Инструкция по делопроизводствусеверо-западного филиала фгбу «авиаметтелеком росгидромета»
Скачать 1.14 Mb.
|
3 Термины, определения и сокращения 3.1 Термины и определения В настоящей Инструкциииспользованы термины и определения, приведенные в таблице 2 Таблица 2
Окончание таблицы 2
3.2 Обозначения и сокращения ГОСТР (ISO) —национальный стандарт Российской Федерации; ПК — персональный компьютер; ДП СМК — документированная процедура системы менеджмента качества; ФГБУ — Федеральное государственное бюджетное учреждение. АУ Филиала - аппарат управленияФилиала. 4 Документационное обеспечение 4.1 Документационное обеспечение деятельности Филиала включает комплекс работ с готовыми документами: прием, распределение, регистрация, контроль исполнения, справочная работа, формирование дел, предархивная обработка, текущее хранение и использование документов. К документационному обеспечению относится и процесс движения документной информации по инстанциям. 4.2 Система документирования включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документа. Система документирования предполагает наличие определенных требований и норм создания документов. 4.3 Деятельность Филиала обеспечивается системой взаимоувязанной документации, фиксирующей решения высшего руководства ФГБУ «Авиаметтелеком Росгидромета» и Филиала по вопросам управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности. 4.4 ВФилиале используются различные виды документации: оpганизационно-pаспоpядительная (распоряжения, приказы по основной деятельности), плановая, отчетная, финансовая, по материально-техническому обеспечению, договорная, а также по информационному обеспечению деятельности (письма, телеграммы, телефонограммы, докладные и служебные записки, сводки, запросы, справки). 5 Подготовка и оформление документов 5.1 Общие сведения 5.1.1 Нормативные локальные акты издаются Филиалом в пределах своей компетенции в соответствии с Положением о Северо-Западном филиале ФГБУ «Авиаметтелеком Росгидромета». 5.1.2 Решения нормативного характера, а также оперативные, организационные, кадровые и другие вопросы внутренней работы Филиала оформляются приказами, распоряжениями и указаниями. 5.1.3 Проекты приказов Филиала по кадровым вопросам готовятся ведущим специалистом по кадрам. 5.1.4 В распорядительных документах, издаваемых на принципах единоначалия (приказ, указание, распоряжение и т.д.) используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, обязываю). 5.1.5 Текст документов Филиала печатается шрифтом размером № 12 и выравнивается по левой и правой стороне текстового поля. Первая строка должна иметь абзацный отступ. Заголовок к приказам, распоряжениям, указаниям, служебным письмам печатается шрифтом размером № 10 и выравнивается по левому краю текстового поля. 5.2 Оформление и регистрация приказов, указаний, распоряжений 5.2.1 Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, приказы по закупкам (аукционам). Регистрационным номером приказа является порядковый номер, присваиваемый каждому виду приказов. Распоряжения и указания нумеруются отдельно. 5.2.2 В приказах по личному составу к порядковому номеру добавляются через тире буквы: «к» — прием, увольнение, перемещение (эти приказы имеют постоянный срок хранения); «о» — отпуск (эти приказы имеют временный срок хранения); «км» — командировка (эти приказы имеют временный срок хранения); «пр» — прочие (поощрение, премия) (эти приказы имеют временный срок хранения). 5.2.3 В приказы по закупкам (аукционам, котировкам) к порядковому номеру добавляются через тире буква «а». 5.2.4 К регистрационному номеру распоряжения добавляется через тире буква «р», указания - через косую черту / буква «у». 5.2.5 Приказы печатаются на бланке установленной формы (Приложение А). 5.2.6 Проекты приказов, распоряжений, указаний по основной деятельности подготавливаются исполнителем для утверждения директором. 5.2.7Оригиналы приказов по основной деятельности, распоряжения, указания регистрируются организатором делопроизводствав соответствующем журнале (Приложение Б). Оригиналы приказовпо основной деятельности, распоряжений, указаний с листами рассылки и листами регистрации ознакомлений формируются организатором делопроизводства в отдельные дела. Листы рассылки и листы регистрации ознакомлений оформляются организатором делопроизводства в соответствии с Приложением В, Приложением Г к ДП СМК 02 – 4.2 – 2013 «Управление документацией». Приказы, распоряжения, указания направляются организатором делопроизводства для ознакомления (исполнения) в обособленные подразделения посредством эл. почты на эл. адреса начальников подразделений. Начальники обособленных подразделений после получения копии приказа, распоряжения, указания знакомятсяс документом, расписываются в листе регистрации ознакомлений и высылают его копию организатору делопроизводства по эл. адресу - office@aviamet-szf.ru. Начальники обособленных подразделений доводят до сведения сотрудников подразделений документы в части их касающихся и осуществляют контроль за оформлением листов регистрации ознакомлений. Полностью заполненный лист регистрации ознакомлений хранится вместе с копией приказа, распоряжения, указания в соответствующем деле. Организатор делопроизводства не позднее 3-дневного срока знакомит сотрудников АУ Филиала с приказамипо основной деятельности, распоряжениями, указаниямис оформлением листов регистрации ознакомлений, которые хранятся вместе с оригиналами документов в делах (в соответствии с номенклатурой дел). 5.2.8Приказы по личному составу не позднее 3-дневного срока высылаются ведущим специалистом по кадрам в обособленные подразделения посредством эл. почты на эл. адреса начальников подразделений. Начальники обособленных подразделений доводят приказ до сведения касающихся работников под роспись, затем подписанный приказприсылают обратно по эл. почте ведущему специалисту по кадрам. Приказы по личному составу регистрируются ведущим специалистом по кадрам в специальных журналах (ПриложениеВ, Приложение Г). Оригиналы этих приказов формируются в дела и хранятся у ведущего специалиста по кадрам. 5.2.9 Приказы по закупкам (аукционам, котировкам) регистрируются специалистом по договорной работев специальном журнале (Приложение Д). Приказы по закупкам (аукционам, котировкам)доводятся организатором делопроизводства до ответственных лиц с оформлением листа регистрации ознакомлений, который хранится с подлинником приказа. П р и м е ч а н и е — регистрация приказов может вестись как в письменном, так и в электронном виде. 5.2.10 Содержащиеся в приказах поручения должны быть конкретными и реальными. Дата оформляется цифровым способом, номер состоит из знака "№" и порядкового номера приказа. Пример: 03.07.2013 № 21 5.2.11Заголовок к приказу должен быть кратким, точно передаватьего содержание. Заголовок выравнивается по левому краю текстового поля, печатается шрифтом размером №10. Точка в конце заголовка не ставится. Пример:О командировании работников в … 5.2.12 Текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером № 12 и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка должна иметь абзацный отступ. 5.2.13 Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной, отделяемых друг от друга словом приказываю, которое печатается строчными буквами в разрядку с новой строки без абзаца «п р и к а з ы в а ю». 5.2.14 В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Констатирующая часть может отсутствовать, если действия распорядительной части не нуждаются в обосновании. 5.2.15 Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения об обособленном подразделении (отделе) или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Распорядительная часть содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Если приказ содержит поручения, последним пунктом приказа должен быть пункт о контроле. Контроль за исполнением приказа всегда возлагается на должностных лиц, составляющих руководство Филиала (заместитель директора, начальники подразделений, отделов). Контроль за исполнением приказа нельзя возлагать на тех лиц, которым даются поручения. 5.2.16 Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу ...». 5.2.17 В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…». 5.2.18 Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. 5.2.19 Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). 5.2.20 Приказы подписывает директор Филиала, а в его отсутствие лицо, его замещающее. Приложения к приказу подписываются начальниками обособленных подразделений, отделов, подготовивших проект. Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения. 5.2.21 Датой приказа является дата его подписания. 5.3 Протокол 5.3.1 Текст протокола излагают от 3-го лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»). Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. 5.3.2 Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на совещании (заседании), подшиваются в дело лицом, ответственным за организацию и проведение совещания (заседания), вместе с выпиской из протокола о принятых решениях. 5.3.3 Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. 5.3.4 Вводная часть может содержать следующие реквизиты: – список присутствовавших (с указанием, при необходимостиприглашенныхлиц); – повестка дня; – докладчики по каждому пункту повестки дня. 5.3.5 Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие.Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей – их инициалы и фамилия. Если в совещании (заседании) принимают участие представители разных организаций, указывается место работы и должность каждого лица. 5.3.6 Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. 5.3.6Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали, выступили, постановили или решили.Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам. 5.3.6 Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». 5.3.7 Решение в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования. 5.3.8 Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения. 5.3.9 Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания). 5.3.10 Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов. 5.3.11 Протоколы имеют следующие реквизиты: – наименование документа- слово «Протокол» печатается полужирным шрифтом размером №17 и выравнивается по центру. Рядом проставляется номер протокола; – вид совещания (заседания) -печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру; – дата протокола - оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается ниже предыдущего реквизита. 5.3.12 Основная часть протокола печатается через полтора межстрочных интервала. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой. 5.3.13 Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. Образец оформления бланка протокола представлен в Приложении Е. |
Похожие:
 | ... | | Росгидромет строго в сроки, установленные приказом Росгидромета от 20. 06. 2006 г. №136 «О сроках представления бюджетными учреждениями... |
| Северо-Западного бассейнового филиала фгуп "Росморпорт" в морском порту Усть-Луга в 2017-2019 годах | | Документация по открытому запросу котировок в электронной форме (№ ца 74-16) по выбору поставщика судового топлива для нужд Северо-Западного... |
|  | Северо-Западного института управления – филиала ранхигс китина Евгения Александровича, действующего на основании доверенности №01-41/312... | |
| Северо-Западного института управления – филиала ранхигс китина Евгения Александровича, действующего на основании доверенности №01-41/312... | | В связи (с повреждением автотранспортного средства; в результате падения дерева; разрушения кровли дома во время сильного ветра;... |
| Пдв) и получение разрешений, нормативов и иной природоохранной документации в части выбросов вредных (загрязняющих) веществ в атмосферный... | |