Инструкция по делопроизводствусеверо-западного филиала фгбу «авиаметтелеком росгидромета»
Скачать 1.14 Mb.
|
5.4 Служебные письма Филиала 5.4.1 Служебные письма готовятся: – как переписка с ФГБУ «Авиаметтелеком Росгидромета», учреждениями и организациями Росгидромета, с обособленными подразделениями Филиала, так и со сторонними организациями; – как ответы на запросы различных организаций и частных лиц; – как инициативные письма. 5.4.2 Сроки подготовки ответных писем устанавливаются в виде резолюции директора Филиалана основании имеющихся сроков, указанных в письме (запросе) или по решению директора. 5.4.3 Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции директора Филиала. 5.4.4 Сроки подготовки инициативных писем определяются директором Филиала. 5.4.5 Служебные письма за подписью директора Филиала оформляются на бланках установленной формы для Филиала(Приложение Ж). 5.4.6 При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются в нижнем правом углу листа арабскими цифрами. 5.4.7 Заголовок к письму должен формулироваться четко и по возможности кратко, выражая основное содержание документа. Заголовок выравнивается по левому краю текстового поля. Точка в конце заголовка не ставится. 5.4.8 Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа и, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. 5.4.9 Датой письма является дата его подписания. 5.4.10 Право подписи служебных писем устанавливается распоряжением директора Филиала. 5.4.11 По поручению директора Филиала начальники обособленных подразделений подготавливают служебные письма на бланках установленной формы для обособленных подразделений Филиала(Приложения И, К, Л, М, Н,П). 5.4.12При внутренней служебной переписке (служебные записки, отчеты, заявки, донесения и т.д.) используется форма бланка приведенного в Приложении Р.В письмах-ответах обязательно оформляется реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа",включающий в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа.Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации. 5.4.13 В Приложениях С, Т, Уприведены образцы оформления различных планов, используемых в Филиала. 5.4.14В ПриложенииФ приведен образец оформления выпискииз документа. Выписка из документаоформляется в тех случаях, когда по тем или иным причинам изготовление копии документа представляется невозможным (например, в силу конфиденциальности содержащихся в документе сведений) или нецелесообразным (допустим, из-за значительного объема содержания документа). 6 Правила оформления документов 6.1 Бланки документов Документы Филиаладолжны иметь установленные реквизиты.
20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее.
6.2 Дата документа Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для утверждаемого документа - план, отчет - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Документы, изданные в Филиалесовместно с двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Способ написания даты зависит от характера документа: - в локальных документах, определяющих права работников обособленных подразделений, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты. Пример: 29 апреля 2000 г. -в остальных случаях используется цифровойспособ оформления даты с соблюдением следующей последовательности: день, месяц, год. Пример: 29.04.2000 6.3 Подпись документа Документы, направляемые в ФГБУ «Авиаметтелеком Росгидромета», организациям, учреждениям Росгидромета, а также сторонним организациям и гражданам подписываются директоромФилиала. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне. 6.4 Адресование документа Документы адресуют организациям, обособленным подразделениям Филиала или конкретным лицам. При адресовании документа организации, без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже. При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном. При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. При адресовании документа физическому лицу, указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес. Пример: И.П. Калинину ул. Садовая, д.5, кв. 12 Киреевский р-н, г. Липки Тульская обл., 301264 6.5 Согласование документа Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования. Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям. Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и начальниками обособленных подразделений, отделов, где готовился проект документа. Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного правого акта. На внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. Пример: Замечания прилагаются: ____________ (должность) __________________________ (личная подпись) (инициалы, фамилия) ____________ (ччммгг) Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и (при необходимости) дату согласования. Пример: СОГЛАСОВАНО _________________________________ (должность, включая наименование организации) ___________________________ (личная подпись) (инициалы, фамилия) ______________ (ччммгг) Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе. 6.6 Утверждение документа На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Пример: УТВЕРЖДАЮ Директор Северо-Западного филиала ФГБУ «Авиаметтелеком Росгидромета» ______________ ____________________ (личная подпись) (инициалы, фамилия) _____________________________________ (ччммгг) Для заверения подлинности подписи на гриф утверждения наносится оттиск печати, который должен быть читаемым и захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться приказом Филиала. Пример: УТВЕРЖДЕНО Приказом Северо-Западного филиала ФГБУ «Авиаметтелеком Росгидромета» от 05. 02.2011 № 5 6.7 Отметка об исполнителе Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документаи номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают налицевой или оборотной стороны последнего листа документа в левом нижнем углу. Отметку об исполнителе печатается штифтом размером №10. Пример: Т.В. Максимова 928-88-14 На документе, подготовленном группой исполнителей в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя. 6.8 Оформление приложений к документу Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, отчетам, договорам, положениям, инструкциям и др. документам. В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.). Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов экземпляров приложения. Пример: Приложение: на 8 л. в 3 экз. При наличии нескольких приложений, в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров. Пример: Приложение: 1. Справка о...- на 3 л. в 2 экз. 2. Проект… - на 8 л. в 3 экз. Если приложения сброшюрованы, то число листов в них не указывается. На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, инструкциям, положениям, договорам и др. документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение № 1, Приложение № 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование документа, его дата и номер. Пример:Приложение к приказу Северо-Западного филиала ФГБУ «Авиаметтелеком Росгидромета» от 01.05.2011г. № 8. 6.9 Отметка об исполнении документа Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; – отметку «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ; – дату, подпись исполнителя или начальника отдела, в котором исполнен документ. 6.10 Индекс документа Каждому обособленному подразделению соответствует порядковый номер в соответствии со структурой Филиала. Индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, может быть дополнен индексом по номенклатуре дел. Для внутренних документов (приказов, распоряжений, протоколов) порядковый номер внутри массива — это обычно порядковый номер с начала года (с января по декабрь). Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. Индекс исходящего документа чаще всего состоит из индекса структурного подразделения - автора документа, номера дела по номенклатуре, куда подшита копия отправляемого документа, и порядкового номера отправляемого документа. Пример: Для исходящих документов 1–2 – 01 – 10/149, где 1 – обозначение Филиала 2 – индекс обособленного подразделения Филиала (согласно структуре Филиала) 01 – номер отдела 10 - номер дела по номенклатуре подразделения 149 - порядковый номер отправляемого документа Индекс документа является его поисковым признаком. На документах, составленных совместно с несколькими ведомствами, регистрационные номера авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо). Пример: - 30.11.2004 № 463/162/298 Ссылка на индекс и дату входящего документа включает индекс и дату, указанные на документе, на который дается ответ. Данный реквизит полностью переписывается из бланка инициативного документа. При получении ответа по данному реквизиту ответственное лицо подбирает копию инициативного документа для представления руководителю. В данном случае последний будет иметь полную и достоверную информацию о состоянии дел с исполнением вопроса. На период действия Сертификата соответствия № РОСС RU.ИС11.К00692 в системе документирования проставляется Знак соответствия системы менеджмента качества на бланках организационно-распорядительной документации (исходящих документах — письмо, приказ, распоряжение) в правом нижнем углу первой страницы документа. Знак соответствия наносится с отступом 0,5 см от нижнего поля листа и 1,5 см от правого поля листа. Размер наносимого Знака соответствия 1,5 смх1,5 см: 7 Организация документооборота и исполнение документов 7.1 Организация документооборота Порядок прохождения документов и производимые с ними операции вФилиала регламентируются настоящей Инструкцией, ДП СМК 02 – 4.2 – 2013 «Управление документацией», ДП СМК 03 – 4.2 – 2013 «Управление записями», ДП СМК 07 – 5.5 – 2013 «Управление положениями об отделах (подразделениях)», ДП СМК 08 – 5.5 – 2013 «Управление должностными инструкциями». Доставка и отправка документов Филиалаосуществляется, как правило, средствами почтовой и электронной связи. С помощью почтовой связи доставляется и отправляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, телеграмм, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий. Документы для отправки передаются организатору делопроизводства полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или со списком на рассылку. С помощью средств электронной связи организатором делопроизводства осуществляется передача информации в виде электронных сообщений. 7.2 Прием, обработка и распределение поступающих документов Прием и первичная обработка документов осуществляется организатором делопроизводства с целью передачи поступивших документов на рассмотрение директоруФилиала. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов, соответствие вложений, обозначенных на конверте. Документы, поступающие в Филиал на бумажных носителях, проходят: – первичную обработку; – предварительное рассмотрение; – регистрацию; – рассмотрение директором Филиала; – передачу на исполнение. Все подлежащие исполнению документы регистрируются и копии документов передаются на исполнение в обособленные подразделения, отделы Филиала (ответственным исполнителям). На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Поступившие телеграммы принимаются и регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение директору Филиала и исполнение. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается)организатором делопроизводства и оперативно передается директору. |
Похожие:
 | ... | | Росгидромет строго в сроки, установленные приказом Росгидромета от 20. 06. 2006 г. №136 «О сроках представления бюджетными учреждениями... |
| Северо-Западного бассейнового филиала фгуп "Росморпорт" в морском порту Усть-Луга в 2017-2019 годах | | Документация по открытому запросу котировок в электронной форме (№ ца 74-16) по выбору поставщика судового топлива для нужд Северо-Западного... |
|  | Северо-Западного института управления – филиала ранхигс китина Евгения Александровича, действующего на основании доверенности №01-41/312... | |
| Северо-Западного института управления – филиала ранхигс китина Евгения Александровича, действующего на основании доверенности №01-41/312... | | В связи (с повреждением автотранспортного средства; в результате падения дерева; разрушения кровли дома во время сильного ветра;... |
| Пдв) и получение разрешений, нормативов и иной природоохранной документации в части выбросов вредных (загрязняющих) веществ в атмосферный... | |