхигс китина Евгения Александровича, действующего на основании доверенности №01-41/312...
	Об образовании на обучение по образовательной программе высшего образования Северо-Западного института управления – филиала ранхигс китина Евгения Александровича, действующего на основании доверенности №01-41/312...		Начальник Челябинского цгмс – филиала фгбу «Уральское угмс» В связи (с повреждением автотранспортного средства; в результате падения дерева; разрушения кровли дома во время сильного ветра;...
	Условия проведения открытого запроса котировок в электронной форме Пдв) и получение разрешений, нормативов и иной природоохранной документации в части выбросов вредных (загрязняющих) веществ в атмосферный...		Проект «Модернизация и техническое перевооружение учреждений и организаций Росгидромета 2»