Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы I. Общие положения


НазваниеИнструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы I. Общие положения
страница8/18
ТипИнструкция
1   ...   4   5   6   7   8   9   10   11   ...   18

а) В графе 1 «Индексы дел» проставляются индексы каждого
дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс состоит из установленного
в учреждении или органе УИС цифрового обозначения структурного номера (индекса) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела в разделе, например: индекс дела 1/ТО/1-1, где 1/ТО/1 – индекс структурного подразделения территориального органа ФСИН России, 1 – порядковый номер заголовка дела.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы дел для однородных дел в пределах разных структурных подразделений.

б) В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов документов или разновидностей документов, в заголовке дела указывается наименование видов документов, например: «Приказы УФСИН России по Московской области по основной деятельности».

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и др.), вводных слов, сложных оборотов, а также сокращенных слов и сокращенных наименований.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: наименование вида дела (переписка, журнал и т.д.)
или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); слов «наименование учреждения и органа УИС» или «наименование структурного подразделения»; наименование организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; даты (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел с документами по одному вопросу, не связанными последовательностью исполнения, для обозначения вида дела может употребляться название «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов (обзоры, сводки, аналитические справки, списки, доклады и т.д.), например: «Документы о командировках сотрудников (справки, докладные записки, акты и др.)».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными адресатами, указывается их общее видовое название, например: «Переписка
с исправительными учреждениями УФСИН России по Республике Мордовия
по организационно-штатным вопросам»
.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: «Переписка
по финансово-хозяйственной деятельности»
или «Переписка по вопросам отвода земельных участков и капитального строительства».

В заголовке дела указывается конкретный адресат, если переписка ведется только с ним, например: «Переписка с ФСИН России по вопросам основной деятельности ГУФСИН России по Челябинской области».

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц указывается следующее:

если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например: «Переписка с архивами субъектов Российской Федерации по организации и ведению архивной работы»;

если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например: «Переписка с прокуратурой Красноярского края по вопросам содержания осужденных».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты), например: «Годовые отчеты по финансово-хозяйственной деятельности УФСИН России по Мурманской области» или «Полугодовые планы основных мероприятий УФСИН России по Мурманской области», или «Квартальные планы работ отдела».

Заголовок дела может быть дополнен следующими элементами:

наименование учреждения или органа УИС или других организаций, которым будут адресованы или от которых будут получены документы;

даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела;

указание на составление дела из копий документов (если в деле подшиты только копии документов).

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем по необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования
и оформления дел.

в) Графа 3 «Количество единиц хранения» заполняется по окончании календарного года.

г) В графе 4 «Срок хранения дела, номера статей» указывается срок хранения дела, номера статей в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 (зарегистрирован Минюстом России 08.09.2010, регистрационный номер
№ 18380) (далее – Перечень типовых документов), или указывается согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Росархива срок хранения;

д) В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел,
о выделении дел к уничтожению и др.

Если в течение года в структурных подразделениях возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

  1. Закрытая номенклатура дел структурных подразделений текущего года представляется в службу делопроизводства до 15 марта следующего года.

7.2. Формирование номенклатурных дел


  1. Исполненные документы в целях обеспечения их учета, сохранности и быстрого поиска формируются в дела.

  2. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела
    в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

  3. Дела в учреждениях и органах УИС формируются децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.

  4. В каждом структурном подразделении определяются работники (исполнители), ответственные за сохранность документов и формирование
    их в дела. Руководители структурных подразделений и указанные работники (исполнители) обеспечивают сохранность документов и дел.

  5. Документы постоянного и временного хранения формируются
    в разные дела. В дела помещаются только исполненные документы.

  6. Документы, исполненные и направленные работниками «В дело», группируются в дела текущего делопроизводства одного года.

В дела объединяются документы одного вида или содержания (тематики) и срока хранения.

  1. Дела независимо от сроков хранения не могут быть переходящими, за исключением журналов учета журналов.

  2. Сроки хранения дел, включенных в номенклатуру, определяются
    в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации.

  3. Завершенные в делопроизводстве документы в 10-дневный срок ответственным работником (исполнителем) формируются в дела
    в соответствии с номенклатурой дел.

  4. При формировании дел в структурных подразделениях необходимо соблюдать следующие правила:

а) помещать в дело исполненные документы, соответствующие
по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;

б) помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

в) помещать приложения вместе с основными документами;

г) группировать в дело документы одного календарного года;
д) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

е) включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

ж) помещать в дела факсограммы, телеграммы на общих основаниях;

з) помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);

и) не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных документов);

к) по объему дела постоянного и временного хранения
не должны превышать 250 листов, а толщина дел не должна превышать 4 см.
При превышении данных объемов заводится второй том;

л) при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: «Т. 1», «Т. 2» и т.д.

  1. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности (входящие по датам поступления, исходящие – по датам отправления) или их сочетании.

  2. Приказы и распоряжения группируются в дела по видам
    и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по личному составу формируются в дела по срокам хранения.

  1. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии законодательных и иных нормативных
    и правовых актов Российской Федерации.

  2. Документы коллегии территориального органа ФСИН России группируются в два дела:

а) протоколы и решения коллегии территориального органа ФСИН России;

б) документы к заседаниям коллегии территориального органа ФСИН России.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке
по номерам.

Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же,
как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

  1. Положения, уставы, инструкции, утвержденные приказами (распоряжениями), являются приложениями к ним и группируются вместе
    с указанными документами. Помещаются они непосредственно
    за соответствующими приказами (распоряжениями). Если же положения или инструкции оформлены в качестве самостоятельного документа, или
    с утверждающим грифом, то их группируют в самостоятельные дела.

  2. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки
    и другие документы группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию (например, отчеты за 2004 год должны быть отнесены к делам 2004 года, хотя они и составлены в 2005 году).

  3. Карточки лицевых счетов на выплату денежного содержания и заработной платы группируются в самостоятельные дела по годам заведения и располагаются в них строго в алфавитном порядке по фамилиям, именам и отчествам.

  4. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки
    по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

  5. Исполненные электронные документы систематизируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел учреждения и органа УИС, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание «Электронные документы».

  6. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации для аналогичных документов на бумажном носителе.

  7. Дела со дня их заведения до передачи в архив учреждения и органа УИС или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы
с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

  1. В структурных подразделениях дела размещают в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, в запирающихся шкафах, сейфах и т.п., чтобы обеспечить их полную сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах, для их учета и быстрого поиска, располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре дел. Выписка из номенклатуры дел помещается на внутренней стороне шкафа.

  1. Дела документального фонда учреждения и органа УИС, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, а также перед передачей в архив учреждения и органа УИС проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится
при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, при реорганизации и ликвидации учреждения
и органа УИС или его структурного подразделения.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра, обнаруженные недостатки фиксируются в справке.

В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка.

  1. Выдача дел работникам структурных подразделений для работы осуществляется под роспись. На выданное дело заводится карточка учета выдачи документа (дела) (приложение № 27), помещаемая на место выданного дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам на срок не более 30 дней и после его истечения подлежат возврату.

  1. Другим организациям, в том числе государственным учреждениям, дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя учреждения или органа УИС.

  2. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся
    на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются работнику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование
    и хранение дел, а на их место вкладывается карточка учета выдачи документа (дела) (приложение № 27) дела с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ.

  3. Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя учреждения и органа УИС (лица, исполняющего его обязанности) с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

7.3. Правила оформления номенклатурных дел


  1. Номенклатурные дела учреждения и органа УИС оформляются (готовятся к архивному хранению) службой делопроизводства совместно
    с другими структурными подразделениями после завершения календарного года.

  2. Оформление дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, предусматривает: заполнение реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле (карандашом в правом верхнем углу листа); составление листа-заверителя внутренней описи документов дела по установленной форме; подшивку или переплет дела, постановки на инвентарный учет.

  3. Обложка (титульный лист) дела постоянного и временного хранения и по личному составу (приложение № 28) оформляется
    по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов) производят, как правило, черной тушью. Допускается оформлять обложки дел черными, фиолетовыми, синими чернилами или пастами, разборчиво, без сокращений. Допускается наклеивать титульный лист на обложку дела, оформленный машинописным или типографским способом.

  4. На обложке дела указываются реквизиты: наименование
    учреждения или органа УИС и структурного подразделения; делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела и номер статьи по Перечню типовых документов. Реквизиты, проставляемые
    на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:
1   ...   4   5   6   7   8   9   10   11   ...   18

Похожие:

Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы I. Общие положения iconПриказ москва 12 апреля 2006 г. №160 Об утверждении Инструкции о...
...

Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы I. Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации I. Общие положения
«Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»...

Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы I. Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти ленинградской области
Утвердить и ввести в действие с 1 января 2006 года прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской...

Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы I. Общие положения iconМетодические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству...
Ства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»...

Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы I. Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти саратовской области
В целях совершенствования работы с документами в Правительстве области, министерствах и иных органах исполнительной власти области...

Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы I. Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти саратовской области
В целях совершенствования работы с документами в Правительстве области, министерствах и иных органах исполнительной власти области...

Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы I. Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти саратовской области
В целях совершенствования работы с документами в Правительстве области, министерствах и иных органах исполнительной власти области...

Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы I. Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской...
Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации...

Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы I. Общие положения iconИнструкция по делопроизводству Общие положения
Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством

Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы I. Общие положения iconОвая инструкция по делопроизводству в органах государственной власти,...
Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 16. 10. 2015 г. №19-27

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2019
контакты
filling-form.ru

Поиск