Скачать 2 Mb.
|
а) В графе 1 «Индексы дел» проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс состоит из установленного в учреждении или органе УИС цифрового обозначения структурного номера (индекса) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела в разделе, например: индекс дела 1/ТО/1-1, где 1/ТО/1 – индекс структурного подразделения территориального органа ФСИН России, 1 – порядковый номер заголовка дела. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы дел для однородных дел в пределах разных структурных подразделений. б) В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела. Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов документов или разновидностей документов, в заголовке дела указывается наименование видов документов, например: «Приказы УФСИН России по Московской области по основной деятельности». Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и др.), вводных слов, сложных оборотов, а также сокращенных слов и сокращенных наименований. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: наименование вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); слов «наименование учреждения и органа УИС» или «наименование структурного подразделения»; наименование организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; даты (период), к которым относятся документы дела. В заголовках дел с документами по одному вопросу, не связанными последовательностью исполнения, для обозначения вида дела может употребляться название «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов (обзоры, сводки, аналитические справки, списки, доклады и т.д.), например: «Документы о командировках сотрудников (справки, докладные записки, акты и др.)». В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными адресатами, указывается их общее видовое название, например: «Переписка с исправительными учреждениями УФСИН России по Республике Мордовия по организационно-штатным вопросам». В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: «Переписка по финансово-хозяйственной деятельности» или «Переписка по вопросам отвода земельных участков и капитального строительства». В заголовке дела указывается конкретный адресат, если переписка ведется только с ним, например: «Переписка с ФСИН России по вопросам основной деятельности ГУФСИН России по Челябинской области». При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц указывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например: «Переписка с архивами субъектов Российской Федерации по организации и ведению архивной работы»; если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например: «Переписка с прокуратурой Красноярского края по вопросам содержания осужденных». В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты), например: «Годовые отчеты по финансово-хозяйственной деятельности УФСИН России по Мурманской области» или «Полугодовые планы основных мероприятий УФСИН России по Мурманской области», или «Квартальные планы работ отдела». Заголовок дела может быть дополнен следующими элементами: наименование учреждения или органа УИС или других организаций, которым будут адресованы или от которых будут получены документы; даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела; указание на составление дела из копий документов (если в деле подшиты только копии документов). Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем по необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. в) Графа 3 «Количество единиц хранения» заполняется по окончании календарного года. г) В графе 4 «Срок хранения дела, номера статей» указывается срок хранения дела, номера статей в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 (зарегистрирован Минюстом России 08.09.2010, регистрационный номер № 18380) (далее – Перечень типовых документов), или указывается согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Росархива срок хранения; д) В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, о выделении дел к уничтожению и др. Если в течение года в структурных подразделениях возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
7.2. Формирование номенклатурных дел
В дела объединяются документы одного вида или содержания (тематики) и срока хранения.
а) помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел; б) помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; в) помещать приложения вместе с основными документами; г) группировать в дело документы одного календарного года; д) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; е) включать в дело по одному экземпляру каждого документа; ж) помещать в дела факсограммы, телеграммы на общих основаниях; з) помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты); и) не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных документов); к) по объему дела постоянного и временного хранения не должны превышать 250 листов, а толщина дел не должна превышать 4 см. При превышении данных объемов заводится второй том; л) при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: «Т. 1», «Т. 2» и т.д.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу формируются в дела по срокам хранения.
а) протоколы и решения коллегии территориального органа ФСИН России; б) документы к заседаниям коллегии территориального органа ФСИН России. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц. Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.
Дела в шкафах, для их учета и быстрого поиска, располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре дел. Выписка из номенклатуры дел помещается на внутренней стороне шкафа.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, при реорганизации и ликвидации учреждения и органа УИС или его структурного подразделения. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра, обнаруженные недостатки фиксируются в справке. В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка.
Дела выдаются во временное пользование работникам на срок не более 30 дней и после его истечения подлежат возврату.
7.3. Правила оформления номенклатурных дел
|
... | «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»... | ||
Утвердить и ввести в действие с 1 января 2006 года прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской... | Ства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»... | ||
В целях совершенствования работы с документами в Правительстве области, министерствах и иных органах исполнительной власти области... | В целях совершенствования работы с документами в Правительстве области, министерствах и иных органах исполнительной власти области... | ||
В целях совершенствования работы с документами в Правительстве области, министерствах и иных органах исполнительной власти области... | Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации... | ||
Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством | Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 16. 10. 2015 г. №19-27 |
Поиск Главная страница   Заполнение бланков   Бланки   Договоры   Документы    |