Анкетная форма представляет текст документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Форма анкет применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и других документах.
Постоянной информацией в анкете являются наименование признаков, а переменной – их характеристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже, например:
фамилия, имя, отчество, или словосочетаниями, опорным словом, в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы.
Таблица – форма предоставления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков. Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень).
Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный – графы и горизонтальный – строки. Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименование объектов – заголовки и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы). (приложение № 10). Графы таблиц должны быть пронумерованы арабскими цифрами.
Если графы таблицы не умещаются на одной странице, они переносятся на следующую страницу; на последующей странице их нумерация граф продолжается.
Если графы таблиц умещаются на одной странице, а содержание таблицы не уменьшается и переносится на следующую страницу (страницы), то на последующих страницах проставляются лишь номера граф таблицы. При этом наименования граф таблицы не печатаются.
Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки – со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.
Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения.
При подготовке документов по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договора и т. д.), рекомендуется использовать унифицированные формы, содержащие постоянную информацию и проблемы для дополнения переменной.
Документы должны быть написаны деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка построения словосочетаний, предложений и текстов в целом.
К основным стилевым чертам деловой речи являются:
нейтральный тон изложения;
точность и ясность изложения;
лаконичность и краткость текста.
В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления. Следует писать:
не «при сем направляем», а «направляем»;
не «сего года», а этого года («текущего года»);
не «настоящего сообщаем», а «сообщаем»;
не «настоящий акт составлен», а «акт составлен».
Особенностью делового стиля является широкое употребление устойчивых языковых оборотов, например:
установлено, что в период с ….. по ….
в соответствии с …..
в целях…..
направляем (представляем, высылаем) Вам….
считаем целесообразным….
Как правило, в текстах используются существительные со значением действием (оказать помощь, произвести ремонт) или глаголы в форме третьего лица (акт подписан членами комиссии и утвержден ректором).
В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами, например:
В связи с крайне низкой эффективностью использования……, а также в связи с недостаточной загруженностью….. просим Вас решить вопрос о…..
В служебных документах неуместно употреблять выражения типа «будьте так любезны» или «не откажите в любезности сообщить».
В деловой переписке используются местоимения «мы» и «вы» вместо «я» и «он». Страдательные конструкции предпочтительнее действительных, например:
не «мы выполним», а «нами будет выполнено»;
не «Вы предлагаете», а «Вами предложено».
В целях сжатия текста используются общепринятые законодательно условные обозначения:
СНГ, зам., нач. и др.; графические – г-н, ж. – д., кв. м. и др.
Графические сокращения во множественном числе, как правило, не усваиваются, исключение составляют: гг. – годы, пп. – пункты и некоторые другие.
4. ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И РАССМОТРЕНИЕ ВХОДЯЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Основные положения и требования к организации документооборота
Документы в университете с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки, передачи на хранение образуют документооборот.
Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в университете, регламентируются данной инструкцией, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников, ответственных за ведение делопроизводства.
Электронные документы участвуют в документообороте университета наравне с бумажными документами.
Доставка документов в университет осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, курьерской различными видами телекоммуникационной связи (телеграф, телефон, факсимильная связь и электронная почта).
С помощью почтовой связи в университет доставляются письменная корреспонденция в виде простых, заказных и ценных писем, почтовых карточек, бандеролей, мелких пакетов, печатных изданий, посылок и бандеролей с наложенным платежом.
Прием, обработка и распределение документопотоков
Документы, поступающие в университет на бумажных носителях (включая телефонограммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы), проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками общего отдела.
Ценную корреспонденцию сотрудник общего отдела получает на почте, кроме именной корреспонденции, которую сотрудник университета получает на почте самостоятельно.
Посылки и бандероли с наложенным платежом поступающие в университет получают сотрудники того подразделения на имя которого они поступили.
Посылки поступающие на ректорат получает сотрудник общего отдела.
Безымянные посылки (без указания подразделения, ф.и.о.) и посылки на которые нет заявки в общем отделе, за истечением срока хранения почтовое отделение возвращает отправителю.
При приеме писем сотрудники общего отдела проверяют правильность адресования и сохранность упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому отделению или пересылается по назначению.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично», кроме поступающих на имя ректора) в общем отделе.
При вскрытии конвертов в случае отсутствия приложений, указанных в полученном документе или несоответствия различных пометок на конверте (номеров, индексов и т. п.) пометкам на вложенном документе сотрудником общего отдела делается об этом запись на лицевой стороне первого листа документа. Запрос о высылке недостающих документов, если они необходимы, делает исполнитель (приложение № 11).
Конверты от корреспонденций сохраняются в следующих случаях:
по конверту устанавливается адрес отправителя;
дата почтового штемпеля необходима для доказательства времени отправки и получения документа;
документ имеет личный характер, а на конверте нет надписи «лично».
Электронные документы, отправленные по телекоммуникационным каналам, должны поступать на общеуниверситетский адрес. Если документ поступил на электронный адрес работников университета, то он в тот же день передается в общий отдел для регистрации и дальнейшего рассмотрения.
Электронный документ распечатывается на бумагу с проставлением заверительной надписи: «документ получен в электронном виде. ЭЦП подтверждаю». Должность, подпись, дата, регистрационный штамп.
Электронная версия после выше названных операций может быть уничтожена.
Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема.
Поступившие телефонограммы (приложение № 12) на имя руководства печатаются сотрудником общего отдела на чистом листе с обязательными реквизитами:
исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы;
должностью, ф.и.о. и подписью лица, отправившего телефонограмму;
номером телефона организации отправившей телефонограмму;
должностью, ф.и.о. лица, принявшего телефонограмму.
Датой телефонограммы является дата ее передачи. Телефонограмма составляется в двух экземплярах или более, один из которых передается на рассмотрение руководству, а копия остается в делах общего отдела.
Телефонограммы, поступившие на имя руководителей структурных подразделений, принимаются в соответствующих подразделениях.
Поступившие факсограммы проходят первичную обработку в общем отделе. При наличии отметки «с досылкой подлинника» проставляется соответствующая отметка во входящем штампе.
На предварительном рассмотрении проводится распределение поступивших документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, и направляемые непосредственно в структурные подразделения.
Без предварительного рассмотрения передаются документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
Рассмотренные руководством документы возвращаются в общий отдел, где записывается содержание резолюции, а документ передается на исполнение под расписку. Если исполнителей несколько, то подлинник передается основному исполнителю (первый в списке), остальным исполнителям передаются копии.
Регистрация документов
Вся документация, поступающая на имя руководства, заказная и ценная регистрируется (кроме приложения № 14) в общем отделе (приложение № 15). На каждом документе проставляется регистрационный штамп внизу листа немного правее середины. При отсутствии места внизу листа, на любом свободном от текста месте. В регистрационном штампе указано сокращенное название университета, порядковый номер, дата и время, если необходимо.
Например:
РГУ нефти и газа
№ 135
15.06.2006 г.
Факсограммы регистрируются с добавлением к порядковому номеру букву «ф»
Например:
РГУ нефти и газа
№ 136 ф
15.06.2006 г.
Электронный документ регистрируется с добавлением к порядковому номеру значка «@»
Например:
РГУ нефти и газа
№ 137 @
15.06.2006 г.
Документация поступающая в подразделение регистрируется в журнале ( приложение № 15) ответственным за ведение делопроизводства. Документам присваивается порядковый номер. Если документ зарегистрирован в общем отделе, то его номер пишется через дробь.
РЕГИСТРАЦИЯ И ОТПРАВКА ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
Документы передаются по каналам почтовой и телекоммуникационной связи.
Документы для отправки передаются в общий отдел полностью оформленными - законвертованными, с указанием на конверте почтового адреса, который пишется в правом нижнем углу, не запечатанными. При рассылке большого количества документов одинакового содержания все конверты, кроме одного заклеиваются. На конверте обратный адрес не пишется. Проставляется в произвольной форме индекс структурного подразделения (приказ № 31 от 25.02.2005 г.).
Документы, сданные в общий отдел до 1300, отправляются в тот же день, а после 1300 на следующий рабочий день.
Упаковка бандеролей осуществляется в общем отделе. Адрес пишется исполнителем. Бандероли принимаются не более 2-х килограмм весом.
В общем отделе проверяют правильность оформления документов, наличие приложений, проставляют регистрационный номер (приложение №13(1)), определяют характер отправлений (заказное, простое). Исходящие письма отправляемые через общий отдел по почте или нарочным регистрируются при наличии копии. Регистрационный номер состоит из: индекса структурного подразделения, порядкового номера и номера дела по номенклатуре дел.
Например:
270-156/01-20, где
270 – индекс структурного подразделения;
156 – порядковый номер;
01-20 – номер по номенклатуре дел.
На простую и заказную корреспонденции в общем отделе составляются описи (приложение 16, 17) в 2-х экземплярах, один из которых хранится на почте, второй в общем отделе.
На международную корреспонденцию составляют описи (приложение № 18, 19) в 4-х экземплярах, 3 из которых передаются на почту, а 4-ый хранится в общем отделе.
Телефонограммы передаются сотрудниками того отдела, которое заинтересовано в ее отправке. Телефонограмма печатается в произвольной форме, подписывается у руководителя структурного подразделения, проставляется индекс и дата. После передачи по телефону делается отметка о передаче: дата, время и ф.и.о., принявшего телефонограмму.
При отправке служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
не превышать объем передаваемого документа, выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, более 13 листов;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ и руководителя соответствующего подразделения;
факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшего факсограмму;
запрещается передавать текст документов с пометкой «для служебного пользования».
Электронный документ отправляется по электронной почте вместе с электронным сообщением, в котором указывается название документа, его дата, электронный формат, информация об использовании ФЦП, объем документа, информация о «сжатии» документа с указанием используемой программы.
Регистрация осуществляется как обычно исходящая корреспонденция на бумажном носителе в общем отделе.
В структурных подразделениях регистрацию исходящих и внутренних документов производит ответственный за ведение делопроизводства по форме (приложение № 15а).
ОФОРМЛЕНИЕ И РЕГИСТРАЦИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Приказ является основным распорядительным документом университета. Проекты приказов, издаваемые в университете, подготавливаются по поручению ректора, проректоров, а также по инициативе руководителей подразделений.
Распоряжения подготавливаются в развитие приказов университета проректором или руководителем структурного подразделения в соответствии с его компетенцией, установленной в положении о конкретном структурном подразделении.
Инструктивные письма издаются проректором или по его поручению назначенным должностным лицом, руководителями основных структурных подразделений (например, учебно-методическое управление, информационно-технический центр коммуникационных систем, библиотека и т.д.).
Ответственность за ведение, включая регистрацию и хранение, распорядительных документов, издаваемых в структурных подразделениях, возлагается на руководителей этих подразделений.
Приказы разделяются на приказы по основной деятельности и приказы по личному составу сотрудников и обучающихся (студентов, аспирантов и докторантов). Приказами по личному составу сотрудников определяются распорядительные действия администрации университета, касающиеся трудовой деятельности преподавателей и сотрудников (прием на работу и увольнение, перевод на другие должности, командирование, предоставление отпусков, поощрения, взыскания и т.п.), а по личному составу обучающихся - учебной деятельности (зачисление и отчисление, назначение на стипендию, перевод с курса на курс, направление на практику и т.д.).
Проект приказа (распоряжения) подготавливается на типовом бланке в соответствии с приложениями № 20, 21.
Каждый приказ (распоряжение) должен иметь размещаемый слева подзаголовок к тексту (краткое содержание), который формулируется отглагольными существительными в предложном падеже и отвечает на вопрос «О чем?» Например: «Об изменении…», «О разработке и внедрении…», «О выделении…», «О вводе в действие…», «О назначении на должность...».
Текст приказа (распоряжения), как правило, состоит из двух частей: констатирующей (вводной) и распорядительной. В констатирующей части приказа излагаются причины, основание, цели и задачи составления документа.
Содержание распорядительной части документа разделяется на пункты, подпункты. Если в разделе, пункте или подпункте дается обобщение и ставится двоеточие, то содержание пунктов и подпунктов при перечислении заканчивается точкой с запятой.
При составлении распорядительной части приказов и распоряжений не рекомендуется применение слов и выражений, не содержащих конкретных поручений, например, «усилить», «повысить», «активизировать» и т.п.
Задание, определяемое приказом (распоряжением), должно содержать поручение для конкретного лица (подразделения), необходимый результат выполнения задания и срок его исполнения.
В тех случаях, когда необходимо установить одному ответственному исполнителю несколько различных заданий (поручений), подлежащих исполнению в один и тот же срок, ответственный исполнитель и срок исполнения указываются один раз в основном пункте, а поручения выделяются в отдельные подпункты.
Если одному исполнителю устанавливается несколько заданий, подлежащих исполнению в разные сроки, то ответственный исполнитель указывается один раз в основном пункте, а поручения и сроки исполнения – в отдельных подпунктах.
Проект приказа может иметь приложения, подготавливаемые в соответствии с данной инструкцией п. 3.3.10 с отметкой в правом верхнем углу : «Приложение к Приказу РГУ нефти и газа имени И.М.Губкина № от «…» _________200__г.» (Приложение №
На обороте последнего листа оригинала приказа (распоряжения) в обязательном порядке печатается «Визы согласования» и «Рассылка приказа (распоряжения)» в соответствии с Приложением № 21, если места недостаточно, то они выносятся на отдельный лист (приложение № 22, 23). В таблицах «Визы согласования» и «Рассылка приказа (распоряжения)», графа «Индекс структурного подразделения» заполняется ответственным исполнителем в соответствии с Приказом №18 от 05.02.2003г. В таблице «Рассылка приказа (распоряжения)», в графе 2, указывается необходимое число экземпляров для структурного подразделения.
П ри подготовке приказа ответственный исполнитель обязан проанализировать и определить его соответствие с ранее изданным приказом (распоряжением) по соответствующему вопросу. При необходимости, в приказе (распоряжении) приводятся ссылки на эти документы, указываются приказы или пункты ранее изданных приказов, которые подлежат отмене или утратили силу.
Приказ по основной деятельности визируется ответственным исполнителем в реквизите «Проект вносит» на оборотной стороне последнего листа подлинника с обязательной расшифровкой фамилии визирующего и проставлением даты . Далее приказ (распоряжение) в обязательном порядке направляется на проверку (правильное оформление ) начальнику общего отдела и на согласование юрисконсульту, проректорам по направлениям деятельности (руководителям подразделений) в соответствии с необходимостью согласования. Визы согласования проставляются также в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника (лист согласования), с обязательной расшифровкой фамилии визирующего и проставления даты.
В случае, если у должностного лица имеются возражения или замечания и дополнения по отдельным пунктам или по приказу в целом, то в таблице «Визы согласования», в графе «Примечание» делается пометка «С замечаниями». Имеющиеся замечания должны быть изложены в письменной форме на отдельном листе, подписаны с указанием даты и приложены к проекту приказа (распоряжения)
Изменения текста приказа (распоряжения ) при наличии замечаний согласовываются с ответственным исполнителем.
При невозможности согласовать текст проекта приказа (распоряжения) , проект приказа представляется ректору с замечаниями.
Представление приказа (распоряжения) на подпись ректору без виз должностных лиц не допускается.
Приказы подписываются ректором или лицом, его замещающим. При подписании приказа лицом, замещающим ректора (проректора), проставлять предлог «за» или косую черту перед наименованием должности недопустимо. В этом случае допускается написать от руки в реквизите «подпись» должность и Ф.И.О. лица, фактически подписавшего документ. В случае оперативной подготовки приказа (распоряжения) и его подписания ректором, его оформление в соответствии с настоящей инструкцией осуществляется ответственным исполнителем в день подписания.
При подготовке приказов несколькими организациями, количество оригиналов определяется числом организаций, издающих приказы. Текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем»). Регистрируются совместные приказы во всех организациях, их издавших, и имеют дробный номер (первым должен стоять номер организации, подготовившей проект документа), датой является дата последней регистрации.
Приказы университета по основной деятельности тиражируются общим отделом в соответствии с «Рассылкой приказа» подготовленным и подписанным ответственным исполнителем (который готовил приказ), находящимся на оборотной стороне последнего листа приказа.
Основанием для подготовки приказа по личному составу сотрудников, касающегося приема на работу, перевода на другую работу, предоставлением отпуска, увольнения, является личное заявление работника или служебная записка руководителя структурного подразделения.
Формулировки в приказах по личному составу сотрудников должны соответствовать требованиям кодекса о труде Российской Федерации. Приказы по личному составу сотрудников оформляются:
при приеме работника на работу по форме (Приложение № 24, 25) на основании трудового договора подготовленного на основании личного заявления;
при переводе работника на другую работу по форме (Приложение № 26, 27) на основании дополнения к трудовому договору, подготовленного на основании личного заявления или докладной записки;
при уходе работника в отпуск по форме (Приложение № 28) на основании личного заявления;
при увольнении работника по форме (Приложение № 29, 30) на основании личного заявления или служебной записки.
о премиях (Приложение № 31);
при командировании (Приложения № 32, 33, 34, 35);
оборотная сторона приказа (Приложение № 36).
Приказы по личному составу сотрудников готовятся отделом кадров. Визируются начальником отдела кадров, главным бухгалтером, юристом, при необходимости проректором и руководителем соответствующих структурных подразделений (приложение № 36 (1)).
Приказы подписываются ректором (проректором) университета в соответствии с приказом № 55 от 14.04.1999 года.
Подготовка приказов по личному составу студентов осуществляется в приемной комиссии (о зачислении на первый курс) и в деканатах. Основанием для подготовки приказов являются распорядительные документы Федерального агентства по образованию, результаты вступительных экзаменов и экзаменационной сессии, заявления студентов, служебные записки и т.д.
Приказы, подготовленные приемной комиссией визируются председателем приемной комиссии, юрисконсультом, первым проректором и подписываются ректором университета.
Приказы подготовленные в деканатах визируются деканом (зам. декана) факультета, юрисконсультом, начальником студенческого отдела кадров, при необходимости руководителем практики УМУ, зав.кафедрой и подписываются Первым проректором по учебной работе (приложение № 36 (2)).
В приказах по личному составу студентов краткого содержания не пишется.
Для каждого студента предусматривается новый параграф, кроме списочных приказов.
Бланки студенческого приказа (Приложение № 21), оборотная сторона приказа № 36 (2).
Приказы по личному составу аспирантов и докторантов готовятся в деканате послевузовского образования. Основаниями для этих приказов могут быть:
выписки из протоколов Диссертационного Совета, заседания кафедры, заседания Совета факультета, заседания Ученого Совета университета;
личное заявление или служебная записка зав. кафедрой с резолюцией ректора (проректора);
Положения «О докторантуре», «Об аспирантуре», об учреждении именных стипендий и т.п.;
решение приемной комиссии;
решение стипендиальной комиссии.
Приказы регистрируются в подразделениях по каждому виду отдельно в соответствии с приложением № 37.
Нумерация приказов в пределах года имеет следующую структуру:
«ХХХХ/ Z», где
ХХХ – порядковый номер приказа:
Z – индекс, назначаемый в соответствии с Приложением № 37.
6.27. Распоряжения издаваемые в структурных подразделениях на бланках В соответствии с Приложением № 26а и регистрируются в журнале
Приложение № 15а.
|
