Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы I. Общие положения

Скачать 2 Mb.

Название	Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы I. Общие положения
страница	5/18
Тип	Инструкция

1 2 3 4 5 6 7 8 9 ... 18

е) Заголовок.

Заголовок к тексту служебного письма должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Он отвечает на вопросы о чем? (о ком?)
и начинается с прописной буквы: «Об изменении…», «О выделении…»,
«Об отмене…» и т.д.

Заголовок составляется ко всем служебным письмам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк).

Заголовок располагается под угловым штампом служебного письма
и печатается от левой границы текстового поля строчными буквами
(за исключением первой) через 1 межстрочный интервал. Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке. Точка в конце заголовка
не ставится. Заголовок должен быть выполнен единым шрифтом с текстом служебного письма.

ж) Текст.

В служебных письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый…!» – в начале письма, над текстом и «С уважением,»
в заключительной части служебного письма, над подписью.

Текст служебного письма отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами (если имеются слова «Уважаемый…!», то от заголовка до этих слов и от них до текста по 2 межстрочных интервала).

Служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа («Просим предоставить информацию…», «Направляем отчет по форме …»
и др.), от 3-го лица единственного числа («УФСИН России по Псковской области не считает возможным….», «УФСИН России по Орловской области предлагает рассмотреть возможность…»), на бланке письма –
от 1-го лица единственного числа («Прошу Вас представить данные о ….», «Считаю возможным принять участие в …»).

Текст служебного письма излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Исполнители служебных писем обязаны формулировать их тексты в соответствии со следующим критериями:

официальность, деловитость, строгое соблюдение субординации;

конкретность адресата, однозначность, целесообразность и лаконичность формулировок и терминов, исключающая их двойное толкование;

логическое и композиционное единство отдельных частей текста, обусловленное тематической конкретностью служебной переписки.

з) Приложение.

Реквизит «Приложение» отделяется от текста служебного письма
2 межстрочными интервалами. Слово «Приложение» печатается с абзаца,
без подчеркивания, после него ставится двоеточие. Текст информации
о приложении печатается через 1 межстрочный интервал.

Приложение, названное в тексте служебного письма, оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

При отсутствии в тексте служебного письма наименования прилагаемых документов они обязательно указываются в реквизите «Приложение», затем количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Отчет « »

на 7 л. в 2 экз.

2. Пояснительная записка к отчету на 3 л.
В служебных письмах, имеющих несколько адресатов, приложение может иметь следующий вид:
Приложение: на 2 л. в 3 экз. только в первый адрес.
В сброшюрованных приложениях количество листов не указывается:
Приложение: программа в 3 экз.
Приложение к прилагаемому документу оформляется следующим образом:
Приложение: письмо ФСИН России от 10.02.2011 № 1-12-01

с приложениями к нему, всего на 5 л.
и) Согласование.

Согласование служебных писем с подписью руководителя учреждения
или органа УИС (лица, исполняющего его обязанности), со структурными подразделениями, к компетенции которых они относятся, с курирующими заместителями руководителя учреждения или органа УИС осуществляется исполнителем. Визируется второй экземпляр служебного письма на лицевой стороне внизу последнего листа.

Служебные письма, содержащие ссылки на нормативные правовые акты Российской Федерации либо разъяснение положений приказов (распоряжений), представляемые на подпись руководителю учреждения или органа УИС (лицу, исполняющему его обязанности), в обязательном порядке подлежат согласованию с юридической службой (юристом) учреждения и органа УИС.

к) Подпись.

Реквизит «Подпись» отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. В его состав включаются: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное в служебном письме, оформленном на бланке учреждения и органа УИС, полное – в иных случаях), специальное звание (классный чин), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Реквизит располагается следующим образом:

Начальник

специальное звание

Подпись

И.О. Фамилия

Специальное звание (классный чин) в подписи указывается только
тем адресатам, у которых они также имеются.

Несколько подписей лиц с одинаковыми должностями располагаются
на одном уровне и ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля. Расшифровки подписей помещаются под наименованиями должностей через 1,5 межстрочных интервала.

Подписи лиц, замещающих разные должности, располагают одну под другой в соответствии с иерархией должностей.

Служебные письма, направляемые в адрес ФСИН России, подписывают только руководители территориальных органов ФСИН России, учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России (лица, исполняющие их обязанности).

Если должностное лицо, реквизиты подписи которого заготовлены
на проекте служебного письма, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего служебное письмо, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «И.о.»). Не допускается подписывать служебные письма с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

л) Служебное письмо, подготовленное в один конкретный адрес, готовится в 2-х экземплярах, визы собираются на лицевой стороне последнего листа второго экземпляра. Исполнитель служебного письма указывает свою фамилию, инициалы, номер телефона (служебного телефона) внизу на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра. В случае направления служебного письма по электрической связи документ готовится по аналогии с обзорным письмом – в одном экземпляре, визы собираются
на обороте последнего листа, фамилия исполнителя и его телефон указываются на лицевой стороне.

м) Обзорные письма, направляемые территориальным органом
ФСИН России в подведомственные учреждения, готовятся в одном экземпляре, с указанием на лицевой стороне последнего листа после реквизита «Подпись», фамилии исполнителя и его номера телефона, включая внутренний; визы собираются на обороте последнего листа. В подписи
в обязательном порядке указывается специальное звание (классный чин) должностного лица.

н) К служебным письмам могут прилагаться приложения в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица готовится более
чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы
и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

о) Служебные письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства (гарантийные письма), заверяются печатью
с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которая ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

п) В служебных письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности». В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 № 1233, отметка
о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования».

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа)
на подлиннике документа на последнем листе копии (выписки из документа),
на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать с наименованием учреждения или органа УИС, например: «Подлинник документа находится
в деле (наименование учреждения или органа УИС) № _____ за ________ г.».

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии ______ л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.
4.10. Записка (служебная, докладная)

Служебная записка является внутренним документом,
она реализует в пределах учреждений и органов УИС отношения субординации структурных подразделений с руководством учреждений
и органов УИС, руководства учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, с руководством ФСИН России, руководства, подведомственных территориальным органам ФСИН России учреждений
с руководством территориальных органов ФСИН России и координации между структурными подразделениями, внутри учреждения или органа УИС.

В служебной записке в произвольной форме машинописным или рукописным способами излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных структурных подразделений и должностных лиц учреждений и органов УИС.

Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4.

Визы исполнителя и иных должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается служебная записка, помещаются внизу последнего листа второго экземпляра, который после регистрации включается
в соответствующее номенклатурное дело структурного подразделения – адресанта.

Докладная записка адресуется руководителю учреждения или органа УИС, заместителю руководителя учреждения или органа УИС
по курируемым направлениям деятельности и содержит информацию, выводы
и предложения по какому-либо вопросу.

Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой части (вводной) указываются факты и проводится их анализ, во второй – делаются выводы и предложения.

Докладная записка является внутренним документом.

Для оформления докладной записки используется стандартный лист бумаги формата А4.

Служебные и докладные записки, касающиеся разработки, внесения изменений или отмены приказов (распоряжений) учреждений или органов УИС, в обязательном порядке согласовываются с юридической службой учреждения или органа УИС.
4.11. Договор (соглашение), контракт гражданско-правового характера

В соответствии со статьей 420 Гражданского кодекса Российской Федерации договором признается соглашение двух или нескольких лиц
об установлении, изменении или прекращении гражданских прав

и обязанностей. Государственный контракт заключается учреждением
и органом УИС в целях обеспечения государственных нужд в порядке, предусмотренном Гражданским кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами, с учетом положений Федерального закона
от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30 (ч. 1), ст. 3105).

Договор оформляется на стандартных листах формата А4.

Договор (соглашение), контракт (далее – договор)
с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами исполнительной власти субъекта Российской Федерации и другими организациями оформляется компетентными структурными подразделениями в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами Российской Федерации для конкретного вида договоров, затем визируется исполнителями, руководителями структурных подразделений, заместителями руководителя учреждения или органа УИС в соответствии с распределением обязанностей. Договор, подготовленный территориальным подразделением федерального органа исполнительной власти, органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации, органом местного самоуправления, другой организацией, передается на экспертизу в структурные подразделения
в соответствии с их компетенцией, а также в юридическую службу учреждения или органа УИС, затем оформляется, визируется и подписывается в аналогичном порядке.
Финансово-хозяйственный и иной гражданско-правовой договор оформляется компетентными структурными подразделениями в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами Российской Федерации
для конкретного вида договоров, затем визируется исполнителем
и согласовывается с заинтересованными структурными подразделениями.

4.12. Планы, отчеты, акты, обзоры, справки, заключения,
рапорты, предписания, доверенности

В плане устанавливается перечень мероприятий, их последовательность и объем с указанием сроков исполнения и исполнителей.

План составляется в табличной форме на стандартных листах бумаги формата А4.

Табличная форма плана должна содержать графу «Отметка об исполнении», где напротив каждого пункта его мероприятий делается отметка о выполнении (невыполнении, переносе срока исполнения).

Отчет (доклад) содержит сведения о выполнении приказа (распоряжения), плана, задания, проведенных мероприятиях.

Данные отчета отражают в целом деятельность учреждения и органа УИС или отдельное направление ее деятельности, а также конкретного работника.

Отчет оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 (статистическая отчетность, отчет по финансовой и др. деятельности).

Акт оформляется на стандартном листе бумаги формата А4
и составляется коллегиально несколькими специально уполномоченными работниками, подтверждает какие-либо факты, события, имеющие юридическое значение, и подлежит утверждению руководителем учреждения и органа УИС (лицом, исполняющим его обязанности) или заместителями руководителя учреждения и органа УИС в пределах своей компетенции.

В заголовке акта содержится название или краткое содержание факта или события.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

В вводной части акта излагаются:

основание (реквизиты распорядительного документа);

состав комиссии (наименование комиссии, должности, специальные звания (классные чины), фамилия и инициалы председателя, далее в алфавитном порядке – фамилии и инициалы членов комиссии);

присутствовавшие (если при составлении акта присутствовали другие работники, не включенные в состав комиссии, то указываются их должности, специальные звания (классные чины), фамилии и инициалы).

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, сущность
и характер проведенной работы, фиксируются установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.

На обороте последнего листа документа указываются количество экземпляров акта, место их нахождения или адресата, которым они направлены.

Дата акта должна соответствовать дню факта или события, отраженного в нем.

Члены комиссии, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с указанием о своем несогласии и излагают свое мнение
на отдельном листе – приложении.

Акт является основанием для подготовки структурными подразделениями соответствующих организационно-распорядительных документов.

После составления акта комиссия должна ознакомить с его содержанием под роспись должностных лиц, к деятельности которых он относится.

Обзор является разновидностью справки и составляется в целях информирования учреждений и органов УИС, а также других организаций
о положении дел или итогах деятельности за конкретный период времени.

Обзор составляется на соответствующем бланке структурным подразделением по курируемому направлению служебной деятельности
и подписывается руководителем учреждения или органа УИС (лицом, исполняющим его обязанности).

Справка оформляется в целях служебного информирования
по поручению руководства учреждения и органа УИС.

Справка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание.

Справка может иметь несколько разделов, пояснения и сноски, приложения в виде схем, таблиц.

Реквизит «Подпись» в справке отсутствует, в конце может указываться структурное подразделение (должностное лицо), подготовившее справку.

Заключение содержит мнение, вывод по какому-либо документу или вопросу.

Заключение оформляется на стандартном листе бумаги формата А4. В заголовке заключения указывается наименование документа или вопроса, во исполнение которого оно подготовлено.

Текст заключения состоит из двух частей. В первой части дается общая оценка вопросов или документа и предложения по документу в целом,
во второй – конкретные выводы по существу каждого рассмотренного вопроса. Эта часть, как правило, разбивается на пункты.

Заключение подписывают должностное лицо и члены комиссии,
утверждает руководитель учреждения или органа УИС (лицо, исполняющее его обязанности).

В рапорте (заявлении) фиксируется информация как служебного, так и личного характера (о нарушении служебной дисциплины,
о происшествии, о предоставлении отпуска и т.п.).

Рапорт оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, заголовка не имеет, текст должен быть лаконичным. Суть ходатайства, информации либо просьбы, содержащейся в рапорте (заявлении), целесообразно использовать в самом начале текста, после чего должны следовать аргументы.

Слово «Р а п о р т» (З а я в л е н и е) пишется (печатается) с заглавной буквы, вразрядку, точка в конце не ставится.

Предписание выдается руководителем учреждения или органа УИС (лицом, исполняющим его обязанности) подчиненным работникам для удостоверения предоставленных им служебных прав и возложенных на них обязанностей по отдельным направлениям деятельности (предписание на право проверки службы, режима секретности, организации и ведения делопроизводства, организации конвоирования осужденных и т.п.). Предписание оформляется на соответствующем бланке (приложение № 10).

Предписание подписывается руководителем учреждения или органа УИС (лицом, исполняющим его обязанности) и заверяется печатью
с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Доверенность подтверждает наличие у представителя прав действовать от имени учреждения или органа УИС, а также определяет условия и границы реализации этих прав. Доверенность оформляется
на бланке письма учреждения или органа УИС.

Оформление доверенности в учреждении или органе УИС осуществляется в соответствии со статьями 186, 187 Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 32, ст. 3301), согласно которым доверенность ничтожна, если в ней
не указана дата ее выдачи. Срок действия доверенности не может превышать трех лет.

Доверенность на право заключения договоров, совершения иных действий от имени учреждения или органа УИС, представления интересов учреждения или органа УИС в различных государственных, общественных
и судебных органах оформляется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

В тексте доверенности указываются следующие сведения:

полное наименование учреждения или органа УИС;

фамилия, имя, отчество, должность и паспортные данные доверенного лица;

данные об основаниях, подтверждающих полномочия руководителя учреждения или органа УИС (лица, исполняющего его обязанности);

содержание доверенных полномочий;

срок действия доверенности.

Доверенность подписывает руководитель учреждения или органа УИС (лицо, исполняющее его обязанности), регистрируется и заверяется в службе делопроизводства печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
4.13. Телеграмма, направляемая по почтовой связи

Телеграмма, направляемая по почтовой связи, оформляется
на стандартных листах бумаги формата А4 в 2 экземплярах (оригинал передается в почтовое отделение, копия с подписями визирующих лиц помещается в номенклатурное дело структурного подразделения) следующим образом:

а) в правом верхнем углу указывается категория телеграммы, Например: СРОЧНАЯ;

б) перед текстом центрованно размещается реквизит «Наименование документа» – ТЕЛЕГРАММА;

в) после наименования помещается реквизит «Адресат» с обязательным указанием его фамилии и инициалов (наименования организации), улицы, номера дома (и квартиры), названия города (области, республики, государства), индекса предприятия связи (приложение № 11). Телеграммы одинакового содержания, направляемые нескольким адресатам, оформляются отдельно для каждого адресата;

г) текст телеграммы оформляется как служебное письмо (с абзацами, предлогами, знаками препинания, только прописными буквами);

д) визы собираются на лицевой стороне 2 экземпляра;

е) после текста телеграммы размещается реквизит «Подпись»
с указанием должности, фамилии и инициалов должностного лица, подписавшего телеграмму. Личная подпись ставится только на первом экземпляре телеграммы.

Телеграммы подписывает руководитель учреждения или органа УИС (лицо, исполняющее его обязанности).

ж) первый экземпляр телеграммы заверяется в службе делопроизводства печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

4.14. Телеграмма, направляемая по ведомственным каналам связи

учреждений и органов УИС

Телеграмма, направляемая по ведомственным каналам связи учреждений и органов УИС, оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 в одном экземпляре (для подразделения связи снимается копия
с подписанной телеграммы, оригинал помещается в номенклатурное дело) следующим образом:

а) в правом верхнем углу указывается категория телеграммы. Например: СРОЧНАЯ;

б) под категорией телеграммы размещается реквизит «Наименование документа» – ТЕЛЕГРАММА;

в) после наименования документа помещается реквизит «Адресат»
с обязательным указанием города, наименования конкретного учреждения или органа УИС, фамилии его руководителя, при направлении другим организациям номера его абонентского телеграфа. При направлении телеграммы в несколько адресов адресная часть текста при количестве 5 адресатов пишется в телеграмме, свыше 5 – составляется рассылочная ведомость (в этом случае в реквизите «Адресат» указывается общее наименование учреждений и органов УИС) (приложение № 12);

г) текст телеграммы оформляется, как служебное письмо (с абзацами, предлогами, знаками препинания, только прописными буквами);

д) визы собираются на оборотной стороне последнего листа телеграммы;

е) после текста телеграммы размещается реквизит «Подпись»
с указанием должности, специального звания (классного чина), фамилии
и инициалов должностного лица, подписавшего телеграмму.

Право подписи телеграммы имеет руководитель учреждения или органа УИС (лицо, исполняющее его обязанности);

ж) под реквизитом «Подпись» в левом нижнем углу телеграммы указываются фамилия исполнителя с инициалами и его телефон;

з) телеграмма заверяется печатью или штампом службы делопроизводства.

Изменения в тексте должны быть заверены подписью должностного лица, подписавшего телеграмму.

Разрешение на отправку подписанной телеграммы с отметкой «СРОЧНАЯ» визируется должностным лицом, подписавшим телеграмму, в верхнем поле документа.
4.15. Электронный документ, направляемый
по ведомственным каналам связи учреждений и органов УИС

Составление, оформление и согласование электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным
в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати, и оформляется по правилам, предусмотренным Инструкцией для документов на бумажных носителях.
Для подтверждения подлинности электронных документов
в учреждении или органе УИС используются электронные подписи.

Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

Электронная подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и др.), создаваемых в электронной форме, в системе электронного документооборота учреждений и органов УИС могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется.

Электронные документы исполняются в файлах с расширениями, используемыми Microsoft Office Word и Microsoft Office Excel. При подготовке электронного документа в другом формате исполнитель в электронном сообщении указывает программное средство для открытия этого документа.

Общий объем передаваемой информации не должен превышать 2 Мб.

При направлении электронного документа более чем в 5 адресов составляется список к рассылке в установленном порядке.
V. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

В УЧРЕЖДЕНИЯХ И ОРГАНАХ УИС

Движение документов в учреждениях и органах УИС с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления образуют документооборот, который состоит из следующих документопотоков:

входящий;

исходящий;

внутренний.
5.1. Доставка документов

Доставка документов в учреждениях и органах УИС осуществляется курьером, средствами почтовой, фельдъегерской, специальной и электрической связи.
Почтовой связью доставляются письма, посылки, бандероли, телеграммы, печатные издания; фельдъегерской и специальной связью – срочная корреспонденция учреждений и органов УИС и иных организаций; электрической связью – факсимильные и электронные документы.
В учреждениях и органах УИС для доставки документов
в пределах субъекта Российской Федерации (населенного пункта)

в исключительных случаях назначаются специально выделенные работники, которым сдаются пакеты для отправки.

Доставка документов осуществляется на специально закрепленных за службой делопроизводства для этих целей автомобилях, которые должны быть оборудованы средствами радиосвязи. Перевозка служебных документов городским и общественным транспортом запрещена.
Ответственность за организацию отправки и доставки документов возлагается на руководителя службы делопроизводства. Ответственность за материальное и техническое обеспечение отправки и доставки документов возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений учреждения или органа УИС.
Доставка (отправка) документов осуществляется по реестру или разносным книгам. Служебные документы адресатам в пределах населенного пункта могут передаваться работниками службы делопроизводства
по принадлежности под роспись в реестре через экспедиторов, фельдъегерей, курьеров.

5.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

Прием и первичная обработка поступающих в учреждения и органы УИС документов осуществляется службой делопроизводства.
Поступающие через подразделения фельдъегерской и специальной связи в учреждения или органы УИС документы в рабочее время принимаются работниками службы делопроизводства и регистрируются
в журналах учета документов или электронной базе данных, в которые включаются основные реквизиты поступающих документов.

В вечернее время (после 18.00 – в понедельник-четверг, после 17.00 –
в пятницу), выходные и нерабочие праздничные дни документы принимаются оперативным дежурным дежурной службы учреждения или органа УИС (далее – оперативный дежурный), регистрируются в журнале учета пакетов (приложение № 13) и по возможности оперативно передаются в службу делопроизводства для регистрации.

Документы, доставленные курьером непосредственно
в структурные подразделения и должностным лицам учреждений и органов УИС, также оперативно передаются ими в службу делопроизводства для регистрации.

Принявший документы, пакеты работник расписывается за их получение в реестре (разносной книге или расписке), где прописью указывает
их количество, дату и время их приема и заверяет свою подпись печатью
«Для пакетов». Оперативный дежурный, кроме этих данных, в журнале учета пакетов записывает номера документов, указанные на пакетах.

Первичная обработка поступающих документов заключается
в проверке правильности доставки и целостности вложений, фиксации факта поступления документа. Ошибочно доставленные документы возвращаются почтовому учреждению или пересылаются надлежащему отправителю. Оформление заказных писем проверяется по записям почтовых реестров.
В службе делопроизводства вскрываются все пакеты
с документами, за исключением пакетов, имеющих пометку «Лично».
При вскрытии пакетов проверяется соответствие указанных на них учетных номеров номерам документов, находящихся в пакете; количество документов в приложении с учетными данными о них, указанными
в сопроводительном письме, количество экземпляров и листов всех документов.
При отсутствии в пакете указанных документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров и неисправимом повреждении документов составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается
в службе делопроизводства, другой – приобщается к поступившему документу, третий – отсылается отправителю. Документы с некомплектными приложениями без регистрации также возвращаются отправителю вместе
с актом. В акте обязательно указываются должность, специальное звание (классный чин), фамилия и инициалы лица, вскрывшего конверт, дата вскрытия, известные реквизиты (регистрационный номер, дата
и заголовок) отсутствующего или неправильно оформленного документа.
Акт подписывают руководитель службы делопроизводства (лицо, исполняющее его обязанности) и лицо, вскрывшее указанный пакет.

При получении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится штамп «Документ получен
в поврежденном виде».

Пакеты с пометкой «Лично» вскрываются лично адресатом, который обязан проверить соответствие номеров, проставленных на пакете, номерам, указанным на документах. Документы после их рассмотрения подлежат немедленной передаче в службу делопроизводства для их последующей регистрации и организации прохождения в соответствии
с установленным Инструкцией порядком.
Пакеты от поступающих документов, как правило, уничтожаются.
В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адреса отправителя, если они отсутствуют в самом документе, пакеты прикрепляются к документу и помещаются вместе с ним в номенклатурное дело.

5.3. Регистрация поступающих документов

Все поступившие документы независимо от способа их доставки
(за исключением обращений граждан, телефонограмм, личной переписки, печатных изданий и справочных документов) после предварительного рассмотрения подлежат обязательной централизованной регистрации в день поступления службой делопроизводства. Поступившие документы регистрируются самостоятельной порядковой нумерацией в пределах календарного года в журнале учета входящих документов (приложение № 14) или в электронной базе данных, в которые включаются основные реквизиты поступающих документов.

В случае поступления документов в нерабочий день они регистрируются на следующий рабочий день.

Документы, поступившие с отметками «Срочно», «Оперативно» и др., передаются на регистрацию незамедлительно, обращения граждан и др. –
в течение трех дней.

Факт регистрации входящего документа подтверждается регистрационным штампом, который оформляется службой делопроизводства.

Реквизит «Регистрационный номер» входящего документа помещается
на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу, с обязательным указанием количества листов документа и приложения к нему. В указанный оттиск от руки вписываются дата регистрации документа и его регистрационный номер.

Если при регистрации поступивших документов в электронной базе данных используется технология штрих-кодирования, то на документе помещается наклейка с уникальным штрих-кодом, включающим регистрационный номер и дату регистрации документа, его тематику, краткое содержание, вид документа и др.

При регистрации документа, поступившего в пакете с пометкой «Лично», в журнале учета входящих документов или в электронной базе данных делается запись «Пакет с пометкой «Лично».

На документах, подлежащих возврату, регистрационный штамп
и номер ставятся на обороте последнего листа основного документа.
При наличии в пакете нескольких самостоятельных документов каждый из них регистрируется отдельным номером.
Поручения руководителя учреждения и органа УИС (лица, исполняющего его обязанности), заместителей руководителя учреждения
и органа УИС в течение дня направляются адресатам.
Зарегистрированные и предварительно рассмотренные документы для вынесения указания по их исполнению направляются:

руководителю службы делопроизводства для доклада руководителю учреждения и органа УИС;

заместителям руководителя учреждения и органа УИС
по направлениям деятельности;

в структурные подразделения.

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем используются обязательные сведения о документах:

1) Адресант.

2) Адресат.

3) Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.

4) Вид документа.

5) Дата документа.

6) Регистрационный номер документа.

7) Дата поступления документа.

8) Входящий номер документа.

9) Исходящий номер и дата документа.

10) Краткое содержание текста.

11) Индекс дела.

12) Сведения о переадресации документа.

13) Количество листов основного документа.

14) Количество приложений к документу.

15) Общее количество листов приложений.

16) Указания по исполнению документа.

17) Должность, фамилия и инициалы исполнителя.

18) Отметка о конфиденциальности.

Состав обязательных реквизитов при регистрации документа
в зависимости от характера и задач использования информации может дополняться другими реквизитами регистрации: гриф (пометка) ограничения доступа к документу; внутренняя переадресация документов по исполнителям; код по тематическому классификатору, ключевые слова; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; статус документа (проект, версия); вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы,
не требующие исполнения, например: пригласительные, поздравительные письма, билеты, программы семинаров, конференций, симпозиумов и др. подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма, рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и др.

5.4. Порядок рассмотрения документов руководством

учреждения и органа УИС и доведение документов до исполнителей

Документы руководителю учреждения и органа УИС (лицу, исполняющему его обязанности), заместителям руководителя учреждения
и органа УИС передаются на рассмотрение только после их регистрации.
Проекты указаний руководителя учреждения и органа (лица, исполняющего его обязанности), заместителей руководителя учреждения
и органа УИС оформляются службой делопроизводства.
После рассмотрения руководителем учреждения и органа УИС (лицом, исполняющим его обязанности), заместителями руководителя учреждения и органа УИС документы возвращаются в службу делопроизводства для перенесения указаний по исполнению документа
в электронную базу данных.
Служба делопроизводства направляет структурным подразделениям рассмотренные документы, в соответствии с указаниями по их исполнению. Подлинник документа направляется руководителю структурного подразделения – ответственному исполнителю, а соисполнителям – копии документов в бумажном или в электронном виде.
Для ознакомления руководителей структурных подразделений и их работников с полученным документом используется лист ознакомления (приложение № 15).

5.5. Регистрация отправляемых документов

Регистрация отправляемых документов осуществляется службой делопроизводства в журнале учета исходящих документов (приложение № 16) или в электронной базе данных.
Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления и комплектности документа. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
Регистрация отправляемых документов осуществляется в день
их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.
Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в соответствующих реквизитах бланка (на внутренних документах, оформляемых не на бланках – после реквизита «Подпись») и на копии, остающейся в деле структурного подразделения.
Копия документа с визами согласования и приложениями к нему
в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ хранится в деле вместе с документом-ответом), копия отправляемого документа заверяется отметкой «Верно» (может проставляться с помощью штампа) и росписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции.

5.6. Отправка документов

Отправка документов осуществляется службой делопроизводства
в следующем порядке.

Документы, содержащие служебную информацию ограниченного доступа, направляются фельдъегерской связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в порядке, установленном постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».
Служба делопроизводства проверяет правильность оформления исходящих документов, производит сортировку документов по способу отправления (простая, заказная, международная и др.).
Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции,
и документы неслужебного характера к отправке не принимаются
и возвращаются исполнителю.
Документы подлежат отправке в день их регистрации
или на следующий рабочий день.

Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

Документы отправляются в пакетах. На пакетах указываются:

степень срочности, если она имеется на подписанном документе;

адресат, его почтовый адрес и индекс предприятия связи;

номера документов, вложенных в пакет;

почтовый адрес отправителя.

В один пакет могут помещаться несколько документов.

В случаях, когда приложения направляются в нескольких пакетах,
в первый пакет вкладывается сопроводительное письмо, ставится исходящий номер, а на остальных пакетах ставится пометка «К исх. № ___».

На оборотной стороне сопроводительного письма делается запись
о количестве направленных пакетов. Например:
Всего в Ваш адрес направлено пять пакетов к исх. № 10/3-65.

Простые почтовые отправления передаются в почтовое отделение
по реестру (спискам), фиксирующему количество отправленных пакетов.
Заказными письмами и бандеролями с уведомлением и без него направляются документы, требующие письменного подтверждения почтовым отделением факта их рассылки и/или получения адресатом.
Заказные письма в пакетах передаются в почтовое отделение
по описи, составляемой в двух экземплярах. В описи и на пакетах указываются регистрационные номера документов, дата отправки, ее вид
и почтовый адрес. Экземпляр описи с письменным подтверждением почтового отделения помещается в номенклатурное дело службы делопроизводства.
Документы массовой рассылки направляются в соответствии
со списком к рассылке, который составляет исполнитель исходящего документа, подписывает руководитель структурного подразделения
и утверждает руководитель службы делопроизводства. Список к рассылке, в котором делается отметка о дате отправки документов, помещается в номенклатурное дело структурного подразделения.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 ... 18

	Приказ москва 12 апреля 2006 г. №160 Об утверждении Инструкции о... ...		Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации I. Общие положения «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»...
	Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти ленинградской области Утвердить и ввести в действие с 1 января 2006 года прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской...		Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... Ства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»...
	Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти саратовской области В целях совершенствования работы с документами в Правительстве области, министерствах и иных органах исполнительной власти области...		Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти саратовской области В целях совершенствования работы с документами в Правительстве области, министерствах и иных органах исполнительной власти области...
	Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти саратовской области В целях совершенствования работы с документами в Правительстве области, министерствах и иных органах исполнительной власти области...		Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской... Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации...
	Инструкция по делопроизводству Общие положения Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством		Овая инструкция по делопроизводству в органах государственной власти,... Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 16. 10. 2015 г. №19-27

Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы I. Общие положения

Похожие: